← IT nội bộ · Danh mục quy trình

Sổ tài sản và hạn bản quyền

Bảo đảm công ty luôn biết mình có thiết bị, bản quyền, tên miền, chứng thư nào, ai đang giữ, khi nào hết hạn và đang tốn bao nhiêu, để không dịch vụ nào hết hạn trong im lặng và không trả tiền cho thứ không ai dùng.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSổ tài sản và hạn bản quyền	Mã tài liệu	QT-IT-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho thiết bị, bản quyền phần mềm, tên miền, chứng thư bảo mật của máy chủ và hạn bảo hành của công ty, cập nhật hằng tháng và mỗi lần mua, cấp, thu hồi.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc thanh toán và đàm phán nhà cung cấp (xem quy trình Mua đến thanh toán), kiểm kê tài sản cố định của kế toán, và việc cấp quyền cho người dùng trên bản quyền. Hợp đồng, giấy phép và chứng thư chữ ký số thuộc quy trình Sổ hạn hợp đồng và giấy phép của phòng Pháp chế.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Người phụ trách IT. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.3	Cơ sở hạ tầng
7.5	Thông tin dạng văn bản
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Sổ tài sản trong Bộ não công ty
Quy chế quản lý và sử dụng tài sản của công ty
Bảng chi phí bản quyền và dịch vụ hằng năm
Quy trình Mua đến thanh toán
Phiếu chuyển giao liên phòng IT sang Mua hàng

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Sổ tài sản	Bảng ghi toàn bộ thiết bị và bản quyền kèm người giữ, ngày mua, hạn bảo hành, hạn gia hạn và chi phí.
Mục đến hạn	Bản quyền, tên miền, chứng thư hoặc bảo hành sẽ hết hạn trong vòng 30 hoặc 60 ngày.
Bản quyền lãng phí	Bản quyền đang trả tiền nhưng không có người dùng hoặc người dùng đã nghỉ.
Phiếu chuyển giao	Văn bản chuyển danh sách cần gia hạn từ IT sang Mua hàng kèm căn cứ và hạn.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách IT	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt danh sách gia hạn và danh sách cắt giảm trước khi chuyển Mua hàng.
Người quản trị	R · Thực hiện	Cung cấp thông tin thực tế từ hệ thống, gia hạn kỹ thuật và thu hồi bản quyền.
Nhân viên mua hàng	R · Thực hiện	Nhận phiếu chuyển giao và thực hiện việc mua hoặc gia hạn theo quy trình mua.
Người giữ thiết bị	I · Được thông báo	Xác nhận đang giữ thiết bị hoặc bản quyền khi được hỏi.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Sổ tài sản hiện hành trong Bộ não công ty
Thông báo mua, cấp, thu hồi thiết bị hoặc bản quyền
Danh sách người dùng bản quyền do người quản trị cung cấp

Đầu ra

Sổ tài sản cập nhật đến ngày
Danh sách mục đến hạn trong 30 và 60 ngày
Danh sách bản quyền và thiết bị lãng phí hoặc không rõ người giữ

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người quản trị	Thông tin mua, cấp, thu hồi thiết bị và bản quyền
Giao cho	Người phụ trách IT	Danh sách đến hạn và danh sách đang lãng phí
Giao cho	QT-MH-01 Gom nhu cầu mua thành đề nghị mua	Danh sách cần gia hạn hoặc mua thêm

7. Lưu đồ

1Cập nhật sổ theo phát sinhLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền
2Đối chiếu thực tế hằng thángLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền
3Liệt kê mục đến hạnLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền
4Nêu bản quyền lãng phí và thiết bị không rõ người giữLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền
5Lập phiếu chuyển giao cho Mua hàngLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền
6Duyệt danh sách gia hạn và cắt giảmNgười phụ trách IT
7Thực hiện mua hoặc gia hạnNhân viên mua hàng
8Cập nhật sổ sau gia hạnLâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Cập nhật sổ theo phát sinh	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Ghi mỗi lần mua, cấp, thu hồi vào sổ theo khuôn: tên, người giữ, ngày mua, hạn bảo hành, hạn gia hạn, chi phí. Gắn mã tài sản duy nhất cho mục mới và liên kết với chứng từ mua trong kho tài liệu.	Dòng mới hoặc dòng cập nhật trong Sổ tài sản	Trong 2 ngày làm việc từ khi có phát sinh	Mục thiếu ngày hết hạn hoặc người giữ thì đánh dấu chưa đủ, không bỏ trống im lặng.
2. Đối chiếu thực tế hằng tháng	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Gửi người giữ danh sách thiết bị và bản quyền đứng tên họ để xác nhận còn dùng hay không. So sổ với danh sách người dùng bản quyền do người quản trị cung cấp, nêu chênh lệch.	Cột xác nhận trong Sổ tài sản	Hoàn tất trong 5 ngày làm việc đầu tháng	Người không phản hồi sau một lần nhắc thì ghi chưa xác nhận và đưa vào danh sách không rõ người giữ.
3. Liệt kê mục đến hạn	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Lọc mọi mục hết hạn trong 30 ngày và trong 60 ngày: bản quyền, tên miền, chứng thư, bảo hành. Với mỗi mục nêu ngày hết hạn, hậu quả nếu để hết và chi phí gia hạn lần trước.	Danh sách đến hạn	Ngày 1 hằng tháng	Mục không có ngày hết hạn trong sổ vẫn đưa vào danh sách riêng để người quản trị bổ sung.
4. Nêu bản quyền lãng phí và thiết bị không rõ người giữ	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Liệt kê bản quyền đang trả tiền nhưng không có người dùng và tính số tiền trả mỗi kỳ. Liệt kê thiết bị không rõ ai giữ hoặc người giữ đã nghỉ.	Danh sách đang lãng phí	Cùng ngày với danh sách đến hạn	Chỉ nêu và đề nghị, không tự kết luận là bỏ hay thu hồi.
5. Lập phiếu chuyển giao cho Mua hàng	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Soạn phiếu chuyển giao gồm các mục cần gia hạn, hạn chót, chi phí tham chiếu, kèm riêng các mục đề nghị không gia hạn. Trình người phụ trách IT bằng phiếu một màn hình, nêu tối đa ba điểm cần chú ý.	Phiếu chuyển giao dự thảo	Trong 1 ngày làm việc từ khi có danh sách	Tự kiểm số tiền cộng đúng và không mục nào thiếu hạn chót trước khi trình.
6. Duyệt danh sách gia hạn và cắt giảm	Con người Người phụ trách IT	Chọn từng mục: gia hạn, không gia hạn hoặc cần hỏi thêm; mục lãng phí quyết định thu hồi hay giữ. Ký xác nhận phiếu chuyển giao trước khi gửi Mua hàng.	Phiếu chuyển giao đã duyệt	Trong 2 ngày làm việc	Im lặng không phải là duyệt; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo lãnh đạo công ty.
7. Thực hiện mua hoặc gia hạn	Con người Nhân viên mua hàng	Nhận phiếu chuyển giao đã duyệt và xử lý theo quy trình Mua đến thanh toán. Báo người quản trị khi đã thanh toán để áp dụng gia hạn kỹ thuật.	Chứng từ mua hoặc gia hạn	Trước hạn chót ghi trên phiếu	Nhân viên AI không gia hạn và không mua dưới bất kỳ hình thức nào.
8. Cập nhật sổ sau gia hạn	Nhân viên AI Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền	Khi nhận báo đã gia hạn, cập nhật ngày hết hạn mới, chi phí và gắn chứng từ vào dòng tương ứng. Mục quá hạn chưa được xử lý: báo ngay người phụ trách IT, không chờ đến lần rà sau.	Sổ tài sản cập nhật, ghi chú đã xử lý	Trong 1 ngày làm việc sau khi nhận báo	Chỉ đổi ngày hết hạn khi có chứng từ gia hạn đính kèm.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Dịch vụ sắp hết hạn trong dưới 7 ngày mà chưa duyệt	Báo người phụ trách IT bằng tin khẩn ngay, nêu hậu quả cụ thể và đề nghị quyết trong ngày; không chờ chu kỳ hằng tháng.
Người giữ thiết bị đã nghỉ hoặc đổi bộ phận	Đưa vào danh sách không rõ người giữ, đề nghị trưởng bộ phận chỉ định người nhận và cập nhật sổ sau khi có xác nhận.
Bản quyền đăng ký bằng email cá nhân của nhân viên	Đánh dấu rủi ro, đề nghị người quản trị chuyển sang tài khoản của công ty trước khi gia hạn.
Hoá đơn gia hạn không khớp chi phí ghi trong sổ	Ghi chênh lệch, báo người phụ trách IT và Mua hàng để làm rõ trước khi cập nhật sổ.
Thiết bị mất hoặc hỏng không sửa được	Chuyển người phụ trách IT; chỉ đổi trạng thái trong sổ sau khi có quyết định của người có thẩm quyền.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Tên miền, chứng thư hết hạn làm hệ thống ngừng hoạt động	Rà đến hạn trong 60 ngày mỗi tháng và nhắc ba mốc, mục dưới 7 ngày báo khẩn.
Sổ tài sản không khớp thực tế	Đối chiếu hằng tháng với người giữ và dữ liệu người quản trị, nêu chênh lệch.
Trả tiền cho bản quyền không ai dùng	Mỗi tháng liệt kê bản quyền không có người dùng và tổng tiền trả.
Lộ khoá bản quyền hoặc thông tin đăng nhập quản trị	Sổ chỉ ghi tên và hạn, không ghi khoá, mật khẩu hay mã xác thực.

11. Biểu mẫu

BM-IT-02-01

Sổ tài sản và bản quyền

Mã tài sản · Loại · Tên · Người giữ · Ngày mua · Hạn bảo hành · Hạn gia hạn · Chi phí mỗi kỳ · Nhà cung cấp · Trạng thái · Ngày xác nhận gần nhất

BM-IT-02-02

Phiếu chuyển giao gia hạn cho Mua hàng

Ngày lập · Mục cần gia hạn · Ngày hết hạn · Hạn chót xử lý · Chi phí tham chiếu · Hậu quả nếu để hết hạn · Người duyệt và ngày duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ tài sản và bản quyền	Kho tài liệu công ty, thư mục IT	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách IT
Phiếu chuyển giao đã duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục IT theo năm	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách IT
Chứng từ mua và gia hạn	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Nhân viên mua hàng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Dịch vụ hết hạn ngoài ý muốn	Số bản quyền, tên miền, chứng thư hết hạn khi chưa có quyết định trong quý	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Chi phí bản quyền không ai dùng	Tổng tiền mỗi kỳ của bản quyền không có người dùng	Giảm ít nhất một nửa sau 3 tháng (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ tài sản có người giữ xác nhận	Số dòng có xác nhận trong tháng chia tổng số dòng trong sổ	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449