| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHSoạn và phát hành văn bản đi | Mã tài liệu | QT-HC-02 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi văn bản công ty gửi ra ngoài được soạn đúng mẫu và thể thức, đúng thẩm quyền ký, chỉ được cấp số sau khi đã ký và luôn lưu bản đã ký, để công ty không đưa ra cam kết ngoài ý muốn và truy lại được từng văn bản.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho văn bản công ty phát hành ra ngoài hoặc cần có giá trị chính thức nội bộ: công văn, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền, giấy xác nhận, tờ trình, biên bản.
Không áp dụng: Không áp dụng cho hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp (theo quy trình hợp đồng), thư trao đổi thường ngày, và văn bản của cơ quan khác gửi đến (xem quy trình Vào sổ và phân công văn đến).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Văn bản và hồ sơ. Ai gửi: Phòng cần công văn, giấy giới thiệu, giấy xác nhận. Gửi gì: Loại văn bản, nội dung, người nhận, hạn cần có.
Người cầm lái đội: Trưởng hành chính (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền ký.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.5.2 | Nhận biết và truy xuất nguồn gốc |
| 5.3 | Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức |
- Bộ mẫu văn bản và quy chế văn thư của công ty
- Bảng thẩm quyền ký theo loại văn bản trong Bộ não công ty
- Kỹ năng van-ban-hanh-chinh (thể thức, đánh số, đặt tên)
- Kỹ năng trinh-duyet (phiếu trình duyệt)
- Quy trình Lưu trữ và tìm lại hồ sơ
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Thẩm quyền ký | Người được bảng thẩm quyền của công ty cho phép ký loại văn bản đó; người ký thay phải có giấy uỷ quyền còn hiệu lực. |
| Số công văn đi | Số và ký hiệu theo loại văn bản, đánh số liên tục trong năm, chỉ cấp sau khi văn bản đã ký. |
| Bản trình ký | Bản hoàn chỉnh, đã tự kiểm đủ và đúng, để ô số trống đúng thể thức, đặt trong hàng chờ duyệt. |
| Nơi nhận | Danh sách cơ quan, người nhận văn bản; ghi trên văn bản và trong sổ công văn đi. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Người có thẩm quyền ký | A · Chịu trách nhiệm cuối | Đọc, quyết nội dung, ký và đóng dấu văn bản; chịu trách nhiệm về cam kết trong văn bản. |
| Trưởng bộ phận yêu cầu | R · Thực hiện | Nêu rõ nội dung, người nhận, hạn gửi và xác nhận nội dung bản nháp đúng ý. |
| Nhân viên gửi văn bản | R · Thực hiện | Đóng dấu theo chỉ đạo, gửi bản đã ký tới nơi nhận và ghi nhận việc đã gửi. |
| Trưởng hành chính (con người) | C · Được hỏi ý kiến | Giữ bộ mẫu và bảng thẩm quyền ký, nhận mọi văn bản bị trả lại vì sai thể thức. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Yêu cầu soạn văn bản của phòng: loại văn bản, nội dung, người nhận, hạn gửi
- Bộ mẫu văn bản và bảng thẩm quyền ký trong Bộ não công ty
- Hồ sơ gốc cần dẫn: văn bản đã nhận, hợp đồng, thông tin người nhận
Đầu ra
- Bản trình ký hoàn chỉnh
- Số công văn đi và dòng trong sổ công văn đi
- Bản đã ký được lưu trong kho tài liệu công ty
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Trưởng bộ phận yêu cầu | Yêu cầu soạn văn bản |
| Nhận từ | QT-HC-01 Vào sổ và phân công văn đến | Văn bản đến cần trả lời bằng văn bản đi |
| Giao cho | Người có thẩm quyền ký | Bản trình ký hoàn chỉnh |
| Giao cho | Nhân viên gửi văn bản | Bản đã ký, đã cấp số để gửi đi |
| Giao cho | QT-HC-05 Lưu trữ và tìm lại hồ sơ | Bản đã ký cần lưu |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận yêu cầu soạnHương · Trợ lý Văn thư
- 2Chọn mẫu và điền nội dungHương · Trợ lý Văn thư
- 3Trình bày theo thể thứcHương · Trợ lý Văn thư
- 4Kiểm thẩm quyền kýHương · Trợ lý Văn thư
- 5Trình duyệtHương · Trợ lý Văn thư
- 6Xem xét, ký và đóng dấuNgười có thẩm quyền ký
- 7Cấp số, vào sổ và lưu bản đã kýHương · Trợ lý Văn thư
- 8Gửi văn bản điNhân viên gửi văn bản
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận yêu cầu soạn | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Yêu cầu soạn được ghi nhận | Trong 2 giờ làm việc | — |
| 2. Chọn mẫu và điền nội dung | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Bản nháp văn bản | — | Chỗ chưa có thông tin phải hỏi lại, không để ngoặc vuông trong bản trình ký. |
| 3. Trình bày theo thể thức | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Bản trình bày hoàn chỉnh | — | Dẫn đúng số, ngày, trích yếu của văn bản được trả lời. |
| 4. Kiểm thẩm quyền ký | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Kết quả kiểm thẩm quyền trong phiếu trình | — | Người ký không đúng thẩm quyền thì không trình. |
| 5. Trình duyệt | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Phiếu trình duyệt | Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ yêu cầu | Văn bản chưa qua tự kiểm không được đưa lên người ký. |
| 6. Xem xét, ký và đóng dấu | Con người Người có thẩm quyền ký |
|
Bản đã ký | Trong 2 ngày làm việc | Im lặng không phải là duyệt; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo Trưởng hành chính. |
| 7. Cấp số, vào sổ và lưu bản đã ký | Nhân viên AI Hương · Trợ lý Văn thư |
|
Dòng trong sổ công văn đi và bản đã ký trong kho | Trong ngày nhận bản đã ký | Không cấp số trước, không giữ số, không cấp lùi ngày. |
| 8. Gửi văn bản đi | Con người Nhân viên gửi văn bản |
|
Xác nhận đã gửi trong sổ công văn đi | Trong ngày ký | Gửi ra ngoài công ty luôn do con người thực hiện. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Người có thẩm quyền vắng mặt | Nhân viên AI nhắc một lần rồi báo Trưởng hành chính để chuyển người được uỷ quyền theo bảng thẩm quyền; không đưa văn bản cho người không có giấy uỷ quyền. |
| Yêu cầu có nội dung chưa được quyết (giá, cam kết, thời hạn) | Không tự điền; trả lại phòng yêu cầu kèm câu hỏi cụ thể, khi có quyết định mới tiếp tục soạn. |
| Văn bản bị trả lại vì sai thể thức hoặc sai nội dung | Sửa đúng điểm được nêu, trình lại và nêu rõ đã đổi gì; ghi lý do thành quy tắc để lần sau không lặp. |
| Phát hiện sai sót sau khi đã ký hoặc đã gửi | Báo ngay người ký và Trưởng hành chính; việc thu hồi hoặc gửi văn bản đính chính do người có thẩm quyền quyết, số cũ không bị xoá khỏi sổ. |
| Chưa có mẫu cho loại văn bản này | Dừng, báo Trưởng hành chính để duyệt mẫu mới; sau khi duyệt, bổ sung vào Bộ não công ty rồi mới soạn. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Văn bản chứa cam kết ngoài ý muốn của công ty | Chỉ điền nội dung có trong yêu cầu đã xác nhận; người ký đọc phiếu trình có nêu điểm cần chú ý. |
| Ký sai thẩm quyền | Tra bảng thẩm quyền ký và kiểm giấy uỷ quyền trước khi trình; ghi kết quả kiểm trong phiếu. |
| Số công văn đi bị cấp cho văn bản chưa ký hoặc trùng số | Chỉ cấp số khi có bản đã ký; sổ công văn đi cấp số liên tục theo loại. |
| Sai thông tin người nhận, mã số thuế hoặc tên pháp nhân | Chép từ hồ sơ gốc, không gõ lại theo trí nhớ; so khớp trước khi trình. |
11. Biểu mẫu
BM-HC-02-01
Phiếu trình ký văn bản
Loại văn bản · Trích yếu · Phòng yêu cầu · Nơi nhận · Căn cứ dẫn · Người ký theo thẩm quyền · Điểm cần chú ý · Hạn gửi
BM-HC-02-02
Sổ công văn đi
Số ký hiệu · Ngày · Loại văn bản · Trích yếu · Người ký · Nơi nhận · Phòng soạn · Hình thức và ngày gửi · Nơi lưu
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ công văn đi | Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng hành chính |
| Bản đã ký và bản soạn thảo | Kho tài liệu công ty, thư mục theo năm và loại văn bản | Theo danh mục hồ sơ và thời hạn lưu của công ty | Trưởng hành chính |
| Giấy uỷ quyền ký | Kho tài liệu công ty, thư mục thẩm quyền ký | Hết hiệu lực cộng thời hạn lưu theo danh mục hồ sơ của công ty | Trưởng hành chính |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian từ yêu cầu tới bản sẵn sàng ký | Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận đủ yêu cầu tới khi đặt vào hàng chờ duyệt | Không quá 8 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Văn bản bị trả lại vì sai thể thức | Số văn bản bị trả lại vì sai thể thức chia tổng số văn bản đã trình | Dưới 5% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Văn bản đã ký có bản lưu | Số văn bản đã ký có bản lưu chia tổng số văn bản đã ký | 100% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |