| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHVào sổ và phân công văn đến | Mã tài liệu | QT-HC-01 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi công văn, thư, thông báo gửi đến công ty được ghi nhận ngay, giao đúng phòng xử lý và không văn bản nào có hạn trả lời bị bỏ sót, để công ty luôn phản hồi đúng hạn với cơ quan nhà nước, ngân hàng và đối tác.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mọi văn bản gửi đến công ty dưới dạng giấy, thư điện tử hoặc tin nhắn kèm file: công văn, thông báo, thư mời, yêu cầu của cơ quan nhà nước, ngân hàng và đối tác.
Không áp dụng: Không áp dụng cho thư và tin trao đổi hằng ngày giữa nhân viên với khách hàng, hoá đơn mua hàng chuyển thẳng cho kế toán, và văn bản nội bộ giữa các phòng (xem quy trình Soạn và phát hành văn bản đi).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.
Người cầm lái đội: Trưởng hành chính (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Danh mục hồ sơ và quy chế văn thư của công ty
- Bảng phân công xử lý văn bản theo loại và nơi gửi trong Bộ não công ty
- Bảng thẩm quyền và người được uỷ quyền nhận văn bản của cơ quan nhà nước
- Quy trình Lưu trữ và tìm lại hồ sơ
- Các quy định hiện hành về công tác văn thư (tra bản đang có hiệu lực)
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Số đến | Số thứ tự liên tục trong năm do sổ công văn đến cấp cho mỗi văn bản nhận được. |
| Phiếu chuyển giao | Phiếu ghi rõ văn bản giao cho phòng nào, ai nhận, hạn trả lời, dùng làm bằng chứng đã giao. |
| Hạn trả lời | Ngày văn bản yêu cầu công ty phản hồi; nếu không ghi thì lấy theo yêu cầu của người gửi hoặc hỏi lại phòng xử lý. |
| Văn bản nhạy cảm | Văn bản từ cơ quan thuế, bảo hiểm, toà án, công an: có thể kéo theo nghĩa vụ hoặc rủi ro pháp lý nên phải báo Trưởng hành chính ngay. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng hành chính (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm chung về sổ công văn đến, quyết phòng xử lý khi không xác định được và xử lý văn bản nhạy cảm. |
| Trưởng phòng xử lý | R · Thực hiện | Nhận phiếu chuyển giao, xử lý và trả lời đúng hạn, báo lại khi cần gia hạn hoặc khi giao nhầm phòng. |
| Người nhận văn bản giấy | R · Thực hiện | Chụp hoặc quét văn bản giấy và chuyển cho Văn thư trong ngày nhận, giữ bản gốc đúng nơi quy định. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Được báo khi văn bản nhạy cảm có thể ảnh hưởng tới hoạt động hoặc cam kết của công ty. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Bản chụp, file hoặc thư điện tử của văn bản nhận được
- Bảng phân công xử lý văn bản trong Bộ não công ty
- Sổ công văn đến của năm hiện hành
Đầu ra
- Một dòng đầy đủ trong sổ công văn đến
- File văn bản lưu đúng thư mục
- Phiếu chuyển giao đã gửi cho phòng xử lý
- Nhắc hạn đã đặt cho văn bản có hạn trả lời
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng (bên ngoài) | Công văn, thư, thông báo gửi đến |
| Giao cho | Trưởng phòng xử lý | Phiếu giao văn bản kèm hạn trả lời |
| Giao cho | QT-HC-05 Lưu trữ và tìm lại hồ sơ | Văn bản đã vào sổ cần lưu |
| Giao cho | QT-HC-02 Soạn và phát hành văn bản đi | Văn bản đến cần trả lời bằng văn bản đi |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận và kiểm tra bản nhậnHương · Trợ lý Văn thư
- 2Vào sổ công văn đếnHương · Trợ lý Văn thư
- 3Nhận diện văn bản nhạy cảmHương · Trợ lý Văn thư
- 4Chỉ đạo văn bản nhạy cảmTrưởng hành chính (con người)
- 5Xác định phòng xử lý và giaoHương · Trợ lý Văn thư
- 6Đặt nhắc hạn trả lờiHương · Trợ lý Văn thư
- 7Theo dõi nhận và trả lờiHương · Trợ lý Văn thư
- 8Lưu hồ sơ văn bảnHương · Trợ lý Văn thư
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận và kiểm tra bản nhận | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Bản lưu tạm của văn bản nhận | Trong ngày nhận | Văn bản không đọc được không được vào sổ cho tới khi có bản đọc được. |
| 2. Vào sổ công văn đến | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Một dòng trong Sổ công văn đến | Trong 2 giờ làm việc kể từ khi nhận | Số đến không được trùng và không được bỏ trống. |
| 3. Nhận diện văn bản nhạy cảm | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Dấu nhạy cảm trong sổ và tin báo Trưởng hành chính | Ngay khi vào sổ | Văn bản nhạy cảm không bao giờ chỉ được ghi sổ rồi để đó. |
| 4. Chỉ đạo văn bản nhạy cảm | Con người Trưởng hành chính (con người) |
|
Ghi chú chỉ đạo trong sổ công văn đến | Trong ngày nhận | — |
| 5. Xác định phòng xử lý và giao | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Phiếu chuyển giao | Trong 4 giờ làm việc kể từ khi vào sổ | Mỗi văn bản chỉ giao một phòng chịu trách nhiệm chính. |
| 6. Đặt nhắc hạn trả lời | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Nhắc hạn trong lịch và cột hạn của sổ | Cùng lúc giao | — |
| 7. Theo dõi nhận và trả lời | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Cột tình trạng trong sổ | Hằng ngày 8:15 theo lịch nhắc | Danh sách văn bản chưa giao hoặc sắp tới hạn gửi Trưởng hành chính mỗi sáng. |
| 8. Lưu hồ sơ văn bản | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
File văn bản trong kho tài liệu công ty | Cùng ngày vào sổ | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Không xác định được phòng xử lý | Nhân viên AI dừng, nêu hai phương án gần nhất cho Trưởng hành chính; Trưởng hành chính quyết và nhân viên AI bổ sung quy tắc vào bảng phân công. |
| Văn bản đến sai nơi nhận hoặc không thuộc công ty | Ghi vào sổ với tình trạng đã báo, báo Trưởng hành chính; việc trả lại người gửi do người có thẩm quyền quyết, nhân viên AI không tự phản hồi ra ngoài. |
| Văn bản đến sát hoặc quá hạn trả lời | Báo ngay Trưởng hành chính và phòng xử lý; phòng xử lý đề xuất xin gia hạn, việc gửi đề nghị gia hạn đi theo quy trình Soạn và phát hành văn bản đi. |
| Văn bản giấy chưa có bản chụp | Người nhận quét hoặc chụp trong ngày; nhân viên AI chỉ vào sổ khi có bản đọc được và ghi chú bản gốc đang ở đâu. |
| Văn bản trùng với văn bản đã vào sổ | Không cấp số đến mới; ghi chú trùng vào dòng cũ kèm ngày nhận lần hai và báo phòng xử lý nếu bản sau có nội dung khác. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Bỏ sót hạn trả lời của cơ quan nhà nước | Nhắc hạn trước ba ngày làm việc và danh sách sắp tới hạn gửi mỗi sáng; chỉ số quá hạn được báo hằng tháng. |
| Giao nhầm phòng làm văn bản nằm im | Phòng xử lý phải xác nhận nhận phiếu; sau một ngày chưa xác nhận thì nhắc và báo Trưởng hành chính. |
| Lộ nội dung văn bản mật | Văn bản nhạy cảm và hồ sơ nhân sự chỉ lưu thư mục phân quyền; hội thoại chỉ trả đường dẫn, không chép nội dung. |
| Sổ không đầy đủ vì văn bản đi thẳng đến người nhận | Hướng dẫn mọi người chuyển văn bản nhận được cho Văn thư trong ngày; so khớp định kỳ với hộp thư chung. |
11. Biểu mẫu
BM-HC-01-01
Sổ công văn đến
Số đến · Ngày đến · Nơi gửi · Số ký hiệu · Ngày của văn bản · Trích yếu · Phòng xử lý · Hạn trả lời · Tình trạng · Đường dẫn file
BM-HC-01-02
Phiếu chuyển giao văn bản
Số đến · Phòng xử lý · Người nhận · Trích yếu · Hạn trả lời · Mức nhạy cảm · Ngày giao · Xác nhận đã nhận
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ công văn đến | Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng hành chính |
| Văn bản đến và phiếu chuyển giao | Kho tài liệu công ty, thư mục theo năm và loại văn bản | Theo danh mục hồ sơ và thời hạn lưu của công ty | Trưởng hành chính |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Văn bản đến quá hạn trả lời | Số văn bản có hạn mà quá hạn chưa trả lời tại ngày cuối tháng | Bằng 0 | Hằng tuần |
| Thời gian từ nhận tới giao | Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận tới khi phiếu chuyển giao được gửi | Không quá 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Văn bản có hạn được đặt nhắc | Số văn bản có hạn đã đặt nhắc chia tổng số văn bản có hạn | 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |