← Marketing · Danh mục quy trình

Chất lượng lead theo nguồn

Bảo đảm mỗi cuối tháng, trước khi phân bổ ngân sách, Trưởng phòng Marketing có bảng xếp hạng nguồn lead dựa trên tỷ lệ thành cơ hội và thành đơn, kèm đề xuất tăng, giữ hay giảm có lý do và mức chắc chắn, để ngân sách đi vào nguồn mang lại khách thật chứ không chỉ nhiều lead.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHChất lượng lead theo nguồn	Mã tài liệu	QT-MKT-06
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho phân tích hằng tháng từ dữ liệu lead, cơ hội, đơn hàng theo nguồn và chiến dịch trong phần mềm quản lý khách hàng (CRM) cùng dữ liệu chiến dịch, ở chế độ chỉ đọc.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc quyết định hay thực hiện thay đổi ngân sách và giá thầu, báo cáo hiệu quả hằng tuần (xem quy trình riêng), và báo cáo doanh thu chính thức của công ty.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
7.4	Trao đổi thông tin
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
9.1.3	Phân tích và đánh giá

Định nghĩa lead, cơ hội, đơn và nguồn lead trong Bộ não công ty
Hướng dẫn phân loại nguồn lead trong CRM
Báo cáo hiệu quả hằng tuần của tháng đang xét
Khuôn báo cáo có nguồn của công ty
Bảng tham số: cỡ mẫu tối thiểu để kết luận về một nguồn

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Tỷ lệ thành cơ hội	Số lead của một nguồn đã thành cơ hội bán hàng chia tổng số lead của nguồn đó trong kỳ.
Tỷ lệ thành đơn	Số lead của một nguồn đã ra đơn hàng chia tổng số lead của nguồn đó, tính trên nhóm lead đã đủ thời gian chín.
Mức độ chắc chắn	Mức tin cậy của đề xuất, phụ thuộc cỡ mẫu và độ đầy đủ của dữ liệu, ghi bằng ba mức cao, vừa, thấp.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Marketing (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Đọc bảng xếp hạng và đề xuất, đưa kiến nghị phân bổ ngân sách tới người quyết.
Người quyết ngân sách	R · Thực hiện	Quyết định tăng, giữ hoặc giảm ngân sách theo từng nguồn.
Quản trị CRM	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận quy tắc gán nguồn và sửa dữ liệu lệch khi được báo.
Bộ phận bán hàng	C · Được hỏi ý kiến	Cho biết chất lượng thực của lead khi số liệu chưa phản ánh đủ.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Dữ liệu lead, cơ hội, đơn hàng theo nguồn và chiến dịch của tháng trong CRM (chỉ đọc)
Dữ liệu chi tiêu theo chiến dịch từ báo cáo hằng tuần của tháng
Định nghĩa nguồn, cơ hội, đơn và bảng cỡ mẫu tối thiểu trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng xếp hạng nguồn lead kèm tỷ lệ thành cơ hội, thành đơn và chi phí mỗi cơ hội
Đề xuất tăng, giữ hoặc giảm ngân sách cho từng nguồn, có lý do và mức độ chắc chắn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	CRM	Lead theo nguồn và kết quả chuyển đổi
Nhận từ	QT-MKT-03 Báo cáo hiệu quả hằng tuần	Số theo nguồn của các tuần trong tháng
Nhận từ	QT-KD-01 Phân loại và làm giàu lead mới	Điểm chất lượng của lead theo nguồn
Giao cho	Trưởng phòng Marketing (con người)	Bảng xếp hạng nguồn lead kèm đề xuất
Giao cho	Người quyết ngân sách	Đề xuất phân bổ ngân sách

7. Lưu đồ

1Chốt kỳ và kiểm dữ liệu đầu vàoThư · Trợ lý Đo lường
2Gom lead theo nguồn và chiến dịchThư · Trợ lý Đo lường
3Tính tỷ lệ và chi phíThư · Trợ lý Đo lường
4Xếp hạng và đề xuấtThư · Trợ lý Đo lường
5Lập phiếu trình duyệtThư · Trợ lý Đo lường
6Xem xét và kiến nghịTrưởng phòng Marketing (con người)
7Quyết định ngân sáchNgười quyết ngân sách
8Lưu và theo dõi hiệu quả sau điều chỉnhThư · Trợ lý Đo lường

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chốt kỳ và kiểm dữ liệu đầu vào	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Chốt khoảng ngày của tháng, ghi ngày lấy dữ liệu và nguồn của từng bảng số. Kiểm tỷ lệ lead thiếu nguồn hoặc nguồn không rõ; nếu vượt ngưỡng trong bảng tham số thì báo trước khi tính.	Phần đầu báo cáo ghi kỳ và độ đầy đủ dữ liệu	Ngày cuối tháng 9:00, theo lịch định kỳ	Dữ liệu thiếu nhiều thì ghi rõ và hạ mức chắc chắn của mọi kết luận.
2. Gom lead theo nguồn và chiến dịch	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Nhóm lead theo nguồn và chiến dịch theo định nghĩa thống nhất trong Bộ não công ty. Lead không rõ nguồn xếp vào nhóm riêng, nêu số lượng, không tự phân bổ.	Bảng lead theo nguồn và chiến dịch	Trong 2 giờ làm việc	Một chỉ số chỉ lấy từ một nguồn đã thống nhất; hai nguồn lệch nhau thì nêu cả hai.
3. Tính tỷ lệ và chi phí	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Tính tỷ lệ thành cơ hội và thành đơn của từng nguồn; lead chưa đủ thời gian chín tách riêng. Tính chi phí mỗi lead, mỗi cơ hội và mỗi đơn của từng nguồn từ chi tiêu cùng kỳ. Ghi cỡ mẫu bên cạnh mọi tỷ lệ để người đọc biết tỷ lệ dựa trên bao nhiêu lead.	Bảng tỷ lệ và chi phí theo nguồn	—	Nguồn có cỡ mẫu dưới mức tối thiểu trong bảng tham số thì không kết luận mạnh.
4. Xếp hạng và đề xuất	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Xếp hạng các nguồn theo chi phí mỗi cơ hội và tỷ lệ thành đơn, nêu rõ tiêu chí xếp hạng. Với mỗi nguồn đề xuất tăng, giữ hoặc giảm kèm lý do bằng số và mức độ chắc chắn. Tách dữ kiện với nhận định; đề xuất là nhận định, không phải quyết định.	Bảng xếp hạng nguồn lead kèm đề xuất	Trong cùng buổi chạy định kỳ	Không đề xuất tăng ngân sách cho nguồn có mức chắc chắn thấp mà không nêu rõ rủi ro.
5. Lập phiếu trình duyệt	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Soạn phiếu một màn hình: kết luận chính, 3 điểm cần chú ý, đề xuất cho từng nguồn, người quyết. Tự kiểm ba điểm: mọi con số có nguồn và khoảng ngày, tỷ lệ cộng đúng, không còn ô trống.	Phiếu trình duyệt phân bổ ngân sách	Trong 1 ngày làm việc	Dòng lệch chuẩn hoặc dữ liệu thiếu đưa lên đầu phiếu.
6. Xem xét và kiến nghị	Con người Trưởng phòng Marketing (con người)	Đọc phiếu, đối chiếu với hiểu biết thực tế về từng nguồn và điều chỉnh đề xuất nếu cần. Chuyển kiến nghị phân bổ ngân sách tới người quyết ngân sách.	Kiến nghị phân bổ ngân sách	Trong 2 ngày làm việc	Nhân viên AI chỉ đề xuất; người xem xét và người quyết là con người.
7. Quyết định ngân sách	Con người Người quyết ngân sách	Quyết tăng, giữ hoặc giảm ngân sách của từng nguồn và ghi quyết định. Thực hiện thay đổi trên nền tảng quảng cáo nếu quyết là đổi; nhân viên AI không đổi ngân sách hay giá thầu.	Quyết định phân bổ ngân sách tháng	Trước ngày bắt đầu kỳ ngân sách mới	Chỉ thay đổi khi có quyết định bằng văn bản hoặc tin xác nhận.
8. Lưu và theo dõi hiệu quả sau điều chỉnh	Nhân viên AI Thư · Trợ lý Đo lường	Lưu bảng xếp hạng, đề xuất và quyết định vào kho tài liệu theo tháng. Tháng sau đối chiếu chi phí mỗi cơ hội trước và sau điều chỉnh và ghi kết quả.	Hồ sơ phân tích lead tháng	Trong ngày có quyết định	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nguồn có quá ít lead để tính tỷ lệ có ý nghĩa	Ghi không đủ cỡ mẫu để kết luận, đề xuất giữ và theo dõi thêm; không xếp hạng như nguồn đủ dữ liệu.
Lead tháng này chưa đủ thời gian chín để ra đơn	Tính tỷ lệ thành đơn trên nhóm lead các tháng trước đã đủ thời gian, ghi rõ cách tính, tháng này chỉ báo tỷ lệ thành cơ hội.
Số lead trong CRM lệch với số của nền tảng quảng cáo	Nêu cả hai con số và mức lệch, nhờ Quản trị CRM kiểm quy tắc gán nguồn; hạ mức chắc chắn của kết luận liên quan.
Dữ liệu CRM thiếu nguồn ở nhiều lead	Báo tỷ lệ thiếu nguồn ở đầu báo cáo, không đề xuất mạnh; đề nghị bổ sung quy tắc nhập nguồn cho bán hàng.
Người quyết ngân sách vắng mặt trước hạn đầu kỳ mới	Nhắc một lần rồi báo người được uỷ quyền; chưa có quyết định thì giữ nguyên ngân sách kỳ trước, nhân viên AI không tự đổi.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Kết luận dựa trên mẫu quá nhỏ làm chuyển ngân sách sai	Ghi cỡ mẫu cạnh mọi tỷ lệ và áp bảng cỡ mẫu tối thiểu trước khi đề xuất tăng giảm.
Dữ liệu nguồn lead sai làm xếp hạng lệch	Kiểm độ đầy đủ dữ liệu ở đầu quy trình và nêu rõ phần không rõ nguồn.
Nhân viên AI vượt vai trò, tự đổi ngân sách	Công cụ chỉ cấp quyền đọc; quyết định và thực hiện thay đổi ngân sách luôn là bước của con người.

11. Biểu mẫu

BM-MKT-06-01

Bảng xếp hạng nguồn lead

Nguồn và chiến dịch · Số lead · Tỷ lệ thành cơ hội · Tỷ lệ thành đơn · Chi tiêu · Chi phí mỗi cơ hội · Chi phí mỗi đơn · Cỡ mẫu · Đề xuất tăng giữ giảm · Lý do · Mức độ chắc chắn

BM-MKT-06-02

Phiếu trình duyệt phân bổ ngân sách

Kỳ phân tích · Kết luận chính · Điểm cần chú ý · Đề xuất theo nguồn · Độ đầy đủ dữ liệu · Người xem xét · Người quyết ngân sách · Kết quả quyết định

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Hồ sơ phân tích lead tháng	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing
Quyết định phân bổ ngân sách tháng	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người quyết ngân sách

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Chi phí mỗi cơ hội trước và sau điều chỉnh	Tổng chi tiêu chia số cơ hội của nguồn, so tháng điều chỉnh với tháng liền sau	Giảm so với tháng trước điều chỉnh (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ lead có nguồn rõ	Số lead có nguồn xác định chia tổng số lead trong kỳ	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian từ cuối tháng tới có phiếu trình duyệt	Số ngày làm việc từ ngày cuối tháng tới khi phiếu được trình	Không quá 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449