← Ban giám đốc · Danh mục quy trình

Bản tin điều hành mỗi sáng

Bảo đảm lãnh đạo bắt đầu mỗi ngày làm việc với một bức tranh đúng và ngắn về kết quả hôm qua, điểm lệch so với kế hoạch và tối đa ba việc cần quyết hôm nay, mọi con số đều truy được nguồn, để vấn đề được phát hiện sớm thay vì phát hiện muộn.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHBản tin điều hành mỗi sáng	Mã tài liệu	QT-BGD-01
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho bản tin điều hành gửi lãnh đạo vào đầu mỗi ngày làm việc, tổng hợp doanh thu, đơn mới, công nợ đến hạn và sự cố dịch vụ của ngày hôm trước.

Không áp dụng: Không áp dụng cho báo cáo tuần hợp nhất (xem quy trình Báo cáo tuần cho ban lãnh đạo), tổng kết tháng, và cảnh báo khẩn trong ngày do từng phòng tự phát.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.3	Phân tích và đánh giá
7.4	Trao đổi thông tin
6.2	Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Danh mục chỉ số điều hành và nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty
Bảng kế hoạch doanh thu và mục tiêu quý hiện hành
Khuôn Báo cáo có nguồn và nhãn mức ưu tiên của công ty
Quy trình Báo cáo tuần cho ban lãnh đạo

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Điểm lệch đáng kể	Chênh lệch so với kế hoạch hoặc cùng kỳ vượt ngưỡng do lãnh đạo đặt trong danh mục chỉ số; dưới ngưỡng thì không nêu.
Nguồn đã thống nhất	Hệ thống duy nhất được chọn làm gốc cho một chỉ số, ghi trong Bộ não công ty.
Nhãn mức ưu tiên	Một trong bốn nhãn: Làm ngay, Lên lịch, Giao người khác, Bỏ qua.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Giám đốc	A · Chịu trách nhiệm cuối	Đọc bản tin, chọn nhãn cho từng việc cần quyết và chịu trách nhiệm về quyết định.
Phó giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Đọc bản tin theo phạm vi phụ trách, bổ sung nhận định khi có điểm lệch.
Trưởng phòng liên quan	C · Được hỏi ý kiến	Giải thích điểm lệch thuộc phòng mình khi được hỏi lại.
Người quản trị danh mục chỉ số	R · Thực hiện	Giữ danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất; sửa khi lãnh đạo đổi cách đo.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số liệu ngày hôm trước từ phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống phiếu dịch vụ (chỉ đọc)
Kế hoạch doanh thu và số cùng kỳ
Danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bản tin điều hành dưới một trang, đọc trong 3 phút
Danh sách tối đa 3 việc cần lãnh đạo quyết, mỗi việc một nhãn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống vận hành	Số liệu của ngày hôm trước
Giao cho	Giám đốc	Bản tin điều hành dưới một trang và tối đa ba việc cần quyết

7. Lưu đồ

1Xác định kỳ và nguồnSơn · Trợ lý Điều hành
2Gom số hôm quaKim · Trợ lý Số liệu
3So với kế hoạch và cùng kỳSơn · Trợ lý Điều hành
4Chọn việc cần quyếtSơn · Trợ lý Điều hành
5Soạn bản tin và tự kiểmSơn · Trợ lý Điều hành
6Gửi bản tin cho lãnh đạoSơn · Trợ lý Điều hành
7Đọc và chọn nhãnGiám đốc
8Ghi lại và học từ phản hồiSơn · Trợ lý Điều hành

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Xác định kỳ và nguồn	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	Xác định ngày làm việc liền trước và danh sách chỉ số cần lấy theo danh mục chỉ số. Với mỗi chỉ số, chỉ dùng đúng nguồn đã thống nhất; nguồn chưa được thống nhất thì đánh dấu "chưa có nguồn".	—	Trước 7 giờ 30 hằng ngày làm việc	Không tự chọn nguồn thay cho danh mục; hai nguồn lệch nhau thì nêu cả hai.
2. Gom số hôm qua	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Lấy doanh thu, đơn mới, công nợ đến hạn và sự cố dịch vụ của ngày hôm trước từ hệ thống nguồn, chỉ đọc. Ghi kèm thời điểm lấy cho từng con số. Nguồn không trả lời thì ghi "không lấy được số", không ghi là không có gì.	Bảng số thô có nguồn và thời điểm	Trong 30 phút từ khi bắt đầu	Số bằng 0 bất thường phải kiểm lại nguồn trước khi đưa vào bản tin.
3. So với kế hoạch và cùng kỳ	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	So từng chỉ số với kế hoạch ngày hoặc tháng và với cùng kỳ, tính chênh lệch tuyệt đối và phần trăm. Chỉ giữ lại các điểm lệch vượt ngưỡng trong danh mục; điểm còn lại gộp thành một dòng "bình thường". Tách dữ kiện khỏi nhận định; nhận định ghi rõ là nhận định.	Bảng so sánh kế hoạch và cùng kỳ	—	Không giải thích nguyên nhân bằng phỏng đoán; chưa biết nguyên nhân thì ghi "chưa rõ nguyên nhân".
4. Chọn việc cần quyết	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	Chọn tối đa 3 việc cần lãnh đạo quyết hôm nay, ưu tiên việc có hạn và việc có tiền hoặc khách hàng bị ảnh hưởng. Mỗi việc ghi một dòng, kèm mã bản ghi, hạn và nhãn mức ưu tiên đề xuất. Việc cần quyết nhiều hơn 3 thì giữ 3 việc gấp nhất, phần còn lại nêu ở dòng cuối.	Danh sách việc cần quyết	—	Mỗi việc đúng một nhãn.
5. Soạn bản tin và tự kiểm	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	Soạn bản tin theo khuôn ba phần: con số, việc cần quyết, một đề xuất đáng làm nhất kèm lý do bằng số. Tự kiểm ba điểm: mỗi số có nguồn và thời điểm, tổng cộng đúng, không còn chỗ trống. Giữ bản tin dưới một trang để đọc xong trong 3 phút.	Bản tin điều hành	Trước 7 giờ 30	Bản tin chỉ đọc và tổng hợp, không ghi vào hệ thống của phòng khác.
6. Gửi bản tin cho lãnh đạo	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	Gửi bản tin vào kênh nội bộ của ban giám đốc đúng giờ. Không gửi ra ngoài công ty và không gửi cho người ngoài danh sách nhận.	Lượt gửi bản tin trong nhật ký	7 giờ 30 các ngày làm việc	—
7. Đọc và chọn nhãn	Con người Giám đốc	Đọc bản tin, chọn một nhãn cho từng việc cần quyết: Làm ngay, Lên lịch, Giao người khác hoặc Bỏ qua. Việc giao người khác thì nêu tên người nhận để nhân viên AI tạo việc.	Nhãn ưu tiên đã chọn	Trong buổi sáng	Quyết định chỉ có hiệu lực khi do lãnh đạo chọn; nhân viên AI không tự chọn thay.
8. Ghi lại và học từ phản hồi	Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành	Ghi nhãn đã chọn và việc đã giao vào danh sách theo dõi của ban giám đốc. Khi lãnh đạo bỏ qua một mục hoặc hỏi lại vì thiếu số, ghi lý do thành quy tắc để bản tin hôm sau điều chỉnh.	Danh sách theo dõi cập nhật	Trong ngày	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nguồn dữ liệu không trả lời	Ghi "không lấy được số" kèm tên nguồn; vẫn gửi bản tin đúng giờ với các số còn lại và báo Chánh văn phòng để nhờ phòng liên quan kiểm tra nguồn.
Hai nguồn cho số lệch nhau	Nêu cả hai số kèm nguồn và ghi rõ là lệch; không tự chọn số nào, chuyển người quản trị danh mục chỉ số để chốt lại nguồn gốc.
Ngày nghỉ hoặc lãnh đạo đi vắng	Không chạy bản tin ngày nghỉ; khi lãnh đạo vắng, dồn số của các ngày vắng vào một bản tin duy nhất vào ngày làm việc kế tiếp.
Có sự cố dịch vụ nghiêm trọng trong đêm	Đưa sự cố lên đầu bản tin với một dòng tóm tắt và nguồn, đồng thời báo Chánh văn phòng ngay để gọi người phụ trách; không chờ tới giờ gửi thường lệ.
Không có việc nào cần quyết	Ghi rõ "không có việc cần quyết hôm nay"; không tạo việc để cho đủ danh sách.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Con số sai hoặc cũ khiến lãnh đạo quyết định lệch	Mỗi số có nguồn và thời điểm lấy; số bằng 0 bất thường phải kiểm nguồn trước khi gửi.
Bản tin dài, lãnh đạo ngừng đọc	Giữ dưới một trang, chỉ nêu điểm lệch đáng kể; sau 2 tuần rà lại mục nào thật sự được dùng và bỏ phần còn lại.
Lộ dữ liệu nhạy cảm của công ty	Bản tin chỉ gửi trong kênh nội bộ của ban giám đốc; dữ liệu lương và nhân sự chỉ đưa vào khi lãnh đạo cho phép.
Nhận định bị coi như sự thật	Tách riêng dữ kiện và nhận định, nhận định ghi rõ là nhận định.

11. Biểu mẫu

BM-BGD-01-01

Bản tin điều hành hằng ngày

Ngày của bản tin · Chỉ số và giá trị · Nguồn và thời điểm lấy · So với kế hoạch · So với cùng kỳ · Điểm lệch đáng kể · Việc cần quyết (tối đa 3) · Hạn của từng việc · Nhãn mức ưu tiên · Đề xuất đáng làm nhất và lý do bằng số

BM-BGD-01-02

Phiếu theo dõi việc cần quyết

Mã bản ghi · Nội dung việc · Nhãn đã chọn · Người nhận việc · Hạn · Trạng thái

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bản tin điều hành đã gửi	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng
Danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất	Bộ não công ty	Giữ bản đang hiệu lực; bản cũ lưu theo lịch sử thay đổi	Người quản trị danh mục chỉ số
Phiếu theo dõi việc cần quyết	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ ngày làm việc có bản tin đúng giờ	Số ngày bản tin gửi trước 7 giờ 30 chia tổng số ngày làm việc	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ số liệu có nguồn và thời điểm	Số con số có đủ nguồn và thời điểm chia tổng số con số trong bản tin	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số vấn đề phát hiện sớm nhờ bản tin	Số việc lãnh đạo xác nhận được phát hiện từ bản tin trước khi các phòng báo	Theo dõi 2 tháng đầu để đặt ngưỡng (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449