| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHKiểm soát thông tin dạng văn bản | Mã tài liệu | QT-HT-03 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi quy trình, biểu mẫu, quy chế và hồ sơ của hệ thống được nhận biết bằng mã và phiên bản, được soát xét và phê duyệt trước khi dùng, tới đúng người cần dùng ở bản hiện hành, và bản lỗi thời không còn bị dùng nhầm.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho việc ban hành mới, sửa đổi, phân phối, soát xét định kỳ và thu hồi các tài liệu của hệ thống: quy trình, biểu mẫu, quy chế, bảng tham số, cùng danh mục hồ sơ phải lưu của từng quy trình.
Không áp dụng: Không áp dụng cho công văn đi và đến (xem các quy trình văn thư), hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp (thuộc phòng Pháp chế), và việc lưu, tìm, huỷ từng hồ sơ cụ thể (xem quy trình Lưu trữ và tìm lại hồ sơ).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Người phê duyệt tài liệu.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 6.3 | Hoạch định các thay đổi |
| 7.1.6 | Tri thức của tổ chức |
| 8.5.6 | Kiểm soát thay đổi |
| 4.4 | Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống |
- Danh mục tài liệu hiện hành của công ty
- Quy ước đặt mã tài liệu và mã biểu mẫu
- Bảng thẩm quyền soát xét và phê duyệt tài liệu
- Quy trình Lưu trữ và tìm lại hồ sơ
- Quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Tài liệu | Thông tin quy định cách làm việc: quy trình, biểu mẫu, quy chế, bảng tham số. |
| Hồ sơ | Bằng chứng về việc đã làm và kết quả đạt được; chỉ lưu, không sửa. |
| Bản hiện hành | Phiên bản đã phê duyệt và đang có hiệu lực của một tài liệu. |
| Bản lỗi thời | Phiên bản đã bị thay thế hoặc huỷ bỏ, chỉ giữ để tra cứu. |
| Chủ tài liệu | Người chịu trách nhiệm về nội dung của một tài liệu, thường là trưởng bộ phận của quy trình đó. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Thuỷ · Trưởng hành chính | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Người phê duyệt tài liệu | A · Chịu trách nhiệm cuối | Phê duyệt ban hành, sửa đổi và huỷ bỏ tài liệu theo bảng thẩm quyền. |
| Chủ tài liệu | R · Thực hiện | Soạn và đề nghị sửa đổi tài liệu của quy trình mình phụ trách; bảo đảm nội dung đúng thực tế. |
| Người soát xét | R · Thực hiện | Soát nội dung, tính khả thi và sự khớp với các tài liệu liên quan trước khi trình phê duyệt. |
| Người phụ trách hệ thống chất lượng | R · Thực hiện | Giữ quy ước mã và bảng thẩm quyền, bảo đảm bản mới tới nơi dùng, quyết định khi hai tài liệu mâu thuẫn. |
| Trưởng bộ phận | I · Được thông báo | Bảo đảm nhân viên dùng bản hiện hành và xác nhận đã nhận. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Đề nghị ban hành mới hoặc sửa đổi của chủ tài liệu, kèm lý do
- Danh mục tài liệu hiện hành và quy ước đặt mã
- Yêu cầu sửa tài liệu từ hành động khắc phục, đánh giá nội bộ hoặc quyết định của lãnh đạo
- Bảng thẩm quyền soát xét và phê duyệt
Đầu ra
- Tài liệu đã phê duyệt, có mã, phiên bản, ngày hiệu lực
- Danh mục tài liệu hiện hành đã cập nhật
- Thông báo phân phối và xác nhận đã nhận của các bộ phận
- Bản lỗi thời đã thu hồi và đánh dấu
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Chủ tài liệu | Đề nghị ban hành mới hoặc sửa đổi tài liệu |
| Nhận từ | QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục | Quy trình, biểu mẫu cần sửa sau hành động khắc phục |
| Nhận từ | QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo | Quyết định thay đổi hệ thống và tài liệu cần sửa |
| Giao cho | Người phê duyệt tài liệu | Bản trình duyệt kèm bảng thay đổi |
| Giao cho | Chủ tài liệu | Tài liệu hiện hành đã phân phối, bản cũ đã thu hồi |
| Giao cho | QT-HC-05 Lưu trữ và tìm lại hồ sơ | Bản đã ký cần lưu và bản lỗi thời cần lưu trữ |
| Giao cho | QT-HT-06 Đánh giá nội bộ | Danh mục tài liệu hiện hành |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận đề nghị và cấp mãThuỷ · Trưởng hành chính
- 2Trình bày theo mẫu và rà chéoHương · Trợ lý Văn thư
- 3Soát xétNgười soát xét
- 4Lập phiếu trình phê duyệtThuỷ · Trưởng hành chính
- 5Phê duyệtNgười phê duyệt tài liệu
- 6Cập nhật danh mục và phân phốiHương · Trợ lý Văn thư
- 7Cập nhật nơi dùng, kể cả nhân viên AINgười phụ trách hệ thống chất lượng
- 8Theo dõi xác nhận và soát xét định kỳThuỷ · Trưởng hành chính
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận đề nghị và cấp mã | Nhân viên AI Thuỷ · Trưởng hành chính |
|
Dòng mới trong sổ theo dõi thay đổi tài liệu | Trong 1 ngày làm việc | Một mã chỉ dùng cho một tài liệu; không cấp lại mã của tài liệu đã huỷ. |
| 2. Trình bày theo mẫu và rà chéo | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Bản trình bày đúng mẫu và danh sách tài liệu bị ảnh hưởng | Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Chỉ sửa thể thức; không sửa nội dung nghiệp vụ của chủ tài liệu. |
| 3. Soát xét | Con người Người soát xét |
|
Ý kiến soát xét | Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Người soát xét không phải là người soạn. |
| 4. Lập phiếu trình phê duyệt | Nhân viên AI Thuỷ · Trưởng hành chính |
|
Phiếu trình phê duyệt tài liệu | Trong 1 ngày làm việc sau khi soát xét xong | Tự kiểm: không còn chỗ trong ngoặc vuông, mã và phiên bản khớp danh mục. |
| 5. Phê duyệt | Con người Người phê duyệt tài liệu |
|
Tài liệu đã phê duyệt | Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Tài liệu chưa phê duyệt không được phân phối và không được nạp cho nhân viên AI. |
| 6. Cập nhật danh mục và phân phối | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Danh mục tài liệu hiện hành, thông báo phân phối | Trong ngày có phê duyệt | Thư mục hiện hành chỉ chứa một phiên bản của mỗi tài liệu. |
| 7. Cập nhật nơi dùng, kể cả nhân viên AI | Con người Người phụ trách hệ thống chất lượng |
|
Ghi nhận đã cập nhật nơi dùng | Trước ngày hiệu lực | Sửa chỉ dẫn của nhân viên AI là thay đổi hệ thống: do người có quyền quản trị làm. |
| 8. Theo dõi xác nhận và soát xét định kỳ | Nhân viên AI Thuỷ · Trưởng hành chính |
|
Bảng theo dõi xác nhận và danh sách tới hạn soát xét | Hằng tháng | Tài liệu quá hạn soát xét vẫn có hiệu lực cho tới khi có quyết định khác, nhưng phải được nêu tên. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Cần sửa gấp vì sai sót gây rủi ro | Người phê duyệt cho ban hành tạm thời bằng văn bản; hoàn tất soát xét trong thời hạn công ty quy định và ghi là sửa gấp. |
| Hai tài liệu mâu thuẫn nhau | Nêu cả hai đoạn, báo người phụ trách hệ thống chất lượng xác định tài liệu có hiệu lực; không tự chọn. |
| Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài như luật, tiêu chuẩn, hướng dẫn của đối tác | Ghi vào danh mục riêng với nguồn và ngày kiểm bản đang có hiệu lực; không sửa nội dung. |
| Phát hiện bộ phận đang dùng bản lỗi thời | Báo trưởng bộ phận thu hồi ngay và ghi thành sự không phù hợp nếu đã gây sai sót. |
| Chủ tài liệu nghỉ việc hoặc đổi vị trí | Đề nghị người phụ trách hệ thống chất lượng chỉ định chủ tài liệu mới trước khi nhận thay đổi tiếp theo. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Dùng nhầm bản lỗi thời | Thư mục hiện hành chỉ có một phiên bản; bản cũ chuyển thư mục riêng và đánh dấu. |
| Tài liệu đổi mà nhân viên AI vẫn làm theo bản cũ | Bước cập nhật nơi dùng bắt buộc trước ngày hiệu lực, có người chịu trách nhiệm. |
| Sửa tài liệu không qua phê duyệt | Chỉ bản có xác nhận phê duyệt mới vào danh mục; quyền ghi vào thư mục hiện hành được giới hạn. |
| Mất tài liệu | Kho tài liệu công ty được sao lưu theo quy trình của bộ phận công nghệ thông tin. |
11. Biểu mẫu
BM-HT-03-01
Phiếu đề nghị ban hành hoặc sửa đổi tài liệu
Mã tài liệu · Tên tài liệu · Phiên bản mới · Lý do · Điểm thay đổi chính · Tài liệu bị ảnh hưởng · Chủ tài liệu · Người soát xét · Người phê duyệt · Ngày hiệu lực
BM-HT-03-02
Danh mục tài liệu hiện hành
Mã · Tên tài liệu · Phiên bản · Ngày hiệu lực · Chủ tài liệu · Nơi lưu · Bộ phận sử dụng · Hạn soát xét kế tiếp
BM-HT-03-03
Danh mục hồ sơ
Tên hồ sơ · Quy trình sinh ra · Nơi lưu · Thời hạn lưu · Người chịu trách nhiệm · Cách huỷ
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ theo dõi thay đổi tài liệu | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
| Tài liệu đã phê duyệt và bản lỗi thời | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
| Xác nhận đã nhận của các bộ phận | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian ban hành một thay đổi | Số ngày làm việc trung bình từ đề nghị tới ngày phê duyệt | Không quá 10 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Tài liệu quá hạn soát xét | Số tài liệu quá hạn soát xét định kỳ tại ngày cuối quý | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Phát hiện dùng bản lỗi thời | Số lần phát hiện bộ phận dùng bản lỗi thời trong kỳ | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |