| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHGiao ban tuần | Mã tài liệu | QT-LP-06 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm ban lãnh đạo mỗi tuần nhận một trang hợp nhất theo cùng một khuôn, với số có nguồn, việc cần quyết có mức ưu tiên, số lệch giữa các phòng được nêu chứ không bị che, để họp điều hành tập trung vào quyết định.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho giao ban điều hành hằng tuần: thu báo cáo của các trưởng nhóm theo khuôn ba phần, hợp nhất thành một trang và ghi lại quyết định sau họp.
Không áp dụng: Không áp dụng cho báo cáo riêng của từng phòng cho mục đích khác, báo cáo tháng hay quý, và không bao gồm việc chỉ đạo gửi ra ngoài công ty. Khi công ty chỉ dùng đội Ban giám đốc, không có phòng Giao ban điều hành, báo cáo tuần hợp nhất làm theo quy trình Báo cáo tuần cho ban lãnh đạo.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Giám đốc điều hành.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 4.4 | Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống |
| 5.3 | Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 9.1.3 | Phân tích và đánh giá |
| 9.3 | Xem xét của lãnh đạo |
- Khuôn báo cáo có nguồn (con số, việc cần quyết, đề xuất)
- Khuôn chuyển giao liên phòng
- Nguồn số liệu chuẩn cho từng chỉ số trong Bộ não công ty
- Quy chế phân quyền xem số liệu tài chính và nhân sự
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Khuôn ba phần | Mỗi báo cáo gồm con số, việc cần người quyết, một đề xuất. |
| Chưa có số | Nhãn ghi khi phòng chưa nộp hoặc chưa có dữ liệu; không ai được điền thay. |
| Số lệch | Hai phòng báo hai giá trị khác nhau cho cùng một chỉ số, cần nêu cả hai. |
| Phiếu chuyển giao sáu dòng | Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng nhóm các phòng | R · Thực hiện | Nộp báo cáo theo khuôn ba phần đúng hạn. |
| Giám đốc điều hành | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chủ trì họp, quyết các việc cần người quyết và chịu trách nhiệm về chỉ đạo. |
| Ban lãnh đạo | C · Được hỏi ý kiến | Cho ý kiến về các việc cần quyết. |
| Trưởng phòng Nhân sự (con người) | I · Được thông báo | Được báo các việc về con người sau họp. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Báo cáo tuần của từng trưởng nhóm theo khuôn ba phần
- Số liệu từ nguồn chuẩn của công ty cho từng chỉ số
- Danh sách Bộ não còn thiếu của các phòng
Đầu ra
- Một trang hợp nhất: năm con số, tối đa năm việc cần quyết kèm nhãn ưu tiên, một đề xuất
- Biên bản quyết định và danh sách việc giao sau họp
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Trưởng nhóm các phòng | Báo cáo tuần của phòng theo khuôn ba phần |
| Nhận từ | QT-BGD-04 Báo cáo tuần cho ban lãnh đạo | Báo cáo tuần hợp nhất, dùng làm trang giao ban |
| Giao cho | Giám đốc điều hành | Trang giao ban hợp nhất |
| Giao cho | QT-BGD-03 Ghi quyết định và theo việc sau họp | Quyết định giao ban cần theo việc |
7. Lưu đồ
- 1Gọi nộp báo cáoPhương · Chánh văn phòng
- 2Trưởng nhóm nộp báo cáoTrưởng nhóm các phòng
- 3Rà đủ và ghi chỗ thiếuPhương · Chánh văn phòng
- 4Đối chiếu số giữa các phòngKim · Trợ lý Số liệu
- 5Gom việc cần người quyếtSơn · Trợ lý Điều hành
- 6Hợp nhất thành một trangPhương · Chánh văn phòng
- 7Họp và quyếtGiám đốc điều hành
- 8Ghi biên bản và nhắc hạnPhương · Chánh văn phòng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Gọi nộp báo cáo | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Tin gọi nộp báo cáo | Chiều thứ Sáu | — |
| 2. Trưởng nhóm nộp báo cáo | Con người Trưởng nhóm các phòng |
|
Báo cáo tuần của phòng | Theo hạn Chánh văn phòng nêu | Phòng không có số thì nói không có, không ước lượng thay. |
| 3. Rà đủ và ghi chỗ thiếu | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Bảng tình trạng nộp báo cáo | Trong 2 giờ sau hạn nộp (đề xuất ban đầu) | Báo cáo thiếu nguồn thì trả lại trưởng nhóm một lần với danh sách đầy đủ. |
| 4. Đối chiếu số giữa các phòng | Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu |
|
Bảng đối chiếu số | Cùng ngày | Dữ kiện và nhận định phải tách riêng; không tự chọn số nào đúng. |
| 5. Gom việc cần người quyết | Nhân viên AI Sơn · Trợ lý Điều hành |
|
Danh sách việc cần quyết | Cùng ngày | — |
| 6. Hợp nhất thành một trang | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Trang giao ban hợp nhất | Trước buổi họp ít nhất 2 giờ (đề xuất ban đầu) | Tự kiểm ba điểm: đủ ba phần, số có nguồn, số lệch đã nêu. |
| 7. Họp và quyết | Con người Giám đốc điều hành |
|
Quyết định giao ban | Trong buổi họp | Không nhân viên AI nào thay lãnh đạo quyết hay cam kết với bên ngoài. |
| 8. Ghi biên bản và nhắc hạn | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Biên bản giao ban | Trong ngày họp | Quyết định sau họp là của lãnh đạo; không sửa lại nội dung đã quyết. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Trưởng nhóm không nộp đúng hạn | Nhắc một lần; hết hạn thì ghi "chưa có số" cho phòng đó và báo Giám đốc điều hành, không điền số thay. |
| Hai phòng báo số lệch nhau | Nêu cả hai số kèm nguồn, ghi rõ là lệch và nêu nguồn chuẩn; để lãnh đạo hoặc Kế toán trưởng xác định số đúng. |
| Có hơn năm việc cần người quyết | Giữ năm việc ưu tiên cao nhất trên trang, phần còn lại ghi phụ lục kèm nhãn ưu tiên. |
| Báo cáo chứa dữ liệu lương hoặc dữ liệu cá nhân chi tiết | Chỉ giữ mức tổng hợp, loại bỏ chi tiết từng người và nhắc trưởng nhóm theo quy chế phân quyền. |
| Trong tuần có sự cố nghiêm trọng cần quyết ngay | Không chờ chiều thứ Sáu; gọi thẳng người có thẩm quyền kèm tóm tắt ngắn và đưa vào trang tuần. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Số liệu sai hoặc không có nguồn làm lãnh đạo quyết nhầm | Mỗi con số có nguồn và thời điểm; số lệch được nêu chứ không chọn thay. |
| Việc quan trọng bị chìm trong báo cáo dài | Giới hạn năm việc cần quyết, có nhãn ưu tiên và một đề xuất. |
| Lộ dữ liệu tài chính hoặc nhân sự chi tiết | Chỉ nêu mức tổng hợp; phân quyền xem theo quy chế. |
11. Biểu mẫu
BM-LP-06-01
Báo cáo tuần của phòng
Phòng · Tuần báo cáo · Con số kèm nguồn và thời điểm · Việc cần người quyết · Mức ưu tiên đề xuất · Một đề xuất · Bộ não còn thiếu · Người nộp
BM-LP-06-02
Phiếu chuyển giao sáu dòng
Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ
BM-LP-06-03
Trang giao ban hợp nhất
Tuần · Năm con số của công ty · Số lệch giữa các phòng · Việc cần quyết và nhãn ưu tiên · Đề xuất · Phòng chưa nộp · Bộ não còn thiếu · Quyết định và người làm, hạn
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Trang giao ban hợp nhất | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo tuần | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
| Biên bản và quyết định giao ban | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, phân quyền | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ phòng nộp báo cáo đúng hạn | Số phòng nộp đúng hạn chia tổng số phòng phải nộp | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
| Tỷ lệ việc quyết được hoàn tất đúng hạn | Số việc giao sau họp xong đúng hạn chia tổng số việc giao | Từ 80% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số lần số liệu phải sửa sau khi gửi lãnh đạo | Số lần đính chính trong kỳ | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |