← Liên phòng · Danh mục quy trình

Chuẩn bị nhân sự vào và ra

Bảo đảm nhân viên mới có đủ quyền, đồ nghề, giấy tờ và lộ trình ngay từ ngày đầu, và người sắp nghỉ không để lại việc chết im trên bất kỳ hệ thống nào, vì mọi phụ thuộc đã được soát và có người nhận thay trước khi khoá.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHChuẩn bị nhân sự vào và ra	Mã tài liệu	QT-LP-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng khi có nhân viên mới sắp vào hoặc nhân viên sắp nghỉ hay chuyển đi: lập danh sách việc hội nhập, soát phụ thuộc, tổng hợp thành một danh sách có người làm và hạn để trình duyệt.

Không áp dụng: Không áp dụng cho quyết định tuyển, kỷ luật hay cho nghỉ việc (luôn của con người) và không bao gồm việc tạo hoặc khoá tài khoản, vốn do người quản trị làm sau lệnh duyệt.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền duyệt.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
5.3	Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
7.1.2	Con người
7.2	Năng lực
7.4	Trao đổi thông tin

Khuôn nhân sự vào và ra (năm nhóm phụ thuộc)
Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Bảng quyền chuẩn theo vị trí
Quy chế bảo mật dữ liệu cá nhân nhân viên của công ty
Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Bảng quyền chuẩn	Danh sách quyền hệ thống được cấp theo vị trí, không sao chép từ người tiền nhiệm.
Soát phụ thuộc	Liệt kê mọi nơi người sắp nghỉ còn đứng tên hoặc giữ vai trò trước khi khoá.
Lệnh duyệt bằng văn bản	Văn bản của người có thẩm quyền cho phép tạo hoặc khoá tài khoản.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Thảo · Trưởng phòng Nhân sự	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Chuyên viên nhân sự	R · Thực hiện	Nêu tên, vị trí, ngày hiệu lực và theo dõi danh sách việc.
Người có thẩm quyền duyệt	A · Chịu trách nhiệm cuối	Ra lệnh duyệt bằng văn bản cho việc tạo hoặc khoá tài khoản và chỉ định người nhận thay.
Quản trị hệ thống	R · Thực hiện	Tạo hoặc khoá tài khoản sau lệnh duyệt.
Quản lý trực tiếp	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận người nhận thay và lộ trình tuần đầu.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Thông tin của Nhân sự: tên, vị trí, ngày hiệu lực, loại vào hoặc ra
Bảng quyền chuẩn theo vị trí và bảng chuẩn thiết bị
Danh sách khách hàng, công việc, vai trò duyệt đang đứng tên (khi ra)

Đầu ra

Một danh sách việc có người làm và hạn, đã được trình người có thẩm quyền
Danh sách khoản tạm ứng và công nợ cá nhân còn treo (khi ra)

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Chuyên viên nhân sự	Tên, vị trí, ngày hiệu lực của người vào hoặc ra
Nhận từ	QT-NS-02 Hội nhập nhân viên mới	Nhân viên mới cần chuẩn bị liên phòng
Giao cho	QT-IT-03 Danh sách việc cấp và thu hồi tài khoản	Yêu cầu lập danh sách cấp hoặc thu hồi tài khoản
Giao cho	Người có thẩm quyền duyệt	Một danh sách việc có người làm và hạn
Giao cho	Quản trị hệ thống	Lệnh đã duyệt để tạo hoặc khoá tài khoản

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận và lập phiếu chuyển giaoThảo · Trưởng phòng Nhân sự
2Lập danh sách quyền theo vị trí (luồng vào)Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
3Lập lộ trình tuần đầu (luồng vào)Uyên · Trợ lý Đào tạo
4Liệt kê giấy tờ còn thiếu (luồng vào)Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng
5Soát năm nhóm phụ thuộc (luồng ra)Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền
6Nêu tạm ứng và công nợ cá nhân (luồng ra)Lộc · Trợ lý Thanh toán
7Gom thành một danh sáchThảo · Trưởng phòng Nhân sự
8Ra lệnh duyệtNgười có thẩm quyền duyệt
9Thực hiện tạo hoặc khoá tài khoảnQuản trị hệ thống

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận và lập phiếu chuyển giao	Nhân viên AI Thảo · Trưởng phòng Nhân sự	Nhận thông tin do Nhân sự nêu vào phòng Nhân sự vào và ra: tên, vị trí, ngày hiệu lực, vào hay ra. Điền phiếu sáu dòng cho từng người nhận theo luồng vào hoặc ra và gọi đích danh.	Phiếu chuyển giao sáu dòng	Trong ngày nhận thông tin	Thiếu ngày hiệu lực thì hỏi lại Nhân sự, không tự đoán.
2. Lập danh sách quyền theo vị trí (luồng vào)	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Lập danh sách tài khoản và quyền cần cấp theo bảng quyền chuẩn của vị trí. Không sao chép quyền của người tiền nhiệm; quyền ngoài bảng chuẩn ghi riêng kèm lý do.	Danh sách quyền đề xuất	Trước ngày hiệu lực ít nhất 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Chỉ lập danh sách, không tạo tài khoản.
3. Lập lộ trình tuần đầu (luồng vào)	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Lập lộ trình tuần đầu gồm người kèm, nội dung học và buổi làm quen theo vị trí. Gửi lộ trình cho Quản lý trực tiếp xác nhận.	Lộ trình tuần đầu	Trước ngày hiệu lực	—
4. Liệt kê giấy tờ còn thiếu (luồng vào)	Nhân viên AI Đức · Trợ lý Hồ sơ & Hợp đồng	Đối chiếu bộ hồ sơ nhân sự chuẩn với những gì đã nhận và liệt kê giấy tờ còn thiếu. Nhắc người phụ trách hồ sơ thu bổ sung trước ngày hiệu lực.	Danh sách giấy tờ còn thiếu	Trước ngày hiệu lực	Hồ sơ nhân sự chỉ ở thư mục phân quyền, không chép sang kênh khác.
5. Soát năm nhóm phụ thuộc (luồng ra)	Nhân viên AI Tuệ · Trợ lý Tài khoản & Quyền	Soát đủ năm nhóm: khách hàng, cơ hội, đơn hàng và công việc đang đứng tên; vai trò người duyệt; nhóm chat, hộp thư chung, kênh bán hàng; lịch tự động, tích hợp, tài khoản dịch vụ; thiết bị, thẻ, chữ ký số. Mỗi mục kèm đề xuất người nhận thay.	Bảng soát phụ thuộc	Trong 2 ngày làm việc từ khi có thông báo nghỉ (đề xuất ban đầu)	Khoá trước khi chuyển là rơi việc im lặng, nên soát xong mới trình.
6. Nêu tạm ứng và công nợ cá nhân (luồng ra)	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Nêu mọi khoản tạm ứng chưa hoàn ứng và công nợ cá nhân còn treo của người sắp nghỉ. Ghi số tiền, ngày phát sinh và chứng từ liên quan.	Danh sách khoản treo	Cùng thời hạn với bảng soát phụ thuộc	Chỉ nêu khoản liên quan đến công việc, không nêu dữ liệu lương.
7. Gom thành một danh sách	Nhân viên AI Thảo · Trưởng phòng Nhân sự	Gom kết quả các trợ lý thành một danh sách duy nhất, mỗi việc có người làm và hạn. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình, đưa điểm lệch chuẩn lên đầu.	Danh sách việc hội nhập hoặc bàn giao	Trong 1 ngày làm việc sau khi đủ đầu vào	Việc chưa có người nhận thay thì ghi rõ là chưa có, không điền tên thay.
8. Ra lệnh duyệt	Con người Người có thẩm quyền duyệt	Đọc danh sách, chọn duyệt, sửa hoặc trả lại và chỉ định người nhận thay cho từng mục. Ra lệnh duyệt bằng văn bản cho việc tạo hoặc khoá tài khoản.	Lệnh duyệt bằng văn bản	Trước ngày hiệu lực	Nhân viên AI không thay người có thẩm quyền duyệt; im lặng không phải là duyệt.
9. Thực hiện tạo hoặc khoá tài khoản	Con người Quản trị hệ thống	Chuyển việc cho người nhận thay trước, sau đó mới tạo hoặc khoá tài khoản theo đúng lệnh duyệt. Báo kết quả vào phòng Nhân sự vào và ra kèm danh sách đã làm.	Nhật ký thực hiện	Theo lệnh duyệt	Không nhân viên AI nào tạo hay khoá tài khoản.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nhân viên nghỉ đột xuất, không báo trước	Soát phụ thuộc ngay trong ngày, ưu tiên khách hàng và vai trò người duyệt; người có thẩm quyền quyết việc tạm khoá, vẫn chỉ sau lệnh bằng văn bản.
Chưa có người nhận thay cho một mục	Ghi "chưa có người nhận" và trình người có thẩm quyền chỉ định; không khoá mục đó cho tới khi có người nhận.
Vị trí không có trong bảng quyền chuẩn	Đề xuất quyền tối thiểu cần để làm việc, ghi rõ là ngoài bảng chuẩn và chờ người có thẩm quyền duyệt.
Phát hiện khoản tạm ứng lớn chưa hoàn ứng	Nêu vào danh sách trình duyệt để người có thẩm quyền quyết cách xử lý trước khi chốt ngày nghỉ.
Thông tin nhạy cảm (lương, sức khoẻ, kỷ luật) xuất hiện trong trao đổi	Chỉ người được phân quyền xem; loại khỏi danh sách chung và không mang sang kênh khác.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Khoá tài khoản trước khi chuyển việc, rơi khách hoặc đơn hàng im lặng	Soát đủ năm nhóm phụ thuộc và chỉ khoá sau khi có người nhận thay.
Cấp thừa quyền cho nhân viên mới	Cấp theo bảng quyền chuẩn của vị trí, không sao chép quyền người tiền nhiệm.
Lộ dữ liệu cá nhân của nhân viên	Mỗi nhân viên AI chỉ thấy phần cần dùng; dữ liệu lương, sức khoẻ, kỷ luật chỉ người được phân quyền xem.

11. Biểu mẫu

BM-LP-05-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-05-02

Bảng soát phụ thuộc người sắp nghỉ

Tên người sắp nghỉ · Ngày hiệu lực · Nhóm phụ thuộc · Mục cụ thể · Hiện đứng tên hoặc giữ vai trò · Đề xuất người nhận thay · Người nhận thay đã xác nhận · Hạn chuyển · Trạng thái

BM-LP-05-03

Danh sách việc hội nhập

Tên nhân viên mới · Vị trí · Ngày hiệu lực · Quyền cần cấp · Thiết bị · Giấy tờ còn thiếu · Lộ trình tuần đầu · Người kèm · Người làm và hạn

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng soát phụ thuộc và lệnh duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Nhân sự, phân quyền	Theo thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Trưởng phòng Nhân sự
Nhật ký tạo và khoá tài khoản	Kho tài liệu công ty, thư mục IT nội bộ	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Quản trị hệ thống
Danh sách khoản treo của người nghỉ	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, phân quyền	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán thanh toán

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ nhân viên mới đủ quyền và đồ nghề ngày đầu	Số người đủ quyền và thiết bị đúng ngày hiệu lực chia tổng số người vào	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số việc rơi sau khi khoá tài khoản	Số việc phát hiện thiếu người nhận sau khi người nghỉ bị khoá	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Thời gian từ thông báo nghỉ đến có bảng soát phụ thuộc	Số ngày làm việc trung bình	Không quá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449