← Cấp hệ thống · Danh mục quy trình

Xem xét của lãnh đạo

Bảo đảm lãnh đạo cao nhất định kỳ nhìn lại toàn bộ hệ thống bằng dữ liệu: đủ các đầu vào tiêu chuẩn yêu cầu, có quyết định rõ về cải tiến, thay đổi hệ thống và nguồn lực, và mỗi quyết định được theo tới khi xong.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHXem xét của lãnh đạo	Mã tài liệu	QT-HT-07
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho kỳ xem xét của lãnh đạo theo chu kỳ công ty quy định và các kỳ bất thường khi có thay đổi lớn, gồm chuẩn bị tài liệu, họp, ghi biên bản và theo hành động sau họp.

Không áp dụng: Không áp dụng cho giao ban điều hành hằng tuần (xem quy trình Giao ban tuần), họp theo từng dự án, và việc lập kế hoạch kinh doanh, ngân sách năm.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.

Người duyệt theo thẩm quyền: Giám đốc.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
9.3	Xem xét của lãnh đạo
5.1	Sự lãnh đạo và cam kết
6.2	Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
10.1	Cải tiến: khái quát
10.3	Cải tiến liên tục

Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty
Biên bản kỳ xem xét trước
Quy trình Theo dõi mục tiêu quý
Quy trình Đánh giá nội bộ
Quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Quy trình Bối cảnh, rủi ro và cơ hội

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Xem xét của lãnh đạo	Kỳ họp định kỳ trong đó lãnh đạo cao nhất đánh giá sự phù hợp, đầy đủ và hiệu lực của hệ thống.
Đầu vào xem xét	Các thông tin tiêu chuẩn yêu cầu phải có khi xem xét: kết quả, xu hướng, thay đổi, nguồn lực, rủi ro, cơ hội cải tiến.
Đầu ra xem xét	Quyết định và hành động về cơ hội cải tiến, nhu cầu thay đổi hệ thống và nhu cầu nguồn lực.
Lãnh đạo cao nhất	Người hoặc nhóm người điều hành công ty ở cấp cao nhất, ở đây là Giám đốc.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Giám đốc	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chủ trì kỳ xem xét, quyết định về cải tiến, thay đổi hệ thống, mục tiêu và nguồn lực.
Người phụ trách hệ thống chất lượng	R · Thực hiện	Chốt lịch và phạm vi, bảo đảm đủ đầu vào và báo cáo kết quả hoạt động của hệ thống.
Trưởng bộ phận	R · Thực hiện	Xác nhận số liệu của bộ phận, trình bày vấn đề và thực hiện hành động được giao.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Tình trạng hành động từ kỳ xem xét trước
Thay đổi về bối cảnh và các bên quan tâm
Kết quả hài lòng của khách hàng và phản hồi của các bên quan tâm
Mức độ đạt mục tiêu chất lượng và kết quả hoạt động của các quy trình
Sự không phù hợp và hành động khắc phục, kết quả đánh giá nội bộ
Kết quả hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài và sự đầy đủ của nguồn lực
Hiệu lực của hành động xử lý rủi ro và cơ hội, các cơ hội cải tiến

Đầu ra

Bộ tài liệu xem xét gửi trước cho người dự
Biên bản kỳ xem xét với quyết định về cải tiến, thay đổi hệ thống và nguồn lực
Danh sách hành động có người làm và hạn
Mục tiêu chất lượng của kỳ tới

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách hệ thống chất lượng	Lịch và phạm vi kỳ xem xét
Nhận từ	QT-BGD-06 Theo dõi mục tiêu quý	Mức độ đạt mục tiêu chất lượng của kỳ
Nhận từ	QT-CS-05 Tổng hợp mức hài lòng	Kết quả hài lòng của khách hàng trong kỳ
Nhận từ	QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội	Hiệu lực của hành động xử lý rủi ro và cơ hội
Nhận từ	QT-HT-02 Năng lực, đào tạo và nhận thức	Tình hình năng lực và hiệu lực đào tạo
Nhận từ	QT-HT-04 Đánh giá và chấp thuận nhà cung cấp	Kết quả hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài
Nhận từ	QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục	Tình trạng sự không phù hợp và hành động khắc phục
Nhận từ	QT-HT-06 Đánh giá nội bộ	Báo cáo đánh giá nội bộ
Giao cho	Giám đốc	Tài liệu xem xét và biên bản kỳ xem xét
Giao cho	QT-HT-03 Kiểm soát thông tin dạng văn bản	Quyết định thay đổi hệ thống và tài liệu cần sửa
Giao cho	QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội	Rủi ro và cơ hội mới do lãnh đạo nêu
Giao cho	QT-BGD-03 Ghi quyết định và theo việc sau họp	Quyết định và việc cần theo sau kỳ xem xét
Giao cho	QT-BGD-06 Theo dõi mục tiêu quý	Mục tiêu chất lượng của kỳ tới

7. Lưu đồ

1Mở kỳ xem xét và gọi đầu vàoPhương · Chánh văn phòng
2Gom số liệu kết quả hoạt độngKim · Trợ lý Số liệu
3Xác nhận số liệu và nêu vấn đềTrưởng bộ phận
4Soạn bộ tài liệu xem xétPhương · Chánh văn phòng
5Chủ trì xem xét và quyết địnhGiám đốc
6Ghi biên bảnGiang · Trợ lý Họp
7Xác nhận biên bảnGiám đốc
8Theo hành động sau xem xétPhương · Chánh văn phòng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Mở kỳ xem xét và gọi đầu vào	Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng	Theo lịch người phụ trách hệ thống chất lượng chốt, lập danh mục đầu vào cần có và người giữ từng mục. Gọi từng người giữ nộp phần của mình theo khuôn và nêu hạn nộp.	Danh mục đầu vào và tình trạng nộp	Trước kỳ xem xét ít nhất 10 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Mục chưa nộp ghi là chưa có, không điền thay.
2. Gom số liệu kết quả hoạt động	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Lấy số của kỳ: mức đạt từng mục tiêu chất lượng, chỉ số của các quy trình, kết quả hài lòng của khách hàng, số sự không phù hợp, kết quả nhà cung cấp. So với kỳ trước và với mục tiêu; mỗi con số ghi nguồn và thời điểm.	Bảng số liệu của kỳ xem xét	Trước kỳ xem xét ít nhất 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hai nguồn lệch nhau thì nêu cả hai và nói là lệch.
3. Xác nhận số liệu và nêu vấn đề	Con người Trưởng bộ phận	Đọc phần số của bộ phận mình, xác nhận hoặc đính chính kèm căn cứ. Nêu vấn đề về nguồn lực, thay đổi cần có và cơ hội cải tiến của bộ phận.	Xác nhận của trưởng bộ phận	Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Số chưa được xác nhận phải ghi rõ là chưa xác nhận trong tài liệu.
4. Soạn bộ tài liệu xem xét	Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng	Xếp các đầu vào theo đúng danh mục, mỗi mục một trang: dữ kiện, xu hướng, điểm cần lãnh đạo quyết. Tách dữ kiện với nhận định; nêu rõ mục nào còn thiếu đầu vào.	Bộ tài liệu xem xét	Gửi trước kỳ xem xét ít nhất 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Tự kiểm đủ mọi mục đầu vào của danh mục; thiếu thì ghi thiếu, không bỏ mục.
5. Chủ trì xem xét và quyết định	Con người Giám đốc	Xem từng mục, quyết định về cơ hội cải tiến, nhu cầu thay đổi hệ thống và nhu cầu nguồn lực. Chốt mục tiêu chất lượng của kỳ tới và giao người làm, hạn cho từng hành động.	Các quyết định của kỳ xem xét	Trong buổi xem xét	Chỉ lãnh đạo quyết định; nhân viên AI không đề xuất thay người quyết.
6. Ghi biên bản	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Ghi nguyên văn từng quyết định, người làm, hạn và nguồn lực được cấp, theo ba nhóm: cải tiến, thay đổi hệ thống, nguồn lực. Gửi dự thảo biên bản để Giám đốc xác nhận.	Dự thảo biên bản kỳ xem xét	Trong ngày xem xét	Không sửa nội dung đã quyết; chỗ nghe chưa rõ thì hỏi lại.
7. Xác nhận biên bản	Con người Giám đốc	Đọc dự thảo, sửa nếu ghi chưa đúng và xác nhận biên bản. Chỉ định nội dung cần phổ biến tới toàn công ty.	Biên bản kỳ xem xét đã xác nhận	Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Biên bản chỉ được phân phối sau khi có xác nhận.
8. Theo hành động sau xem xét	Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng	Đưa từng hành động vào danh sách việc, viết phiếu chuyển giao cho quy trình liên quan: sửa tài liệu, cập nhật mục tiêu, bổ sung sổ rủi ro. Nhắc người làm một lần khi gần hạn và nêu hành động quá hạn trong báo cáo tuần; tổng hợp tình trạng cho kỳ sau.	Danh sách hành động sau xem xét	Hằng tuần	Không tự đóng hành động khi chưa có bằng chứng.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Thiếu một đầu vào khi tới hạn	Vẫn họp đúng lịch, ghi rõ mục thiếu trong tài liệu và biên bản; Giám đốc giao hạn bổ sung.
Có thay đổi lớn giữa kỳ	Người phụ trách hệ thống chất lượng đề nghị kỳ xem xét bất thường với phạm vi hẹp theo thay đổi đó.
Giám đốc vắng mặt	Dời lịch; người được uỷ quyền bằng văn bản mới được chủ trì thay và phạm vi được quyết ghi rõ trong biên bản.
Hành động của kỳ trước chưa làm xong	Nêu ở mục đầu tiên của tài liệu kèm lý do; Giám đốc quyết gia hạn, đổi người hay bỏ.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Xem xét thành buổi đọc báo cáo, không có quyết định	Mỗi mục đầu vào kết thúc bằng điểm cần quyết; biên bản chia ba nhóm đầu ra bắt buộc.
Thiếu đầu vào theo yêu cầu của tiêu chuẩn	Danh mục đầu vào cố định, tự kiểm đủ trước khi gửi tài liệu.
Quyết định không ai theo	Hành động vào danh sách việc, được nhắc và được báo ở kỳ sau.

11. Biểu mẫu

BM-HT-07-01

Danh mục đầu vào xem xét

Mục đầu vào · Người giữ · Hạn nộp · Đã nộp hay chưa · Nguồn số liệu · Ghi chú

BM-HT-07-02

Biên bản xem xét của lãnh đạo

Ngày · Người dự · Tình trạng hành động kỳ trước · Tóm tắt từng đầu vào · Quyết định về cải tiến · Quyết định về thay đổi hệ thống · Quyết định về nguồn lực · Mục tiêu chất lượng kỳ tới · Hành động, người làm, hạn · Xác nhận của Giám đốc

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bộ tài liệu xem xét	Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách hệ thống chất lượng
Biên bản xem xét của lãnh đạo đã xác nhận	Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách hệ thống chất lượng
Danh sách hành động sau xem xét	Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách hệ thống chất lượng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Kỳ xem xét đúng lịch	Số kỳ đã tổ chức chia số kỳ theo chu kỳ công ty quy định	Bằng 100% (đề xuất ban đầu)	Hằng năm
Đủ đầu vào	Số mục đầu vào có đủ dữ liệu chia tổng số mục của danh mục	Bằng 100% (đề xuất ban đầu)	Mỗi kỳ xem xét
Hành động sau xem xét đúng hạn	Số hành động xong đúng hạn chia số hành động đến hạn	Từ 85% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449