← Marketing · Danh mục quy trình

Báo cáo hiệu quả hằng tuần

Bảo đảm mỗi sáng thứ Hai Trưởng phòng Marketing có một báo cáo một trang về hiệu quả quảng cáo tuần trước, mọi con số đều có nguồn và khoảng ngày, nối được tới lead, cơ hội và doanh thu, để quyết định ngân sách dựa trên số thật chứ không dựa trên cảm giác.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHBáo cáo hiệu quả hằng tuần	Mã tài liệu	QT-MKT-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho báo cáo hằng tuần tổng hợp chi tiêu, lượt nhấp, số lead từ các nền tảng quảng cáo, phân tích web và phần mềm quản lý khách hàng (CRM), chỉ ở chế độ đọc.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đổi ngân sách hay giá thầu quảng cáo, báo cáo chất lượng lead theo nguồn cuối tháng (xem quy trình riêng), và báo cáo doanh thu chính thức của công ty.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.4	Trao đổi thông tin
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.3	Phân tích và đánh giá

Định nghĩa chỉ số và nguồn số liệu đã thống nhất trong Bộ não công ty
Khuôn báo cáo có nguồn của công ty
Bảng tham số ngưỡng bất thường của từng chỉ số
Quy trình Chất lượng lead theo nguồn
Hướng dẫn phân loại nguồn lead trong CRM

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Chi phí mỗi lead	Tổng chi tiêu quảng cáo của một kênh chia số lead mà kênh đó mang về trong cùng khoảng ngày.
Chi phí mỗi cơ hội	Tổng chi tiêu quảng cáo của một kênh chia số lead đã thành cơ hội bán hàng trong CRM.
Điểm bất thường	Chỉ số lệch đáng kể so với tuần trước hoặc kế hoạch, theo ngưỡng trong bảng tham số.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Marketing (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Đọc báo cáo, quyết định hành động và phát hành báo cáo cho những người cần biết.
Người quản lý ngân sách quảng cáo	R · Thực hiện	Trực tiếp đổi ngân sách, giá thầu khi Trưởng phòng quyết; nhân viên AI không có quyền này.
Quản trị CRM	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận quy tắc phân loại nguồn lead và xử lý khi dữ liệu CRM lệch.
Giám đốc	I · Được thông báo	Nhận báo cáo tổng hợp khi có điểm bất thường đáng kể.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Số chi tiêu, lượt nhấp, số lead của từng nền tảng quảng cáo trong khoảng ngày báo cáo
Số liệu phân tích web cùng khoảng ngày
Dữ liệu lead, cơ hội và doanh thu theo nguồn trong CRM (chỉ đọc)

Đầu ra

Báo cáo hiệu quả một trang kèm bảng số, mỗi số có nguồn và khoảng ngày
Danh sách tối đa 3 việc cần người quyết, mỗi việc một nhãn ưu tiên

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nền tảng quảng cáo, web và CRM	Số liệu của tuần
Giao cho	Trưởng phòng Marketing (con người)	Báo cáo hiệu quả tuần một trang kèm bảng số
Giao cho	QT-MKT-01 Lịch nội dung tuần	Nội dung hiệu quả nên lặp lại
Giao cho	QT-MKT-06 Chất lượng lead theo nguồn	Số theo nguồn của các tuần trong tháng

7. Lưu đồ

1Xác định khoảng ngày và nguồnThư · Trợ lý Đo lường
2Lấy số quảng cáo và webThư · Trợ lý Đo lường
3Nối dữ liệu CRMThư · Trợ lý Đo lường
4Tính chỉ số và so sánhThư · Trợ lý Đo lường
5Soạn báo cáo một trangThư · Trợ lý Đo lường
6Xem và phát hành báo cáoTrưởng phòng Marketing (con người)
7Thực hiện thay đổi ngân sách nếu cóNgười quản lý ngân sách quảng cáo
8Lưu và ghi bài họcThư · Trợ lý Đo lường

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Xác định khoảng ngày và nguồn	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Chốt khoảng ngày báo cáo là tuần trước và khoảng so sánh là tuần liền kề trước đó. Liệt kê từng nguồn số liệu sẽ lấy: nền tảng quảng cáo, phân tích web, CRM.	Phần đầu báo cáo ghi khoảng ngày	Thứ Hai 8:00, theo lịch định kỳ	Một chỉ số chỉ lấy từ một nguồn đã thống nhất trong Bộ não công ty.
2. Lấy số quảng cáo và web	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Lấy chi tiêu, lượt nhấp, số lead của từng nền tảng quảng cáo ở chế độ đọc. Ghi thời điểm lấy và khoảng ngày bên cạnh từng con số.	Bảng số thô có nguồn	Trong 1 giờ làm việc	Nguồn không trả lời thì ghi chưa lấy được số, không báo không có gì và không ước lượng.
3. Nối dữ liệu CRM	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Đối chiếu lead theo nguồn và chiến dịch với CRM để biết lead nào thành cơ hội và doanh thu. Ghi lead không có nguồn hoặc nguồn không khớp vào mục riêng, không tự gán nguồn.	Bảng nối lead, cơ hội, doanh thu theo kênh	—	Doanh thu chỉ lấy từ nguồn doanh thu đã thống nhất; hai nguồn lệch nhau thì nêu cả hai và nói là lệch.
4. Tính chỉ số và so sánh	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Tính chi phí mỗi lead và chi phí mỗi cơ hội theo kênh, so với tuần trước. Chọn tối đa 3 điểm bất thường theo bảng ngưỡng, mỗi điểm nêu số liệu và mức lệch. Tách rõ dữ kiện với nhận định; nhận định ghi rõ là nhận định.	Bảng chỉ số và danh sách điểm bất thường	—	Chỉ nêu điểm bất thường khi lệch đáng kể, không liệt kê mọi biến động.
5. Soạn báo cáo một trang	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Trình bày theo khuôn ba phần: con số quan trọng nhất, việc cần người quyết, một đề xuất đáng làm nhất. Gắn đúng một nhãn ưu tiên cho mỗi việc: Làm ngay, Lên lịch, Giao người khác hoặc Bỏ qua. Đính bảng số kèm nguồn và khoảng ngày của từng con số.	Báo cáo hiệu quả hằng tuần	Trước 9:00 sáng thứ Hai	Tự kiểm: mọi con số có nguồn, tổng cộng đúng, không còn ô trống.
6. Xem và phát hành báo cáo	Con người Trưởng phòng Marketing (con người)	Đọc báo cáo, xác nhận các điểm bất thường và quyết định các việc đã nêu. Gửi báo cáo tới những người liên quan; việc gửi do người bấm.	Xác nhận đã đọc và quyết định trên báo cáo	Trong ngày thứ Hai	Nhân viên AI chỉ soạn nháp, không tự gửi báo cáo đi.
7. Thực hiện thay đổi ngân sách nếu có	Con người Người quản lý ngân sách quảng cáo	Chỉ đổi ngân sách hoặc giá thầu khi có quyết định của Trưởng phòng Marketing, ghi lại thay đổi và lý do. Báo lại để tuần sau báo cáo đối chiếu hiệu quả trước và sau điều chỉnh.	Nhật ký thay đổi ngân sách	Theo quyết định của Trưởng phòng	Không có quyết định thì không đổi; nhân viên AI không được thực hiện bước này.
8. Lưu và ghi bài học	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Lưu báo cáo và bảng số vào kho tài liệu theo tuần. Ghi các điểm số liệu lệch nguồn hoặc không lấy được thành quy tắc để xử lý lần sau.	Báo cáo đã lưu	Trong ngày phát hành	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Một nền tảng quảng cáo không trả số	Ghi rõ không lấy được số của nền tảng đó, phát hành báo cáo phần còn lại và báo người phụ trách kỹ thuật; không điền số ước lượng.
Số lead giữa nền tảng quảng cáo và CRM lệch nhau	Nêu cả hai con số và mức lệch, không chọn một bên; đề nghị Quản trị CRM kiểm quy tắc gán nguồn.
Lead trong CRM không có nguồn	Xếp vào mục không rõ nguồn và nêu số lượng; không tự gán cho kênh nào.
Tuần có chiến dịch kết thúc hoặc bắt đầu giữa kỳ	Ghi chú rõ ngày bắt đầu hoặc kết thúc, chỉ so các chỉ số cùng độ dài thời gian.
Điểm bất thường ảnh hưởng ngân sách lớn	Đưa lên đầu báo cáo và báo trực tiếp Trưởng phòng Marketing; việc đổi ngân sách vẫn do người quyết.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Dùng số không có nguồn làm căn cứ chi ngân sách	Mỗi con số ghi nguồn và khoảng ngày; số không lấy được ghi rõ chưa có.
Hai nguồn số liệu lệch nhau dẫn đến kết luận sai	Mỗi chỉ số chỉ lấy từ một nguồn thống nhất; lệch thì nêu cả hai.
Nhân viên AI vô tình thay đổi ngân sách hay giá thầu	Công cụ quảng cáo chỉ cấp quyền đọc; thay đổi ngân sách chỉ do người thực hiện theo quyết định.

11. Biểu mẫu

BM-MKT-03-01

Báo cáo hiệu quả hằng tuần

Khoảng ngày báo cáo · Chỉ số quan trọng · So với tuần trước · Điểm bất thường · Việc cần người quyết · Nhãn ưu tiên · Đề xuất chính

BM-MKT-03-02

Bảng số có nguồn

Kênh · Chi tiêu · Lượt nhấp · Số lead · Số cơ hội · Doanh thu · Chi phí mỗi lead · Chi phí mỗi cơ hội · Nguồn số liệu · Thời điểm lấy

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Báo cáo hiệu quả hằng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo năm và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing
Nhật ký thay đổi ngân sách	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người quản lý ngân sách quảng cáo

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian làm báo cáo	Số phút làm việc từ khi bắt đầu chạy tới khi báo cáo sẵn sàng để xem	Không quá 60 phút (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ con số có nguồn và khoảng ngày	Số con số có đủ nguồn và khoảng ngày chia tổng số con số trong báo cáo	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Số quyết định ngân sách dựa trên báo cáo	Số quyết định ngân sách có dẫn chiếu báo cáo tuần	Từ 1 quyết định mỗi tháng (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449