Giấy tờ lặp lại để nhân viên AI làm. Bạn chỉ duyệt.
Bắt đầu từ việc công ty nào cũng có: đề nghị thanh toán và hoàn ứng. Nhân viên nhắn tin kèm ảnh chứng từ, nhân viên AI soát đủ thiếu, lập phiếu rồi trình bạn bấm duyệt.
Không phí khởi tạo cho phòng đầu tiên theo mẫu chuẩn. Sau dùng thử từ 1.990.000 đ mỗi tháng cho cả công ty dùng chung, chưa gồm VAT.
- Việc
- Hoàn ứng chuyến công tác 3 ngày
- Số chính
- 4.850.000 đ · 7 chứng từ
- Căn cứ
- Định mức công tác phí, mục 2
- Cần chú ý
- 1 hoá đơn phòng nghỉ vượt định mức 150.000 đ
- Người duyệt
- Trưởng phòng, hạn mức dưới 10 triệu
Dễ như nhắn tin
Nhắn một câu, nhận lại một việc đã làm xong
Không có gì phải học. Nhắn điều bạn cần vào đúng cửa của phòng ban, như nhắn cho đồng nghiệp.
Em gửi đề nghị thanh toán tiền in ấn tháng 10, kèm ảnh hoá đơn.
Hoá đơn đã đọc, tổng 3.200.000 đ. Còn thiếu giấy đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu và báo giá so sánh theo quy chế mua sắm. Bổ sung đủ em trình trưởng phòng.
Làm xong, chờ duyệt
Tuần này khách nào quá hạn thanh toán?
5 khách quá hạn, tổng 182.400.000 đ, trong đó 2 khách quá 60 ngày. Thư nhắc đã soạn theo từng mức tuổi nợ, chờ bạn duyệt trước khi gửi.
Làm xong, chờ duyệt
Đi công tác Đà Nẵng thì phòng nghỉ được bao nhiêu một đêm?
Theo Định mức công tác phí của công ty, mục 2: tối đa 900.000 đ một đêm với cấp nhân viên. Vượt mức cần trưởng phòng duyệt trước chuyến đi.
Tự làmVí dụ minh hoạ, số liệu giả định.
Ai dùng thế nào
Ba mươi người không cùng chat với một đội AI
Mỗi người một vai. Công ty một đến năm người thì chủ doanh nghiệp giữ cả ba.
Nhân viên gửi yêu cầu
Cần thanh toán, hỏi chính sách hay báo máy lỗi thì nhắn vào đúng cửa của phòng ban, kèm ảnh chứng từ.
Trưởng bộ phận cầm lái
Mỗi đội nhân viên AI do trưởng bộ phận của mình giao việc. Phiếu cần duyệt về đúng người, đúng hạn mức.
Giám đốc xem và kiểm soát
Mọi hội thoại của đội AI, việc đang chờ người duyệt và lịch đang chạy nằm ở một nơi.
Cách làm
Làm trọn, rồi trình duyệt
Một bản nháp dở dang bắt người duyệt làm nốt thì chưa gọi là xong việc. Nhân viên AI ở đây làm tới bước cuối cùng trước điểm không quay lại được.
Nạp Bộ não công ty
Bán gì, cho ai, giá nào, ai duyệt gì, mẫu biểu nào. Cả đội dùng chung một nguồn. Thiếu thông tin thì nhân viên AI hỏi, không đoán.
Nhân viên AI làm trọn việc
Lập, soát, đối chiếu với chứng từ gốc, cộng lại số. Hồ sơ thiếu thì trả lại người nộp ngay, không đẩy lên người duyệt.
Bạn duyệt trong ba mươi giây
Một phiếu, một màn hình: việc gì, số chính, căn cứ, điểm cần chú ý. Duyệt, sửa hoặc trả lại. Lần bị sửa thành quy tắc cho lần sau.
Việc nội bộ, đảo ngược được: đối chiếu, vào sổ, cảnh báo, tổng hợp, báo cáo. Nhân viên AI làm tới cùng và báo kết quả.
Chứng từ, văn bản, tin gửi đi. Nhân viên AI làm tới bước cuối rồi trình một phiếu đọc trong ba mươi giây. Bạn bấm duyệt.
Kết luận pháp lý, đổi phạm vi hợp đồng, chọn phương án lớn. Nhân viên AI chuẩn bị hồ sơ, không quyết thay.
Còn nhiều hơn thế
61 nhân viên AI ở 13 phòng ban, bật thêm khi bạn cần
Xếp theo lượng việc lặp lại, nhiều trước. Có sẵn 74 việc, trong đó 52 việc chạy theo lịch.
Hành chính – Văn thư
Công văn có số và có người nhận, đề nghị thanh toán đủ chứng từ ngay lần đầu, hồ sơ tìm lại được trong một phút.
Kế toán – Tài chính
Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — nhân viên AI đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.
Nhân sự
Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — nhân viên AI chuẩn bị, con người quyết định về con người.
Chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — nhân viên AI phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.
Kho – Tồn kho
Biết trước mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào đang nằm chết vốn, phiếu nào chưa khớp trước khi hết ngày.
Mua hàng
Nhu cầu mua có đủ ba báo giá, đơn mua không trễ hạn giao, hoá đơn nhà cung cấp khớp với hàng đã nhận.
Xem cả 13 phòng ban
Đơn hàng – Giao vận
Đơn không nằm chờ quá một ngày, đơn giao trễ được phát hiện trước khi khách gọi, tiền thu hộ khớp từng vận đơn.
IT nội bộ
Yêu cầu IT có người nhận trong ngày, tài khoản người nghỉ không còn sống, bản quyền và sao lưu không hết hạn trong im lặng.
Kinh doanh
Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — nhân viên AI làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.
Pháp chế – Hợp đồng
Hợp đồng được soát theo một danh mục điều khoản, không hợp đồng hay giấy phép nào hết hạn mà không ai biết.
Triển khai dịch vụ
Hợp đồng thành kế hoạch trong một ngày, khách nhận báo cáo tiến độ đúng hẹn, việc xong là có biên bản để xuất hoá đơn.
Ban giám đốc
Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — nhân viên AI tổng hợp, lãnh đạo quyết.
Marketing
Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — nhân viên AI sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.
Hai mô hình công ty
Dựng sẵn theo dòng việc của bạn
Phòng ban giống nhau thì dùng chung. Khác nhau ở dòng việc chính và các chỗ nối giữa phòng.
Công ty dịch vụ
Mười một phòng ban, một đội nhân viên AI cho công ty bán giờ công và kết quả: tư vấn, triển khai, lắp đặt, bảo trì, agency.
Tiền về chậm vì nghiệm thu chậm, phạm vi phình ra không ai ghi, giờ công nhập trễ, hợp đồng hết hạn mà không ai nhắc.
53 nhân viên AI · 11 phòng ban →Công ty thương mại
Mười hai phòng ban, một đội nhân viên AI cho công ty mua vào bán ra: phân phối, bán sỉ, bán lẻ đa kênh.
Hết hàng bất ngờ trong khi vốn nằm ở hàng chậm bán, đơn chờ xuất quá lâu, tiền thu hộ treo, hoá đơn nhà cung cấp lệch với hàng đã nhận.
56 nhân viên AI · 12 phòng ban →Quy trình theo ISO 9001:2015
94 quy trình có kiểm soát, cho cả người và nhân viên AI
Mỗi việc là một tài liệu đầy đủ: mục đích, phạm vi, trách nhiệm, lưu đồ, từng bước, ngoại lệ, rủi ro, biểu mẫu, hồ sơ lưu và chỉ số. Nhân viên AI làm việc theo đúng bản đó; bạn nhận kèm bộ file Word để soát xét và ban hành.
- 758 bước, mỗi bước ghi rõ ai làm: nhân viên AI hay con người.
- 212 biểu mẫu có mã, kèm danh sách trường.
- Mỗi quy trình viện dẫn điều khoản ISO 9001:2015 liên quan.
- In ra PDF từ trình duyệt, hoặc nhận file Word có khung soạn, soát, duyệt.
Luôn do con người
Năm việc không bao giờ tự chạy
- Ký, đóng dấu, ký số và phát hành hoá đơn.
- Chuyển tiền và duyệt chi.
- Gửi văn bản, báo giá, hợp đồng ra ngoài công ty.
- Tuyển, kỷ luật, cho nghỉ, điều chỉnh lương.
- Xoá dữ liệu và sửa hệ thống đang chạy.
Viết cho Việt Nam
Đúng cách doanh nghiệp ở đây làm việc
- Hoá đơn điện tử: nhân viên AI lập nháp và bảng kiểm, người có chữ ký số phát hành.
- Thuế, bảo hiểm, lao động: con số quy định lấy từ bảng tham số bạn cập nhật, không lấy từ trí nhớ của máy.
- Dữ liệu cá nhân: giấy tờ tuỳ thân, lương, sức khoẻ tách riêng theo quyền.
- Văn bản hành chính: đúng thể thức, đúng thẩm quyền ký, có số và có bản lưu.
- Trả lời bằng tiếng Việt có dấu, mỗi con số kèm nguồn.
Câu khách hay hỏi
“Bên mình dùng ChatGPT rồi”
Cứ dùng tiếp. ChatGPT soạn thư, viết nháp, giải thích quy định rất tốt. Thứ nó không làm là theo việc của công ty bạn tới cùng.
Chat đoán theo lời bạn tả. Nhân viên AI đối chiếu với định mức và mẫu biểu của chính công ty bạn.
Chat chỉ cách làm. Nhân viên AI lập phiếu và trình đúng người duyệt, đúng hạn mức.
Chat phải có người hỏi mới trả lời. Nhân viên AI chạy theo lịch và báo kết quả.
Phù hợp với ai
Nói trước để bạn khỏi mất công
Phù hợp
- Công ty dịch vụ hoặc thương mại, từ vài chục tới vài trăm người.
- Nhiều giấy tờ lặp lại: đề nghị, chứng từ, công nợ, hồ sơ nhân sự.
- Mỗi phòng có một người chịu trách nhiệm duyệt.
Chưa phù hợp
- Công ty sản xuất cần quản lý chuyền và định mức vật tư.
- Nơi muốn AI tự ký, tự chi tiền hoặc tự gửi văn bản ra ngoài.
- Công ty chưa có quy chế hay mẫu biểu nào để nhân viên AI làm theo.
Hỏi đáp
Những câu nên hỏi trước khi dùng
Nhân viên AI có thay được nhân viên thật không?
Không, và trang này không hứa điều đó. Nhân viên AI làm phần giấy tờ lặp lại: lập, soát, đối chiếu, nhắc, tổng hợp. Con người duyệt, ký, chi tiền và quyết định. Thứ bạn lấy lại là số giờ đang mất cho việc nhập liệu và chạy theo hồ sơ.
Nên bắt đầu từ phòng nào?
Từ phòng nhiều giấy tờ lặp lại nhất, thường là Kế toán, Hành chính hoặc Nhân sự. Chọn một việc, chạy song song hai tuần: nhân viên AI làm, người phụ trách kiểm toàn bộ và ghi lại chỗ sai. Việc đó ổn rồi mới thêm việc tiếp theo.
Cần chuẩn bị gì trước khi dùng?
Ba thứ: hồ sơ công ty (bán gì, cho ai, giá nào, ai duyệt gì), bộ mẫu biểu và quy chế đang dùng, và một người chịu trách nhiệm duyệt ở mỗi phòng. Thiếu ba thứ này thì nhân viên AI nào cũng chỉ trả lời chung chung.
Có kết nối được với phần mềm công ty đang dùng không?
Tuỳ phần mềm và khả năng kết nối của chính phần mềm đó, nên Mstar khảo sát trước khi triển khai chứ không hứa trước. Chỗ chưa kết nối được, nhân viên AI vẫn làm việc trên file và chứng từ bạn đưa vào hội thoại.
Quy định về thuế, bảo hiểm, lao động thay đổi thì sao?
Nhân viên AI không lấy con số quy định từ trí nhớ. Thuế suất, mức đóng, ngưỡng, hạn nộp nằm trong bảng tham số do người phụ trách của công ty cập nhật; bảng chưa có thì nhân viên AI nói là chưa có. Nhân viên AI không thay kế toán trưởng hay luật sư.
Nhân viên AI chạy trên nền tảng nào?
Trên M-Bots, ứng dụng chat cho đội nhân viên AI do Mstar triển khai. Nhân viên gửi yêu cầu qua các cửa của phòng ban, trưởng bộ phận giao việc và duyệt, giám đốc theo dõi ở một nơi. Hướng dẫn sử dụng từng bước có tại huongdan.mstarcare.vn.
Chi phí tính thế nào?
Theo tín dụng, tức theo phần việc nhân viên AI đã làm, không theo số phòng ban hay số người dùng. Phòng đầu tiên theo mẫu chuẩn được dùng thử miễn phí, không phí khởi tạo. Bảng giá ở trang Báo giá; báo giá chính thức gửi sau buổi khảo sát miễn phí.
Bắt đầu bằng một phòng, một việc
Chọn phòng nhiều giấy tờ nhất. Hai tuần chạy song song là đủ để biết nó có đáng giữ không.