← Hành chính – Văn thư · Danh mục quy trình

Lưu trữ và tìm lại hồ sơ

Bảo đảm mọi văn bản đã ký được lưu đúng tên, đúng thư mục, có thời hạn lưu theo danh mục hồ sơ và tìm lại được trong một phút, đồng thời việc huỷ hồ sơ chỉ xảy ra khi người có thẩm quyền quyết, để công ty có bằng chứng khi cần mà không giữ thừa hay mất hồ sơ.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHLưu trữ và tìm lại hồ sơ	Mã tài liệu	QT-HC-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi văn bản đã ký của công ty, văn bản nhận từ bên ngoài sau khi đã xử lý, và mọi yêu cầu tìm lại hồ sơ trong kho tài liệu công ty.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc sao lưu hệ thống máy chủ, lưu trữ chứng từ gốc kế toán tại tủ hồ sơ kế toán (theo quy trình kế toán), và hồ sơ nhân sự cá nhân do bộ phận nhân sự giữ.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Văn bản và hồ sơ. Ai gửi: Người cần tìm một hồ sơ. Gửi gì: Số ký hiệu, đối tác, thời gian hoặc nội dung cần tìm.

Người cầm lái đội: Trưởng hành chính (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.5.4	Bảo toàn
7.1.6	Tri thức của tổ chức
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

Danh mục hồ sơ và thời hạn lưu của công ty trong Bộ não công ty
Quy ước đặt tên file và cấu trúc thư mục của kho tài liệu công ty
Bảng phân quyền truy cập kho tài liệu
Kỹ năng van-ban-hanh-chinh (đặt tên và lưu)
Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành về thời hạn lưu hồ sơ (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Danh mục hồ sơ	Bảng liệt kê các loại hồ sơ của công ty, mỗi loại có thư mục, thời hạn lưu và người chịu trách nhiệm.
Bản đã ký	Bản chụp hoặc bản ký số của văn bản có chữ ký, khác với bản soạn thảo chưa ký.
Hồ sơ tới hạn huỷ	Hồ sơ đã hết thời hạn lưu theo danh mục; chỉ được huỷ sau khi người có thẩm quyền quyết.
Quy ước đặt tên	Khuôn tên file gồm ngày, loại, số ký hiệu, đối tác, trích yếu ngắn; không dấu, không khoảng trắng.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng hành chính (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Giữ danh mục hồ sơ, quy ước đặt tên và phân quyền; chịu trách nhiệm về kết quả rà soát hằng tháng.
Người có thẩm quyền quyết huỷ	R · Thực hiện	Xem danh sách hồ sơ tới hạn huỷ và quyết huỷ, giữ thêm hoặc chuyển lưu trữ.
Chủ hồ sơ của bộ phận	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận hồ sơ thuộc bộ phận còn cần giữ hay không trước khi huỷ.
Người cần tra cứu	I · Được thông báo	Nêu rõ cần tìm gì; chỉ được cấp đường dẫn nếu có quyền truy cập.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Văn bản đã ký hoặc văn bản đã xử lý xong cần lưu
Danh mục hồ sơ, thời hạn lưu và quy ước đặt tên trong Bộ não công ty
Yêu cầu tìm hồ sơ của người dùng

Đầu ra

Hồ sơ đúng tên, đúng thư mục, có ghi thời hạn lưu
Câu trả lời tra cứu kèm đường dẫn
Báo cáo tháng về hồ sơ thiếu bản đã ký và hồ sơ tới hạn huỷ

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người cần tra cứu	Yêu cầu tìm hồ sơ
Nhận từ	QT-HC-01 Vào sổ và phân công văn đến	Văn bản đã vào sổ cần lưu
Nhận từ	QT-HC-02 Soạn và phát hành văn bản đi	Bản đã ký cần lưu
Nhận từ	QT-HT-03 Kiểm soát thông tin dạng văn bản	Bản đã ký cần lưu và bản lỗi thời cần lưu trữ
Giao cho	Người cần tra cứu	Đường dẫn tới hồ sơ, theo quyền của người hỏi
Giao cho	Trưởng hành chính (con người)	Danh sách hồ sơ thiếu bản đã ký và hồ sơ tới hạn huỷ

7. Lưu đồ

1Nhận văn bản cần lưuHương · Trợ lý Văn thư
2Đặt tên fileHương · Trợ lý Văn thư
3Phân loại và lưu đúng thư mụcHương · Trợ lý Văn thư
4Ghi thời hạn lưuHương · Trợ lý Văn thư
5Trả lời tra cứuHương · Trợ lý Văn thư
6Rà soát hằng thángHương · Trợ lý Văn thư
7Xem xét danh sách hồ sơ tới hạn huỷTrưởng hành chính (con người)
8Quyết huỷ hoặc giữ thêmNgười có thẩm quyền quyết huỷ

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Nhận văn bản cần lưu	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Nhận văn bản đã ký từ quy trình văn bản đi, văn bản đến đã xử lý xong hoặc yêu cầu lưu trực tiếp của phòng. Kiểm tra là bản đã ký, đọc được, đủ trang; chỉ có bản soạn thảo thì đánh dấu thiếu bản ký, không coi là đã lưu.	Mục chờ lưu	Trong ngày nhận	—
2. Đặt tên file	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Đặt tên theo quy ước: ngày, loại, số ký hiệu, đối tác, trích yếu ngắn; không dấu, không khoảng trắng. Tên trùng thì thêm hậu tố phân biệt, không ghi đè bản cũ.	Tên file chuẩn	Trong ngày nhận	Không đổi tên hoặc ghi đè file đã lưu của người khác.
3. Phân loại và lưu đúng thư mục	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Chọn thư mục theo danh mục hồ sơ; loại hồ sơ chưa có trong danh mục thì dừng và báo Trưởng hành chính. Đặt quyền truy cập theo bảng phân quyền: hồ sơ nhân sự, hợp đồng, văn bản cơ quan nhà nước chỉ mở cho người được phân quyền.	File trong kho tài liệu công ty	Trong ngày nhận	Hồ sơ mật không lưu ở thư mục chung.
4. Ghi thời hạn lưu	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Tra danh mục hồ sơ để ghi thời hạn lưu theo loại; hồ sơ kế toán, lao động, thuế lấy theo bảng tham số, không tự đặt. Ghi ngày tới hạn vào sổ lưu trữ để rà soát hằng tháng.	Dòng trong Sổ lưu trữ	Trong ngày lưu	Không tra được thời hạn thì hỏi Trưởng hành chính, không tự suy đoán.
5. Trả lời tra cứu	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Tìm theo số, đối tác, thời gian, nội dung; trả đường dẫn và mô tả ngắn để người hỏi xác nhận đúng hồ sơ. Kiểm quyền của người hỏi; không có quyền thì nói rõ và hướng dẫn xin phân quyền, không chép nội dung mật vào hội thoại.	Câu trả lời tra cứu kèm đường dẫn	Trong 1 phút với yêu cầu thông thường	Hồ sơ mật chỉ trả đường dẫn cho người được phân quyền.
6. Rà soát hằng tháng	Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư	Đầu tháng, lập danh sách văn bản đã ký chưa có bản lưu và hồ sơ tới hạn huỷ. Gửi danh sách cho Trưởng hành chính kèm đường dẫn và đề xuất xử lý từng nhóm.	Báo cáo rà soát hằng tháng	Ngày 1 hằng tháng	Danh sách phải nêu cả hồ sơ không rõ loại để người có thẩm quyền quyết.
7. Xem xét danh sách hồ sơ tới hạn huỷ	Con người Trưởng hành chính (con người)	Đối chiếu danh sách với chủ hồ sơ của các bộ phận, loại các hồ sơ còn cần giữ vì tranh chấp hoặc kiểm tra. Chuyển danh sách đã soát tới người có thẩm quyền quyết huỷ.	Danh sách đã soát	Trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận báo cáo	—
8. Quyết huỷ hoặc giữ thêm	Con người Người có thẩm quyền quyết huỷ	Quyết từng nhóm: huỷ, giữ thêm kèm lý do, hoặc chuyển lưu trữ lâu dài. Việc huỷ thực hiện theo quy chế của công ty và có biên bản.	Quyết định và biên bản huỷ hồ sơ	Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận danh sách	Nhân viên AI không bao giờ tự huỷ hồ sơ.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Chỉ có bản soạn thảo, chưa có bản đã ký	Ghi vào danh sách thiếu bản ký, nhắc phòng soạn một lần; khi có bản ký thì lưu và bỏ khỏi danh sách.
Loại hồ sơ chưa có trong danh mục	Lưu tạm vào thư mục chờ phân loại, báo Trưởng hành chính bổ sung danh mục; không tự đặt thời hạn lưu.
Người hỏi không có quyền truy cập hồ sơ mật	Từ chối nêu nội dung, hướng dẫn xin phân quyền qua Trưởng hành chính; ghi nhận yêu cầu vào sổ.
Hồ sơ đang có tranh chấp hoặc kiểm tra dù đã tới hạn huỷ	Giữ lại theo chỉ đạo của người có thẩm quyền; đánh dấu hồ sơ tạm giữ trong sổ lưu trữ.
Không tìm thấy hồ sơ được yêu cầu	Tìm mở rộng theo ngày, đối tác, từ khoá gần nghĩa; vẫn không có thì báo rõ đã tìm ở đâu và ghi vào danh sách hồ sơ thất lạc cho Trưởng hành chính.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Mất hồ sơ hoặc chỉ có bản chưa ký	Danh sách hằng tháng nêu văn bản đã ký chưa có bản lưu; chỉ số theo dõi bằng không.
Huỷ nhầm hồ sơ còn cần giữ	Việc huỷ chỉ do người có thẩm quyền quyết sau khi chủ hồ sơ xác nhận; có biên bản.
Lộ hồ sơ mật	Phân quyền theo loại hồ sơ; hội thoại chỉ trả đường dẫn, kiểm quyền người hỏi trước khi trả.
Tên file sai quy ước làm tìm không ra	Đặt tên tự động theo khuôn; rà soát mẫu tên file định kỳ hằng tháng.

11. Biểu mẫu

BM-HC-05-01

Sổ lưu trữ hồ sơ

Tên file · Loại hồ sơ · Số ký hiệu · Ngày văn bản · Đối tác · Thư mục · Thời hạn lưu · Ngày tới hạn · Mức bảo mật

BM-HC-05-02

Biên bản huỷ hồ sơ

Ngày huỷ · Danh sách hồ sơ · Căn cứ hết hạn lưu · Người đề xuất · Người có thẩm quyền quyết · Hình thức huỷ · Người thực hiện và chứng kiến

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ lưu trữ hồ sơ	Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng hành chính
Biên bản huỷ hồ sơ	Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính	Theo danh mục hồ sơ và thời hạn lưu của công ty	Trưởng hành chính

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian tìm lại một hồ sơ	Số phút trung bình từ khi nhận yêu cầu tới khi trả đường dẫn	Không quá 1 phút với yêu cầu thông thường (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Văn bản đã ký chưa có bản lưu	Số văn bản đã ký chưa có bản đã ký trong kho tại ngày cuối tháng	Bằng 0	Hằng tháng
Hồ sơ lưu đúng tên và thư mục	Số hồ sơ đúng quy ước trong mẫu rà soát chia tổng số hồ sơ rà soát	Từ 98% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449