← Cấp hệ thống · Danh mục quy trình

Năng lực, đào tạo và nhận thức

Bảo đảm người làm mỗi việc có đủ năng lực cho việc đó: năng lực cần có của từng vị trí được viết ra, khoảng thiếu của từng người được nhận biết, việc đào tạo có kế hoạch, có theo dõi, có đánh giá hiệu lực, và hồ sơ năng lực tìm lại được khi cần.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHNăng lực, đào tạo và nhận thức	Mã tài liệu	QT-HT-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc lập ma trận năng lực theo vị trí, xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, theo dõi thực hiện, đánh giá hiệu lực và phổ biến chính sách, mục tiêu, quy trình mới cho nhân viên.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc hội nhập tuần đầu của nhân viên mới (xem quy trình Hội nhập nhân viên mới), đánh giá kết quả công việc để xét lương thưởng, và quyết định bổ nhiệm, điều chuyển hay kỷ luật, vốn do con người quyết.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng phòng Nhân sự (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.2	Con người
7.2	Năng lực
7.3	Nhận thức
7.5	Thông tin dạng văn bản
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Bản mô tả công việc của từng vị trí
Ma trận năng lực và kế hoạch đào tạo của công ty
Sổ tay nhân viên và các quy trình đang áp dụng
Quy trình Hội nhập nhân viên mới
Quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Năng lực	Khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng để đạt kết quả dự kiến của một công việc.
Ma trận năng lực	Bảng đối chiếu năng lực cần có của từng vị trí với mức hiện tại của từng người.
Khoảng thiếu	Chênh lệch giữa mức năng lực cần có và mức hiện tại.
Hiệu lực đào tạo	Mức độ người học làm được việc mà trước khi đào tạo chưa làm được, do trưởng bộ phận đánh giá.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Thảo · Trưởng phòng Nhân sự	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Nhân sự (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt ma trận năng lực và kế hoạch đào tạo; quyết định ngân sách trong hạn mức được giao.
Trưởng bộ phận	R · Thực hiện	Nêu yêu cầu năng lực của vị trí, đánh giá mức hiện tại của nhân viên và hiệu lực sau đào tạo.
Chuyên viên đào tạo	R · Thực hiện	Tổ chức khoá học, làm việc với giảng viên và đơn vị đào tạo, lưu chứng chỉ.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt ngân sách đào tạo vượt hạn mức và các khoá bắt buộc toàn công ty.
Nhân viên	I · Được thông báo	Tham gia đào tạo và xác nhận đã đọc tài liệu được phổ biến.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Bản mô tả công việc và yêu cầu năng lực của từng vị trí
Đánh giá mức năng lực hiện tại do trưởng bộ phận cung cấp
Nhu cầu đào tạo từ hội nhập, sự không phù hợp, thay đổi quy trình và yêu cầu pháp luật
Ngân sách và lịch làm việc của các bộ phận

Đầu ra

Ma trận năng lực theo vị trí và theo người
Kế hoạch đào tạo đã duyệt
Hồ sơ đào tạo và đánh giá hiệu lực của từng khoá
Danh sách nhân viên đã được phổ biến chính sách, mục tiêu và quy trình mới

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Trưởng bộ phận	Yêu cầu năng lực của vị trí và nhu cầu đào tạo
Nhận từ	QT-NS-02 Hội nhập nhân viên mới	Kết quả hội nhập và nhu cầu đào tạo tiếp
Nhận từ	QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục	Nhu cầu đào tạo rút ra từ nguyên nhân gốc
Giao cho	Trưởng phòng Nhân sự (con người)	Ma trận năng lực và kế hoạch đào tạo trình duyệt
Giao cho	Trưởng bộ phận	Lịch đào tạo và kết quả của nhân viên trong bộ phận
Giao cho	QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo	Tình hình năng lực và hiệu lực đào tạo

7. Lưu đồ

1Lập ma trận năng lực theo vị tríUyên · Trợ lý Đào tạo
2Đánh giá mức hiện tạiTrưởng bộ phận
3Xác định khoảng thiếu và nhu cầu đào tạoUyên · Trợ lý Đào tạo
4Lập kế hoạch đào tạoUyên · Trợ lý Đào tạo
5Duyệt kế hoạchTrưởng phòng Nhân sự (con người)
6Tổ chức đào tạoChuyên viên đào tạo
7Theo dõi và nhắcUyên · Trợ lý Đào tạo
8Tổng hợp hiệu lực đào tạoThảo · Trưởng phòng Nhân sự

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập ma trận năng lực theo vị trí	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Từ bản mô tả công việc, liệt kê năng lực cần có của từng vị trí: kiến thức, kỹ năng, chứng chỉ bắt buộc, quy trình phải nắm. Vị trí chưa có bản mô tả thì ghi là chưa có và đề nghị trưởng bộ phận bổ sung, không tự đặt yêu cầu.	Ma trận năng lực bản dự thảo	Mỗi năm, và khi có vị trí mới	Chứng chỉ bắt buộc theo pháp luật chỉ lấy từ bảng tham số lao động.
2. Đánh giá mức hiện tại	Con người Trưởng bộ phận	Đánh giá mức hiện tại của từng nhân viên theo từng năng lực trong ma trận, kèm căn cứ. Nêu năng lực nào thiếu đang ảnh hưởng tới công việc.	Cột mức hiện tại trong ma trận	Trong 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Đánh giá con người do con người làm; nhân viên AI không chấm mức thay.
3. Xác định khoảng thiếu và nhu cầu đào tạo	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	So mức cần với mức hiện tại, lập danh sách khoảng thiếu theo người và theo bộ phận. Gom thêm nhu cầu từ hội nhập, từ nguyên nhân gốc của sự không phù hợp, từ quy trình mới ban hành và chứng chỉ sắp hết hạn.	Danh sách nhu cầu đào tạo	Trong 2 ngày làm việc sau khi có đánh giá	Chỉ dùng dữ liệu năng lực; không dùng dữ liệu lương, sức khoẻ hay kỷ luật.
4. Lập kế hoạch đào tạo	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Đề xuất cách đáp ứng từng nhu cầu: kèm cặp, đào tạo nội bộ, khoá bên ngoài, tự học có kiểm tra; kèm thời gian, người dạy, chi phí tham chiếu. Xếp ưu tiên: yêu cầu bắt buộc trước, khoảng thiếu đang gây lỗi tiếp theo.	Kế hoạch đào tạo nháp và phiếu trình duyệt	Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Kiểm trùng lịch với mùa cao điểm của bộ phận trước khi trình.
5. Duyệt kế hoạch	Con người Trưởng phòng Nhân sự (con người)	Đọc kế hoạch, chọn duyệt, sửa hoặc trả lại; khoản vượt hạn mức thì trình Giám đốc. Chỉ định chuyên viên đào tạo phụ trách từng khoá.	Kế hoạch đào tạo đã duyệt	Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Khoá có trả tiền chỉ được đăng ký sau khi kế hoạch được duyệt.
6. Tổ chức đào tạo	Con người Chuyên viên đào tạo	Đăng ký khoá, làm việc với giảng viên hoặc đơn vị đào tạo, gửi lời mời và tài liệu. Thu danh sách tham dự, kết quả kiểm tra và chứng chỉ.	Danh sách tham dự, kết quả, chứng chỉ	Theo kế hoạch đã duyệt	Liên hệ và thanh toán cho đơn vị bên ngoài do con người làm.
7. Theo dõi và nhắc	Nhân viên AI Uyên · Trợ lý Đào tạo	Cập nhật trạng thái từng khoá, nhắc người học và trưởng bộ phận trước ngày học, nêu khoá trễ và người vắng. Khi có quy trình, chính sách hoặc mục tiêu mới: lập danh sách người phải đọc và theo dõi xác nhận đã đọc.	Bảng theo dõi đào tạo và danh sách xác nhận đã đọc	Hằng tuần	Không ghi là đã đào tạo khi chưa có danh sách tham dự.
8. Tổng hợp hiệu lực đào tạo	Nhân viên AI Thảo · Trưởng phòng Nhân sự	Sau mỗi khoá một thời gian do công ty quy định, gửi trưởng bộ phận phiếu đánh giá hiệu lực: người học đã làm được việc gì mà trước đó chưa làm được. Tổng hợp kết quả, cập nhật mức trong ma trận theo đánh giá của trưởng bộ phận và báo kỳ xem xét của lãnh đạo.	Phiếu đánh giá hiệu lực và báo cáo đào tạo của kỳ	Hằng quý	Khoá không có hiệu lực được nêu rõ kèm đề xuất thay cách đào tạo.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Vị trí chưa có bản mô tả công việc	Ghi là chưa có, đề nghị trưởng bộ phận bổ sung; chưa lập yêu cầu năng lực cho vị trí đó.
Nhân viên vắng khoá bắt buộc	Báo trưởng bộ phận, xếp vào đợt gần nhất và ghi lý do vắng.
Chứng chỉ bắt buộc sắp hết hạn	Nêu trong danh sách nhu cầu ở mức ưu tiên cao nhất và báo Trưởng phòng Nhân sự ngay.
Đào tạo xong nhưng lỗi vẫn lặp lại	Ghi là không có hiệu lực và chuyển về quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục để tìm nguyên nhân khác.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Đào tạo cho đủ số, không giải quyết khoảng thiếu	Mỗi khoá gắn với một khoảng thiếu cụ thể và được trưởng bộ phận đánh giá hiệu lực.
Thiếu hồ sơ khi cần chứng minh năng lực	Danh sách tham dự, kết quả và chứng chỉ lưu theo người, tìm lại được.
Lộ dữ liệu đánh giá cá nhân	Ma trận theo người chỉ trưởng bộ phận và phòng Nhân sự xem; báo cáo chung chỉ nêu ở mức tổng hợp.

11. Biểu mẫu

BM-HT-02-01

Ma trận năng lực

Vị trí · Năng lực cần có · Mức cần · Nhân viên · Mức hiện tại · Khoảng thiếu · Căn cứ đánh giá · Ngày đánh giá

BM-HT-02-02

Kế hoạch đào tạo

Nhu cầu · Người học · Hình thức · Người dạy hoặc đơn vị · Thời gian · Chi phí tham chiếu · Mức ưu tiên · Người phụ trách · Trạng thái

BM-HT-02-03

Phiếu đánh giá hiệu lực đào tạo

Khoá học · Người học · Việc làm được sau đào tạo · Bằng chứng · Kết luận có hiệu lực hay không · Người đánh giá · Ngày đánh giá

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Ma trận năng lực	Kho tài liệu phòng Nhân sự, thư mục phân quyền	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Trưởng phòng Nhân sự
Hồ sơ đào tạo: danh sách tham dự, kết quả, chứng chỉ	Hồ sơ nhân sự của từng người	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Chuyên viên đào tạo
Kế hoạch đào tạo và báo cáo hiệu lực	Kho tài liệu phòng Nhân sự	Theo bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự của công ty	Trưởng phòng Nhân sự

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ thực hiện kế hoạch đào tạo	Số khoá đã tổ chức chia số khoá trong kế hoạch của kỳ	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Tỷ lệ khoá có hiệu lực	Số khoá được trưởng bộ phận đánh giá có hiệu lực chia số khoá đã đánh giá	Từ 80% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Vị trí có đủ yêu cầu năng lực	Số vị trí đã có yêu cầu năng lực trong ma trận chia tổng số vị trí	Bằng 100% (đề xuất ban đầu)	Hằng năm

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449