| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHSo sánh báo giá nhà cung cấp | Mã tài liệu | QT-MH-02 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm việc chọn nhà cung cấp dựa trên so sánh cùng một thước đo của ít nhất ba báo giá, tính theo tổng chi phí nhận hàng tại kho và rủi ro của từng nhà cung cấp, để người quyết định chọn có căn cứ, không chọn theo đơn giá hoặc theo thói quen.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi nhu cầu mua đã có đề nghị mua được duyệt và đã có từ hai báo giá trở lên của các nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng hoặc dịch vụ.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc gom nhu cầu (xem quy trình Gom nhu cầu mua), soạn đơn mua, và chấm điểm nhà cung cấp theo quý. Việc liên hệ nhà cung cấp để xin báo giá hoặc đàm phán do con người thực hiện.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Mua hàng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.4 | Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
- Quy chế mua sắm nội bộ: số báo giá tối thiểu theo giá trị
- Danh mục nhà cung cấp được duyệt
- Tiêu chí chọn nhà cung cấp trong Bộ não công ty
- Quy trình Gom nhu cầu mua thành đề nghị mua
- Quy trình Chấm điểm nhà cung cấp theo quý
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Cùng thước đo | Đưa mọi báo giá về cùng điều kiện: thuế, vận chuyển, thanh toán, thời gian giao, bảo hành, để so được với nhau. |
| Tổng chi phí nhận hàng tại kho | Giá hàng cộng thuế, phí vận chuyển, phí khác, tính tới khi hàng nằm tại kho công ty. |
| Nhà cung cấp được duyệt | Nhà cung cấp đã qua đánh giá ban đầu và nằm trong danh mục của công ty. |
| Nguồn duy nhất | Trường hợp chỉ có một nhà cung cấp đáp ứng được mặt hàng. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên Mua hàng | R · Thực hiện | Liên hệ nhà cung cấp xin báo giá, dán báo giá vào hồ sơ, hỏi lại điểm chưa rõ. |
| Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Quyết định chọn nhà cung cấp trong hạn mức hoặc trình cấp cao hơn, chịu trách nhiệm về lý do chọn. |
| Người đề nghị mua | C · Được hỏi ý kiến | Xác nhận quy cách kỹ thuật đáp ứng nhu cầu sử dụng. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Được báo khi chọn nhà cung cấp ngoài danh mục hoặc không chọn phương án rẻ nhất. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Đề nghị mua đã duyệt kèm quy cách yêu cầu
- Các báo giá nhà cung cấp do người mua dán vào
- Thông tin công khai về nhà cung cấp từ web và lịch sử mua của công ty
Đầu ra
- Bảng so sánh một trang và ba câu hỏi nên hỏi lại nhà cung cấp
- Quyết định chọn nhà cung cấp kèm lý do
- Thông báo còn thiếu báo giá khi chưa đủ ba
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhân viên Mua hàng | Các báo giá nhà cung cấp cho cùng một nhu cầu |
| Nhận từ | QT-MH-01 Gom nhu cầu mua thành đề nghị mua | Đề nghị mua đã duyệt cần so sánh báo giá |
| Nhận từ | QT-HT-04 Đánh giá và chấp thuận nhà cung cấp | Danh sách nhà cung cấp được chấp thuận |
| Giao cho | Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | Bảng so sánh một trang và ba câu hỏi nên hỏi lại |
| Giao cho | QT-MH-03 Soạn đơn mua nháp | Nhà cung cấp và báo giá đã được chọn |
7. Lưu đồ
- 1Nhận báo giá và kiểm đủ số lượngThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 2Đưa các báo giá về cùng thước đoThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 3Tính tổng chi phí nhận hàng tại khoThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 4Tra nhà cung cấp và nêu rủi roThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 5Lập bảng so sánh và câu hỏi hỏi lạiThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
- 6Hỏi lại nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
- 7Chọn nhà cung cấpTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
- 8Ghi nhận kết quả và học lạiThịnh · Trợ lý Nguồn hàng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Nhận báo giá và kiểm đủ số lượng | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Danh sách báo giá của đề nghị mua | Trong 4 giờ làm việc từ khi nhận | Báo giá hết hiệu lực hoặc không ghi rõ mặt hàng không được tính vào số báo giá hợp lệ. |
| 2. Đưa các báo giá về cùng thước đo | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Cột chuẩn hoá trong bảng so sánh | — | Điều kiện nào báo giá không nêu thì ghi chưa rõ và đưa vào câu hỏi hỏi lại, không tự điền. |
