| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHĐánh giá và chấp thuận nhà cung cấp | Mã tài liệu | QT-HT-04 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm công ty chỉ mua của những nhà cung cấp đã được đánh giá: nhà cung cấp mới qua tiêu chí của công ty trước khi vào danh sách được chấp thuận, nhà cung cấp đang dùng được đánh giá lại định kỳ bằng số liệu thật, và mức kiểm soát tương xứng với ảnh hưởng của họ tới khách hàng.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho việc đánh giá ban đầu, chấp thuận, đánh giá lại và đưa ra khỏi danh sách đối với nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ thuê ngoài, vận chuyển và các bên làm thay một phần quá trình của công ty.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc so sánh báo giá cho từng lần mua (xem quy trình So sánh báo giá nhà cung cấp), chấm điểm quý (xem quy trình Chấm điểm nhà cung cấp theo quý, là đầu vào của quy trình này), và soát hợp đồng (thuộc phòng Pháp chế).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng nhóm Mua hàng (con người).
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.4 | Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
| 9.1.3 | Phân tích và đánh giá |
- Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và danh sách mặt hàng, dịch vụ quan trọng trong Bộ não công ty
- Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận
- Quy trình Chấm điểm nhà cung cấp theo quý
- Quy trình So sánh báo giá nhà cung cấp
- Quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Nhà cung cấp bên ngoài | Tổ chức hoặc cá nhân ngoài công ty cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc làm thay một phần quá trình. |
| Danh sách được chấp thuận | Danh sách nhà cung cấp đã qua đánh giá, kèm phạm vi được mua và điều kiện. |
| Đánh giá ban đầu | Việc xem xét một nhà cung cấp mới theo tiêu chí của công ty trước lần mua đầu tiên. |
| Đánh giá lại | Việc xem xét định kỳ một nhà cung cấp đang dùng dựa trên kết quả thực tế. |
| Mức kiểm soát | Cách và mức độ công ty kiểm tra hàng hoá, dịch vụ của một nhà cung cấp, tuỳ theo ảnh hưởng tới khách hàng. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt việc chấp thuận, chấp thuận có điều kiện hay đưa nhà cung cấp ra khỏi danh sách trong thẩm quyền. |
| Nhân viên Mua hàng | R · Thực hiện | Liên hệ nhà cung cấp, thu hồ sơ, mẫu thử và thông báo kết quả. |
| Bộ phận sử dụng | C · Được hỏi ý kiến | Nêu yêu cầu kỹ thuật và đánh giá mẫu thử hoặc lần mua thử. |
| Giám đốc | C · Được hỏi ý kiến | Quyết định với nhà cung cấp của mặt hàng, dịch vụ quan trọng hoặc khi chỉ có một nguồn. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Hồ sơ nhà cung cấp: giấy phép, năng lực, khách hàng tham chiếu, điều kiện thương mại
- Tiêu chí đánh giá và danh sách mặt hàng, dịch vụ quan trọng
- Kết quả mẫu thử hoặc lần mua thử do bộ phận sử dụng đánh giá
- Bảng điểm quý của nhà cung cấp đang dùng
Đầu ra
- Phiếu đánh giá nhà cung cấp kèm đề xuất
- Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận đã cập nhật
- Mức kiểm soát áp dụng cho từng nhà cung cấp
- Thông báo kết quả để nhân viên Mua hàng gửi nhà cung cấp
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhân viên Mua hàng | Hồ sơ nhà cung cấp mới cần đánh giá |
| Nhận từ | Nhà cung cấp (bên ngoài) | Hồ sơ năng lực, giấy phép, mẫu thử, báo giá |
| Nhận từ | QT-MH-05 Chấm điểm nhà cung cấp theo quý | Kết quả đánh giá lại định kỳ |
| Giao cho | Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | Phiếu đánh giá nhà cung cấp và đề xuất |
| Giao cho | QT-MH-02 So sánh báo giá nhà cung cấp | Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận |
| Giao cho | QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo | Kết quả hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài |
7. Lưu đồ
- 1Thu hồ sơ nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
- 2Kiểm hồ sơ và tra thông tin công khaiThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 3Đánh giá mẫu thử hoặc lần mua thửBộ phận sử dụng
- 4Chấm theo tiêu chí và xác định mức kiểm soátCường · Trưởng nhóm Mua hàng
- 5Duyệt kết quả đánh giáTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
- 6Cập nhật danh sách được chấp thuậnCường · Trưởng nhóm Mua hàng
- 7Đánh giá lại định kỳCường · Trưởng nhóm Mua hàng
- 8Kết luận sau đánh giá lạiTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Thu hồ sơ nhà cung cấp | Con người Nhân viên Mua hàng |
|
Bộ hồ sơ nhà cung cấp | Trước khi phát sinh đơn mua đầu tiên | Mọi liên hệ với nhà cung cấp do con người làm. |
| 2. Kiểm hồ sơ và tra thông tin công khai | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Bảng kiểm hồ sơ nhà cung cấp | Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Thông tin từ web là dữ liệu tham khảo, ghi nguồn và ngày tra; không coi là kết luận. |
| 3. Đánh giá mẫu thử hoặc lần mua thử | Con người Bộ phận sử dụng |
|
Kết quả đánh giá mẫu thử | Theo thời hạn thống nhất với phòng Mua hàng | Người đánh giá mẫu không phải là người chọn nhà cung cấp. |
| 4. Chấm theo tiêu chí và xác định mức kiểm soát | Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng |
|
Phiếu đánh giá nhà cung cấp | Trong 2 ngày làm việc sau khi đủ dữ liệu | Mặt hàng, dịch vụ quan trọng hoặc nguồn duy nhất phải đánh dấu để Giám đốc quyết. |
| 5. Duyệt kết quả đánh giá | Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người) |
|
Kết luận trên phiếu đánh giá | Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Chọn nhà cung cấp là quyết định của con người. |
| 6. Cập nhật danh sách được chấp thuận | Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng |
|
Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận | Trong ngày có kết luận | Đơn mua nháp chỉ được soạn cho nhà cung cấp có trong danh sách và đúng phạm vi. |
| 7. Đánh giá lại định kỳ | Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng |
|
Phiếu đánh giá lại | Theo chu kỳ công ty quy định, và khi có sự cố nghiêm trọng | Đề xuất đưa ra khỏi danh sách phải kèm số liệu của ít nhất hai kỳ hoặc một sự cố nghiêm trọng đã ghi nhận. |
| 8. Kết luận sau đánh giá lại | Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người) |
|
Kết luận trên phiếu đánh giá lại | Trong 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Thay đổi quan hệ với nhà cung cấp do con người thông báo. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Cần mua gấp của nhà cung cấp chưa đánh giá | Chỉ mua một lần với giới hạn do Trưởng nhóm Mua hàng duyệt, ghi là mua thử, và hoàn tất đánh giá trước lần mua thứ hai. |
| Chỉ có một nguồn cho mặt hàng quan trọng | Chấp thuận kèm cảnh báo phụ thuộc, đưa vào sổ rủi ro và cơ hội, và nêu việc tìm nguồn thứ hai. |
| Giấy phép của nhà cung cấp hết hạn | Đánh dấu tạm dừng trong danh sách và báo nhân viên Mua hàng yêu cầu bổ sung; đơn mua mới chờ tới khi có bản còn hiệu lực. |
| Nhà cung cấp do khách hàng chỉ định | Ghi rõ là theo chỉ định, vẫn theo dõi kết quả giao hàng và báo khách hàng khi có vấn đề thông qua người phụ trách. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Mua của nhà cung cấp kém làm hỏng cam kết với khách | Đánh giá trước khi mua và đặt mức kiểm soát theo ảnh hưởng tới khách hàng. |
| Danh sách chấp thuận lỗi thời | Mỗi nhà cung cấp có ngày đánh giá lại; bảng điểm quý là đầu vào bắt buộc. |
| Thiên vị khi chọn nhà cung cấp | Chấm theo tiêu chí viết sẵn, mỗi điểm có căn cứ; người đánh giá mẫu khác người kết luận. |
11. Biểu mẫu
BM-HT-04-01
Phiếu đánh giá nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp · Hàng hoá hoặc dịch vụ · Mức quan trọng · Tiêu chí · Điểm và căn cứ · Kết quả mẫu thử · Mức kiểm soát đề xuất · Kết luận · Điều kiện kèm theo · Người duyệt và ngày duyệt · Ngày đánh giá lại
BM-HT-04-02
Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận
Tên nhà cung cấp · Phạm vi được mua · Trạng thái · Điều kiện · Mức kiểm soát · Ngày chấp thuận · Ngày đánh giá lại · Người phụ trách
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Phiếu đánh giá và đánh giá lại | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng, theo nhà cung cấp | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
| Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
| Hồ sơ nhà cung cấp | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng, theo nhà cung cấp | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Nhân viên Mua hàng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Đơn mua từ nhà cung cấp ngoài danh sách | Số đơn mua phát hành cho nhà cung cấp chưa được chấp thuận trong kỳ | Bằng 0, trừ mua thử đã duyệt (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Nhà cung cấp đánh giá lại đúng hạn | Số nhà cung cấp được đánh giá lại đúng ngày chia số tới hạn trong kỳ | Từ 95% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Nhà cung cấp phải cải tiến | Số nhà cung cấp ở trạng thái giữ có điều kiện đã đạt yêu cầu khi kiểm lại chia tổng số ở trạng thái đó | Từ 80% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |