← Ban giám đốc · Danh mục quy trình

Ghi quyết định và theo việc sau họp

Bảo đảm mọi quyết định sau họp được ghi đúng, có người phụ trách và hạn, được chuyển thành việc cụ thể và được theo tới khi xong, để quyết định của lãnh đạo thật sự được thực hiện và truy được khi cần.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHGhi quyết định và theo việc sau họp	Mã tài liệu	QT-BGD-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc ghi quyết định từ ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp, tạo việc tương ứng, gửi tóm tắt cho người dự và theo dõi tiến độ tới lần họp sau.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc chuẩn bị chương trình họp (xem quy trình Chuẩn bị cuộc họp), và cho biên bản mang tính pháp lý cần chữ ký do bộ phận có thẩm quyền lập.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Chủ trì cuộc họp.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
9.3	Xem xét của lãnh đạo
7.5	Thông tin dạng văn bản
7.4	Trao đổi thông tin
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục
6.2	Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Quy chế họp của công ty
Bảng thẩm quyền quyết định theo cấp
Danh sách việc của các lần họp trước
Quy định về lưu và bảo mật biên bản trong Bộ não công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Quyết định	Kết luận của người có thẩm quyền về một vấn đề cụ thể, khác với ý kiến thảo luận.
Người phụ trách	Một người cụ thể, không phải một phòng, chịu trách nhiệm hoàn thành việc đúng hạn.
Việc trễ hạn	Việc quá hạn mà chưa có cập nhật hoàn thành hoặc chưa được lãnh đạo gia hạn.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Chủ trì cuộc họp	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xác nhận từng quyết định, người phụ trách và hạn; duyệt bản tóm tắt trước khi gửi.
Người phụ trách việc	R · Thực hiện	Thực hiện việc được giao và cập nhật tiến độ.
Người dự họp	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận ghi chép đúng ý kiến của mình khi được hỏi.
Thư ký cuộc họp	R · Thực hiện	Cung cấp ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp và đối chiếu bản nháp.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp
Chương trình họp và danh sách quyết định đang treo
Công cụ giao việc của công ty

Đầu ra

Biên bản quyết định kèm danh sách việc có người phụ trách và hạn
Bản tóm tắt gửi người dự sau khi được duyệt
Báo cáo việc xong, việc trễ trước lần họp sau

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Thư ký cuộc họp	Ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp
Nhận từ	QT-BGD-02 Chuẩn bị cuộc họp	Chương trình họp và danh sách quyết định đang treo
Nhận từ	QT-LP-06 Giao ban tuần	Quyết định giao ban cần theo việc
Nhận từ	QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo	Quyết định và việc cần theo sau kỳ xem xét
Giao cho	Người phụ trách việc	Việc được giao kèm hạn và lời nhắc
Giao cho	QT-BGD-02 Chuẩn bị cuộc họp	Việc còn mở và quyết định đang treo cho lần họp sau

7. Lưu đồ

1Nhận ghi chú và bản ghiGiang · Trợ lý Họp
2Trích quyết địnhGiang · Trợ lý Họp
3Chủ trì xác nhận quyết địnhChủ trì cuộc họp
4Tạo việc tương ứngGiang · Trợ lý Họp
5Soạn tóm tắt và trình duyệtGiang · Trợ lý Họp
6Duyệt tóm tắtChủ trì cuộc họp
7Gửi tóm tắt cho người dựGiang · Trợ lý Họp
8Theo dõi tiến độGiang · Trợ lý Họp
9Báo cáo trước lần họp sauGiang · Trợ lý Họp

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận ghi chú và bản ghi	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Nhận ghi chú hoặc bản ghi cuộc họp ngay sau khi họp kết thúc. Ghi nhận ngày họp, người chủ trì, người dự và chương trình tương ứng.	Hồ sơ cuộc họp mở mới	Ngay sau cuộc họp	—
2. Trích quyết định	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Trích từng quyết định: nội dung, người phụ trách, hạn, tiêu chí hoàn thành. Tách riêng ý kiến thảo luận khỏi quyết định; chỗ chưa rõ người phụ trách hoặc hạn thì đánh dấu "cần chủ trì xác nhận". Đối chiếu với danh sách quyết định đang treo để đóng các mục đã được quyết.	Bản nháp biên bản quyết định	Trong 4 giờ làm việc	Không tự điền người phụ trách hoặc hạn khi cuộc họp chưa nêu.
3. Chủ trì xác nhận quyết định	Con người Chủ trì cuộc họp	Đọc bản nháp, xác nhận hoặc sửa từng quyết định, người phụ trách và hạn. Chốt các mục đánh dấu cần xác nhận.	Biên bản quyết định đã xác nhận	Trong 1 ngày làm việc	Quyết định không có xác nhận của chủ trì không được chuyển thành việc.
4. Tạo việc tương ứng	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Tạo một việc cho mỗi quyết định trong công cụ giao việc, gắn người phụ trách, hạn và tiêu chí hoàn thành. Ghi mã biên bản vào từng việc để truy ngược được. Tự kiểm: mỗi quyết định có đúng một người phụ trách và một hạn.	Danh sách việc có hạn	—	Chỉ tạo việc cho người trong công ty; việc cần người ngoài thì giao một người trong công ty làm đầu mối.
5. Soạn tóm tắt và trình duyệt	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Soạn tóm tắt ngắn gồm quyết định, người phụ trách, hạn, không chép lại thảo luận. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình kèm danh sách người nhận.	Tóm tắt bản nháp và phiếu trình duyệt	Trong ngày họp	—
6. Duyệt tóm tắt	Con người Chủ trì cuộc họp	Đọc tóm tắt, chọn một trong ba: duyệt, sửa kèm nội dung, hoặc trả lại kèm lý do. Xác nhận danh sách người nhận.	Xác nhận duyệt tóm tắt	Trong 1 ngày làm việc	Tóm tắt chỉ gửi đi sau khi lãnh đạo duyệt; im lặng không phải là duyệt.
7. Gửi tóm tắt cho người dự	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Gửi bản tóm tắt đã duyệt cho đúng danh sách người nhận trong kênh nội bộ. Ghi lượt gửi và nhắc một lần người chưa xác nhận đã nhận.	Lượt gửi tóm tắt	—	Không gửi ra ngoài danh sách đã duyệt.
8. Theo dõi tiến độ	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Hằng tuần đối chiếu trạng thái từng việc với hạn, nhắc người phụ trách một lần trước hạn. Việc quá hạn mà chưa cập nhật thì báo Chánh văn phòng, không tự gia hạn.	Bảng theo dõi việc sau họp	Hằng tuần	Chỉ lãnh đạo mới được đổi hạn hoặc huỷ việc.
9. Báo cáo trước lần họp sau	Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp	Trước lần họp sau, lập danh sách việc xong, việc đang làm và việc trễ, kèm lý do người phụ trách nêu. Đưa danh sách này vào tài liệu đọc trước của cuộc họp kế tiếp.	Báo cáo việc xong và việc trễ	Trước họp ít nhất 1 ngày làm việc	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Quyết định chưa rõ người phụ trách hoặc hạn	Đánh dấu "cần chủ trì xác nhận" và không tạo việc cho tới khi chủ trì chốt; không tự suy luận.
Ghi chú mâu thuẫn với lời nhớ của người dự	Gửi riêng đoạn tranh chấp cho chủ trì và thư ký để đối chiếu bản ghi; nhân viên AI không tự phân xử.
Người phụ trách nghỉ hoặc không còn phụ trách	Báo chủ trì để chỉ định người thay; việc ghi lại người cũ, người mới và ngày đổi.
Quyết định cần cam kết với bên ngoài	Chỉ soạn nháp văn bản cho người có thẩm quyền; việc gửi và cam kết với bên ngoài do con người thực hiện.
Việc trễ hạn nhiều lần	Đưa vào đầu danh sách trước họp để lãnh đạo quyết: gia hạn, giao lại hoặc huỷ.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Ghi sai hoặc bỏ sót quyết định	Đối chiếu với bản ghi, chủ trì xác nhận từng quyết định trước khi tạo việc.
Quyết định không có người thực hiện	Mỗi quyết định phải có một người phụ trách và một hạn trước khi tạo việc.
Tóm tắt gửi sai người hoặc lộ nội dung nhạy cảm	Tóm tắt chỉ gửi sau khi lãnh đạo duyệt, đúng danh sách người dự; nội dung nhạy cảm tách riêng khỏi bản gửi chung.
Việc trễ không ai biết	Theo dõi hằng tuần và báo cáo việc trễ trong tài liệu họp kế tiếp.

11. Biểu mẫu

BM-BGD-03-01

Biên bản quyết định

Mã biên bản · Ngày họp · Người chủ trì · Người dự · Số thứ tự quyết định · Nội dung quyết định · Người phụ trách · Hạn · Tiêu chí hoàn thành · Xác nhận của chủ trì

BM-BGD-03-02

Bảng theo dõi việc sau họp

Mã việc · Mã biên bản · Nội dung · Người phụ trách · Hạn · Trạng thái · Lý do trễ nếu có

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Biên bản quyết định đã xác nhận	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm và kỳ họp	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thư ký cuộc họp
Bảng theo dõi việc sau họp	Công cụ giao việc của công ty	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng
Lượt gửi tóm tắt	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Thư ký cuộc họp

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ quyết định được thực hiện đúng hạn	Số việc xong đúng hạn chia tổng số việc sinh ra từ quyết định	Từ 80% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian từ họp xong tới tóm tắt được gửi	Số giờ làm việc trung bình từ khi họp kết thúc tới khi gửi tóm tắt đã duyệt	Không quá 24 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ quyết định có đủ người phụ trách và hạn	Số quyết định có đủ hai thông tin chia tổng số quyết định	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449