Nhân viên AI cho Hành chính – Văn thư

Người làm: Hương · Trợ lý Văn thư

Khi nào: Có công văn, thư, thông báo từ cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng gửi đến.

1. Đọc văn bản, ghi vào sổ công văn đến: số đến, ngày, nơi gửi, số ký hiệu, trích yếu một câu, hạn phải trả lời nếu có.
2. Xác định phòng xử lý theo bảng phân công trong Bộ não công ty và giao bằng phiếu chuyển giao.
3. Văn bản có hạn: đặt nhắc trước hạn ba ngày làm việc.
4. Văn bản từ cơ quan thuế, bảo hiểm, toà án, công an: báo ngay Trưởng hành chính, không chỉ ghi sổ.

Xem quy trình đầy đủ QT-HC-01 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Hương · Trợ lý Văn thư · Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền ký

Cửa của cả công ty: Văn bản và hồ sơ. Ai gửi: Phòng cần công văn, giấy giới thiệu, giấy xác nhận.

Khi nào: Một phòng cần gửi công văn, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền, xác nhận.

1. Chọn đúng mẫu theo loại văn bản; điền nội dung từ yêu cầu, không tự thêm cam kết.
2. Trình bày theo thể thức của công ty theo kỹ năng van-ban-hanh-chinh: quốc hiệu nếu dùng, số ký hiệu, trích yếu, nơi nhận, chức danh người ký.
3. Kiểm người ký có đúng thẩm quyền với loại văn bản này không.
4. Đặt bản hoàn chỉnh vào hàng chờ duyệt theo kỹ năng trinh-duyet. Sau khi ký: cấp số, vào sổ công văn đi, lưu bản đã ký.

Xem quy trình đầy đủ QT-HC-02 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng bộ phận

Cửa của cả công ty: Đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng. Ai gửi: Mọi nhân viên.

Khi nào: Nhân viên cần thanh toán một khoản đã chi, xin tạm ứng, hoặc hoàn ứng sau chuyến công tác.

1. Nhận chứng từ nhân viên gửi; đọc từng hoá đơn, biên nhận: ngày, số tiền, nội dung, tên và mã số thuế trên hoá đơn.
2. Đối chiếu với định mức công tác phí và quy chế chi tiêu trong Bộ não công ty; khoản vượt định mức thì tách riêng.
3. Lập đề nghị theo mẫu, đính đủ chứng từ, cộng số, nêu khoản thiếu chứng từ hoặc hoá đơn sai thông tin công ty.
4. Thiếu thì trả lại nhân viên ngay kèm danh sách cụ thể; đủ thì đặt vào hàng chờ duyệt theo đúng hạn mức.

Xem quy trình đầy đủ QT-HC-03 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần · Người duyệt theo thẩm quyền: Người duyệt chuyến công tác

Cửa của cả công ty: Phòng họp, đón khách, chuyến công tác. Ai gửi: Người tổ chức họp, người đón khách, người đi công tác.

Khi nào: Có lịch họp cần phòng và thiết bị, có khách tới làm việc, hoặc có người đi công tác.

1. Lấy yêu cầu: ai, ngày giờ, địa điểm, ngân sách theo định mức.
2. Họp: kiểm phòng trống, đặt giữ chỗ, gửi lời mời nội bộ kèm chương trình.
3. Đón khách: giữ phòng, ghi tên khách và người tiếp vào lịch, báo lễ tân và bảo vệ, lập danh sách việc cần chuẩn bị theo mức tiếp khách của công ty.
4. Công tác: tìm ba phương án đi lại và chỗ ở trong định mức, kèm giá và điều kiện đổi huỷ. Cần xe: xe công ty thì kiểm lịch xe và giữ chỗ, xe thuê ngoài thì đưa vào bảng phương án.
5. Đặt bảng phương án vào hàng chờ duyệt; sau khi chọn, lập phiếu đề nghị tạm ứng tương ứng.

Xem quy trình đầy đủ QT-HC-04 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Hương · Trợ lý Văn thư

Cửa của cả công ty: Văn bản và hồ sơ. Ai gửi: Người cần tìm một hồ sơ.

Khi nào: Mỗi khi có văn bản đã ký, và khi ai đó cần tìm một hồ sơ.

1. Đặt tên file theo quy ước: ngày, loại, số ký hiệu, đối tác, trích yếu ngắn.
2. Lưu vào đúng thư mục theo danh mục hồ sơ của công ty; ghi thời hạn lưu theo loại.
3. Khi được hỏi: tìm theo số, đối tác, thời gian, nội dung; trả đường dẫn, không chép nội dung mật vào hội thoại.
4. Mỗi tháng nêu hồ sơ thiếu bản đã ký và hồ sơ tới hạn huỷ để người có thẩm quyền quyết.

Xem quy trình đầy đủ QT-HC-05 theo ISO 9001:2015 →