| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHMột nội dung gốc, nhiều kênh | Mã tài liệu | QT-MKT-02 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mỗi nội dung gốc vừa hoàn thành được tái dùng thành các bản nháp phù hợp từng kênh, giữ đúng ý, đúng giọng thương hiệu và đúng độ dài, để công ty được nhiều giá trị hơn từ cùng một công sức mà không làm sai lệch thông điệp gốc.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng khi có bài blog, video hoặc buổi hội thảo vừa xong và cần chuyển thành bài mạng xã hội, email, kịch bản video ngắn hoặc định dạng tương tự.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc sản xuất nội dung gốc mới từ đầu, việc đăng hoặc gửi bản nháp ra ngoài, và việc kiểm thương hiệu chính thức trước khi đăng (xem quy trình Kiểm thương hiệu trước khi đăng).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng phòng Marketing (con người).
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.5 | Sản xuất và cung cấp dịch vụ |
- Hướng dẫn thương hiệu: giọng văn, tên gọi, cam kết được phép
- Bảng tham số độ dài và định dạng của từng kênh
- Quy trình Lịch nội dung tuần
- Quy trình Kiểm thương hiệu trước khi đăng
- Quy chế sử dụng tên, hình ảnh và lời chứng thực của khách
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Nội dung gốc | Bài blog, video hoặc buổi hội thảo đã hoàn chỉnh, là nguồn duy nhất để rút ý cho các bản phái sinh. |
| Bản phái sinh | Nội dung viết lại từ nội dung gốc cho một kênh cụ thể, vẫn giữ đúng ý và số liệu của bản gốc. |
| Giọng thương hiệu | Cách xưng hô, mức trang trọng và cách dùng từ công ty đã quy định trong hướng dẫn thương hiệu. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Trưởng phòng Marketing (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt bộ nháp theo kênh và quyết định bản nào được dùng. |
| Người phụ trách kênh | R · Thực hiện | Nhận bản nháp đã duyệt và trực tiếp bấm đăng hoặc gửi theo lịch. |
| Tác giả nội dung gốc | C · Được hỏi ý kiến | Xác nhận các bản phái sinh không làm sai ý hoặc số liệu của nội dung gốc. |
| Bộ phận bán hàng | I · Được thông báo | Được thông báo khi có nội dung mới để dùng trong trao đổi với khách. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Nội dung gốc đã hoàn chỉnh: bài blog, bản ghi video hoặc tư liệu buổi hội thảo
- Hướng dẫn thương hiệu và bảng tham số độ dài từng kênh trong Bộ não công ty
- Danh sách kênh cần phái sinh và lịch đăng dự kiến
Đầu ra
- Bộ nháp theo kênh gồm bài mạng xã hội, email và kịch bản video ngắn, chờ duyệt
- Bảng ý chính và trích dẫn đã rút, kèm vị trí trong nội dung gốc
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Tác giả nội dung gốc | Bài blog, video hoặc nội dung buổi hội thảo vừa xong |
| Nhận từ | QT-MKT-01 Lịch nội dung tuần | Bài gốc theo lịch cần làm bản theo kênh |
| Giao cho | Người phụ trách kênh | Bộ nháp theo kênh đã duyệt |
| Giao cho | QT-MKT-05 Kiểm thương hiệu trước khi đăng | Nội dung cần kiểm thương hiệu trước khi đăng |
7. Lưu đồ
- 1Tiếp nhận nội dung gốcBảo · Trợ lý Đa kênh
- 2Rút ý chính và trích dẫnBảo · Trợ lý Đa kênh
- 3Viết nháp theo từng kênhBảo · Trợ lý Đa kênh
- 4Đối chiếu giọng thương hiệu và tính nhất quánBảo · Trợ lý Đa kênh
- 5Lập phiếu trình duyệtBảo · Trợ lý Đa kênh
- 6Duyệt bộ nhápTrưởng phòng Marketing (con người)
- 7Đăng hoặc gửi bản đã duyệtNgười phụ trách kênh
- 8Đóng hồ sơ và ghi bài họcBảo · Trợ lý Đa kênh
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận nội dung gốc | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Dòng mới trong Sổ theo dõi nội dung phái sinh | Trong ngày nhận | Nội dung gốc chưa duyệt hoặc đang sửa thì dừng và báo người đề nghị. |
| 2. Rút ý chính và trích dẫn | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Bảng ý chính và trích dẫn | Trong 2 giờ làm việc | Con số hoặc trích dẫn không tìm thấy trong nội dung gốc thì không được dùng. |
| 3. Viết nháp theo từng kênh | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Bộ nháp theo kênh | Trong 1 ngày làm việc | Mỗi bản nháp chỉ chứa nội dung có trong bản gốc; không thêm cam kết hay số liệu mới. |
| 4. Đối chiếu giọng thương hiệu và tính nhất quán | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Cột kết quả đối chiếu trong sổ theo dõi | — | Bản nháp nào vi phạm một mục thì sửa trước khi trình, không đẩy lỗi cho người duyệt. |
| 5. Lập phiếu trình duyệt | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Phiếu trình duyệt bộ nháp | Trong ngày hoàn thành nháp | Tự kiểm ba điểm trước khi trình: đủ kênh, khớp ý gốc, không còn chỗ trống. |
| 6. Duyệt bộ nháp | Con người Trưởng phòng Marketing (con người) |
|
Xác nhận duyệt trên phiếu | Trong 1 ngày làm việc | Im lặng không được coi là duyệt. |
| 7. Đăng hoặc gửi bản đã duyệt | Con người Người phụ trách kênh |
|
Thời điểm và đường dẫn đăng trong sổ theo dõi | Theo lịch nội dung tuần | Chỉ con người bấm đăng hoặc gửi; nhân viên AI không có quyền này. |
| 8. Đóng hồ sơ và ghi bài học | Nhân viên AI Bảo · Trợ lý Đa kênh |
|
Hồ sơ nội dung phái sinh đã đóng | Trong ngày đăng | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nội dung gốc quá ngắn hoặc ít ý để phái sinh đủ các kênh | Chỉ làm các kênh đủ chất liệu, ghi rõ kênh nào bỏ và lý do trong phiếu trình, không kéo dài bằng nội dung không có trong bản gốc. |
| Nội dung gốc có số liệu không rõ nguồn | Không đưa số liệu đó vào bản phái sinh; hỏi tác giả nguồn của số liệu và chỉ dùng sau khi có câu trả lời. |
| Nội dung gốc có hình ảnh hoặc lời của khách chưa có xác nhận đồng ý | Gỡ yếu tố đó khỏi mọi bản nháp và báo người duyệt; chỉ dùng lại khi có xác nhận đồng ý bằng văn bản. |
| Kênh yêu cầu giới hạn ký tự chặt | Rút gọn bằng cách bỏ ý phụ chứ không đổi nghĩa; ghi chú đã bỏ ý nào để người duyệt biết. |
| Người duyệt trả lại toàn bộ bộ nháp | Ghi lý do thành quy tắc, viết lại theo hướng được nêu và trình lại, nêu rõ đã đổi gì. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Bản phái sinh làm sai lệch ý hoặc số liệu của bản gốc | Mọi ý và số liệu đều ghi vị trí trong bản gốc; đối chiếu lại trước khi trình. |
| Gửi email cho người chưa đồng ý nhận tin | Email chỉ gửi tới danh sách đã đồng ý nhận; người duyệt xác nhận trước khi người phụ trách kênh gửi. |
| Lệch giọng thương hiệu giữa các kênh | Đối chiếu với hướng dẫn thương hiệu ở bước riêng trước khi trình và nạp các lần bị sửa vào Bộ não công ty. |
11. Biểu mẫu
BM-MKT-02-01
Bảng ý chính và trích dẫn
Nội dung gốc · Ý chính · Vị trí trong nội dung gốc · Trích dẫn nguyên văn · Con số hoặc tên riêng · Nguồn của số liệu
BM-MKT-02-02
Sổ theo dõi nội dung phái sinh
Nội dung gốc · Ngày nhận · Kênh · Trạng thái nháp · Kết quả duyệt · Thời điểm đăng hoặc gửi · Đường dẫn bài · Người phụ trách
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Bộ nháp cuối cùng theo kênh | Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo nội dung gốc | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng phòng Marketing |
| Sổ theo dõi nội dung phái sinh | Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng phòng Marketing |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số nội dung phái sinh mỗi bài gốc | Tổng số bản phái sinh đã đăng chia số nội dung gốc trong kỳ | Từ 3 bản (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Thời gian sản xuất bộ nháp | Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận nội dung gốc tới khi trình duyệt | Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ bản nháp được duyệt ngay lần đầu | Số bản duyệt không phải sửa chia tổng số bản đã trình | Từ 80% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |