| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHBối cảnh, rủi ro và cơ hội | Mã tài liệu | QT-HT-01 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm công ty nhìn thấy trước điều có thể làm hỏng kết quả và điều có thể tận dụng: bối cảnh, yêu cầu của các bên quan tâm, rủi ro và cơ hội được ghi vào một sổ duy nhất, được chấm mức theo cùng một thang, có hành động, người làm và hạn, và được lãnh đạo xem lại định kỳ.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho việc nhận biết bối cảnh và các bên quan tâm, lập và cập nhật sổ rủi ro và cơ hội của toàn công ty, mỗi quý một lần và khi có thay đổi lớn về khách hàng, nhà cung cấp, nhân sự, pháp luật hoặc hệ thống.
Không áp dụng: Không áp dụng cho rủi ro riêng của từng hợp đồng (xem quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản), sự cố đã xảy ra (xem quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục), và việc quyết định mức rủi ro chấp nhận được, vốn thuộc lãnh đạo.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.
Người duyệt theo thẩm quyền: Giám đốc.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 4.1 | Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức |
| 4.2 | Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
| 9.1.3 | Phân tích và đánh giá |
| 10.3 | Cải tiến liên tục |
- Hồ sơ công ty trong Bộ não công ty
- Thang chấm khả năng xảy ra và mức ảnh hưởng do công ty quy định
- Mục Rủi ro và biện pháp kiểm soát của từng quy trình
- Quy trình Sự không phù hợp và hành động khắc phục
- Quy trình Xem xét của lãnh đạo
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Bối cảnh | Các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng tới khả năng công ty đạt kết quả mong muốn. |
| Bên quan tâm | Người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi công ty: khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, cơ quan quản lý, chủ sở hữu. |
| Rủi ro | Điều chưa chắc chắn có thể làm kết quả lệch khỏi mong muốn theo hướng xấu. |
| Cơ hội | Điều kiện thuận lợi có thể tận dụng để đạt kết quả tốt hơn. |
| Sổ rủi ro và cơ hội | Bảng duy nhất ghi từng rủi ro, cơ hội cùng mức, hành động, người làm, hạn và trạng thái. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Giám đốc | A · Chịu trách nhiệm cuối | Quyết định mức rủi ro chấp nhận được, chọn hành động và phân nguồn lực. |
| Người phụ trách hệ thống chất lượng | R · Thực hiện | Điều phối việc rà soát định kỳ, giữ thang chấm mức, bảo đảm mỗi hành động có người làm và hạn. |
| Trưởng bộ phận | R · Thực hiện | Nêu rủi ro, cơ hội và thay đổi bối cảnh của bộ phận; thực hiện hành động được giao. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Hồ sơ công ty và ghi nhận về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ, pháp luật
- Mục rủi ro trong các quy trình đang áp dụng
- Sổ sự không phù hợp, khiếu nại và kết quả đánh giá nội bộ
- Rủi ro và cơ hội do trưởng bộ phận nêu
Đầu ra
- Bảng bối cảnh và các bên quan tâm đã cập nhật
- Sổ rủi ro và cơ hội có mức, hành động, người làm và hạn
- Báo cáo tình trạng hành động gửi kỳ xem xét của lãnh đạo
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Trưởng bộ phận | Rủi ro, cơ hội và thay đổi bối cảnh của bộ phận |
| Nhận từ | QT-MKT-04 Theo dõi đối thủ và ngành | Thay đổi của thị trường và đối thủ |
| Nhận từ | QT-MH-05 Chấm điểm nhà cung cấp theo quý | Nhà cung cấp mà công ty phụ thuộc quá cao |
| Nhận từ | QT-PC-05 Rà dữ liệu cá nhân trong một quy trình | Rủi ro về dữ liệu cá nhân của quy trình mới |
| Nhận từ | QT-LP-01 Dựng hồ sơ công ty cho Bộ não | Bối cảnh công ty và các mục còn thiếu |
| Nhận từ | QT-HT-05 Sự không phù hợp và hành động khắc phục | Sự không phù hợp lặp lại cần đưa vào sổ rủi ro |
| Nhận từ | QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo | Rủi ro và cơ hội mới do lãnh đạo nêu |
| Giao cho | Giám đốc | Sổ rủi ro và cơ hội kèm hành động đề xuất |
| Giao cho | Trưởng bộ phận | Hành động đã được giao kèm hạn |
| Giao cho | QT-HT-07 Xem xét của lãnh đạo | Hiệu lực của hành động xử lý rủi ro và cơ hội |
7. Lưu đồ
- 1Rà bối cảnh và các bên quan tâmVinh · Trợ lý Phân tích
- 2Gom rủi ro và cơ hội từ các phòngPhương · Chánh văn phòng
- 3Chấm mức theo thang của công tyVinh · Trợ lý Phân tích
- 4Đề xuất hành độngVinh · Trợ lý Phân tích
- 5Xác nhận nội dung của bộ phậnTrưởng bộ phận
- 6Quyết định mức chấp nhận và hành độngGiám đốc
- 7Theo hành động tới khi xongPhương · Chánh văn phòng
- 8Đánh giá hiệu lực và báo cáoVinh · Trợ lý Phân tích
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Rà bối cảnh và các bên quan tâm | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Bảng bối cảnh và các bên quan tâm | Mỗi quý, trước kỳ rà soát | Mỗi nhận định ghi nguồn và thời điểm; dữ kiện tách khỏi nhận định. |
| 2. Gom rủi ro và cơ hội từ các phòng | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách rủi ro và cơ hội thô | Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Phòng nào chưa nêu thì ghi là chưa nêu, không điền thay. |
| 3. Chấm mức theo thang của công ty | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Sổ rủi ro và cơ hội bản dự thảo | — | Thang chấm chưa có thì dừng và hỏi người phụ trách hệ thống chất lượng; mức do nhân viên AI nêu chỉ là đề xuất. |
| 4. Đề xuất hành động | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Bảng phương án cho các mục mức cao | Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Không trình một con số dự báo như sự thật; ghi rõ giả định. |
| 5. Xác nhận nội dung của bộ phận | Con người Trưởng bộ phận |
|
Ý kiến của trưởng bộ phận trên sổ | Trong 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Im lặng không phải là đồng ý: mục chưa có ý kiến được nêu rõ khi trình. |
| 6. Quyết định mức chấp nhận và hành động | Con người Giám đốc |
|
Quyết định ghi trên sổ rủi ro và cơ hội | Trong kỳ rà soát của quý | Chỉ lãnh đạo quyết định mức rủi ro chấp nhận được. |
| 7. Theo hành động tới khi xong | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách hành động và trạng thái | Hằng tuần | Không tự đóng hành động: người làm báo xong kèm bằng chứng. |
| 8. Đánh giá hiệu lực và báo cáo | Nhân viên AI Vinh · Trợ lý Phân tích |
|
Báo cáo rủi ro và cơ hội của kỳ | Trước kỳ xem xét ít nhất 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Mục không cải thiện sau hai kỳ phải được nêu riêng. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Thay đổi lớn giữa kỳ như mất khách hàng lớn, nhà cung cấp chính ngừng, quy định mới | Không chờ kỳ rà soát: cập nhật ngay mục liên quan và trình Giám đốc trong tuần. |
| Hai bộ phận chấm mức khác nhau cho cùng một rủi ro | Nêu cả hai mức kèm lý do và để Giám đốc quyết; không tự chọn. |
| Chưa có thang chấm mức | Dùng tạm ba mức cao, vừa, thấp và đề nghị người phụ trách hệ thống chất lượng ban hành thang chính thức. |
| Rủi ro liên quan tới pháp luật hoặc dữ liệu cá nhân | Chuyển phòng Pháp chế rà trước khi trình; nhân viên AI không kết luận về tuân thủ. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Sổ thành hình thức, không ai dùng | Mỗi mục mức cao phải có hành động, người làm, hạn; tình trạng được nêu ở kỳ xem xét của lãnh đạo. |
| Bỏ sót rủi ro vì chỉ nghe một phía | Gom từ nhiều nguồn: các phòng, các quy trình, sổ sự không phù hợp, khiếu nại. |
| Coi mức do nhân viên AI đề xuất là kết luận | Mức chỉ có hiệu lực sau khi trưởng bộ phận xác nhận và Giám đốc quyết. |
11. Biểu mẫu
BM-HT-01-01
Bảng bối cảnh và các bên quan tâm
Vấn đề bên trong · Vấn đề bên ngoài · Bên quan tâm · Điều họ cần ở công ty · Nguồn thông tin · Ngày cập nhật
BM-HT-01-02
Sổ rủi ro và cơ hội
Mã · Mô tả · Nguồn phát hiện · Quy trình liên quan · Khả năng xảy ra · Mức ảnh hưởng · Mức · Biện pháp đang có · Hành động · Người làm · Hạn · Trạng thái · Đánh giá hiệu lực
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Sổ rủi ro và cơ hội | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
| Bảng bối cảnh và các bên quan tâm | Kho tài liệu công ty, thư mục Hệ thống chất lượng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Người phụ trách hệ thống chất lượng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Hành động xử lý rủi ro đúng hạn | Số hành động xong đúng hạn chia tổng số hành động đến hạn trong quý | Từ 85% (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Mục mức cao chưa có hành động | Số mục ở mức cao chưa có hành động, người làm và hạn | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Sự cố không nằm trong sổ | Số sự không phù hợp nghiêm trọng xảy ra mà trước đó chưa có trong sổ | Giảm dần theo quý (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |