← Marketing · Danh mục quy trình

Kiểm thương hiệu trước khi đăng

Bảo đảm mọi nội dung ra công chúng đều được soát theo hướng dẫn thương hiệu, chính tả, số liệu và tên sản phẩm trước khi đăng, với danh sách sửa phân mức rõ ràng, để lỗi không lọt ra ngoài và uy tín thương hiệu được giữ ổn định.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHKiểm thương hiệu trước khi đăng	Mã tài liệu	QT-MKT-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi nội dung chuẩn bị ra công chúng: bài mạng xã hội, bài website, email, kịch bản video, quảng cáo, trước khi người phụ trách kênh đăng hoặc gửi.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc viết nội dung mới, việc kết luận pháp lý về nội dung quảng cáo, tài liệu nội bộ không ra ngoài, hay việc đăng bài (luôn do con người bấm).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Trưởng phòng Marketing (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.4	Trao đổi thông tin
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Hướng dẫn thương hiệu: tên gọi, giọng văn, màu, cam kết được phép
Danh mục tên sản phẩm và cách viết đúng
Bảng cam kết, ưu đãi đang có hiệu lực
Quy chế sử dụng tên, hình ảnh và lời chứng thực của khách
Các quy định hiện hành về quảng cáo (tra bản đang có hiệu lực, chuyển bộ phận phụ trách pháp lý khi cần kết luận)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phải sửa	Lỗi làm sai sự thật, sai thương hiệu hoặc gây rủi ro; nội dung không được đăng cho tới khi sửa.
Nên sửa	Lỗi nhỏ về văn phong hoặc trình bày; người duyệt có thể chấp nhận hoặc yêu cầu sửa.
Cam kết được phép	Những lời hứa, ưu đãi mà công ty cho phép nêu ra ngoài theo bảng cam kết hiện hành.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Vy · Copywriter	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Trưởng phòng Marketing (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định nội dung có đủ điều kiện đăng và chấp nhận hay bác các mục nên sửa.
Tác giả nội dung	R · Thực hiện	Sửa nội dung theo danh sách và trình lại.
Người phụ trách kênh	R · Thực hiện	Chỉ đăng hoặc gửi bản đã qua kiểm.
Người phụ trách pháp lý	C · Được hỏi ý kiến	Cho ý kiến khi nội dung chạm tới cam kết hoặc khẳng định cần kết luận pháp lý.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Nội dung cần kiểm: văn bản, hình ảnh, kịch bản video
Hướng dẫn thương hiệu và danh mục tên sản phẩm trong Bộ não công ty
Bảng cam kết, ưu đãi đang có hiệu lực

Đầu ra

Danh sách sửa có lý do, phân hai mức phải sửa và nên sửa
Kết luận đủ điều kiện trình duyệt hoặc cần sửa lại, ghi vào phiếu

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Tác giả nội dung	Nội dung sắp ra công chúng
Nhận từ	QT-MKT-02 Một nội dung gốc, nhiều kênh	Nội dung cần kiểm thương hiệu trước khi đăng
Giao cho	Tác giả nội dung	Danh sách sửa có lý do
Giao cho	Trưởng phòng Marketing (con người)	Kết quả kiểm trước khi quyết định cho đăng

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận nội dung cần kiểmVy · Copywriter
2Đối chiếu hướng dẫn thương hiệuVy · Copywriter
3Soát chính tả, số liệu và tên sản phẩmVy · Copywriter
4Rà yếu tố khách và nội dung nhạy cảmVy · Copywriter
5Lập danh sách sửa theo hai mứcVy · Copywriter
6Sửa và trình lạiTác giả nội dung
7Quyết định cho đăngTrưởng phòng Marketing (con người)
8Ghi nhận và bài học sau đăngVy · Copywriter

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận nội dung cần kiểm	Nhân viên AI Vy · Copywriter	Nhận nội dung và ghi kênh dự kiến, ngày đăng, tác giả cùng phiên bản đang kiểm. Xác nhận nội dung đã có người viết chịu trách nhiệm, không kiểm bản nháp còn ghi chú dở.	Dòng mới trong Sổ kiểm thương hiệu	Trong 1 giờ làm việc sau khi nhận	—
2. Đối chiếu hướng dẫn thương hiệu	Nhân viên AI Vy · Copywriter	So nội dung với hướng dẫn thương hiệu: tên gọi, giọng văn, màu sắc, cách xưng hô. Đối chiếu từng cam kết hoặc ưu đãi nêu trong nội dung với bảng cam kết được phép.	Cột đối chiếu thương hiệu trong sổ kiểm	—	Cam kết không có trong bảng được phép là lỗi phải sửa, không tự đánh giá là chấp nhận được.
3. Soát chính tả, số liệu và tên sản phẩm	Nhân viên AI Vy · Copywriter	Soát chính tả và dấu tiếng Việt toàn bộ nội dung. Đối chiếu số liệu, ngày, giá và tên sản phẩm với danh mục và nguồn trong Bộ não công ty. Số liệu không có nguồn đối chiếu được thì đánh dấu phải sửa, nêu nguồn cần bổ sung.	Cột soát chính tả và số liệu	Trong 2 giờ làm việc	Không tự sửa số liệu theo trí nhớ; chỉ sửa theo nguồn đã đối chiếu.
4. Rà yếu tố khách và nội dung nhạy cảm	Nhân viên AI Vy · Copywriter	Kiểm tên, hình ảnh hoặc lời của khách trong nội dung đã có xác nhận đồng ý hay chưa. Đánh dấu khẳng định so sánh với đối thủ hoặc lời hứa kết quả để Trưởng phòng và người phụ trách pháp lý xem xét.	Cột yếu tố khách và nhạy cảm	—	Chưa có xác nhận đồng ý của khách là lỗi phải sửa; nhân viên AI không kết luận về pháp lý.
5. Lập danh sách sửa theo hai mức	Nhân viên AI Vy · Copywriter	Liệt kê từng lỗi kèm vị trí, lý do và đề xuất sửa, xếp vào phải sửa hoặc nên sửa. Ghi kết luận: đủ điều kiện trình trưởng phòng quyết định đăng khi không còn mục phải sửa, ngược lại cần sửa lại.	Danh sách sửa có lý do	Cùng ngày nhận	Mỗi lỗi nêu đúng một lần với lý do cụ thể; không trả danh sách nhỏ giọt.
6. Sửa và trình lại	Con người Tác giả nội dung	Sửa hết mục phải sửa, xem xét các mục nên sửa và ghi lý do nếu không sửa. Gửi bản đã sửa để kiểm lại trước khi sang bước quyết định đăng.	Bản nội dung sau khi sửa	Trong 1 ngày làm việc	Bản đã sửa phải qua kiểm lại, không đi thẳng tới đăng.
7. Quyết định cho đăng	Con người Trưởng phòng Marketing (con người)	Đọc kết luận kiểm, quyết định đủ điều kiện đăng hay không và chấp nhận hay bác các mục nên sửa. Với nội dung chạm cam kết hoặc cần kết luận pháp lý, xin ý kiến người phụ trách pháp lý trước khi quyết định.	Quyết định cho đăng ghi trong sổ kiểm	Trong 1 ngày làm việc	Chỉ khi có quyết định cho đăng, người phụ trách kênh mới được đăng hoặc gửi.
8. Ghi nhận và bài học sau đăng	Nhân viên AI Vy · Copywriter	Ghi kết quả kiểm vào sổ, lưu bản được cho đăng cuối cùng. Ghi các lỗi lặp lại thành quy tắc trong Bộ não công ty và báo lại nếu có lỗi lọt sau khi đăng.	Sổ kiểm thương hiệu đã cập nhật	Trong ngày đăng	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Nội dung cần đăng gấp ngoài giờ	Vẫn kiểm đủ hai mức lỗi; Trưởng phòng Marketing hoặc người được uỷ quyền duyệt trực tiếp, không được bỏ qua bước kiểm.
Hướng dẫn thương hiệu không nêu điểm đang kiểm	Đánh dấu là chưa có quy tắc, nêu phương án và để Trưởng phòng quyết; kết quả quyết được ghi bổ sung vào hướng dẫn.
Nội dung chứa số liệu do bên thứ ba cung cấp	Yêu cầu nguồn và ngày của số liệu; chưa có thì ghi phải sửa và không đăng cho tới khi có nguồn.
Tác giả không đồng ý với mục phải sửa	Chuyển Trưởng phòng Marketing quyết, ghi rõ hai quan điểm; trong lúc chờ nội dung chưa được đăng.
Phát hiện lỗi sau khi đã đăng	Báo ngay Trưởng phòng Marketing kèm đề xuất cách sửa hoặc gỡ; việc sửa, gỡ do người phụ trách kênh thực hiện, lỗi được ghi vào sổ để phân tích.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Lỗi thương hiệu hoặc cam kết sai lọt ra công chúng	Bắt buộc kiểm hai mức lỗi và xác nhận duyệt trước khi đăng; ghi số lỗi lọt để cải tiến.
Dùng hình hoặc lời của khách khi chưa được đồng ý	Mọi yếu tố khách phải có xác nhận đồng ý, kiểm ở bước riêng và coi là phải sửa nếu thiếu.
Nhân viên AI kết luận pháp lý thay người có trách nhiệm	Chỉ đánh dấu và chuyển; kết luận pháp lý luôn do con người.

11. Biểu mẫu

BM-MKT-05-01

Sổ kiểm thương hiệu

Mã nội dung · Kênh và ngày đăng dự kiến · Tác giả · Kết quả đối chiếu thương hiệu · Kết quả soát chính tả và số liệu · Yếu tố khách và nhạy cảm · Số mục phải sửa · Số mục nên sửa · Kết quả duyệt

BM-MKT-05-02

Danh sách sửa có lý do

Vị trí trong nội dung · Nội dung lỗi · Mức: phải sửa hay nên sửa · Lý do · Đề xuất sửa · Trạng thái xử lý

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ kiểm thương hiệu	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing
Bản nội dung được duyệt cuối cùng	Kho tài liệu công ty, thư mục Marketing theo nội dung	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng phòng Marketing

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số lỗi lọt ra sau khi đăng	Số lỗi phát hiện sau khi đăng trong kỳ	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian kiểm một nội dung	Số giờ làm việc trung bình từ lúc nhận tới lúc trả danh sách sửa	Không quá 4 giờ (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ nội dung qua kiểm ngay lần đầu	Số nội dung không có mục phải sửa chia tổng số nội dung đã kiểm	Từ 70% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449