← IT nội bộ · Danh mục quy trình

Danh sách việc cấp và thu hồi tài khoản

Bảo đảm mỗi người vào, đổi vị trí hoặc nghỉ việc đều có một danh sách việc đầy đủ về tài khoản và quyền theo đúng vị trí, và người nghỉ không còn tài khoản sống ở bất kỳ nơi nào, để nhân viên mới làm việc được sớm và công ty không mất dữ liệu hoặc để lọt cửa vào hệ thống.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHDanh sách việc cấp và thu hồi tài khoản	Mã tài liệu	QT-IT-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho nhân viên mới nhận việc, nhân viên đổi vị trí hoặc bộ phận, và nhân viên nghỉ việc; gồm mọi hệ thống, hộp thư, nhóm chat, thiết bị và dịch vụ của công ty.

Không áp dụng: Không áp dụng cho tài khoản của khách hàng, rà quyền định kỳ toàn công ty (xem quy trình Rà quyền truy cập định kỳ), và các quyết định tuyển dụng, kỷ luật, cho nghỉ của Nhân sự.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Người phụ trách IT. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người phụ trách IT.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.3	Cơ sở hạ tầng
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.5	Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Bảng quyền chuẩn theo vị trí trong Bộ não công ty
Quy chế bảo mật thông tin và sử dụng hệ thống của công ty
Quy trình Nhân sự vào và ra
Bộ luật Lao động (về hồ sơ và bàn giao khi nghỉ việc)
Kỹ năng nhan-su-vao-ra

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Bảng quyền chuẩn	Bảng nêu vị trí nào được dùng hệ thống nào và ở mức quyền nào.
Soát phụ thuộc	Việc liệt kê mọi nơi người nghỉ còn đứng tên hoặc giữ vai trò trước khi khoá tài khoản.
Lệnh duyệt	Văn bản của người có thẩm quyền cho phép tạo, khoá hoặc đổi quyền tài khoản.
Tài khoản mồ côi	Tài khoản còn hoạt động nhưng không còn thuộc về người nào đang làm việc.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân sự	R · Thực hiện	Báo vị trí, ngày hiệu lực và gửi lệnh duyệt khi có người vào, đổi, nghỉ.
Trưởng bộ phận	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận quyền cần cấp và người nhận thay công việc, dữ liệu của người nghỉ.
Người phụ trách IT	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt danh sách việc trước khi người quản trị thực hiện.
Người quản trị	R · Thực hiện	Tạo, khoá, đổi quyền tài khoản và thu hồi thiết bị; giao thông tin đăng nhập ban đầu trực tiếp cho người dùng.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Thông báo từ Nhân sự: họ tên, vị trí, ngày hiệu lực, loại thay đổi
Bảng quyền chuẩn theo vị trí trong Bộ não công ty
Hồ sơ nhân sự (chỉ đọc vị trí và ngày hiệu lực)
Lệnh duyệt bằng văn bản của người có thẩm quyền đối với trường hợp nghỉ việc

Đầu ra

Danh sách việc theo từng hệ thống, có người làm và hạn
Báo cáo hoàn tất xác nhận từng mục đã làm xong và mục còn treo

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhân sự	Thông báo nhân viên mới, đổi vị trí hoặc nghỉ việc
Nhận từ	QT-LP-05 Chuẩn bị nhân sự vào và ra	Yêu cầu lập danh sách cấp hoặc thu hồi tài khoản
Giao cho	Người quản trị	Danh sách việc theo từng hệ thống, có người làm và hạn
Giao cho	QT-IT-04 Rà quyền truy cập định kỳ	Thay đổi quyền đã thực hiện

7. Lưu đồ

1Nhận thông báo và xác định hiệu lựcTuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
2Lập danh sách quyền theo bảng chuẩnTuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
3Soát phụ thuộc với người nghỉTuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
4Lập danh sách việc theo từng hệ thống và trình duyệtTuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
5Duyệt danh sách việcNgười phụ trách IT
6Thực hiện tạo, đổi, khoá tài khoảnNgười quản trị
7Theo dõi và xác nhận hoàn tấtTuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận thông báo và xác định hiệu lực	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Lấy từ Nhân sự họ tên, vị trí, bộ phận và ngày hiệu lực của người vào, đổi vị trí hoặc nghỉ. Mở một phiếu theo dõi riêng cho từng người và ghi loại thay đổi.	Phiếu theo dõi tài khoản	Trong 1 ngày làm việc từ khi nhận thông báo	Không có ngày hiệu lực hoặc vị trí rõ ràng thì hỏi lại Nhân sự, không tự đoán.
2. Lập danh sách quyền theo bảng chuẩn	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Tra bảng quyền chuẩn của vị trí mới và liệt kê từng hệ thống cùng mức quyền cần cấp. Với người đổi vị trí, liệt kê quyền cũ cần gỡ và quyền mới cần cấp; không sao chép quyền của người tiền nhiệm.	Danh sách quyền đề nghị	Trong 1 ngày làm việc	Vị trí chưa có trong bảng quyền chuẩn thì dừng và hỏi người phụ trách IT, không tự dựng quyền.
3. Soát phụ thuộc với người nghỉ	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Liệt kê mọi nơi người nghỉ còn sống: khách hàng, đơn hàng, công việc đứng tên; vai trò người duyệt; nhóm chat và hộp thư chung đang quản trị; lịch tự động và dịch vụ đăng ký bằng email của họ. Liệt kê thiết bị, thẻ, chữ ký số đang giữ và dữ liệu cần chuyển giao, theo kỹ năng nhan-su-vao-ra. Mỗi mục kèm đề xuất người nhận thay, chờ trưởng bộ phận xác nhận.	Bảng soát phụ thuộc	Hoàn tất trước ngày hiệu lực ít nhất 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Chưa chuyển xong mục nào có người nhận thay thì chưa đề nghị khoá, để khoá trước chuyển không làm rơi việc.
4. Lập danh sách việc theo từng hệ thống và trình duyệt	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Gộp quyền và soát phụ thuộc thành danh sách việc theo từng hệ thống, mỗi dòng có người làm và hạn. Soạn phiếu trình một màn hình: việc, số hệ thống, ngày hiệu lực, tối đa ba điểm cần chú ý, người duyệt.	Phiếu trình duyệt	Trong 1 ngày làm việc từ khi đủ thông tin	Tự kiểm không hệ thống nào ở bảng quyền chuẩn bị bỏ sót và không còn dòng thiếu người làm.
5. Duyệt danh sách việc	Con người Người phụ trách IT	Đọc phiếu, chọn một trong ba: duyệt, sửa kèm nội dung, hoặc trả lại kèm lý do. Với người nghỉ, đính lệnh duyệt bằng văn bản của người có thẩm quyền trước khi chuyển người quản trị.	Xác nhận duyệt trên phiếu và lệnh duyệt đính kèm	Trong 1 ngày làm việc	Nhân viên AI không thay ai duyệt; im lặng không phải là duyệt.
6. Thực hiện tạo, đổi, khoá tài khoản	Con người Người quản trị	Tạo, đổi quyền hoặc khoá tài khoản theo đúng danh sách đã duyệt, đánh dấu từng dòng khi xong. Giao thông tin đăng nhập ban đầu trực tiếp cho người dùng mới, không qua nhân viên AI và không ghi vào phiếu. Thu hồi thiết bị, chuyển dữ liệu và hộp thư của người nghỉ cho người nhận thay.	Cột đã làm và ngày làm trên danh sách việc	Tài khoản mới sẵn sàng trước ngày nhận việc; khoá người nghỉ đúng giờ hiệu lực	Chỉ làm việc có trong danh sách đã duyệt; thao tác ngoài danh sách phải có duyệt bổ sung.
7. Theo dõi và xác nhận hoàn tất	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Theo dõi từng dòng đến khi xong, nhắc người quản trị một lần khi trễ hạn rồi báo người phụ trách IT. Hỏi nhân viên mới xác nhận đã vào được từng hệ thống; với người nghỉ, đề nghị người quản trị xuất kiểm tra không còn tài khoản hoạt động. Đóng phiếu, báo Nhân sự và trưởng bộ phận kết quả.	Báo cáo hoàn tất và phiếu đã đóng	Trong 1 ngày làm việc sau ngày hiệu lực	Mục còn treo phải nêu tên người giữ và hạn mới, không đóng phiếu khi còn tài khoản người nghỉ hoạt động.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Người nghỉ đột xuất, không báo trước	Nhân sự chuyển lệnh duyệt ngay; soát phụ thuộc làm nhanh trong ngày, trưởng bộ phận nêu người nhận thay trước khi khoá; trường hợp khẩn do người phụ trách IT quyết.
Dịch vụ dùng chung đăng ký bằng email của người nghỉ	Liệt kê vào bảng soát phụ thuộc, người quản trị chuyển chủ sở hữu sang tài khoản chung của công ty trước khi khoá.
Nhân viên mới cần quyền ngoài bảng quyền chuẩn	Lập đề nghị riêng nêu lý do và thời hạn, trưởng bộ phận xác nhận, người phụ trách IT duyệt; không gộp vào quyền chuẩn.
Người đổi vị trí cần giữ quyền cũ tạm thời để bàn giao	Ghi ngày hết hạn quyền cũ trong phiếu và đặt nhắc gỡ vào đúng ngày đó.
Hồ sơ nhân sự và thông báo nhận được không khớp nhau	Dừng lập danh sách, hỏi lại Nhân sự; không dùng thông tin chưa được xác nhận để đề nghị khoá hay cấp.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Người nghỉ vẫn đăng nhập được sau ngày hiệu lực	Danh sách luôn có dòng kiểm tra cuối và chỉ đóng phiếu khi người quản trị xác nhận không còn tài khoản hoạt động.
Khoá tài khoản trước khi chuyển công việc làm rơi việc im lặng	Bắt buộc có bảng soát phụ thuộc và người nhận thay được trưởng bộ phận xác nhận trước khi đề nghị khoá.
Cấp quyền quá rộng do sao chép quyền người trước	Chỉ lấy quyền từ bảng quyền chuẩn của vị trí; quyền ngoài chuẩn phải có đề nghị riêng.
Lộ mật khẩu hoặc thông tin nhân sự nhạy cảm	Nhân viên AI không hỏi, nhận hay lưu mật khẩu; hồ sơ nhân sự chỉ đọc vị trí và ngày hiệu lực.

11. Biểu mẫu

BM-IT-03-01

Danh sách việc cấp và thu hồi tài khoản

Họ tên · Vị trí và bộ phận · Loại thay đổi · Ngày hiệu lực · Hệ thống · Quyền cần cấp hoặc gỡ · Người làm · Hạn · Đã làm và ngày làm · Ghi chú

BM-IT-03-02

Bảng soát phụ thuộc người nghỉ

Họ tên · Nơi còn đứng tên hoặc giữ vai trò · Loại (công việc, vai trò duyệt, nhóm chat, dịch vụ, thiết bị) · Đề xuất người nhận thay · Trưởng bộ phận xác nhận · Ngày chuyển xong

BM-IT-03-03

Phiếu trình duyệt

Việc · Kết quả đính kèm · Số hệ thống · Ngày hiệu lực · Căn cứ · Điểm cần chú ý · Người duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Danh sách việc và phiếu theo dõi	Kho tài liệu công ty, thư mục IT, quyền hạn chế	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách IT
Lệnh duyệt và bảng soát phụ thuộc	Kho tài liệu công ty, thư mục IT, quyền hạn chế	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách IT

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tài khoản người đã nghỉ còn hoạt động	Số tài khoản của người đã nghỉ còn hoạt động tại ngày cuối tháng	Bằng 0	Hằng tháng
Thời gian để nhân viên mới có đủ công cụ	Số giờ làm việc từ ngày nhận việc tới khi vào được mọi hệ thống theo bảng chuẩn	Không quá 4 giờ (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ thay đổi có danh sách trước ngày hiệu lực	Số thay đổi có phiếu duyệt trước ngày hiệu lực chia tổng số thay đổi	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449