| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHBáo cáo tuần cho ban lãnh đạo | Mã tài liệu | QT-BGD-04 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm lãnh đạo nhận mỗi tuần một báo cáo hợp nhất theo cùng khuôn ba phần: con số, việc cần người quyết và một đề xuất của từng phòng, để so sánh được giữa các phòng và không phải hỏi lại từng nơi.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho báo cáo tuần hợp nhất gửi ban lãnh đạo vào chiều thứ Sáu, tổng hợp từ báo cáo của từng phòng hoặc của nhân viên AI trưởng phòng.
Không áp dụng: Không áp dụng cho bản tin điều hành hằng ngày, tổng kết tháng so với kế hoạch, và báo cáo gửi cơ quan hoặc khách hàng bên ngoài. Khi công ty dùng đủ các đội và có phòng Giao ban điều hành, việc gọi các trưởng nhóm nộp báo cáo, họp giao ban và ghi biên bản làm theo quy trình Giao ban tuần; quy trình này là phần hợp nhất và gửi báo cáo.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
| 9.1.3 | Phân tích và đánh giá |
| 9.3 | Xem xét của lãnh đạo |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
- Khung báo cáo tuần thống nhất của công ty
- Danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty
- Bảng kế hoạch và mục tiêu quý hiện hành
- Quy trình Bản tin điều hành mỗi sáng
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Khung báo cáo | Bốn mục cố định cho mọi phòng: kết quả, lệch kế hoạch, rủi ro, đề xuất. |
| Báo cáo hợp nhất | Báo cáo ghép từ báo cáo các phòng thành một văn bản, giữ nguyên số và nguồn của từng phòng. |
| Lệch kế hoạch | Chênh lệch giữa kết quả thực tế và kế hoạch vượt ngưỡng do lãnh đạo đặt. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Giám đốc | A · Chịu trách nhiệm cuối | Đọc báo cáo, quyết định các đề xuất và chịu trách nhiệm về kết luận. |
| Trưởng phòng | R · Thực hiện | Gửi báo cáo tuần của phòng mình đúng hạn, đúng khung, có nguồn. |
| Chánh văn phòng (con người) | R · Thực hiện | Điều phối thu báo cáo, đọc soát bản hợp nhất đã gửi và yêu cầu đính chính khi cần. |
| Phó giám đốc | C · Được hỏi ý kiến | Bổ sung nhận định về các phòng thuộc phạm vi phụ trách. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Báo cáo tuần của từng phòng hoặc của nhân viên AI trưởng phòng
- Số liệu tổng hợp từ các nguồn đã thống nhất
- Kế hoạch và mục tiêu quý hiện hành
Đầu ra
- Báo cáo tuần hợp nhất theo một khung
- Phần tổng quan nửa trang
- Danh sách phòng chưa nộp hoặc nộp thiếu
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Trưởng phòng | Báo cáo tuần của phòng theo khuôn ba phần |
| Giao cho | Giám đốc | Báo cáo tuần hợp nhất: năm con số, tối đa năm việc cần quyết, một đề xuất |
| Giao cho | QT-LP-06 Giao ban tuần | Báo cáo tuần hợp nhất, dùng làm trang giao ban |
7. Lưu đồ
- 1Thu báo cáo các phòngPhương · Chánh văn phòng
- 2Kiểm khung và nguồnPhương · Chánh văn phòng
- 3Chuẩn hoá về khuôn ba phầnPhương · Chánh văn phòng
- 4Đối chiếu với số tổng hợpKim · Trợ lý Số liệu
- 5Viết phần tổng quanPhương · Chánh văn phòng
- 6Gửi báo cáo tuầnPhương · Chánh văn phòng
- 7Đọc soát và xử lý phòng nộp thiếuChánh văn phòng (con người)
- 8Quyết định và ghi nhận phản hồiGiám đốc
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Thu báo cáo các phòng | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách nộp báo cáo | Thứ Sáu trước 15 giờ | Phòng chưa nộp: nhắc một lần, sau đó đánh dấu "chưa nộp" trong báo cáo. |
| 2. Kiểm khung và nguồn | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Bảng kiểm báo cáo từng phòng | Trước 15 giờ 30 | Báo cáo thiếu nguồn không được đưa vào phần tổng quan. |
