| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHTheo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên | Mã tài liệu | QT-MH-04 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm hàng nhà cung cấp giao đúng hạn, đúng quy cách, đúng số lượng, và hoá đơn nhà cung cấp chỉ được đề nghị thanh toán khi khớp với đơn mua và phiếu nhập, để công ty không trả tiền cho hàng chưa nhận hoặc nhận sai.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi đơn mua đang mở: canh hạn giao hằng ngày, đối chiếu phiếu nhập với đơn mua khi hàng về, và đối chiếu hoá đơn với đơn mua, phiếu nhập khi hoá đơn về.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc lập lệnh chi và chuyển tiền (thuộc Kế toán), kiểm chất lượng chi tiết khi nhập kho (thuộc Kho), và chấm điểm nhà cung cấp theo quý.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Mua hàng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.4 | Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
| 8.6 | Thông qua sản phẩm và dịch vụ |
| 8.7 | Kiểm soát đầu ra không phù hợp |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Kỹ năng đối chiếu ba bên: đơn mua, phiếu nhập, hoá đơn
- Ngưỡng lệch cho phép do công ty đặt trong Bộ não công ty
- Ngưỡng chi tiền mặt theo quy định khấu trừ thuế (tra bảng tham số)
- Quy trình Soạn đơn mua nháp
- Quy trình nhập kho của phòng Kho
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Đối chiếu ba bên | So đơn mua, phiếu nhập kho và hoá đơn nhà cung cấp của cùng một lần mua; khớp mới đủ điều kiện đề nghị thanh toán. |
| Phiếu nhập kho | Chứng từ ghi số lượng, quy cách hàng thực nhận tại kho. |
| Lệch ba bên | Chênh lệch về số lượng, đơn giá, thuế hoặc điều khoản giữa ba chứng từ. |
| Ngưỡng lệch | Mức chênh lệch công ty cho phép ghi chú và cho qua, đặt trong Bộ não công ty. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên Mua hàng | R · Thực hiện | Làm việc với nhà cung cấp về hàng trễ, thiếu, sai và yêu cầu hoá đơn điều chỉnh. |
| Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Nhận mọi điểm lệch, quyết định cách xử lý với nhà cung cấp, chịu trách nhiệm kết quả. |
| Thủ kho | R · Thực hiện | Xác nhận nhận hàng và lập phiếu nhập theo số thực nhận. |
| Kế toán | C · Được hỏi ý kiến | Lập đề nghị thanh toán và lệnh chi sau khi ba bên khớp. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Danh sách đơn mua đang mở kèm hạn giao đã xác nhận
- Phiếu nhập kho của lần giao hàng
- Hoá đơn nhà cung cấp và hồ sơ nhà cung cấp đã lưu
Đầu ra
- Danh sách đơn sắp trễ và đơn đã trễ
- Bảng lệch ba bên nêu rõ dòng nào, lệch bao nhiêu
- Danh sách khoản đã khớp, đủ điều kiện đề nghị thanh toán
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhà cung cấp (bên ngoài) | Hàng giao và hoá đơn |
| Nhận từ | Thủ kho | Phiếu nhập kho của lần giao |
| Nhận từ | QT-KHO-01 Đối chiếu hàng nhập với đơn mua | Phiếu nhập đã đối chiếu với đơn mua |
| Nhận từ | QT-MH-03 Soạn đơn mua nháp | Đơn mua đã phát hành cần theo dõi |
| Giao cho | Nhân viên Mua hàng | Danh sách đơn sắp trễ và đã trễ |
| Giao cho | Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | Bảng lệch ba bên |
| Giao cho | QT-LP-04 Khoản mua đủ điều kiện thanh toán | Danh sách khoản đã khớp, đủ điều kiện thanh toán |
| Giao cho | QT-MH-05 Chấm điểm nhà cung cấp theo quý | Số giao đúng hạn, hàng lỗi, lệch hoá đơn của quý |
7. Lưu đồ
- 1Canh hạn giao hằng ngàyLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
- 2Nhắc nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
- 3Xác nhận nhận hàng tại khoThủ kho
- 4Đối chiếu phiếu nhập với đơn muaLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
- 5Đối chiếu hoá đơn với đơn mua và phiếu nhậpLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
- 6Phân loại lệch và chuyển Trưởng nhómCường · Trưởng nhóm Mua hàng
- 7Xử lý lệch với nhà cung cấpTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
- 8Lập danh sách khoản đủ điều kiện thanh toánLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Canh hạn giao hằng ngày | Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng |
|
Danh sách đơn sắp trễ và đã trễ | Trước 8:30 mỗi ngày làm việc | Đơn trễ quá ngưỡng công ty đặt được đưa lên đầu danh sách và báo Trưởng nhóm. |
| 2. Nhắc nhà cung cấp | Con người Nhân viên Mua hàng |
|
Ghi chú ngày giao mới trong danh sách đơn mở | Trong ngày nhận danh sách | Nhân viên AI không tự liên hệ nhà cung cấp; mọi nhắc nhở và khiếu nại do con người gửi. |
| 3. Xác nhận nhận hàng tại kho | Con người Thủ kho |
|
Phiếu nhập kho đã xác nhận | Trong ngày hàng về | Chỉ Thủ kho xác nhận nhận hàng; hàng chưa kiểm đếm không lập phiếu nhập. |
| 4. Đối chiếu phiếu nhập với đơn mua | Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng |
|
Bảng đối chiếu phiếu nhập và đơn mua | Trong 4 giờ làm việc từ khi có phiếu nhập | Việc xác nhận nhận hàng là của Thủ kho; nhân viên AI chỉ nêu lệch, không xác nhận thay. |
| 5. Đối chiếu hoá đơn với đơn mua và phiếu nhập | Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng |
|
Bảng lệch ba bên | Trong 1 ngày làm việc từ khi hoá đơn về | Hoá đơn về trước phiếu nhập, hai hoá đơn cộng lại vượt giá trị đơn, hoặc tài khoản nhận tiền khác lần trước thì dừng, không cho qua. |
| 6. Phân loại lệch và chuyển Trưởng nhóm | Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng |
|
Bảng lệch đã phân loại | Trong ngày phát hiện | Khoản còn lệch không được đưa vào danh sách đề nghị thanh toán. |
| 7. Xử lý lệch với nhà cung cấp | Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người) |
|
Quyết định xử lý lệch | Trong 2 ngày làm việc | Chấp nhận khoản lệch vượt ngưỡng phải có lý do bằng văn bản và đúng cấp duyệt. |
| 8. Lập danh sách khoản đủ điều kiện thanh toán | Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng |
|
Danh sách khoản đủ điều kiện đề nghị thanh toán | 14:00 thứ Năm hằng tuần | Khoản nghi lừa đảo hoặc đổi tài khoản nhận tiền không đưa vào danh sách mà báo ngay Trưởng nhóm. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hàng về không có đơn mua | Dừng, không nhập ghép; báo Trưởng nhóm tìm người đã đặt hàng và nguồn gốc; Thủ kho giữ hàng riêng chờ quyết định. |
| Hoá đơn về trước khi hàng về | Ghi nhận hoá đơn vào danh sách chờ, không đưa vào danh sách thanh toán cho tới khi có phiếu nhập khớp. |
| Giao hàng từng phần | Đối chiếu theo từng lần giao; đơn vẫn mở cho phần chưa giao, hoá đơn chỉ tính phần đã nhận. |
| Hoá đơn sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ công ty | Người mua yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh theo quy định hiện hành; không tự sửa, không đưa vào danh sách thanh toán. |
| Nhà cung cấp báo đổi tài khoản nhận tiền | Gắn cờ lừa đảo, dừng thanh toán khoản liên quan; con người xác minh qua kênh thứ hai đã biết từ trước rồi mới cập nhật hồ sơ. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Thanh toán cho hàng chưa nhận hoặc nhận thiếu | Số lượng tính tiền không được vượt số đã nhận trên phiếu nhập; phiếu nhập do Thủ kho xác nhận. |
| Thanh toán hai lần một hoá đơn hoặc trùng giữa hai hoá đơn | Đối chiếu số hoá đơn, nhà cung cấp, đơn mua với các khoản đã chi trước khi lập danh sách. |
| Lừa đảo đổi tài khoản nhận tiền | So tài khoản trên chứng từ với hồ sơ nhà cung cấp; khác thì dừng và xác minh bằng con người. |
| Đơn trễ không ai phát hiện nên thiếu hàng cho vận hành | Danh sách canh hạn gửi mỗi ngày làm việc; đơn trễ quá ngưỡng được báo thẳng Trưởng nhóm. |
11. Biểu mẫu
BM-MH-04-01
Danh sách đơn sắp trễ và đã trễ
Số đơn mua · Nhà cung cấp · Mặt hàng · Hạn giao đã xác nhận · Số ngày trễ hoặc còn lại · Lý do trễ · Ngày giao mới · Người liên hệ
BM-MH-04-02
Bảng lệch ba bên
Số đơn mua · Số phiếu nhập · Số hoá đơn · Mặt hàng · Lệch số lượng · Lệch đơn giá · Lệch thuế · Tổng tiền lệch · Trong hay vượt ngưỡng · Cách xử lý và người quyết
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Danh sách đơn mở và nhật ký giao hàng | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Nhân viên Mua hàng |
| Bảng lệch ba bên và quyết định xử lý | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo tháng | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán (tra bảng tham số) | Trưởng nhóm Mua hàng |
| Phiếu nhập kho đã xác nhận | Phần mềm kho và kho tài liệu công ty | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán (tra bảng tham số) | Thủ kho |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ giao đúng hạn của nhà cung cấp | Số lần giao đúng hạn chia tổng số lần giao trong kỳ | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số hoá đơn lệch phát hiện trước khi thanh toán | Số hoá đơn lệch bị chặn ở bước đối chiếu chia tổng số hoá đơn lệch tìm thấy sau đó | 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Đơn quá hạn giao chưa xử lý | Số đơn quá hạn giao quá ngưỡng công ty đặt mà chưa có ngày giao mới tại cuối tuần | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |