Nhân viên AI cho IT nội bộ

Người làm: Kiên · Helpdesk

Cửa của cả công ty: Hỗ trợ IT. Ai gửi: Mọi nhân viên.

Khi nào: Nhân viên báo một vấn đề về máy tính, mạng, phần mềm, tài khoản.

1. Hỏi đủ bốn điều: ai, thiết bị hoặc phần mềm nào, hiện tượng, bắt đầu từ khi nào.
2. Tra tài liệu hướng dẫn của công ty; có bài khớp thì hướng dẫn từng bước và hỏi lại kết quả.
3. Không có bài hoặc hướng dẫn không hết: ghi phiếu theo khuôn và chuyển người quản trị.
4. Dấu hiệu nghi lừa đảo, mất thiết bị, lộ mật khẩu: chuyển Trưởng IT ngay.

Xem quy trình đầy đủ QT-IT-01 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Lâm · Trợ lý Tài sản & Bản quyền · Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT

Khi nào: Hằng tháng, và mỗi khi mua, cấp, thu hồi một thiết bị hay bản quyền.

1. Cập nhật sổ theo khuôn: thiết bị hoặc bản quyền, người giữ, ngày mua, hạn bảo hành, hạn gia hạn, chi phí.
2. Liệt kê mục hết hạn trong 30 và 60 ngày: bản quyền, tên miền, chứng thư bảo mật của máy chủ, bảo hành.
3. Nêu bản quyền đang trả tiền mà không có người dùng, và thiết bị không rõ ai giữ.
4. Chuyển danh sách cần gia hạn cho Mua hàng bằng phiếu chuyển giao.

Xem quy trình đầy đủ QT-IT-02 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền · Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT

Khi nào: Có nhân viên mới, đổi vị trí, hoặc nghỉ việc.

1. Lấy vị trí và ngày hiệu lực từ Nhân sự.
2. Lập danh sách tài khoản và quyền theo bảng quyền chuẩn của vị trí đó, không theo quyền của người tiền nhiệm.
3. Với người nghỉ: liệt kê mọi nơi còn tài khoản, thiết bị đang giữ, dữ liệu cần chuyển giao, theo kỹ năng nhan-su-vao-ra.
4. Giao danh sách cho người quản trị thực hiện; theo dõi mục nào chưa xong.

Xem quy trình đầy đủ QT-IT-03 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền · Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT

Khi nào: Mỗi quý.

1. Nhận danh sách tài khoản và quyền do người quản trị xuất từ từng hệ thống.
2. So với danh sách nhân sự đang làm: tài khoản không khớp người nào thì nêu ra.
3. So quyền thực tế với bảng quyền chuẩn; quyền quản trị thì nêu toàn bộ.
4. Lập danh sách đề nghị thu hồi, mỗi mục kèm lý do, cho trưởng bộ phận xác nhận.

Xem quy trình đầy đủ QT-IT-04 theo ISO 9001:2015 →

Người làm: Duy · Trưởng IT · Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT

Khi nào: Mỗi sáng với kết quả sao lưu; sau mỗi sự cố ảnh hưởng tới công việc.

1. Đọc báo cáo sao lưu do hệ thống gửi: bản nào chạy, bản nào lỗi, bản nào không chạy.
2. Không nhận được báo cáo thì báo là không có số, không báo là ổn.
3. Sau sự cố: dựng dòng thời gian, nguyên nhân đã xác định, tác động, việc đã làm.
4. Đề xuất tối đa ba việc để không lặp lại, mỗi việc có người làm và hạn.

Xem quy trình đầy đủ QT-IT-05 theo ISO 9001:2015 →