← Marketing · Danh mục quy trình

Lịch nội dung tuần

Bảo đảm mỗi tuần phòng Marketing có một lịch nội dung rõ kênh, định dạng, thông điệp và lời kêu gọi, chốt trước khi tuần bắt đầu, để bài được chuẩn bị kịp, đăng đúng lịch và bám chủ đề tháng cùng sản phẩm cần đẩy.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHLịch nội dung tuần	Mã tài liệu	QT-MKT-01
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc lên kế hoạch 5–7 bài của tuần kế tiếp trên các kênh công ty đang vận hành: mạng xã hội, website, email và các kênh nội dung khác do phòng Marketing quản lý.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc viết nội dung chi tiết từng bài (xem quy trình Một nội dung gốc, nhiều kênh), kiểm thương hiệu trước khi đăng, hay kế hoạch chiến dịch quảng cáo trả phí cần duyệt ngân sách riêng.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng phòng Marketing (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.2	Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Chủ đề tháng và kế hoạch marketing năm trong Bộ não công ty
Hướng dẫn thương hiệu của công ty
Lịch sự kiện và danh mục sản phẩm cần đẩy
Bảng tham số kênh: tần suất và khung giờ đăng đề xuất
Quy trình Kiểm thương hiệu trước khi đăng

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Lịch nội dung	Bảng liệt kê từng bài của tuần: ngày, kênh, định dạng, thông điệp chính, lời kêu gọi, người phụ trách và hạn chuẩn bị.
Chủ đề tháng	Trục thông điệp phòng Marketing đã chốt cho cả tháng, mọi bài trong tháng phải phục vụ trục này.
Lời kêu gọi	Hành động cụ thể mong người xem làm sau khi đọc bài, như đăng ký, liên hệ hay tải tài liệu.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Marketing (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt lịch nội dung tuần, quyết định thứ tự ưu tiên khi có nhiều đề xuất.
Người phụ trách nội dung	R · Thực hiện	Nhận lịch đã duyệt, chuẩn bị ảnh, video và tài nguyên cho các bài được đánh dấu.
Người phụ trách kênh	C · Được hỏi ý kiến	Góp ý về khung giờ, tần suất và đặc thù từng kênh; là người bấm đăng khi bài đã duyệt.
Bộ phận bán hàng	I · Được thông báo	Được báo các bài đẩy sản phẩm để chuẩn bị tiếp nhận khách quan tâm.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Chủ đề tháng và kế hoạch marketing năm trong Bộ não công ty
Danh sách sản phẩm cần đẩy và các sự kiện sắp tới
Lịch nội dung tuần hiện tại và kết quả đăng của tuần đó

Đầu ra

Bảng lịch nội dung tuần sau đã được duyệt, có người phụ trách và hạn từng bài
Danh sách bài cần ảnh hoặc video để chuẩn bị sớm

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Bộ phận bán hàng	Chương trình bán và chủ đề khách hay hỏi
Nhận từ	QT-MKT-03 Báo cáo hiệu quả hằng tuần	Nội dung hiệu quả nên lặp lại
Nhận từ	QT-MKT-04 Theo dõi đối thủ và ngành	Chủ đề nên đưa vào lịch nội dung
Giao cho	Người phụ trách nội dung	Lịch nội dung tuần đã duyệt
Giao cho	QT-MKT-02 Một nội dung gốc, nhiều kênh	Bài gốc theo lịch cần làm bản theo kênh

7. Lưu đồ

1Thu thập đầu vàoLinh · Trưởng phòng Marketing
2Rà soát tuần vừa quaLinh · Trưởng phòng Marketing
3Đề xuất 5–7 bài cho tuần sauLinh · Trưởng phòng Marketing
4Đánh dấu bài cần ảnh hoặc videoLinh · Trưởng phòng Marketing
5Tự kiểm và lập phiếu trình duyệtLinh · Trưởng phòng Marketing
6Duyệt lịchTrưởng phòng Marketing (con người)
7Giao chuẩn bị tài nguyênNgười phụ trách nội dung
8Chốt lịch và lưuLinh · Trưởng phòng Marketing

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Thu thập đầu vào	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Đọc chủ đề tháng, danh sách sản phẩm cần đẩy và các sự kiện diễn ra trong tuần sau. Mở lịch nội dung tuần hiện tại để biết bài nào đã đăng, bài nào còn dở.	—	Thứ Sáu 15:00, theo lịch định kỳ	Thiếu chủ đề tháng hoặc danh sách sản phẩm thì dừng và hỏi Trưởng phòng Marketing, không tự đoán chủ đề.
2. Rà soát tuần vừa qua	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Đối chiếu từng bài đã lên lịch với bài thực tế đã đăng, ghi bài trễ hoặc bị huỷ kèm lý do nếu có. Chuyển bài chưa đăng nhưng còn giá trị sang danh sách ứng viên của tuần sau.	Cột ghi chú tuần trước trong bảng lịch	—	Số bài đăng đúng lịch chỉ lấy từ lịch và kênh đăng, không dựa vào trí nhớ.
3. Đề xuất 5–7 bài cho tuần sau	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Chọn 5–7 bài, mỗi bài ghi ngày, kênh, định dạng, thông điệp chính và lời kêu gọi. Phân bổ bài cho các kênh theo bảng tham số tần suất, không dồn quá nhiều bài vào một ngày. Bảo đảm mỗi bài bám chủ đề tháng hoặc một sản phẩm cần đẩy, ghi rõ bám vào đâu.	Bảng lịch nội dung tuần (bản nháp)	Trong cùng buổi chạy định kỳ	Bài không bám được chủ đề tháng hoặc sản phẩm nào thì bỏ khỏi đề xuất.
4. Đánh dấu bài cần ảnh hoặc video	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Gắn nhãn bài cần ảnh, video hoặc tài liệu thiết kế, ghi yêu cầu ngắn về nội dung hình. Ghi hạn chuẩn bị của từng tài nguyên lùi về trước ngày đăng ít nhất một ngày làm việc.	Cột tài nguyên trong bảng lịch	—	Ảnh có người hoặc tên khách chỉ được ghi dùng khi đã có xác nhận đồng ý của người đó.
5. Tự kiểm và lập phiếu trình duyệt	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Kiểm ba điểm: đủ mọi cột, không trùng chủ đề hai bài liên tiếp, không trùng ngày với sự kiện nhạy cảm. Soạn phiếu trình một màn hình: việc, số bài, căn cứ chủ đề, điểm cần chú ý, người duyệt.	Phiếu trình duyệt lịch tuần	Thứ Sáu trước 17:00	Hồ sơ còn ô trống hoặc câu hỏi bỏ lửng thì không được trình.
6. Duyệt lịch	Con người Trưởng phòng Marketing (con người)	Đọc phiếu trình, chọn một trong ba: duyệt, sửa kèm nội dung, trả lại kèm lý do. Với bài đẩy sản phẩm hoặc có cam kết với khách, xác nhận thông điệp đúng với chính sách hiện hành.	Xác nhận duyệt trên bảng lịch	Trước 12:00 ngày làm việc kế tiếp	Im lặng không được coi là duyệt; quá hạn thì nhắc một lần rồi báo lại cho người duyệt thay thế được uỷ quyền.
7. Giao chuẩn bị tài nguyên	Con người Người phụ trách nội dung	Nhận lịch đã duyệt và bắt đầu chuẩn bị ảnh, video của các bài được đánh dấu. Báo ngay nếu tài nguyên nào không kịp hạn để lịch được điều chỉnh.	Trạng thái tài nguyên trong bảng lịch	Theo hạn từng bài trong lịch	—
8. Chốt lịch và lưu	Nhân viên AI Linh · Trưởng phòng Marketing	Cập nhật bảng lịch bản chính thức, đánh dấu bài đã duyệt và báo người phụ trách từng bài. Ghi điểm Trưởng phòng đã sửa hoặc trả lại thành quy tắc trong Bộ não công ty để lần sau không lặp. Không đăng bài nào; việc đăng do người phụ trách kênh bấm theo lịch đã chốt.	Lịch nội dung tuần bản chính thức	Trong ngày duyệt	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Chưa có chủ đề tháng hoặc chủ đề đã lỗi thời	Dừng lập lịch, gửi Trưởng phòng Marketing câu hỏi cụ thể về chủ đề; chỉ lập lịch tạm cho các bài giữ nguyên giá trị như bài hướng dẫn, ghi rõ là lịch tạm.
Sự kiện hoặc tin nóng phát sinh giữa tuần	Đề xuất bài chèn kèm bài nào lùi lại; lịch chỉ đổi sau khi Trưởng phòng Marketing duyệt lại bản sửa.
Tuần có nhiều sản phẩm cùng cần đẩy	Xếp ưu tiên theo hướng dẫn trong kế hoạch tháng, nêu phương án còn lại ở phần cần chú ý để Trưởng phòng quyết.
Tài nguyên ảnh hoặc video không kịp hạn	Đề xuất đổi định dạng bài sang chữ hoặc ảnh sẵn có, hoặc lùi sang tuần sau; người duyệt quyết.
Người duyệt vắng mặt quá thời hạn	Nhắc một lần, sau đó báo người được uỷ quyền duyệt thay theo bảng thẩm quyền. Lịch chưa duyệt thì chưa bài nào được coi là chốt.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Lịch rời chủ đề tháng nên thông điệp rời rạc	Mỗi bài phải ghi bám chủ đề hoặc sản phẩm nào; bài không bám được thì loại.
Bài trễ vì tài nguyên chuẩn bị muộn	Đánh dấu bài cần ảnh, video ngay khi lập lịch và đặt hạn lùi trước ngày đăng.
Dùng tên, hình ảnh hoặc lời chứng thực của khách khi chưa được đồng ý	Bài có yếu tố khách phải ghi trạng thái xác nhận đồng ý; chưa có thì không đưa vào lịch.

11. Biểu mẫu

BM-MKT-01-01

Bảng lịch nội dung tuần

Ngày đăng · Kênh · Định dạng · Thông điệp chính · Lời kêu gọi · Bám chủ đề hoặc sản phẩm nào · Cần ảnh hoặc video · Hạn chuẩn bị tài nguyên · Người phụ trách · Trạng thái duyệt

BM-MKT-01-02

Phiếu trình duyệt lịch tuần

Tuần áp dụng · Số bài đề xuất · Căn cứ chủ đề · Điểm cần chú ý · Người duyệt · Kết quả duyệt · Ngày duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Lịch nội dung tuần bản chính thức	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo năm và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing
Phiếu trình duyệt và kết quả duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ bài đăng đúng lịch	Số bài đăng đúng ngày và kênh đã chốt chia tổng số bài trong lịch	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Thời gian lập kế hoạch	Số giờ làm việc từ lúc bắt đầu thu thập đầu vào tới khi trình duyệt	Không quá 2 giờ (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ lịch được duyệt ngay lần đầu	Số lịch duyệt không phải sửa chia tổng số lịch đã trình	Từ 80% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449