| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHChuẩn bị cuộc họp | Mã tài liệu | QT-BGD-02 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mỗi cuộc họp giao ban hoặc họp hội đồng có chương trình rõ, số liệu đính kèm từng mục và danh sách quyết định còn treo, để thời gian họp dùng vào việc quyết định thay vì thu thập thông tin.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho việc chuẩn bị chương trình và tài liệu đọc trước của họp giao ban định kỳ và họp hội đồng do ban giám đốc triệu tập.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc ghi quyết định và theo việc sau họp (xem quy trình Ghi quyết định và theo việc sau họp), và cho họp với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Chủ trì cuộc họp.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 9.3 | Xem xét của lãnh đạo |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 6.2 | Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu |
- Biên bản và danh sách việc của các lần họp trước
- Bảng mục tiêu quý hiện hành
- Quy chế họp của công ty
- Khuôn Báo cáo có nguồn của công ty
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Quyết định đang treo | Việc đã đưa ra họp nhưng chưa có quyết định, hoặc đã quyết nhưng chưa có người phụ trách và hạn. |
| Tài liệu đọc trước | Bộ tài liệu gửi người dự họp trước cuộc họp để vào họp là quyết định, không phải nghe trình bày. |
| Đầu vào xem xét | Thông tin theo yêu cầu xem xét của lãnh đạo: kết quả mục tiêu, phản hồi khách hàng, rủi ro, hành động còn mở. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Chủ trì cuộc họp | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt chương trình, thứ tự và thời lượng từng mục trước khi gửi. |
| Trưởng phòng đề xuất mục họp | R · Thực hiện | Gửi đề xuất mục họp kèm số liệu và quyết định cần xin. |
| Thư ký cuộc họp | C · Được hỏi ý kiến | Xác nhận lịch, người dự và phòng họp. |
| Người dự họp | I · Được thông báo | Đọc tài liệu trước và chuẩn bị ý kiến. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Biên bản các lần họp trước và danh sách việc còn mở
- Đề xuất mục họp của các phòng
- Số liệu của các phòng và bảng mục tiêu quý
Đầu ra
- Chương trình họp có thời lượng từng mục
- Tài liệu đọc trước kèm số liệu cho từng mục
- Danh sách quyết định đang treo
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Trưởng phòng đề xuất mục họp | Đề xuất mục họp và số liệu của phòng |
| Nhận từ | QT-BGD-03 Ghi quyết định và theo việc sau họp | Việc còn mở và quyết định đang treo cho lần họp sau |
| Giao cho | Người dự họp | Chương trình họp và tài liệu đọc trước |
| Giao cho | QT-BGD-03 Ghi quyết định và theo việc sau họp | Chương trình họp và danh sách quyết định đang treo |
7. Lưu đồ
- 1Xác định cuộc họpGiang · Trợ lý Họp
- 2Thu thập việc tồn và đề xuấtGiang · Trợ lý Họp
- 3Dựng chương trìnhGiang · Trợ lý Họp
- 4Đính kèm số liệu cho từng mụcKim · Trợ lý Số liệu
- 5Tự kiểm và trình chủ trìGiang · Trợ lý Họp
- 6Duyệt chương trìnhChủ trì cuộc họp
- 7Gửi tài liệu đọc trướcGiang · Trợ lý Họp
- 8Rà lại trước giờ họpGiang · Trợ lý Họp
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Xác định cuộc họp | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
— | Ít nhất 2 ngày làm việc trước họp | — |
| 2. Thu thập việc tồn và đề xuất | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
Danh sách việc tồn và đề xuất mục họp | Hạn nhận đề xuất do chủ trì đặt | Mục không có điều cần quyết thì đề nghị chuyển sang báo cáo bằng văn bản, không đưa vào chương trình. |
| 3. Dựng chương trình | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
Chương trình họp bản nháp | — | Mỗi mục cần quyết có tên người chịu trách nhiệm trình. |
| 4. Đính kèm số liệu cho từng mục | Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu |
|
Tài liệu đọc trước | Trong 1 ngày làm việc từ khi có chương trình | Số không có nguồn thì ghi "chưa có", không ước lượng thay. |
| 5. Tự kiểm và trình chủ trì | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
Phiếu trình duyệt chương trình họp | Trước họp ít nhất 1 ngày làm việc | Hồ sơ thiếu số liệu của phòng nào thì trả phòng đó, không đưa lên chủ trì. |
| 6. Duyệt chương trình | Con người Chủ trì cuộc họp |
|
Xác nhận duyệt chương trình | Trước họp 1 ngày làm việc | Chương trình chỉ gửi đi sau khi chủ trì duyệt. |
| 7. Gửi tài liệu đọc trước | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
Lượt gửi tài liệu và xác nhận nhận | Trước họp ít nhất 1 ngày làm việc | Không gửi ra ngoài danh sách người dự đã duyệt. |
| 8. Rà lại trước giờ họp | Nhân viên AI Giang · Trợ lý Họp |
|
Bản chương trình cuối cùng | Trong buổi sáng ngày họp | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Phòng không gửi đề xuất hoặc số liệu đúng hạn | Nhắc một lần; hết hạn thì báo chủ trì và đưa mục đó xuống cuối chương trình hoặc chuyển sang kỳ họp sau theo quyết định của chủ trì. |
| Chủ trì thay đổi lịch hoặc nội dung sát giờ | Cập nhật chương trình, báo lại người dự bằng bản mới ghi rõ điểm đổi, và chỉ gửi sau khi chủ trì xác nhận. |
| Quá nhiều mục so với thời lượng | Đề xuất giữ các mục cần quyết gấp nhất và chuyển mục thông tin sang văn bản; chủ trì quyết định cuối cùng. |
| Số liệu hai phòng mâu thuẫn nhau | Nêu cả hai số kèm nguồn và ghi rõ là lệch, đưa thành một mục cần chốt nguồn trong cuộc họp. |
| Quyết định treo quá nhiều lần | Đánh dấu quyết định treo từ lần thứ ba trở lên ở đầu chương trình để chủ trì quyết hoặc rút khỏi danh sách. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Họp kéo dài, không ra quyết định | Mỗi mục cần quyết ghi rõ điều cần quyết, người trình và thời lượng; mục chỉ có thông tin chuyển sang văn bản. |
| Người dự không đọc tài liệu trước | Gửi sớm, ngắn, mỗi mục một dòng tóm tắt; theo dõi tỷ lệ xác nhận đã nhận. |
| Thiếu hoặc sai số liệu trong tài liệu | Mỗi số có nguồn và thời điểm; số bất thường kiểm lại với phòng sở hữu trước khi gửi. |
| Tài liệu họp lọt ra ngoài | Chỉ gửi trong kênh nội bộ cho danh sách người dự đã duyệt; tài liệu nhạy cảm đánh dấu riêng. |
11. Biểu mẫu
BM-BGD-02-01
Chương trình họp
Loại họp · Ngày giờ và địa điểm · Người chủ trì · Mục tiêu cuộc họp · Số thứ tự mục · Nội dung và điều cần quyết · Người trình bày · Thời lượng · Tài liệu đính kèm
BM-BGD-02-02
Danh sách quyết định đang treo
Mã quyết định · Nội dung · Lần họp đưa ra · Số lần bị treo · Lý do treo · Người phụ trách
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Chương trình và tài liệu đọc trước đã gửi | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo năm và kỳ họp | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Thư ký cuộc họp |
| Danh sách quyết định đang treo | Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc | Cập nhật mỗi kỳ họp; lưu theo bảng thời hạn lưu của công ty | Chánh văn phòng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ mục họp có quyết định | Số mục cần quyết được quyết ngay trong họp chia tổng số mục cần quyết | Từ 80% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Thời lượng họp so với kế hoạch | Thời lượng thực tế chia thời lượng trong chương trình | Không quá 110% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ tài liệu gửi đúng hạn | Số cuộc họp có tài liệu gửi trước 1 ngày làm việc chia tổng số cuộc họp | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |