| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHĐánh giá nội bộ | Mã tài liệu | QT-HT-06 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm công ty tự kiểm tra định kỳ xem hệ thống có được làm đúng như đã viết và có hiệu lực không: có chương trình đánh giá, đánh giá viên độc lập với việc được đánh giá, phát hiện dựa trên bằng chứng, và mỗi phát hiện được theo tới khi khắc phục xong.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho việc lập chương trình đánh giá nội bộ hằng năm, chuẩn bị, thực hiện và báo cáo từng đợt đánh giá đối với mọi quy trình của hệ thống, kể cả các bước do nhân viên AI thực hiện.
Không áp dụng: Không áp dụng cho đánh giá của tổ chức chứng nhận hoặc của khách hàng (công ty tiếp đón theo kế hoạch riêng), kiểm toán tài chính, và việc khắc phục phát hiện (xem quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.
Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng đoàn đánh giá.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 9.2 | Đánh giá nội bộ |
| 9.1.3 | Phân tích và đánh giá |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 10.2 | Sự không phù hợp và hành động khắc phục |
- Chương trình đánh giá nội bộ năm
- Danh mục tài liệu hiện hành và các quy trình được đánh giá
- Kết quả các đợt đánh giá trước và tình trạng hành động khắc phục
- Quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Quy trình Xem xét của lãnh đạo
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Đánh giá nội bộ | Việc công ty tự xem xét một cách có hệ thống và độc lập xem hệ thống có đáp ứng yêu cầu và có hiệu lực không. |
| Chuẩn mực đánh giá | Yêu cầu dùng để đối chiếu: tiêu chuẩn, quy trình, quy chế của công ty, yêu cầu của khách hàng. |
| Bằng chứng đánh giá | Hồ sơ, lời trình bày hoặc quan sát kiểm tra được, liên quan tới chuẩn mực đánh giá. |
| Phát hiện đánh giá | Kết quả so bằng chứng với chuẩn mực: đạt, không đạt hoặc cơ hội cải tiến. |
| Đánh giá viên | Người đủ năng lực thực hiện đánh giá và không đánh giá công việc của chính mình. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng đoàn đánh giá | A · Chịu trách nhiệm cuối | Phân công đánh giá viên, kết luận từng phát hiện và ký báo cáo đánh giá. |
| Đánh giá viên | R · Thực hiện | Phỏng vấn, quan sát, xem hồ sơ và ghi bằng chứng; không đánh giá việc của chính mình. |
| Người phụ trách hệ thống chất lượng | R · Thực hiện | Lập chương trình đánh giá năm, bảo đảm đánh giá viên đủ năng lực và độc lập. |
| Trưởng bộ phận được đánh giá | C · Được hỏi ý kiến | Cung cấp hồ sơ, bố trí người trả lời và nhận phát hiện. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Nhận báo cáo đánh giá và bảo đảm nguồn lực khắc phục. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Chương trình đánh giá năm và phạm vi của đợt
- Quy trình, biểu mẫu hiện hành của bộ phận được đánh giá
- Hồ sơ thực tế: phiếu, sổ, hội thoại của nhân viên AI, chứng từ
- Phát hiện và hành động khắc phục của các đợt trước
Đầu ra
- Kế hoạch đợt đánh giá và danh mục câu hỏi theo từng quy trình
- Mẫu hồ sơ đã rút kèm kết quả đối chiếu
- Báo cáo đánh giá nội bộ do trưởng đoàn kết luận
- Danh sách phát hiện chuyển sang hành động khắc phục
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Người phụ trách hệ thống chất lượng | Chương trình đánh giá năm và phạm vi từng đợt |
| Nhận từ | QT-HT-03 Kiểm soát thông tin dạng văn bản | Danh mục tài liệu hiện hành |
| Giao cho | Trưởng đoàn đánh giá | Kế hoạch, danh mục câu hỏi và mẫu hồ sơ của đợt đánh giá |
| Giao cho | QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục | Phát hiện đánh giá cần hành động khắc phục |
| Giao cho | QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo | Báo cáo đánh giá nội bộ |
7. Lưu đồ
- 1Lập kế hoạch đợt đánh giáPhương · Chánh văn phòng
- 2Chốt kế hoạch và phân côngTrưởng đoàn đánh giá
- 3Soạn danh mục câu hỏi từ quy trìnhVinh · Trợ lý Phân tích
- 4Rút mẫu hồ sơ và đối chiếu trướcVinh · Trợ lý Phân tích
- 5Đánh giá tại chỗĐánh giá viên
- 6Soạn dự thảo báo cáoPhương · Chánh văn phòng
- 7Kết luận và ký báo cáoTrưởng đoàn đánh giá
- 8Chuyển phát hiện sang hành động khắc phụcPhương · Chánh văn phòng
- 9Theo dõi chương trình nămPhương · Chánh văn phòng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Lập kế hoạch đợt đánh giá | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Kế hoạch đợt đánh giá nháp | Trước đợt đánh giá ít nhất 10 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Quy trình của Ban giám đốc và quy trình do chính nhân viên AI này tham gia phải do con người từ bộ phận khác chuẩn bị. |
| 2. Chốt kế hoạch và phân công | Con người Trưởng đoàn đánh giá |
|
Kế hoạch đợt đánh giá đã chốt | Trước đợt đánh giá ít nhất 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Đánh giá viên không đánh giá công việc của chính mình. |
| 3. Soạn danh mục câu hỏi từ quy trình | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Danh mục câu hỏi đánh giá | Trong 3 ngày làm việc sau khi kế hoạch được chốt | Câu hỏi bám theo tài liệu hiện hành; ghi rõ mã và phiên bản đã dùng. |
| 4. Rút mẫu hồ sơ và đối chiếu trước | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Bảng đối chiếu mẫu hồ sơ | Trước ngày đánh giá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Chỉ nêu dữ kiện; không gọi là phát hiện, vì kết luận thuộc đánh giá viên. |
| 5. Đánh giá tại chỗ | Con người Đánh giá viên |
|
Ghi chép đánh giá kèm bằng chứng | Theo kế hoạch đợt | Mỗi phát hiện phải dẫn tới yêu cầu cụ thể và bằng chứng cụ thể. |
| 6. Soạn dự thảo báo cáo | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Dự thảo báo cáo đánh giá | Trong 2 ngày làm việc sau đợt đánh giá (đề xuất ban đầu) | Không thêm, bớt hay đổi mức của phát hiện. |
| 7. Kết luận và ký báo cáo | Con người Trưởng đoàn đánh giá |
|
Báo cáo đánh giá nội bộ đã ký | Trong 5 ngày làm việc sau đợt đánh giá (đề xuất ban đầu) | Kết luận đánh giá chỉ do trưởng đoàn đưa ra. |
| 8. Chuyển phát hiện sang hành động khắc phục | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Các dòng mới trong sổ sự không phù hợp | Trong ngày báo cáo được ký | Không phát hiện nào của báo cáo bị bỏ ngoài sổ. |
| 9. Theo dõi chương trình năm | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Chương trình đánh giá năm đã cập nhật | Hằng quý | Quy trình chưa được đánh giá trong năm phải được nêu tên. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không có đánh giá viên độc lập cho một bộ phận | Trưởng đoàn mượn người từ bộ phận khác hoặc thuê bên ngoài; không để người đánh giá việc của chính mình. |
| Bộ phận được đánh giá không cung cấp hồ sơ | Ghi là không có bằng chứng và trưởng đoàn nêu thành phát hiện; không suy đoán thay. |
| Phát hiện nghiêm trọng trong lúc đánh giá | Trưởng đoàn báo ngay Giám đốc, không chờ báo cáo; xử lý tức thời theo quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục. |
| Đợt đánh giá bị hoãn | Ghi lý do và ngày mới trong chương trình năm; quá hạn hai lần thì nêu ở kỳ xem xét của lãnh đạo. |
| Đối tượng đánh giá là bước do nhân viên AI làm | Rút mẫu hội thoại và kết quả của nhân viên AI như hồ sơ; đánh giá viên con người đối chiếu với quy trình và kết luận. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Đánh giá hình thức, không tìm ra vấn đề thật | Danh mục câu hỏi bám từng bước và hồ sơ của quy trình; mẫu hồ sơ được rút và đối chiếu trước. |
| Thiếu độc lập | Kiểm trùng bộ phận khi lập kế hoạch; nhân viên AI không chuẩn bị đánh giá cho quy trình mình tham gia. |
| Phát hiện không được khắc phục | Mọi phát hiện vào sổ sự không phù hợp và được báo ở kỳ xem xét của lãnh đạo. |
11. Biểu mẫu
BM-HT-06-01
Chương trình đánh giá năm
Quy trình hoặc bộ phận · Thời gian dự kiến · Trưởng đoàn · Đánh giá viên · Trọng tâm · Trạng thái
BM-HT-06-02
Danh mục câu hỏi đánh giá
Quy trình và phiên bản · Bước hoặc yêu cầu · Câu hỏi · Bằng chứng cần xem · Kết quả · Ghi chú của đánh giá viên
BM-HT-06-03
Báo cáo đánh giá nội bộ
Số báo cáo · Phạm vi · Ngày đánh giá · Đoàn đánh giá · Điểm mạnh · Phát hiện và mức · Yêu cầu liên quan · Bằng chứng · Cơ hội cải tiến · Chữ ký trưởng đoàn
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Chương trình đánh giá năm | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
| Báo cáo đánh giá nội bộ kèm ghi chép và bằng chứng | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng đoàn đánh giá |
| Bảng đối chiếu mẫu hồ sơ | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thực hiện chương trình đánh giá | Số đợt đánh giá đã làm chia số đợt trong chương trình năm | Bằng 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng năm |
| Phát hiện đóng đúng hạn | Số phát hiện đã khắc phục đúng hạn chia tổng số phát hiện đến hạn | Từ 90% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Phát hiện lặp lại | Số phát hiện trùng nội dung với đợt trước | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Mỗi đợt đánh giá |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |