← Liên phòng · Danh mục quy trình

Thống nhất danh sách đặt hàng

Bảo đảm Mua hàng nhận mỗi tuần một đề nghị mua đã thống nhất, ghép từ nhu cầu đặt lại của Kho, dự báo bán của Kinh doanh và khả năng chi của Kế toán, để đặt đúng mã, đúng số lượng, không đặt vượt khả năng chi và không nhận yêu cầu rời từ từng người.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHThống nhất danh sách đặt hàng	Mã tài liệu	QT-LP-10
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mô hình thương mại, chu kỳ đặt hàng hằng tuần: từ danh sách mã cần đặt lại của Kho đến đề nghị mua đã thống nhất và được người có thẩm quyền duyệt.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc phát hành đơn mua và xác nhận giá hay số lượng với nhà cung cấp (việc của Mua hàng), và không áp dụng cho khoản mua đột xuất ngoài kế hoạch tuần.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền duyệt mua.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
9.1.3	Phân tích và đánh giá

Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Bảng tham số tồn tối thiểu, thời gian giao hàng và cách tính số ngày còn đủ hàng
Hạn mức duyệt mua theo cấp trong Bộ não công ty
Quy trình Mua đến thanh toán

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Số ngày còn đủ hàng	Số ngày tồn hiện tại đủ đáp ứng nhu cầu bán dự kiến.
Đề nghị mua	Danh sách mã, số lượng và nhà cung cấp dự kiến để người có thẩm quyền duyệt; chưa phải đơn mua.
Mã cắt giảm	Mã bị giảm hoặc hoãn đặt vì tiền có thể chi trong tuần không đủ.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Bình · Thủ kho trưởng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách mua hàng	R · Thực hiện	Phát hành đơn mua sau khi đề nghị được duyệt.
Người có thẩm quyền duyệt mua	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt đề nghị mua theo hạn mức và chịu trách nhiệm về vốn đặt hàng.
Thủ kho	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận số tồn và nhu cầu đặt lại là đúng thực tế.
Kế toán trưởng (con người)	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận tiền có thể chi trong tuần.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số tồn từ phần mềm kho, ngưỡng đặt lại và thời gian giao hàng của từng mã
Dự báo bán: đơn lớn sắp chốt và chương trình bán sắp chạy
Số tiền có thể chi trong tuần từ kế hoạch chi
Bảng nhà cung cấp và giá đã thoả thuận

Đầu ra

Đề nghị mua đã thống nhất, mã cắt giảm được đánh dấu kèm lý do
Phiếu trình duyệt đề nghị mua cho người có thẩm quyền

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-KT-05 Kế hoạch chi và dòng tiền tuần	Tiền có thể chi trong tuần
Nhận từ	QT-KHO-02 Cảnh báo tồn thấp và đề xuất đặt lại	Danh sách mã cần đặt lại kèm số ngày còn đủ hàng
Nhận từ	QT-KD-05 Rà pipeline hằng tuần	Đơn lớn sắp chốt và chương trình bán sắp chạy
Giao cho	Người có thẩm quyền duyệt mua	Một đề nghị mua đã thống nhất
Giao cho	Người phụ trách mua hàng	Danh sách mã phải cắt giảm vì thiếu tiền
Giao cho	QT-MH-03 Soạn đơn mua nháp	Đề nghị mua đã duyệt để soạn đơn mua

7. Lưu đồ

1Lập danh sách mã cần đặt lạiHân · Trợ lý Tồn kho
2Nêu thay đổi nhu cầu từ bán hàngKhoa · Trợ lý Pipeline
3Nêu tiền có thể chiLộc · Trợ lý Thanh toán
4Gộp thành đề nghị muaHoà · Trợ lý Đơn mua
5Thủ kho xem trướcBình · Thủ kho trưởng
6Trưởng nhóm Mua hàng xem trướcCường · Trưởng nhóm Mua hàng
7Duyệt đề nghị muaNgười có thẩm quyền duyệt mua
8Phát hành đơn muaNgười phụ trách mua hàng
9Xác nhận nhận đủ và đóng phiếuHoà · Trợ lý Đơn mua

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập danh sách mã cần đặt lại	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Lập danh sách mã cần đặt lại từ số tồn trong phần mềm kho, kèm số ngày còn đủ hàng của từng mã. Ghi rõ cách tính để người sau kiểm lại được.	Danh sách đặt lại và phiếu chuyển giao	Sáng thứ Hai hằng tuần (đề xuất ban đầu)	Số tồn chỉ lấy từ phần mềm kho, không lấy từ bảng tính riêng.
2. Nêu thay đổi nhu cầu từ bán hàng	Nhân viên AI Khoa · Trợ lý Pipeline	Nêu các đơn lớn sắp chốt và chương trình bán sắp chạy làm đổi nhu cầu của từng mã. Ghi xác suất chốt và thời điểm giao dự kiến của mỗi đơn.	Bảng dự báo bán theo mã	Trong ngày nhận phiếu	Dự báo là giả định, ghi rõ nguồn; không nêu như sự thật.
3. Nêu tiền có thể chi	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Nêu số tiền có thể chi cho hàng trong tuần, sau khi trừ các khoản đã cam kết. Ghi rõ ngày chốt số và khoản nào đang chờ duyệt.	Bảng tiền có thể chi	Trong ngày nhận phiếu	Số liệu tài chính chỉ nêu mức cần thiết cho việc đặt hàng.
4. Gộp thành đề nghị mua	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	Gộp ba nguồn thành một đề nghị mua theo từng nhà cung cấp, với số lượng đề xuất của từng mã. Đánh dấu mã phải cắt giảm vì thiếu tiền và nêu hệ quả đến số ngày còn đủ hàng.	Đề nghị mua nháp	Trong 1 ngày làm việc từ khi đủ ba nguồn	Mã nào không đủ căn cứ thì ghi rõ thiếu căn cứ nào, không tự điền.
5. Thủ kho xem trước	Nhân viên AI Bình · Thủ kho trưởng	Rà đề nghị mua với thực tế kho: chỗ chứa, hàng chậm bán, hàng sắp hết hạn. Ghi ý kiến thêm hoặc bớt mã kèm lý do.	Ý kiến của Thủ kho	Trong 1 ngày làm việc	Mọi điều chỉnh phải ghi rõ lý do, không sửa âm thầm.
6. Trưởng nhóm Mua hàng xem trước	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Rà đề nghị mua về nhà cung cấp, thời gian giao và điều kiện giá đã thoả thuận. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình: tổng giá trị, mã cắt giảm, điểm lệch chuẩn.	Phiếu trình duyệt đề nghị mua	Trong 1 ngày làm việc	Đề nghị chỉ được trình khi cả ba nguồn đã có số hoặc được ghi rõ là chưa có.
7. Duyệt đề nghị mua	Con người Người có thẩm quyền duyệt mua	Đọc phiếu trình, chọn duyệt, sửa kèm nội dung hoặc trả lại kèm lý do. Quyết các mã cắt giảm và thứ tự ưu tiên khi tiền không đủ.	Đề nghị mua đã duyệt	Trong 1 ngày làm việc	Giá trị vượt hạn mức thì chuyển cấp cao hơn; im lặng không phải là duyệt.
8. Phát hành đơn mua	Con người Người phụ trách mua hàng	Phát hành đơn mua cho nhà cung cấp theo đề nghị đã duyệt, trong quy trình của Mua hàng. Báo lại phòng Tồn kho đến đặt hàng danh sách đơn đã phát hành.	Đơn mua đã phát hành	Theo lịch đặt hàng của công ty	Không ai phát hành đơn mua từ phòng này.
9. Xác nhận nhận đủ và đóng phiếu	Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua	Xác nhận đã nhận đủ danh sách đặt lại và các ý kiến từ Kho, Kinh doanh, Kế toán. Đối chiếu đơn đã phát hành với đề nghị đã duyệt và đóng phiếu.	Phiếu đã đóng	Cùng ngày phát hành đơn	Việc chỉ đóng khi bên nhận xác nhận đã nhận đủ.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Tiền có thể chi không đủ cho toàn bộ đề nghị	Đánh dấu mã cắt giảm theo thứ tự ưu tiên nêu cách tính và hệ quả; người có thẩm quyền quyết mã nào đặt trước.
Dự báo bán chưa chắc chắn	Ghi rõ là giả định, nêu hai kịch bản số lượng và để người duyệt chọn; không trình một con số như sự thật.
Số tồn trong phần mềm khác thực tế kho	Dừng cho mã đó, báo Thủ kho kiểm kê lại; không đặt theo số chưa chắc.
Mã hết hàng gấp ngoài kế hoạch tuần	Lập phiếu riêng gọi Trưởng nhóm Mua hàng, không chờ kỳ tuần, và vẫn qua duyệt như thường.
Nhà cung cấp đổi giá hoặc thời gian giao	Nêu thay đổi trong phiếu trình duyệt và tính lại số ngày còn đủ hàng của mã bị ảnh hưởng.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Đặt thừa gây tồn đọng vốn hoặc đặt thiếu gây đứt hàng	Cách tính số ngày còn đủ hàng được ghi rõ và ghép với dự báo bán trước khi đề nghị.
Đặt vượt khả năng chi	Kế toán nêu số tiền có thể chi trước khi gộp; mã vượt bị đánh dấu cắt giảm.
Yêu cầu rời từ từng người làm Mua hàng đặt trùng	Mua hàng chỉ nhận một danh sách đã thống nhất từ phòng này.

11. Biểu mẫu

BM-LP-10-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-10-02

Đề nghị mua tuần

Tuần · Mã hàng · Nhà cung cấp dự kiến · Tồn hiện tại · Số ngày còn đủ hàng · Nhu cầu dự báo · Số lượng đề xuất · Giá đã thoả thuận · Thành tiền · Cờ cắt giảm và lý do · Kết quả duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Đề nghị mua tuần đã duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo năm và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng
Phiếu chuyển giao đã đóng	Kho tài liệu công ty, thư mục Tồn kho đến đặt hàng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho trưởng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ mã đứt hàng	Số mã hết hàng khi có đơn chia tổng số mã đang bán	Không quá 3% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ đề nghị mua được duyệt ngay lần đầu	Số đề nghị được duyệt không phải sửa chia tổng số đề nghị đã trình	Từ 85% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số yêu cầu mua rời ngoài danh sách thống nhất	Số yêu cầu mua đến Mua hàng không qua phòng này trong kỳ	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449