| 3. Tính tổng chi phí nhận hàng tại kho | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Dòng tổng chi phí trong bảng so sánh | — | Con số tính ra phải cộng lại được từ chính báo giá; không dùng số ước lượng. |
| 4. Tra nhà cung cấp và nêu rủi ro | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Phần rủi ro trong bảng so sánh | Trong 1 ngày làm việc | Nhận định không có nguồn thì bỏ. Không đưa thông tin nội bộ của công ty ra khi tra cứu web. |
| 5. Lập bảng so sánh và câu hỏi hỏi lại | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Bảng so sánh báo giá | Trong 1 ngày làm việc từ khi đủ báo giá | Bảng nêu dữ kiện, không viết câu khuyến nghị chọn nhà cung cấp nào. |
| 6. Hỏi lại nhà cung cấp | Con người Nhân viên Mua hàng |
|
Thư hoặc tin trao đổi với nhà cung cấp | Trong 2 ngày làm việc | Mọi trao đổi với nhà cung cấp do con người thực hiện; không cam kết giá hay số lượng khi chưa có duyệt. |
| 7. Chọn nhà cung cấp | Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người) |
|
Quyết định chọn nhà cung cấp kèm lý do | Trong 2 ngày làm việc từ khi bảng so sánh đủ | Người chọn không phải người có lợi ích riêng với nhà cung cấp; có xung đột lợi ích thì tự khai và chuyển người khác. |
| 8. Ghi nhận kết quả và học lại | Nhân viên AI Thịnh · Trợ lý Nguồn hàng |
|
Hồ sơ đề nghị mua đã cập nhật | Trong ngày có quyết định | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Chỉ có một hoặc hai nhà cung cấp báo giá | Ghi rõ còn thiếu, người mua tìm thêm nguồn; nếu thật sự không còn nguồn khác, Trưởng nhóm ghi lý do ngoại lệ và trình cấp có thẩm quyền theo bảng hạn mức. |
| Mặt hàng chỉ có một nguồn duy nhất | Ghi nhận là nguồn duy nhất, đưa vào danh sách phụ thuộc để Trưởng nhóm xem khi chấm điểm quý. |
| Báo giá hết hiệu lực trước khi chọn | Người mua xin nhà cung cấp gia hạn hoặc báo giá mới; bảng so sánh được cập nhật lại, không dùng giá hết hiệu lực. |
| Nhà cung cấp mới chưa có trong danh mục được duyệt | Nêu rõ trong bảng; trước khi phát hành đơn phải hoàn tất đánh giá ban đầu theo quy chế, do con người thực hiện. |
| Báo giá có điều khoản thanh toán trả trước toàn bộ hoặc đổi tài khoản nhận tiền | Gắn cờ rủi ro ở đầu bảng, chuyển Trưởng nhóm; tài khoản nhận tiền khác thông tin đã lưu phải xác minh qua kênh thứ hai trước khi dùng. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Chọn theo đơn giá thấp mà bỏ qua phí ẩn dẫn tới tổng chi phí cao hơn | Bảng so sánh luôn có dòng tổng chi phí nhận hàng tại kho; phương án được chọn phải có số này. |
| Xung đột lợi ích hoặc thông đồng với nhà cung cấp | Người liên hệ nhà cung cấp và người chọn khác nhau khi giá trị vượt ngưỡng công ty đặt; có khai báo xung đột lợi ích. |
| Nhà cung cấp giả hoặc không đủ năng lực | Tra thông tin công khai, đối chiếu lịch sử, đánh giá ban đầu theo quy chế trước khi đưa vào danh mục. |
| Lộ giá của nhà cung cấp này cho nhà cung cấp khác | Bảng so sánh chỉ lưu nội bộ trong thư mục Mua hàng; không gửi ra ngoài. |
11. Biểu mẫu
BM-MH-02-01
Bảng so sánh báo giá
Số đề nghị mua · Mặt hàng và quy cách · Nhà cung cấp · Ngày và hiệu lực báo giá · Đơn giá · Thuế · Phí vận chuyển · Điều khoản thanh toán · Thời gian giao · Bảo hành · Tổng chi phí nhận hàng tại kho · Rủi ro và nguồn
BM-MH-02-02
Phiếu quyết định chọn nhà cung cấp
Số đề nghị mua · Nhà cung cấp được chọn · Số báo giá hợp lệ · Lý do chọn · Lý do không chọn phương án rẻ nhất · Khai báo xung đột lợi ích · Người quyết định và ngày
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Bảng so sánh báo giá và các báo giá gốc | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo đề nghị mua | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
| Phiếu quyết định chọn nhà cung cấp | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo đề nghị mua | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ đơn mua có đủ ba báo giá | Số đơn mua có từ ba báo giá hợp lệ trở lên chia tổng số đơn mua trong kỳ | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Chênh lệch giá mua so với lần trước | Tổng chi phí nhận hàng lần này trừ lần mua trước của cùng mặt hàng, chia lần trước | Không tăng quá mức công ty đặt khi chưa có lý do (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Thời gian từ đủ báo giá tới có quyết định chọn | Số ngày làm việc trung bình từ ngày đủ báo giá tới ngày có phiếu quyết định | Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |