← Mua hàng · Danh mục quy trình

Soạn đơn mua nháp

Bảo đảm đơn mua được lập đúng từng con số với đề nghị mua đã duyệt và báo giá được chọn, nêu đủ điều kiện giao nhận và thanh toán, và chỉ được phát hành khi người có thẩm quyền duyệt, vì phát hành đơn mua là cam kết tiền của công ty với bên ngoài.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSoạn đơn mua nháp	Mã tài liệu	QT-MH-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi đơn mua hàng hoá, vật tư, dịch vụ sau khi đề nghị mua đã được duyệt và đã chọn nhà cung cấp, kể cả đơn theo hợp đồng khung.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc chọn nhà cung cấp (xem quy trình So sánh báo giá), việc theo dõi giao hàng và đối chiếu hoá đơn, và việc soạn hợp đồng mới với nhà cung cấp, vốn thuộc phòng Pháp chế.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Mua hàng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng nhóm Mua hàng (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện

Mẫu đơn mua của công ty trong Bộ não công ty
Bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
Hợp đồng khung và điều khoản mua hàng chuẩn
Quy trình So sánh báo giá nhà cung cấp
Quy trình Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Đơn mua	Văn bản công ty gửi nhà cung cấp để đặt hàng, ghi hàng, giá, hạn giao và điều kiện; sau khi phát hành là cam kết của công ty.
Phát hành đơn mua	Hành vi người có thẩm quyền ký duyệt và gửi đơn mua cho nhà cung cấp.
Phạt chậm giao	Điều khoản bồi thường khi nhà cung cấp giao trễ hạn, nếu hai bên đã thoả thuận.
Hợp đồng khung	Thoả thuận dài hạn với nhà cung cấp, các đơn mua cụ thể lập theo điều kiện đã thống nhất.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên Mua hàng	R · Thực hiện	Kiểm đơn nháp, trình duyệt, gửi đơn đã duyệt cho nhà cung cấp và nhận xác nhận.
Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt phát hành đơn trong hạn mức, chịu trách nhiệm đơn đúng với đề nghị đã duyệt.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt đơn vượt hạn mức của Trưởng nhóm.
Kế toán	I · Được thông báo	Được nhận bản đơn đã phát hành để đối chiếu hoá đơn và lập kế hoạch chi.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Đề nghị mua đã duyệt và phiếu quyết định chọn nhà cung cấp
Báo giá được chọn còn hiệu lực
Mẫu đơn mua, điều khoản mua chuẩn và bảng hạn mức duyệt chi

Đầu ra

Đơn mua đã duyệt và đã gửi nhà cung cấp
Danh sách điểm cần người duyệt xem, kèm nhà cung cấp xác nhận đơn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-MH-01 Gom nhu cầu mua thành đề nghị mua	Đề nghị mua đã duyệt
Nhận từ	QT-MH-02 So sánh báo giá nhà cung cấp	Nhà cung cấp và báo giá đã được chọn
Nhận từ	QT-LP-10 Thống nhất danh sách đặt hàng	Đề nghị mua đã duyệt để soạn đơn mua
Giao cho	Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	Đơn mua nháp và danh sách điểm cần xem
Giao cho	Nhân viên Mua hàng	Đơn mua đã duyệt để gửi nhà cung cấp
Giao cho	Kế toán	Cam kết chi của đơn mua
Giao cho	QT-MH-04 Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên	Đơn mua đã phát hành cần theo dõi

7. Lưu đồ

1Lấy số liệu từ hồ sơ đã duyệtHoà · Trợ lý Đơn mua
2Điền mẫu đơn muaHoà · Trợ lý Đơn mua
3So hạn mức và đánh dấu điểm lệchHoà · Trợ lý Đơn mua
4Người mua kiểm bản nhápNhân viên Mua hàng
5Duyệt phát hành đơn muaTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
6Gửi đơn cho nhà cung cấpNhân viên Mua hàng
7Mở theo dõi và lưu hồ sơHoà · Trợ lý Đơn mua

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy số liệu từ hồ sơ đã duyệt	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	Lấy mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn giá từ đề nghị mua đã duyệt và báo giá được chọn; không sửa giá, không sửa số lượng. Kiểm báo giá còn hiệu lực tại ngày lập đơn; hết hiệu lực thì dừng và báo người mua xin báo giá mới.	Phần số liệu của đơn mua nháp	Trong 4 giờ làm việc từ khi đề nghị được duyệt	Nếu đề nghị đã duyệt và báo giá lệch nhau thì dừng và hỏi, không tự chọn số nào.
2. Điền mẫu đơn mua	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	Điền mẫu đơn mua: nhà cung cấp, quy cách, hạn giao, nơi nhận, điều khoản thanh toán, bảo hành, phạt chậm giao nếu có. Đưa vào điều khoản mua chuẩn của công ty; điều khoản nhà cung cấp đề nghị khác chuẩn thì ghi riêng để người duyệt xem. Thông tin pháp lý và tài khoản nhận tiền lấy từ hồ sơ nhà cung cấp đã lưu, không lấy từ tin nhắn mới.	Đơn mua nháp	Trong 1 ngày làm việc	Không còn chỗ trống hay chỗ trong ngoặc vuông; tài khoản nhận tiền khác hồ sơ đã lưu thì gắn cờ.
3. So hạn mức và đánh dấu điểm lệch	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	So giá trị đơn với bảng hạn mức để xác định người duyệt và nêu rõ căn cứ hạn mức trên phiếu trình. Đánh dấu ngay khoản vượt hạn mức hoặc khác báo giá, điều khoản khác chuẩn, hạn giao gấp. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình, nêu tối đa ba điểm cần chú ý, không có thì ghi không có.	Phiếu trình duyệt đơn mua	Trong cùng ngày soạn đơn	Tự kiểm ba điểm trước khi trình: đủ, đúng nguồn, sạch.
4. Người mua kiểm bản nháp	Con người Nhân viên Mua hàng	Đọc đơn nháp đối chiếu với báo giá gốc, sửa lỗi hình thức nếu có và xác nhận trình duyệt. Bản nháp sai số liệu thì trả lại kèm điểm sai, không tự sửa giá hay số lượng.	Xác nhận của người mua trên đơn nháp	Trong 1 ngày làm việc	—
5. Duyệt phát hành đơn mua	Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	Đọc phiếu trình, chọn một trong ba: duyệt phát hành, yêu cầu sửa kèm nội dung, hoặc trả lại kèm lý do. Đơn vượt hạn mức của Trưởng nhóm thì chuyển Giám đốc duyệt tiếp theo bảng hạn mức.	Chữ ký hoặc xác nhận duyệt trên đơn mua	Trong 2 ngày làm việc	Người soạn đơn không tự duyệt đơn của mình; im lặng không được coi là duyệt.
6. Gửi đơn cho nhà cung cấp	Con người Nhân viên Mua hàng	Gửi đơn đã duyệt cho nhà cung cấp bằng kênh chính thức đã lưu trong hồ sơ nhà cung cấp. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đơn bằng văn bản về số lượng, giá và hạn giao.	Thư gửi đơn và xác nhận của nhà cung cấp	Trong ngày được duyệt	Chỉ gửi bản đã duyệt, không gửi bản nháp; nhà cung cấp đổi giá hoặc hạn giao thì quay lại bước duyệt.
7. Mở theo dõi và lưu hồ sơ	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	Đưa đơn đã phát hành vào danh sách đơn mở để theo dõi hạn giao, kèm hạn giao đã được nhà cung cấp xác nhận. Lưu đơn, báo giá và xác nhận vào đúng thư mục, báo Kế toán có đơn mới. Đơn bị sửa sau khi phát hành: ghi lý do thành quy tắc cho lần soạn sau.	Đơn mua đã phát hành trong danh sách đơn mở	Trong ngày phát hành	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nhà cung cấp xác nhận đơn với giá hoặc hạn giao khác đơn đã phát hành	Không chấp nhận ngầm; chuyển Trưởng nhóm quyết định đồng ý, đàm phán lại hay huỷ, và lập lại phiếu trình nếu đồng ý thay đổi.
Cần sửa đơn sau khi đã phát hành	Lập đơn điều chỉnh có số riêng, nêu rõ dòng thay đổi và lý do, trình duyệt như đơn mới; không sửa đè lên đơn cũ.
Đơn vượt hạn mức hoặc khác báo giá	Đánh dấu ở đầu phiếu trình, nêu số vượt và lý do; chuyển cấp duyệt cao hơn, không chia nhỏ đơn để lọt hạn mức.
Nhà cung cấp mới, chưa có hồ sơ pháp lý và tài khoản nhận tiền	Dừng ở bản nháp; người mua hoàn tất hồ sơ nhà cung cấp và đánh giá ban đầu theo quy chế trước khi phát hành.
Cần mua gấp ngoài giờ	Vẫn phải có duyệt đúng cấp qua kênh đã quy định; nhân viên AI chuẩn bị đơn nháp sẵn, không phát hành thay người.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Đơn phát hành sai giá, sai số lượng so với đề nghị đã duyệt	Số liệu lấy trực tiếp từ hồ sơ đã duyệt; người mua và người duyệt đều đối chiếu với báo giá gốc.
Phát hành vượt thẩm quyền hoặc chia nhỏ đơn để né hạn mức	Cấp duyệt xác định theo bảng hạn mức và cộng dồn theo nhà cung cấp, mặt hàng trong kỳ.
Gửi nhầm bản nháp hoặc gửi cho địa chỉ thư không đúng	Chỉ gửi bản có xác nhận duyệt, tới địa chỉ lưu trong hồ sơ nhà cung cấp; người mua kiểm lại địa chỉ trước khi gửi.
Lừa đảo mạo danh nhà cung cấp đổi tài khoản nhận tiền	Tài khoản nhận tiền chỉ lấy từ hồ sơ đã lưu; thay đổi phải xác minh bằng kênh thứ hai do con người thực hiện.

11. Biểu mẫu

BM-MH-03-01

Đơn mua

Số đơn mua · Ngày lập · Nhà cung cấp và địa chỉ · Mặt hàng và quy cách · Số lượng · Đơn giá · Thuế · Tổng giá trị · Hạn giao · Nơi nhận hàng · Điều khoản thanh toán · Bảo hành và phạt chậm giao · Số đề nghị mua liên quan · Người duyệt và ngày duyệt

BM-MH-03-02

Phiếu trình duyệt đơn mua

Việc · Số chính · Căn cứ · Điểm cần chú ý · Người duyệt theo hạn mức · Việc sau khi duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Đơn mua đã phát hành kèm xác nhận của nhà cung cấp	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo năm	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng
Danh sách đơn mua đang mở	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Nhân viên Mua hàng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ đơn mua phải sửa sau khi phát hành	Số đơn phải lập đơn điều chỉnh chia tổng số đơn đã phát hành	Không quá 3% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian từ duyệt đề nghị tới phát hành đơn	Số ngày làm việc trung bình từ ngày duyệt đề nghị mua tới ngày gửi đơn cho nhà cung cấp	Không quá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ đơn được nhà cung cấp xác nhận đúng	Số đơn nhà cung cấp xác nhận đúng giá và hạn giao chia tổng số đơn đã gửi	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449