← Nhân sự · Danh mục quy trình

Hội nhập nhân viên mới

Bảo đảm mỗi nhân viên mới có đủ tài khoản, thiết bị, giấy tờ và lịch đào tạo ngay từ ngày đầu, mỗi đầu việc có người phụ trách và hạn rõ ràng, để người mới vào việc được ngay và nhân sự không phải chạy theo từng bộ phận.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHHội nhập nhân viên mới	Mã tài liệu	QT-NS-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi nhân viên sắp nhận việc, từ khi có xác nhận ngày nhận việc cho tới hết tuần đầu tiên làm việc.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc tuyển chọn ứng viên (thuộc quy trình Sàng lọc hồ sơ), ký hợp đồng lao động, và việc cấp tài khoản hệ thống do bộ phận CNTT thực hiện theo quy trình riêng.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Nhân sự (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng phòng Nhân sự (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.2	Con người
7.2	Năng lực
7.3	Nhận thức
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
7.4	Trao đổi thông tin

Mẫu danh sách hội nhập theo vị trí
Bảng quyền chuẩn theo vị trí
Sổ tay nhân viên
Quy trình cấp tài khoản của bộ phận CNTT
Bộ luật Lao động (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Danh sách hội nhập	Bảng các đầu việc cần xong trước và trong tuần đầu của người mới, mỗi đầu việc có người phụ trách và hạn.
Bảng quyền chuẩn	Quyền truy cập cố định theo vị trí; cấp theo bảng này, không sao chép quyền của người tiền nhiệm.
Người kèm	Đồng nghiệp được giao hướng dẫn công việc cho người mới trong thời gian đầu.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Nhân sự (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chịu trách nhiệm chung việc hội nhập, duyệt lịch tuần đầu và xử lý đầu việc bị chậm.
Chuyên viên nhân sự	R · Thực hiện	Gửi lịch và tài liệu cho người mới, chuẩn bị giấy tờ và đón người mới.
Quản lý trực tiếp	R · Thực hiện	Chỉ định người kèm, xác nhận công việc tuần đầu và mục tiêu thử việc.
Bộ phận CNTT	R · Thực hiện	Cấp tài khoản và chuẩn bị thiết bị theo bảng quyền chuẩn.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Xác nhận ngày nhận việc và vị trí của nhân viên mới
Mẫu hội nhập và bảng quyền chuẩn theo vị trí
Sổ tay nhân viên và lộ trình đào tạo của vị trí

Đầu ra

Danh sách hội nhập có người phụ trách và hạn cho từng đầu việc
Lịch tuần đầu của nhân viên mới đã được duyệt và gửi
Báo cáo tiến độ hội nhập gửi nhân sự mỗi tuần

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Chuyên viên nhân sự	Xác nhận ngày nhận việc và vị trí của nhân viên mới
Giao cho	Quản lý trực tiếp	Phần việc hội nhập của bộ phận kèm hạn
Giao cho	Bộ phận CNTT	Yêu cầu tài khoản và thiết bị theo bảng quyền chuẩn
Giao cho	QT-LP-05 Chuẩn bị nhân sự vào và ra	Nhân viên mới cần chuẩn bị liên phòng
Giao cho	QT-HT-02 Năng lực, đào tạo và nhận thức	Kết quả hội nhập và nhu cầu đào tạo tiếp

7. Lưu đồ

1Lập danh sách hội nhập theo vị tríUyên · Trợ lý Đào tạo
2Trình duyệt danh sách và người phụ tráchTrưởng phòng Nhân sự (con người)
3Giao việc cho từng bộ phậnUyên · Trợ lý Đào tạo
4Theo dõi tiến độ và nhắc việcUyên · Trợ lý Đào tạo
5Soạn lịch tuần đầuUyên · Trợ lý Đào tạo
6Duyệt và gửi lịch cho nhân viên mớiChuyên viên nhân sự
7Kiểm sẵn sàng ngày đầuUyên · Trợ lý Đào tạo
8Theo dõi hết tuần đầu và đóng hồ sơUyên · Trợ lý Đào tạo

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập danh sách hội nhập theo vị trí	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Lấy mẫu hội nhập đúng vị trí và điền ngày nhận việc, quản lý trực tiếp, người kèm đề xuất. Liệt kê đủ bốn nhóm việc: tài khoản, thiết bị, giấy tờ, đào tạo; mỗi đầu việc có người phụ trách và hạn tính lùi từ ngày nhận việc. Quyền cần cấp lấy từ bảng quyền chuẩn của vị trí.	Danh sách hội nhập	Trong 1 ngày làm việc sau khi có ngày nhận việc (đề xuất ban đầu)	Không sao chép quyền của người tiền nhiệm; thiếu bảng quyền chuẩn thì báo nhân sự.
2. Trình duyệt danh sách và người phụ trách	Con người Trưởng phòng Nhân sự (con người)	Xem danh sách, điều chỉnh người phụ trách và hạn nếu cần rồi duyệt. Quyết định đầu việc nào phải xong trước ngày đầu tiên.	Xác nhận duyệt danh sách hội nhập	Trong 1 ngày làm việc	Danh sách chưa duyệt thì chưa giao việc cho bộ phận.
3. Giao việc cho từng bộ phận	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Gửi từng bộ phận đúng phần việc của họ kèm hạn, như CNTT lo tài khoản và thiết bị, quản lý lo người kèm. Yêu cầu bộ phận xác nhận đã nhận việc; bộ phận chưa xác nhận thì nhắc một lần.	Nhật ký giao việc	Ngay sau khi danh sách được duyệt	Việc cấp tài khoản chỉ do bộ phận CNTT thực hiện; nhân viên AI không tự tạo hay sửa quyền.
4. Theo dõi tiến độ và nhắc việc	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Mỗi ngày làm việc trước ngày nhận việc, cập nhật trạng thái từng đầu việc và nêu mục chậm cùng người đang giữ. Mục có nguy cơ không kịp ngày đầu thì báo ngay chuyên viên nhân sự kèm đề xuất xử lý.	Bảng tiến độ hội nhập	Hằng ngày trước ngày nhận việc	—
5. Soạn lịch tuần đầu	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Soạn lịch tuần đầu từng buổi: đón tiếp, giới thiệu công ty, gặp quản lý và người kèm, đào tạo bắt buộc, công việc đầu tiên. Đính tài liệu cần đọc trước và danh sách giấy tờ phải mang theo. Kiểm không có hai buổi trùng giờ và người tham gia có lịch trống.	Bản nháp lịch tuần đầu	Chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày nhận việc (đề xuất ban đầu)	Kiểm xung đột lịch trước khi trình.
6. Duyệt và gửi lịch cho nhân viên mới	Con người Chuyên viên nhân sự	Đọc lịch, chỉnh nếu cần, xin quản lý trực tiếp xác nhận rồi gửi cho nhân viên mới. Xác nhận người mới đã nhận được lịch và biết nơi tới ngày đầu.	Lịch tuần đầu đã gửi	Trong 1 ngày làm việc sau khi có bản nháp	Thư gửi ra ngoài công ty do con người gửi.
7. Kiểm sẵn sàng ngày đầu	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Chiều trước ngày nhận việc, rà lại từng đầu việc đã xong chưa và lập danh sách việc còn dang dở. Gửi chuyên viên nhân sự danh sách còn dang dở cùng người phụ trách để xử lý trong cùng ngày.	Bảng kiểm sẵn sàng ngày đầu	Chiều trước ngày nhận việc	Mục nào chưa xong phải có người nhận và giờ xong dự kiến.
8. Theo dõi hết tuần đầu và đóng hồ sơ	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Cuối tuần đầu, tổng hợp việc đã xong, việc trễ và phản hồi của người mới về quá trình hội nhập. Đề xuất sửa mẫu hội nhập nếu cùng một đầu việc bị trễ từ hai lần trở lên. Trình Trưởng phòng Nhân sự báo cáo tuần để đóng hồ sơ.	Báo cáo tiến độ hội nhập	Chiều thứ Sáu của tuần đầu	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Ngày nhận việc thay đổi sát ngày	Tính lại hạn của mọi đầu việc, báo các bộ phận liên quan và chuyển Trưởng phòng Nhân sự xác nhận lịch mới.
Bộ phận CNTT không kịp cấp tài khoản hoặc thiết bị	Báo ngay chuyên viên nhân sự và quản lý trực tiếp; đề xuất phương án tạm như thiết bị mượn, việc không cần hệ thống trong ngày đầu.
Người mới chưa nộp đủ giấy tờ	Gửi danh sách mục còn thiếu qua chuyên viên nhân sự, đặt hạn nộp; nhân viên AI không tự yêu cầu giấy tờ ngoài danh sách đã duyệt.
Người mới huỷ nhận việc	Dừng mọi đầu việc, báo các bộ phận thu hồi thiết bị đã chuẩn bị; việc huỷ tài khoản do CNTT thực hiện.
Vị trí chưa có mẫu hội nhập hoặc bảng quyền chuẩn	Dùng mẫu chung, đánh dấu phần quyền chờ nhân sự và quản lý xác định; không đoán quyền.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Người mới không vào việc được vì thiếu tài khoản hoặc thiết bị	Giao việc sớm tính lùi từ ngày nhận việc, kiểm sẵn sàng vào chiều trước ngày đầu.
Cấp thừa quyền cho người mới	Chỉ cấp theo bảng quyền chuẩn của vị trí và do bộ phận CNTT thực hiện, không sao chép quyền người cũ.
Lộ giấy tờ cá nhân của nhân viên mới	Giấy tờ chỉ lưu trong thư mục hồ sơ nhân sự có phân quyền; không chuyển qua kênh chat chung.
Đầu việc bị bỏ sót vì không ai nhận	Mỗi đầu việc bắt buộc có người phụ trách và hạn; mục thiếu người phụ trách không được duyệt.

11. Biểu mẫu

BM-NS-02-01

Danh sách hội nhập nhân viên mới

Họ tên nhân viên mới · Vị trí · Bộ phận · Ngày nhận việc · Quản lý trực tiếp · Người kèm · Đầu việc · Nhóm việc · Người phụ trách · Hạn · Trạng thái

BM-NS-02-02

Lịch tuần đầu

Ngày · Giờ · Nội dung buổi · Địa điểm hoặc hình thức · Người phụ trách · Tài liệu cần đọc · Giấy tờ cần mang

BM-NS-02-03

Bảng kiểm sẵn sàng ngày đầu

Họ tên nhân viên mới · Ngày nhận việc · Tài khoản đã cấp · Thiết bị đã chuẩn bị · Chỗ ngồi hoặc quyền vào cổng · Giấy tờ còn thiếu · Việc dang dở và người nhận · Người xác nhận

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Danh sách hội nhập và bảng tiến độ	Kho hồ sơ nhân sự, thư mục theo nhân viên	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Chuyên viên nhân sự
Lịch tuần đầu đã gửi	Kho hồ sơ nhân sự, thư mục theo nhân viên	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Chuyên viên nhân sự
Báo cáo tiến độ hội nhập	Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục theo tháng	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ của công ty; hồ sơ lao động theo quy định hiện hành (tra bảng tham số)	Trưởng phòng Nhân sự

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ nhân viên mới có đủ tài khoản và thiết bị trong ngày đầu	Số nhân viên mới đủ tài khoản và thiết bị ngày đầu chia tổng số nhân viên mới trong kỳ	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ đầu việc hội nhập hoàn thành đúng hạn	Số đầu việc xong đúng hạn chia tổng số đầu việc đã giao	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số ngày từ có xác nhận nhận việc đến khi danh sách được duyệt	Số ngày làm việc trung bình giữa hai mốc	Không quá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449