← Mua hàng · Danh mục quy trình

Chấm điểm nhà cung cấp theo quý

Bảo đảm nhà cung cấp được đánh giá định kỳ bằng số liệu thực tế về giao hàng, chất lượng, hoá đơn và giá, để công ty gia hạn, đàm phán lại, tìm nguồn thứ hai hoặc ngừng hợp tác có căn cứ và giảm sự phụ thuộc vào một nguồn duy nhất.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHChấm điểm nhà cung cấp theo quý	Mã tài liệu	QT-MH-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi nhà cung cấp trong danh mục được duyệt có phát sinh mua trong quý, và cho việc xem xét trước khi gia hạn hợp đồng khung.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đánh giá ban đầu nhà cung cấp mới, việc chọn nhà cung cấp cho từng đơn cụ thể, và việc chấm điểm nhân viên. Quyết định thay đổi quan hệ với nhà cung cấp do con người đưa ra.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Mua hàng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
9.1.3	Phân tích và đánh giá
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
9.3	Xem xét của lãnh đạo

Tiêu chí chấm điểm nhà cung cấp trong Bộ não công ty
Danh mục nhà cung cấp được duyệt
Hợp đồng khung với từng nhà cung cấp
Quy trình Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên
Danh sách mặt hàng quan trọng của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Bảng điểm nhà cung cấp	Bảng xếp hạng nhà cung cấp theo tiêu chí công ty đặt, dựa trên số liệu của quý.
Nguồn duy nhất	Mặt hàng chỉ mua được từ một nhà cung cấp.
Mặt hàng quan trọng	Mặt hàng mà thiếu hàng làm gián đoạn hoạt động hoặc ảnh hưởng khách hàng, theo danh sách của công ty.
Hành động khắc phục	Việc yêu cầu nhà cung cấp sửa nguyên nhân của một sai lỗi lặp lại.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xem bảng điểm, quyết định đề xuất với nhà cung cấp và chịu trách nhiệm kết quả đánh giá.
Nhân viên Mua hàng	R · Thực hiện	Bổ sung số liệu còn thiếu, làm việc với nhà cung cấp theo quyết định.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt quyết định ngừng hợp tác hoặc đổi nhà cung cấp chiến lược.
Thủ kho	C · Được hỏi ý kiến	Cung cấp số liệu hàng lỗi, hàng trả và thời gian giao thực tế.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số liệu quý: tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi hoặc trả, số lần lệch hoá đơn, biến động giá
Tiêu chí chấm điểm và danh sách mặt hàng quan trọng trong Bộ não công ty
Hợp đồng khung sắp hết hạn và ghi chú sự cố trong quý

Đầu ra

Bảng điểm nhà cung cấp một trang
Danh sách nhà cung cấp phụ thuộc quá cao
Tối đa ba đề xuất kèm quyết định của người phụ trách

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-MH-04 Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên	Số giao đúng hạn, hàng lỗi, lệch hoá đơn của quý
Giao cho	Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	Bảng điểm nhà cung cấp và tối đa ba đề xuất
Giao cho	QT-HT-04 Đánh giá và chấp thuận nhà cung cấp	Kết quả đánh giá lại định kỳ
Giao cho	QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội	Nhà cung cấp mà công ty phụ thuộc quá cao

7. Lưu đồ

1Gom số liệu của quýCường · Trưởng nhóm Mua hàng
2Chấm điểm theo tiêu chí công tyCường · Trưởng nhóm Mua hàng
3Rà phụ thuộc và rủi ro nguồn cungCường · Trưởng nhóm Mua hàng
4Soạn đề xuấtCường · Trưởng nhóm Mua hàng
5Xem xét và quyết địnhTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
6Trao đổi kết quả với nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
7Cập nhật danh mục và theo dõiCường · Trưởng nhóm Mua hàng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Gom số liệu của quý	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Gom cho từng nhà cung cấp: tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi hoặc trả, số lần lệch hoá đơn, biến động giá so với quý trước. Ghi nguồn của từng số; số không lấy được thì ghi chưa có, không ước lượng.	Bảng số liệu nhà cung cấp theo quý	Trong 2 ngày làm việc đầu quý	Nhà cung cấp có quá ít giao dịch trong quý theo ngưỡng công ty đặt được đánh dấu mẫu nhỏ, không xếp hạng cứng.
2. Chấm điểm theo tiêu chí công ty	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Chấm điểm và xếp hạng theo tiêu chí và trọng số công ty đã đặt trong Bộ não công ty. Tiêu chí nào chưa có số thì ghi chưa có và đề nghị bổ sung, không bỏ qua và không tự đặt trọng số mới.	Bảng điểm nhà cung cấp	Trong 1 ngày làm việc	Mọi điểm truy được về số liệu gốc; điểm không có số liệu gốc thì không tính.
3. Rà phụ thuộc và rủi ro nguồn cung	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Liệt kê mặt hàng quan trọng chỉ có một nguồn và tỷ trọng giá trị mua tập trung ở một nhà cung cấp. Nêu các sự cố lặp lại trong quý theo từng nhà cung cấp: giao trễ nhiều lần, hàng lỗi, lệch hoá đơn.	Danh sách phụ thuộc và sự cố lặp lại	—	—
4. Soạn đề xuất	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Đề xuất tối đa ba việc, mỗi việc nêu căn cứ số liệu: đàm phán lại, tìm nguồn thứ hai, hay ngừng. Soạn phiếu trình một trang: bảng điểm, danh sách phụ thuộc, ba đề xuất và hợp đồng sắp hết hạn.	Phiếu trình bảng điểm nhà cung cấp	Trong 1 ngày làm việc	Đề xuất chỉ nêu phương án và căn cứ, không thay người phụ trách quyết định.
5. Xem xét và quyết định	Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	Đọc phiếu trình, đối chiếu với hiểu biết thực tế của nhóm và quyết định từng đề xuất: chấp nhận, sửa hoặc bỏ. Quyết định ngừng hợp tác hoặc đổi nguồn của mặt hàng quan trọng thì trình Giám đốc.	Quyết định xem xét nhà cung cấp quý	Trong 5 ngày làm việc đầu quý	Không quyết định dựa trên một sự cố đơn lẻ mà không xem xu hướng của quý.
6. Trao đổi kết quả với nhà cung cấp	Con người Nhân viên Mua hàng	Gửi kết quả đánh giá và yêu cầu khắc phục cho nhà cung cấp theo quyết định đã duyệt, qua kênh chính thức. Ghi lại cam kết khắc phục và thời hạn của nhà cung cấp để theo dõi.	Thư yêu cầu khắc phục và phản hồi của nhà cung cấp	Trong 5 ngày làm việc từ khi có quyết định	Nhân viên AI không gửi bất cứ thứ gì cho nhà cung cấp, kể cả kết quả đánh giá.
7. Cập nhật danh mục và theo dõi	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Cập nhật điểm và trạng thái của nhà cung cấp vào danh mục được duyệt sau khi có quyết định. Đưa cam kết khắc phục và hạn gia hạn hợp đồng vào lịch nhắc; sang quý sau so sánh kết quả với quý này.	Danh mục nhà cung cấp đã cập nhật	Trong 2 ngày làm việc từ khi có quyết định	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nhà cung cấp mới, chưa đủ dữ liệu của một quý	Ghi chưa đủ dữ liệu, theo dõi tiếp sang quý sau; không xếp hạng và không loại chỉ vì thiếu số.
Số liệu giữa phòng Mua hàng và phòng Kho không khớp	Dừng chấm nhà cung cấp đó, nêu rõ chênh lệch và chuyển Trưởng nhóm cùng Thủ kho thống nhất số trước khi tính.
Hợp đồng khung sắp hết hạn trước kỳ đánh giá	Soạn bảng điểm riêng ngay khi có yêu cầu; Pháp chế làm việc về điều khoản hợp đồng, phòng Mua hàng chỉ cung cấp kết quả đánh giá.
Nhà cung cấp là nguồn duy nhất của mặt hàng quan trọng nhưng điểm thấp	Không đề xuất ngừng; đề xuất kế hoạch tìm nguồn thứ hai và khắc phục song song, Trưởng nhóm trình Giám đốc.
Nhà cung cấp phản đối kết quả đánh giá	Người mua gửi số liệu gốc cho nhà cung cấp xem; số nào nhà cung cấp chứng minh sai thì sửa và chấm lại, có ghi nhận.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chấm điểm dựa trên số liệu thiếu hoặc sai	Mỗi điểm truy được về số liệu gốc; số chưa có ghi rõ chưa có; hai phòng thống nhất số trước khi chấm.
Phụ thuộc một nguồn duy nhất cho mặt hàng quan trọng	Danh sách phụ thuộc rà mỗi quý; mặt hàng quan trọng chỉ một nguồn phải có kế hoạch tìm nguồn thứ hai.
Quyết định thiên vị do quan hệ cá nhân với nhà cung cấp	Quyết định dựa trên bảng điểm và số liệu; người có xung đột lợi ích khai báo và không tham gia quyết định.

11. Biểu mẫu

BM-MH-05-01

Bảng điểm nhà cung cấp

Quý · Nhà cung cấp · Tỷ lệ giao đúng hạn · Tỷ lệ hàng lỗi hoặc trả · Số lần lệch hoá đơn · Biến động giá · Điểm tổng theo tiêu chí · Xếp hạng · Ghi chú mẫu nhỏ hoặc thiếu số

BM-MH-05-02

Phiếu quyết định xem xét nhà cung cấp

Quý · Nhà cung cấp · Đề xuất · Căn cứ số liệu · Quyết định · Người quyết định và ngày · Hạn khắc phục · Người theo dõi

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng điểm nhà cung cấp theo quý	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo quý	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng
Phiếu quyết định xem xét và thư khắc phục	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo quý	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng
Danh mục nhà cung cấp được duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số mặt hàng quan trọng chỉ có một nguồn	Số mặt hàng quan trọng chỉ có một nhà cung cấp tại cuối quý	Giảm so với quý trước (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Tỷ lệ giao đúng hạn toàn bộ nhà cung cấp	Tổng số lần giao đúng hạn chia tổng số lần giao của mọi nhà cung cấp trong quý	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Tỷ lệ nhà cung cấp có mặt trong bảng điểm quý	Số nhà cung cấp được chấm điểm chia số nhà cung cấp có mua trong quý	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449