Nhân viên AI cho Mua hàng

Người làm: Hoà · Trợ lý Đơn mua · Người duyệt theo thẩm quyền: Người duyệt theo hạn mức

Cửa của cả công ty: Đề nghị mua. Ai gửi: Phòng cần mua hàng hoá, dịch vụ, văn phòng phẩm.

Khi nào: Có yêu cầu mua từ một phòng, hoặc tồn kho chạm điểm đặt hàng lại.

1. Đọc yêu cầu: mặt hàng, số lượng, ngày cần, ngân sách, người đề nghị. Thiếu trường nào thì hỏi lại đúng trường đó.
2. Tra lịch sử: lần mua gần nhất, giá, nhà cung cấp, thời gian giao thực tế.
3. Gộp các yêu cầu cùng mặt hàng trong tuần thành một dòng để mua một lần.
4. Soạn đề nghị mua nháp, ghi rõ mức duyệt cần có theo hạn mức của công ty.

Xem quy trình đầy đủ QT-MH-01 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng

Khi nào: Đã có từ hai báo giá trở lên cho cùng một nhu cầu.

1. Đưa mọi báo giá về cùng thước đo: đơn giá đã gồm thuế hay chưa, phí vận chuyển, điều khoản thanh toán, thời gian giao, bảo hành.
2. Tính tổng chi phí nhận hàng tại kho cho từng phương án, không chỉ so đơn giá.
3. Nêu điểm khác biệt đáng chú ý và rủi ro của từng nhà cung cấp, kèm nguồn.
4. Chưa đủ ba báo giá thì nói rõ còn thiếu, không tự đề xuất chọn.

Xem quy trình đầy đủ QT-MH-02 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Hoà · Trợ lý Đơn mua · Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng nhóm Mua hàng (con người)

Khi nào: Đề nghị mua đã được duyệt và đã chọn nhà cung cấp.

1. Lấy đúng số liệu từ đề nghị đã duyệt và báo giá được chọn; không sửa giá, số lượng.
2. Điền mẫu đơn mua của công ty: quy cách, hạn giao, nơi nhận, điều khoản thanh toán, phạt chậm giao nếu có.
3. So với hạn mức: khoản vượt hạn mức hoặc khác báo giá thì đánh dấu để người duyệt thấy ngay.
4. Dừng ở bản nháp và nêu ai là người phát hành.

Xem quy trình đầy đủ QT-MH-03 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng

Khi nào: Hằng ngày với các đơn mua đang mở, và khi hoá đơn nhà cung cấp về.

1. Liệt kê đơn mua sắp tới hạn giao trong ba ngày và đơn đã quá hạn.
2. Khi hàng về: so số lượng, quy cách trên phiếu nhập với đơn mua.
3. Khi hoá đơn về: so hoá đơn với đơn mua và phiếu nhập theo kỹ năng chung-tu-ba-ben.
4. Lệch ở đâu thì ghi rõ dòng nào, lệch bao nhiêu, và chuyển Trưởng nhóm Mua hàng.

Xem quy trình đầy đủ QT-MH-04 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Cường · Trưởng nhóm Mua hàng

Khi nào: Đầu mỗi quý, hoặc trước khi gia hạn hợp đồng khung.

1. Gom số của quý: tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi hoặc trả, số lần lệch hoá đơn, biến động giá.
2. Xếp hạng theo tiêu chí công ty đã đặt; tiêu chí nào chưa có số thì ghi chưa có.
3. Nêu nhà cung cấp phụ thuộc quá cao: một nguồn duy nhất cho mặt hàng quan trọng.
4. Đề xuất tối đa ba việc: đàm phán lại, tìm nguồn thứ hai, hay ngừng.

Xem quy trình đầy đủ QT-MH-05 theo ISO 9001:2015 →