← Ban giám đốc · Danh mục quy trình

Theo dõi mục tiêu quý

Bảo đảm tiến độ từng mục tiêu quý được cập nhật hằng tuần từ số liệu thật, mục tiêu đang chậm được đánh dấu sớm cùng ước lượng khả năng đạt, để lãnh đạo can thiệp khi còn kịp thay vì phát hiện ở cuối quý.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHTheo dõi mục tiêu quý	Mã tài liệu	QT-BGD-06
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc cập nhật tiến độ mục tiêu quý của công ty và các phòng mỗi tuần, đánh dấu mục tiêu chậm và hỏi người phụ trách khi thiếu số cập nhật.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đặt hoặc điều chỉnh mục tiêu (do lãnh đạo quyết), đánh giá kết quả cá nhân, và tổng kết tháng so với kế hoạch.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Giám đốc. Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.2	Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.3	Phân tích và đánh giá
9.3	Xem xét của lãnh đạo

Bảng mục tiêu quý hiện hành
Danh mục chỉ số và nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty
Quy trình Báo cáo tuần cho ban lãnh đạo
Khuôn Báo cáo có nguồn của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Mục tiêu quý	Kết quả đo được mà công ty hoặc phòng cam kết đạt trong quý, có chỉ số, giá trị đích và người phụ trách.
Mục tiêu chậm	Mục tiêu có tiến độ thực tế thấp hơn tiến độ kỳ vọng tại thời điểm đo vượt ngưỡng lãnh đạo đặt.
Khả năng đạt	Ước lượng định tính (cao, vừa, thấp) kèm giả định, không phải xác suất chính xác.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Giám đốc	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xem tiến độ, quyết định can thiệp hoặc điều chỉnh mục tiêu.
Người phụ trách mục tiêu	R · Thực hiện	Cung cấp số cập nhật và giải thích khi mục tiêu chậm.
Trưởng phòng	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận số liệu và nguyên nhân thuộc phòng mình.
Chánh văn phòng (con người)	I · Được thông báo	Nhận bảng tiến độ để đưa vào báo cáo tuần và tài liệu họp.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Bảng mục tiêu quý: chỉ số, giá trị đích, người phụ trách, mốc thời gian
Số liệu thực tế từ các nguồn đã thống nhất
Cập nhật của người phụ trách khi số liệu chưa có trong hệ thống

Đầu ra

Bảng tiến độ mục tiêu cập nhật hằng tuần
Danh sách mục tiêu đang chậm kèm ước lượng khả năng đạt
Danh sách mục tiêu chưa có số cập nhật

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách mục tiêu	Bảng mục tiêu quý và số cập nhật của từng mục tiêu
Nhận từ	QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo	Mục tiêu chất lượng của kỳ tới
Giao cho	Giám đốc	Bảng tiến độ mục tiêu và các mục tiêu đang chậm
Giao cho	QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo	Mức độ đạt mục tiêu chất lượng của kỳ

7. Lưu đồ

1Chốt danh sách mục tiêu và mốcKim · Trợ lý Số liệu
2Lấy số thực tếKim · Trợ lý Số liệu
3Tính tiến độKim · Trợ lý Số liệu
4Ước lượng khả năng đạtVinh · Trợ lý Phân tích
5Hỏi người phụ trách khi thiếu sốKim · Trợ lý Số liệu
6Soạn bảng tiến độ và trìnhKim · Trợ lý Số liệu
7Lãnh đạo xem và quyết định can thiệpGiám đốc
8Tạo việc và cập nhật hồ sơKim · Trợ lý Số liệu

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chốt danh sách mục tiêu và mốc	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Lấy danh sách mục tiêu quý hiện hành gồm chỉ số, giá trị đích, người phụ trách và tiến độ kỳ vọng theo tuần. Đối chiếu với bản đã chốt đầu quý; mục tiêu bị đổi giữa quý phải có xác nhận của lãnh đạo.	—	Thứ Hai 8 giờ	Không tự đổi giá trị đích hay mốc.
2. Lấy số thực tế	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Lấy số thực tế của từng chỉ số từ nguồn đã thống nhất, ghi nguồn và thời điểm lấy. Chỉ số không có trong hệ thống thì đánh dấu chờ người phụ trách cung cấp.	Bảng số thực tế có nguồn	Thứ Hai trước 9 giờ	Không dùng số ước lượng thay số thật.
3. Tính tiến độ	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Tính phần trăm đạt so với giá trị đích và so với tiến độ kỳ vọng tại tuần hiện tại. Đánh dấu mục tiêu chậm theo ngưỡng lãnh đạo đặt; chưa có ngưỡng thì dùng ngưỡng tạm và ghi rõ là tạm.	Bảng tiến độ mục tiêu	—	Số bằng 0 hoặc không đổi nhiều tuần liên tiếp phải kiểm lại nguồn trước khi kết luận.
4. Ước lượng khả năng đạt	Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích	Với mỗi mục tiêu chậm, ước lượng khả năng đạt theo nhịp hiện tại: cao, vừa hoặc thấp. Ghi rõ giả định: nhịp giữ nguyên, hoặc có việc đã lên lịch làm thay đổi nhịp. Ghi rõ đây là ước lượng, không phải cam kết.	Cột khả năng đạt và giả định	—	Không trình ước lượng như sự thật; mỗi ước lượng kèm giả định.
5. Hỏi người phụ trách khi thiếu số	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Gửi tin nhắn cho người phụ trách mục tiêu không có số cập nhật, nêu cụ thể số nào, mốc nào. Nhắc một lần; sau hạn thì ghi "chưa có số" và báo Chánh văn phòng.	Danh sách mục tiêu chưa có số	Thứ Hai trước 12 giờ	Không ép người phụ trách nhập số khi chưa chắc; hỏi nguyên nhân thay vì suy đoán.
6. Soạn bảng tiến độ và trình	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Soạn bảng tiến độ một trang: mục tiêu, đích, thực tế, tiến độ, trạng thái, khả năng đạt. Đưa mục tiêu chậm lên đầu, kèm nhãn mức ưu tiên đề xuất cho từng việc can thiệp. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình.	Bảng tiến độ mục tiêu và phiếu trình	Thứ Hai trước 13 giờ	Tự kiểm: mỗi số có nguồn, không còn chỗ trống.
7. Lãnh đạo xem và quyết định can thiệp	Con người Giám đốc	Đọc bảng tiến độ, chọn nhãn cho từng mục tiêu chậm: Làm ngay, Lên lịch, Giao người khác hoặc Bỏ qua. Việc điều chỉnh giá trị đích hoặc mốc chỉ do lãnh đạo quyết.	Quyết định về mục tiêu chậm	Trong tuần	Nhân viên AI không tự điều chỉnh mục tiêu.
8. Tạo việc và cập nhật hồ sơ	Nhân viên AI Kim · Trợ lý Số liệu	Tạo việc theo nhãn lãnh đạo chọn, gắn người phụ trách và hạn, rồi cập nhật bảng tiến độ. Chuyển bảng tiến độ cho Chánh văn phòng để đưa vào báo cáo tuần và tài liệu họp.	Bảng tiến độ đã cập nhật	Trong ngày lãnh đạo quyết	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Người phụ trách không phản hồi sau khi nhắc	Ghi "chưa có số" và báo Chánh văn phòng; nếu quá hai tuần liên tiếp thì đưa lên đầu bảng cho lãnh đạo quyết.
Chỉ số đổi cách đo giữa quý	Ghi rõ cách đo cũ và mới, không so trực tiếp; lãnh đạo xác nhận cách tính lại mốc kỳ vọng.
Số liệu hai nguồn lệch nhau	Nêu cả hai số kèm nguồn, ghi là lệch; chuyển người quản trị danh mục chỉ số để chốt nguồn.
Mục tiêu không đo được bằng số liệu hệ thống	Dùng cập nhật của người phụ trách, ghi rõ "số do người phụ trách báo" và không gộp với số lấy từ hệ thống.
Mục tiêu đã đạt hoặc không còn ý nghĩa	Đề xuất đóng hoặc thay mục tiêu; chỉ đóng sau khi lãnh đạo đồng ý.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Số cập nhật cũ hoặc sai làm bỏ sót mục tiêu chậm	Mỗi số có nguồn và thời điểm; số không đổi nhiều tuần được kiểm lại.
Ước lượng khả năng đạt quá lạc quan	Ghi giả định; mục tiêu chậm mà không có việc can thiệp đã lên lịch thì không ước lượng ở mức cao.
Người phụ trách ngại báo tin xấu	Hỏi bằng câu hỏi cụ thể, tách dữ kiện khỏi nhận định, theo dõi tỷ lệ cập nhật.
Đổi mục tiêu giữa quý mà không ghi nhận	Mọi thay đổi mục tiêu phải có xác nhận của lãnh đạo và được lưu cùng ngày đổi.

11. Biểu mẫu

BM-BGD-06-01

Bảng tiến độ mục tiêu quý

Mã mục tiêu · Mục tiêu và chỉ số · Giá trị đích · Số thực tế và nguồn · Thời điểm lấy số · Tiến độ kỳ vọng · Phần trăm đạt · Trạng thái · Khả năng đạt và giả định · Người phụ trách

BM-BGD-06-02

Phiếu hỏi cập nhật mục tiêu

Mã mục tiêu · Người phụ trách · Số cần cập nhật · Hạn trả lời · Trả lời của người phụ trách · Ngày trả lời

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng tiến độ mục tiêu hằng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc, theo quý và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng
Bảng mục tiêu quý đã chốt và lịch sử thay đổi	Bộ não công ty	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng
Phiếu hỏi cập nhật mục tiêu	Kho tài liệu công ty, thư mục Ban giám đốc	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Chánh văn phòng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ mục tiêu có số cập nhật hằng tuần	Số mục tiêu có số cập nhật trong tuần chia tổng số mục tiêu	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Thời gian từ đầu tuần tới khi có bảng tiến độ	Số giờ làm việc từ thứ Hai 8 giờ tới khi gửi bảng	Không quá 5 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số mục tiêu chậm được can thiệp trong tuần	Số mục tiêu chậm có việc can thiệp chia tổng số mục tiêu chậm	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449