| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHGom nhu cầu mua thành đề nghị mua | Mã tài liệu | QT-MH-01 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi nhu cầu mua từ các phòng được ghi nhận đủ thông tin, gộp hợp lý theo mặt hàng và chuyển thành đề nghị mua có căn cứ giá, nhà cung cấp quen thuộc và đúng cấp duyệt, để việc mua chủ động, không mua rời rạc, không mua vượt thẩm quyền.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi yêu cầu mua hàng hoá, vật tư, dịch vụ từ các phòng trong công ty, và cho các mặt hàng tồn kho chạm điểm đặt hàng lại cần bổ sung.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc so sánh báo giá và chọn nhà cung cấp (xem quy trình So sánh báo giá nhà cung cấp), việc phát hành đơn mua, và khoản chi nhỏ nhân viên tự ứng tiền (thuộc quy trình thanh toán của Hành chính).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Đề nghị mua. Ai gửi: Phòng cần mua hàng hoá, dịch vụ, văn phòng phẩm. Gửi gì: Mặt hàng, số lượng, ngày cần, ngân sách.
Người cầm lái đội: Trưởng nhóm Mua hàng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Người duyệt theo hạn mức.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.4 | Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Bảng hạn mức duyệt chi theo cấp trong Bộ não công ty
- Danh mục nhà cung cấp được duyệt
- Bảng điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn
- Quy trình So sánh báo giá nhà cung cấp
- Quy chế mua sắm nội bộ của công ty
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Yêu cầu mua | Đề xuất của một phòng cần có hàng hoá hoặc dịch vụ, ghi mặt hàng, số lượng, ngày cần và ngân sách. |
| Đề nghị mua | Văn bản đã gộp và làm đủ thông tin, trình người có thẩm quyền duyệt trước khi tìm nhà cung cấp hoặc đặt hàng. |
| Điểm đặt hàng lại | Mức tồn kho mà khi chạm tới thì phải bổ sung hàng, theo bảng của công ty. |
| Hạn mức duyệt | Giá trị tối đa mỗi cấp được tự duyệt, ghi trong bảng hạn mức duyệt chi. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Người đề nghị mua | R · Thực hiện | Nêu rõ nhu cầu, bổ sung thông tin còn thiếu và xác nhận lại số lượng, ngày cần. |
| Trưởng nhóm Mua hàng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm về đề nghị mua đúng thông tin, đúng gộp, trình đúng cấp duyệt. |
| Người duyệt theo hạn mức | R · Thực hiện | Duyệt, sửa hoặc trả lại đề nghị mua trong hạn mức được giao. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Được báo các đề nghị mua vượt hạn mức hoặc vượt ngân sách của phòng. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Yêu cầu mua của phòng hoặc cảnh báo tồn kho chạm điểm đặt hàng lại
- Lịch sử mua: lần mua gần nhất, giá, nhà cung cấp, thời gian giao thực tế
- Bảng hạn mức duyệt chi và ngân sách của phòng đề nghị
Đầu ra
- Đề nghị mua đã duyệt, ghi mặt hàng, số lượng, ngày cần, giá tham chiếu và người duyệt
- Danh sách yêu cầu bị trả lại kèm trường còn thiếu
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Người đề nghị mua | Yêu cầu mua |
| Nhận từ | QT-IT-02 Sổ tài sản và hạn bản quyền | Danh sách cần gia hạn hoặc mua thêm |
| Nhận từ | QT-KHO-02 Cảnh báo tồn thấp và đề xuất đặt lại | Mã hàng chạm điểm đặt lại cần mua ngoài đợt |
| Giao cho | Người đề nghị mua | Tin đã duyệt, cần sửa hoặc bị trả lại |
| Giao cho | Người duyệt theo hạn mức | Đề nghị mua nháp có giá tham chiếu |
| Giao cho | QT-MH-02 So sánh báo giá nhà cung cấp | Đề nghị mua đã duyệt cần so sánh báo giá |
| Giao cho | QT-MH-03 Soạn đơn mua nháp | Đề nghị mua đã duyệt |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận yêu cầu muaHoà · Trợ lý Đơn mua
- 2Tra lịch sử muaHoà · Trợ lý Đơn mua
- 3Gộp yêu cầu cùng mặt hàngHoà · Trợ lý Đơn mua
- 4Soạn đề nghị mua nhápHoà · Trợ lý Đơn mua
- 5Trưởng nhóm kiểm trước khi trìnhTrưởng nhóm Mua hàng (con người)
- 6Duyệt đề nghị muaNgười duyệt theo hạn mức
- 7Cập nhật sổ và chuyển bước sauHoà · Trợ lý Đơn mua
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận yêu cầu mua | Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua |
|
Một dòng mới trong Sổ theo dõi đề nghị mua | Trong ngày nhận | Yêu cầu không ghi ngày cần hoặc ngân sách thì chưa đưa vào bước gộp. |
| 2. Tra lịch sử mua | Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua |
|
Cột lịch sử trong Sổ theo dõi đề nghị mua | Trong 4 giờ làm việc | Mặt hàng chưa từng mua thì ghi rõ chưa có giá tham chiếu, không ước đoán giá. |
| 3. Gộp yêu cầu cùng mặt hàng | Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua |
|
Bảng gộp nhu cầu theo tuần | Theo lịch gộp thứ Hai hằng tuần | Yêu cầu khẩn có ghi lý do được tách ra mua riêng, không chờ chu kỳ gộp. |
| 4. Soạn đề nghị mua nháp | Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua |
|
Đề nghị mua nháp | Trong 1 ngày làm việc từ khi thông tin đủ | Tự kiểm ba điểm trước khi trình: đủ trường, số cộng đúng, cấp duyệt đúng bảng hạn mức. |
| 5. Trưởng nhóm kiểm trước khi trình | Con người Trưởng nhóm Mua hàng (con người) |
|
Xác nhận của Trưởng nhóm trên đề nghị | Trong 1 ngày làm việc | Đề nghị không qua Trưởng nhóm thì không được trình lên người duyệt. |
| 6. Duyệt đề nghị mua | Con người Người duyệt theo hạn mức |
|
Chữ ký hoặc xác nhận duyệt trên đề nghị mua | Trong 2 ngày làm việc | Người đề nghị không tự duyệt đề nghị của chính mình. Im lặng không được coi là duyệt. |
| 7. Cập nhật sổ và chuyển bước sau | Nhân viên AI Hoà · Trợ lý Đơn mua |
|
Sổ theo dõi đề nghị mua đã cập nhật | Trong ngày có kết quả duyệt | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Yêu cầu khẩn, không kịp chu kỳ gộp tuần | Soạn đề nghị riêng ngay trong ngày, ghi lý do khẩn và người xác nhận khẩn; vẫn phải đủ cấp duyệt, không bỏ bước duyệt. |
| Hai phòng cùng yêu cầu một mặt hàng nhưng khác quy cách | Không tự gộp; hỏi lại hai người đề nghị để thống nhất quy cách hoặc giữ hai dòng riêng. |
| Mặt hàng chưa từng mua nên không có giá tham chiếu | Ghi chưa có giá tham chiếu, chuyển cho Trợ lý Nguồn hàng tìm báo giá; Trưởng nhóm quyết định có trình duyệt sớm hay chờ có giá. |
| Yêu cầu vượt ngân sách còn lại của phòng | Đánh dấu số vượt ở đầu phiếu trình, trình cấp có thẩm quyền theo bảng hạn mức, không cắt bớt số lượng để lọt hạn mức. |
| Người duyệt vắng mặt quá thời hạn | Nhắc một lần; hết hạn thì báo Trưởng nhóm để chuyển người được uỷ quyền theo bảng thẩm quyền. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Mua trùng hoặc mua dư vì không biết tồn kho và đề nghị đang mở | Tra tồn kho và Sổ theo dõi đề nghị mở trước khi gộp; dòng trùng được đánh dấu cho Trưởng nhóm. |
| Chia nhỏ đề nghị để né hạn mức duyệt | Bảng gộp tuần cộng dồn theo mặt hàng và nhà cung cấp; tổng dồn mới là căn cứ xác định cấp duyệt. |
| Giá tham chiếu cũ dẫn tới ngân sách lệch | Ghi ngày của giá tham chiếu; giá quá cũ theo ngưỡng công ty đặt thì gắn cờ chờ báo giá mới. |
11. Biểu mẫu
BM-MH-01-01
Đề nghị mua
Số đề nghị · Ngày lập · Người đề nghị và phòng · Mặt hàng và quy cách · Số lượng · Ngày cần · Ngân sách · Giá tham chiếu và ngày của giá · Nhà cung cấp gợi ý · Cấp duyệt theo hạn mức · Người duyệt và ngày duyệt
BM-MH-01-02
Bảng gộp nhu cầu theo tuần
Tuần · Mặt hàng · Quy cách · Tổng số lượng · Các yêu cầu được gộp · Phòng yêu cầu · Ngày cần sớm nhất · Ghi chú
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ theo dõi đề nghị mua | Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
| Đề nghị mua đã duyệt | Kho tài liệu công ty, thư mục theo năm và tháng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng nhóm Mua hàng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian từ có nhu cầu tới có đề nghị mua đủ thông tin | Số ngày làm việc trung bình từ ngày nhận yêu cầu tới ngày đề nghị đủ trường để trình duyệt | Không quá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ đề nghị bị trả lại vì thiếu | Số đề nghị bị trả lại vì thiếu thông tin chia tổng số đề nghị đã trình | Không quá 10% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |