← Kho – Tồn kho · Danh mục quy trình

Cảnh báo tồn thấp và đề xuất đặt lại

Giúp phòng Kho và Mua hàng biết trước mặt hàng nào sắp hết để đặt lại đúng lúc, đúng số lượng, giảm số lần hết hàng và tránh đặt dư làm nằm vốn, bằng cách tính số ngày còn đủ hàng từ số tồn thật và tốc độ bán gần đây.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHCảnh báo tồn thấp và đề xuất đặt lại	Mã tài liệu	QT-KHO-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi mã hàng đang kinh doanh có số tồn và lịch sử bán, chạy mỗi sáng và khi xuất hiện đơn bán lớn bất thường làm thay đổi nhu cầu.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc tạo đề nghị mua hay đặt hàng với nhà cung cấp (thuộc Mua hàng), hàng chậm bán và cận hạn (quy trình riêng), và dự báo bán theo mùa vụ cần ban giám đốc quyết.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Thủ kho. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Thủ kho.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Bảng tham số kho trong Bộ não công ty: thời gian giao của từng nhà cung cấp, số ngày dự phòng
Quy chế mua hàng và đặt lại hàng của công ty
Quy trình Mua đến thanh toán
Danh mục mã hàng và phân nhóm hàng của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Tốc độ bán trung bình	Số lượng bán ra bình quân mỗi ngày của một mã hàng trong 30 ngày gần nhất.
Số ngày còn đủ hàng	Số tồn hiện tại chia tốc độ bán trung bình, cho biết với nhịp bán này hàng còn bán được bao lâu.
Thời gian giao	Số ngày từ lúc đặt tới lúc hàng về kho của từng nhà cung cấp, lấy từ Bộ não công ty.
Ngày dự phòng	Số ngày đệm công ty đặt thêm để phòng nhà cung cấp giao trễ hoặc bán đột biến.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Thủ kho	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xác nhận số tồn trên phần mềm khớp thực tế với các mã được cảnh báo và chuyển đề xuất sang Mua hàng.
Nhân viên Mua hàng	R · Thực hiện	Xem danh sách đề xuất, quyết định đặt lại, tạo đề nghị mua và làm việc với nhà cung cấp.
Trưởng phòng Mua hàng	C · Được hỏi ý kiến	Quyết định các mã đánh dấu bất thường, chọn nhà cung cấp thay thế khi cần.
Kế toán	I · Được thông báo	Được thông báo tổng giá trị đề xuất đặt lại để cân đối dòng tiền.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số tồn hiện tại của từng mã hàng từ phần mềm bán hàng - kho
Số lượng bán 30 ngày gần nhất theo từng mã hàng
Thời gian giao của nhà cung cấp và số ngày dự phòng trong Bộ não công ty

Đầu ra

Danh sách đặt lại: mã, tồn, số ngày còn đủ hàng, số lượng đề xuất và cách tính
Danh sách mã đánh dấu bất thường cần người xem lại

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm bán hàng – kho	Số tồn, tốc độ bán và ngưỡng đặt lại
Giao cho	Thủ kho	Danh sách đặt lại chờ xác nhận số tồn
Giao cho	QT-LP-10 Thống nhất danh sách đặt hàng	Danh sách mã cần đặt lại kèm số ngày còn đủ hàng
Giao cho	QT-MH-01 Gom nhu cầu mua thành đề nghị mua	Mã hàng chạm điểm đặt lại cần mua ngoài đợt

7. Lưu đồ

1Lấy số tồn và số bánHân · Trợ lý Tồn kho
2Tính số ngày còn đủ hàngHân · Trợ lý Tồn kho
3Đánh dấu mã bán đột biếnHân · Trợ lý Tồn kho
4Lập danh sách đề xuất đặt lạiHân · Trợ lý Tồn kho
5Thủ kho xác nhận số tồnThủ kho
6Chuyển Mua hàng quyết định đặtNhân viên Mua hàng
7Theo dõi và rút kinh nghiệmHân · Trợ lý Tồn kho

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy số tồn và số bán	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Đọc số tồn hiện tại của từng mã hàng và số lượng bán ra 30 ngày gần nhất từ phần mềm bán hàng - kho; số tồn chỉ lấy từ phần mềm kho, không lấy từ bảng tính riêng. Loại các mã đã ngừng kinh doanh khỏi danh sách tính.	Bảng số liệu đầu vào ngày hôm đó	Trước 7:45 mỗi ngày làm việc	Mã có số tồn âm hoặc không có lịch sử bán được đánh dấu để thủ kho xem, không tự điền số.
2. Tính số ngày còn đủ hàng	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Tính tốc độ bán trung bình mỗi ngày của từng mã, rồi chia số tồn cho tốc độ đó để ra số ngày còn đủ hàng. So với thời gian giao của nhà cung cấp cộng số ngày dự phòng lấy từ Bộ não công ty để xác định mã nào cần đặt ngay.	Cột số ngày còn đủ hàng và mức ngưỡng trong bảng tính	—	Thiếu thời gian giao hoặc ngày dự phòng cho nhà cung cấp nào thì dừng và hỏi thủ kho, không tự đặt giá trị.
3. Đánh dấu mã bán đột biến	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	So tốc độ bán 7 ngày gần nhất với 30 ngày; mã lệch lớn hoặc vừa có đơn bán rất lớn thì đánh dấu bất thường. Với mã bất thường, nêu cả hai tốc độ và nguyên nhân có thể (đơn lớn, khuyến mãi, hết hàng làm sụt bán) thay vì áp công thức máy móc.	Danh sách mã bất thường	—	Mã bất thường không được đưa vào số lượng đề xuất cuối cho tới khi có người xem lại.
4. Lập danh sách đề xuất đặt lại	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Với mỗi mã cần đặt, tính số lượng đề xuất bằng nhu cầu cho thời gian giao cộng dự phòng trừ số tồn và hàng đang về, ghi rõ công thức. Xếp theo mức khẩn: mã sắp hết trước thời gian giao lên đầu danh sách. Soạn phiếu trình một màn hình: việc, tổng số mã, các mã gấp, điểm cần chú ý.	Danh sách đặt lại kèm phiếu trình	Trước 8:15 mỗi ngày làm việc	Tự kiểm ba điểm: số cộng đúng, mỗi dòng có cách tính, không còn ô trống.
5. Thủ kho xác nhận số tồn	Con người Thủ kho	Soát nhanh các mã gấp và mã bất thường với thực tế kệ để chắc số tồn trên phần mềm đúng. Nếu số tồn sai thì xử lý theo quy trình kiểm kê hoặc điều chỉnh; chỉ chuyển danh sách sang Mua hàng khi các mã gấp đã được xác nhận.	Xác nhận của thủ kho trên danh sách đặt lại	Trong 4 giờ làm việc	Điều chỉnh số tồn chỉ do thủ kho làm; nhân viên AI không sửa số tồn để danh sách khớp.
6. Chuyển Mua hàng quyết định đặt	Con người Nhân viên Mua hàng	Xem danh sách, chọn mã đặt, điều chỉnh số lượng và nhà cung cấp theo thực tế đàm phán. Tạo đề nghị mua theo quy trình Mua đến thanh toán; mã không đặt thì ghi lý do.	Đề nghị mua hoặc ghi chú lý do không đặt	Trong 1 ngày làm việc với mã gấp	Việc tạo đề nghị mua và đặt hàng luôn do Mua hàng quyết; nhân viên AI không tạo đề nghị.
7. Theo dõi và rút kinh nghiệm	Nhân viên AI Hân · Trợ lý Tồn kho	Ghi lại mã nào bị đề xuất sai (đặt dư, đặt thiếu, hết hàng dù đã cảnh báo) cùng nguyên nhân do người xem lại nêu. Điều chỉnh quy tắc đánh dấu bất thường hoặc tham số theo kết quả đã được thủ kho đồng ý.	Nhật ký sai lệch đề xuất	Hằng tuần	Chỉ đổi tham số trong Bộ não công ty khi thủ kho và Mua hàng đồng ý.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Có đơn bán lớn bất thường trong ngày	Chạy lại tính toán cho các mã trong đơn, tách đơn đó khỏi tốc độ bán trung bình và báo thủ kho cùng Mua hàng để quyết định đặt thêm.
Mã mới chưa đủ 30 ngày lịch sử bán	Đánh dấu là mã mới, dùng số ngày bán thực tế và ghi rõ đây là ước lượng; để Mua hàng quyết định số lượng.
Nhà cung cấp chưa có thời gian giao trong Bộ não công ty	Không tính đề xuất cho mã đó; báo thủ kho bổ sung thông số rồi tính lại.
Hàng đang về nhưng chưa nhập kho	Trừ số lượng hàng đang về theo đơn mua đã đặt khi tính số lượng đề xuất, và nêu rõ ngày dự kiến về để tránh đặt trùng.
Mã bán theo mùa hoặc có chiến dịch khuyến mãi sắp tới	Đánh dấu bất thường và để Mua hàng cùng Kinh doanh quyết số lượng; không áp công thức trung bình 30 ngày.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Đề xuất dựa trên số tồn sai nên đặt thiếu hoặc đặt dư	Thủ kho xác nhận số tồn của các mã gấp trước khi chuyển; số tồn chỉ lấy từ phần mềm kho.
Áp công thức máy móc cho mã bán đột biến	Mã lệch lớn giữa tốc độ 7 ngày và 30 ngày được đánh dấu và để người xem lại quyết số lượng.
Thông số thời gian giao và ngày dự phòng lỗi thời	Soát lại bảng tham số mỗi quý cùng Mua hàng; nhà cung cấp giao trễ nhiều lần thì cập nhật.

11. Biểu mẫu

BM-KHO-02-01

Danh sách đặt lại hàng

Ngày lập · Mã hàng · Số tồn · Hàng đang về · Tốc độ bán trung bình · Số ngày còn đủ hàng · Thời gian giao cộng dự phòng · Số lượng đề xuất · Cách tính · Cờ bất thường

BM-KHO-02-02

Phiếu trình danh sách đặt lại

Ngày trình · Tổng số mã cần đặt · Số mã gấp · Số mã bất thường · Căn cứ · Điểm cần chú ý · Người xác nhận · Người quyết đặt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Danh sách đặt lại hằng ngày	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho
Nhật ký sai lệch đề xuất	Kho tài liệu công ty, thư mục Kho	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thủ kho

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số lần hết hàng trong tháng	Số lượt mã hàng có tồn bằng 0 trong khi vẫn có nhu cầu bán	Giảm so với tháng trước (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số ngày tồn kho bình quân	Tổng giá trị tồn chia giá vốn bán bình quân mỗi ngày	Không tăng so với kỳ trước (đề xuất ban đầu, công ty đặt lại)	Hằng tháng
Tỷ lệ đề xuất được Mua hàng chấp nhận	Số mã đề xuất được đặt chia tổng số mã đề xuất	Từ 80% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449