| 3. Chuẩn hoá về khuôn ba phần | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Bản hợp nhất nháp | — | Không viết lại ý của phòng bằng suy đoán. |
| 4. Đối chiếu với số tổng hợp | Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu |
|
Bảng đối chiếu số | — | Chênh lệch chưa giải thích được phải đưa lên phần cần chú ý. |
| 5. Viết phần tổng quan | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Phần tổng quan | — | Đề xuất ghi rõ là nhận định, không trình như sự thật. |
| 6. Gửi báo cáo tuần | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Lượt gửi báo cáo tuần | Thứ Sáu 16 giờ 30 | Tự kiểm trước khi gửi: đủ ba phần, mỗi con số có nguồn, chỗ lệch và chỗ chưa có số đã nêu rõ. |
| 7. Đọc soát và xử lý phòng nộp thiếu | Con người Chánh văn phòng (con người) |
|
Ghi nhận đọc soát, kèm yêu cầu đính chính nếu có | Trong ngày thứ Sáu | Bản đính chính phải tới đúng những người đã nhận bản trước và ghi rõ chỗ đã sửa. |
| 8. Quyết định và ghi nhận phản hồi | Con người Giám đốc |
|
Quyết định về đề xuất trong báo cáo tuần | Đầu tuần kế tiếp | Chỉ lãnh đạo mới quyết; nhân viên AI chỉ ghi lại và tạo việc. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Phòng không nộp báo cáo | Ghi "chưa nộp" trong báo cáo hợp nhất, không điền số thay; báo Chánh văn phòng để nhắc trưởng phòng. |
| Báo cáo của phòng không theo khung | Trả lại phòng kèm khung mẫu và danh sách mục thiếu; nếu hết hạn thì ghi vào phần phụ lục nguyên văn, không tự chuyển đổi. |
| Số của phòng khác số hệ thống | Nêu cả hai số kèm nguồn, ghi rõ là lệch và chuyển phòng để giải thích. |
| Tuần có ngày nghỉ lễ | Dời hạn nộp và giờ gửi theo lịch do Chánh văn phòng thông báo trước; báo cáo ghi rõ số ngày làm việc của tuần. |
| Có rủi ro nghiêm trọng xuất hiện giữa tuần | Không chờ báo cáo tuần; báo ngay Chánh văn phòng để chuyển lãnh đạo, rủi ro vẫn ghi vào báo cáo tuần. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Hợp nhất làm sai lệch ý của phòng | Giữ nguyên số và nguồn của phòng, chỉ chuẩn hoá khung; không viết lại nhận định của phòng. |
| Báo cáo toàn tin tốt, che rủi ro | Bắt buộc mục rủi ro với mọi phòng; mục trống thì hỏi lại "không có" hay "chưa xem". |
| Lãnh đạo ra quyết định dựa trên số cũ | Mỗi số có thời điểm lấy; số quá cũ ghi rõ là cũ. |
| Lộ báo cáo ra ngoài | Chỉ gửi trong kênh nội bộ cho ban lãnh đạo; không chép sang kênh khác. |
11. Biểu mẫu
BM-BGD-04-01
Báo cáo tuần của phòng
Tên phòng · Tuần báo cáo · Con số chính kèm nguồn và thời điểm · So với kế hoạch hoặc kỳ trước · Việc cần lãnh đạo quyết kèm nhãn ưu tiên · Một đề xuất kèm lý do bằng số · Rủi ro cần nêu ngay · Người lập
BM-BGD-04-02
Bảng kiểm báo cáo tuần
Tên phòng · Đã nộp hay chưa · Đủ ba phần · Số có nguồn · Số lệch với nguồn tổng hợp · Ghi chú trả lại
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Báo cáo tuần của các phòng | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm và tuần | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
| Báo cáo tuần hợp nhất đã gửi | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm và tuần | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
| Bảng kiểm báo cáo tuần | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ phòng nộp đúng hạn | Số phòng nộp trước hạn chia tổng số phòng phải nộp | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
| Thời gian tổng hợp | Số giờ làm việc từ khi nhận báo cáo cuối cùng tới khi gửi bản hợp nhất | Không quá 1 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số câu phải hỏi lại các phòng | Số lượt hỏi lại do thiếu nguồn hoặc sai khung trong tuần | Giảm dần theo tháng (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |