← Marketing · Danh mục quy trình

Theo dõi đối thủ và ngành

Bảo đảm phòng Marketing luôn nắm thay đổi của đối thủ và xu hướng ngành bằng một bản tin ngắn, có nguồn, tách rõ dữ kiện với nhận định, để kịp điều chỉnh thông điệp và chào bán mà không phản ứng dựa trên tin đồn.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHTheo dõi đối thủ và ngành	Mã tài liệu	QT-MKT-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc rà định kỳ hằng tuần, hoặc khi đối thủ ra sản phẩm mới, trên các nguồn công khai: website, bảng giá, bài đăng mới của danh sách đối thủ đã chốt.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc thu thập thông tin ngoài nguồn công khai, đăng nhập bằng tài khoản không phải của công ty, hay việc phản hồi, đăng bài đáp trả đối thủ.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
7.1.6	Tri thức của tổ chức
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Danh sách đối thủ và nguồn theo dõi trong Bộ não công ty
Bản tin đối thủ kỳ trước
Hướng dẫn thương hiệu và thông điệp định vị của công ty
Khuôn báo cáo có nguồn của công ty
Chính sách sử dụng thông tin công khai của công ty

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Dữ kiện	Điều quan sát được, kiểm lại được qua đường dẫn công khai và thời điểm quan sát.
Nhận định	Suy luận của nhân viên AI về ý nghĩa hoặc ảnh hưởng của dữ kiện; luôn ghi rõ là nhận định.
Bản tin đối thủ	Văn bản một trang tóm tắt thay đổi của đối thủ so với lần trước kèm gợi ý phản ứng.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Marketing (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Đọc bản tin, quyết định phản ứng và chọn thay đổi thông điệp nếu cần.
Người phụ trách nội dung	R · Thực hiện	Dùng thông tin đã duyệt để chỉnh nội dung khi Trưởng phòng quyết.
Bộ phận bán hàng	C · Được hỏi ý kiến	Bổ sung thông tin thực tế từ khách khi bản tin nêu đối thủ đổi giá hoặc chào bán.
Giám đốc	I · Được thông báo	Nhận bản tin khi có thay đổi lớn ảnh hưởng chiến lược.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Danh sách đối thủ và nguồn công khai cần rà
Bản tin đối thủ kỳ trước để so sánh
Tín hiệu bổ sung từ bán hàng khi đối thủ ra sản phẩm mới

Đầu ra

Bản tin một trang: thay đổi của đối thủ, có nguồn, kèm gợi ý phản ứng
Danh sách thay đổi chưa kiểm chứng được để theo dõi tiếp

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Đối thủ và nguồn tin ngành (bên ngoài)	Thông tin công khai trên web
Giao cho	Trưởng phòng Marketing (con người)	Bản tin đối thủ một trang và gợi ý phản ứng
Giao cho	QT-MKT-01 Lịch nội dung tuần	Chủ đề nên đưa vào lịch nội dung
Giao cho	QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội	Thay đổi của thị trường và đối thủ

7. Lưu đồ

1Chốt danh sách ràNam · Trợ lý Nghiên cứu
2Rà website, bảng giá và bài đăngNam · Trợ lý Nghiên cứu
3So với kỳ trướcNam · Trợ lý Nghiên cứu
4Tách dữ kiện và nhận địnhNam · Trợ lý Nghiên cứu
5Soạn bản tin một trangNam · Trợ lý Nghiên cứu
6Đọc và quyết phản ứngTrưởng phòng Marketing (con người)
7Lưu bản tin và cập nhật mốc so sánhNam · Trợ lý Nghiên cứu

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chốt danh sách rà	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Mở danh sách đối thủ và nguồn theo dõi, thêm đối thủ nếu bán hàng báo có tín hiệu mới. Ghi khoảng thời gian rà để các so sánh sau có mốc rõ.	Phần đầu bản tin ghi danh sách và khoảng thời gian	Thứ Tư 9:00, theo lịch định kỳ	Chỉ rà nguồn công khai; không dùng tài khoản hay tên giả để vào nội dung đóng.
2. Rà website, bảng giá và bài đăng	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Đọc trang sản phẩm, bảng giá và bài đăng mới của từng đối thủ, chụp lại đoạn liên quan. Ghi đường dẫn và thời điểm quan sát cho mỗi phát hiện.	Bảng phát hiện thô có đường dẫn	Trong 3 giờ làm việc	Nguồn không truy cập được thì ghi không lấy được, không suy diễn từ lần trước.
3. So với kỳ trước	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Đối chiếu từng phát hiện với bản tin kỳ trước: cái gì mới, cái gì đổi, đổi thế nào. Loại các thay đổi nhỏ không ảnh hưởng thông điệp hay chào bán của công ty.	Bảng thay đổi so với kỳ trước	—	Chỉ giữ thay đổi có thể dẫn lại tới nguồn công khai đã ghi.
4. Tách dữ kiện và nhận định	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Viết dữ kiện thành câu ngắn kèm nguồn và thời điểm quan sát. Viết nhận định riêng, mỗi nhận định ghi rõ cơ sở và mức độ chắc chắn. Điều chưa kiểm chứng được xếp vào danh sách theo dõi, không đưa vào phần dữ kiện.	Phần dữ kiện và phần nhận định trong bản tin	—	Số liệu về đối thủ chỉ trích nguyên văn từ nguồn, không làm tròn hay suy ra.
5. Soạn bản tin một trang	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Trình bày theo khuôn: thay đổi quan trọng nhất, việc cần người quyết, một gợi ý phản ứng đáng làm nhất. Gắn đúng một nhãn ưu tiên cho mỗi việc, tối đa 3 việc.	Bản tin đối thủ	Trước 12:00 thứ Tư	Tự kiểm: mỗi dữ kiện có nguồn, mỗi nhận định được gắn nhãn.
6. Đọc và quyết phản ứng	Con người Trưởng phòng Marketing (con người)	Đọc bản tin, xác nhận điều đáng chú ý và quyết có phản ứng hay không. Nếu cần phản ứng, giao việc cụ thể cho người phụ trách nội dung hoặc bán hàng.	Quyết định ghi trên bản tin	Trong 2 ngày làm việc	Mọi phản hồi hoặc bài đăng liên quan đối thủ do con người quyết và thực hiện; nhân viên AI không đăng hay gửi gì.
7. Lưu bản tin và cập nhật mốc so sánh	Nhân viên AI Nam · Trợ lý Nghiên cứu	Lưu bản tin vào kho tài liệu và cập nhật dữ liệu mốc để kỳ sau so sánh. Ghi các nguồn mới hữu ích hoặc nguồn hay lỗi vào Bộ não công ty.	Bản tin đã lưu	Trong ngày phát hành	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đối thủ đổi giá hoặc ra sản phẩm mới ngoài lịch	Chạy rà ngoài lịch ngay, soạn bản tin ngắn và báo Trưởng phòng Marketing; vẫn chỉ dùng nguồn công khai và ghi rõ thời điểm quan sát.
Thông tin chỉ có từ một nguồn không rõ uy tín hoặc tin đồn	Xếp vào danh sách chưa kiểm chứng, không đưa vào phần dữ kiện; theo dõi cho tới khi có nguồn công khai thứ hai.
Trang của đối thủ không truy cập được hoặc bị chặn	Ghi rõ không lấy được số liệu của trang đó; không cố vượt qua hạn chế truy cập.
Phát hiện thông tin có vẻ nội bộ của đối thủ bị lộ	Không đưa vào bản tin; báo Trưởng phòng Marketing để xin ý kiến về việc xử lý phù hợp.
Bán hàng nêu thông tin về đối thủ khác với bản tin	Ghi cả hai, đánh dấu lệch và để người đọc quyết; bổ sung nguồn khi bán hàng có tài liệu công khai.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Nhầm nhận định thành dữ kiện nên phản ứng sai	Tách hai phần rõ ràng và gắn nhãn cho nhận định; dữ kiện luôn có nguồn.
Thu thập thông tin ngoài phạm vi công khai gây rủi ro pháp lý và danh tiếng	Chỉ rà nguồn công khai; nhân viên AI không được cấp quyền đăng nhập, gửi hay sửa dữ liệu.
Bản tin quá dài nên không ai đọc	Giới hạn một trang, tối đa 3 việc cần quyết và chỉ nêu thay đổi đáng kể.

11. Biểu mẫu

BM-MKT-04-01

Bản tin đối thủ

Khoảng thời gian rà · Đối thủ · Dữ kiện thay đổi · Nguồn và thời điểm quan sát · Nhận định và mức chắc chắn · Gợi ý phản ứng · Nhãn ưu tiên

BM-MKT-04-02

Danh sách thay đổi chưa kiểm chứng

Đối thủ · Nội dung nghe được · Nguồn · Ngày ghi nhận · Cách kiểm chứng · Trạng thái

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bản tin đối thủ hằng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo năm	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing
Dữ liệu mốc so sánh đối thủ	Bộ não công ty, mục đối thủ	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số thông tin dùng được mỗi tháng	Số thông tin trong bản tin được người đọc đánh dấu đã dùng cho quyết định hoặc nội dung	Từ 4 thông tin (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ dữ kiện có nguồn	Số dữ kiện có đường dẫn và thời điểm chia tổng số dữ kiện trong bản tin	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449