| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHDựng hồ sơ công ty cho Bộ não | Mã tài liệu | QT-LP-01 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm công ty có một hồ sơ đầy đủ, được người phụ trách xác nhận, làm nền cho mọi câu trả lời của các nhân viên AI, và hồ sơ ấy được rà lại đều đặn để không lỗi thời hay bị điền thay bằng điều đoán.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng khi mới cài đặt và mỗi quý một lần để rà lại: phỏng vấn người phụ trách, viết thành hồ sơ công ty và liệt kê những mục còn thiếu.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc dạy một quy tắc lẻ trong lúc làm việc (ghi vào bộ nhớ của nhóm) và không bao gồm việc sửa chỉ dẫn chung của cả đội, vì đó là việc của quản trị.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Quản trị.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 4.4 | Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống |
| 7.1.6 | Tri thức của tổ chức |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 9.3 | Xem xét của lãnh đạo |
- Phần Hồ sơ công ty trong chỉ dẫn chung của cả đội
- Khuôn dùng và bồi đắp Bộ não công ty
- Bảng tham số công ty (giá, hạn mức, giờ làm việc, cam kết phản hồi)
- Quy chế bảo mật thông tin của công ty
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Bộ não công ty | Nơi duy nhất chứa điều riêng của công ty: bán gì, giá nào, ai duyệt gì, mẫu biểu nào. |
| Chỉ dẫn chung | Văn bản nền mà mọi nhân viên AI trong đội đọc trước khi làm việc. |
| Chưa có | Dấu hiệu ghi khi người phụ trách chưa có câu trả lời; không ai được điền thay. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Người phụ trách công ty | R · Thực hiện | Trả lời từng nhóm câu hỏi và xác nhận bản hồ sơ cuối cùng. |
| Quản trị | A · Chịu trách nhiệm cuối | Dán hồ sơ đã xác nhận vào chỉ dẫn chung của cả đội và chịu trách nhiệm về nội dung đó. |
| Trưởng các phòng | C · Được hỏi ý kiến | Bổ sung phần thuộc phòng mình khi người phụ trách chưa nắm rõ. |
| Ban lãnh đạo | I · Được thông báo | Nhận danh sách mục còn thiếu để quyết thứ tự bổ sung. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Yêu cầu dựng mới hồ sơ hoặc lịch rà quý
- Hồ sơ công ty hiện có (nếu đã dựng trước đó)
- Phần Hồ sơ công ty trong chỉ dẫn chung kèm các chỗ trong ngoặc vuông cần thay
Đầu ra
- Bản hồ sơ công ty đã điền, được người phụ trách xác nhận
- Danh sách mục còn "chưa có" kèm nhân viên AI bị ảnh hưởng
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Người phụ trách công ty | Câu trả lời phỏng vấn về công ty |
| Giao cho | Quản trị | Hồ sơ công ty đã điền để dán vào chỉ dẫn chung |
| Giao cho | QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội | Bối cảnh công ty và các mục còn thiếu |
7. Lưu đồ
- 1Chuẩn bị buổi phỏng vấnPhương · Chánh văn phòng
- 2Hỏi từng nhóm mộtPhương · Chánh văn phòng
- 3Ghi nhận và đánh dấu chỗ thiếuPhương · Chánh văn phòng
- 4Viết hồ sơ công tyPhương · Chánh văn phòng
- 5Người phụ trách xác nhậnNgười phụ trách công ty
- 6Dán vào chỉ dẫn chungQuản trị
- 7Liệt kê mục còn thiếuPhương · Chánh văn phòng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Chuẩn bị buổi phỏng vấn | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách nhóm câu hỏi của kỳ này | Trước buổi hẹn | — |
| 2. Hỏi từng nhóm một | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Bản ghi phỏng vấn theo nhóm | — | Không dồn nhiều nhóm vào một lượt hỏi. |
| 3. Ghi nhận và đánh dấu chỗ thiếu | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách mục "chưa có" | — | Mục nào nhạy cảm bị loại thì nhắc người phụ trách rằng hồ sơ không chứa loại thông tin đó. |
| 4. Viết hồ sơ công ty | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Bản hồ sơ công ty nháp | Trong 1 ngày làm việc sau buổi phỏng vấn | Tự kiểm: đủ mục, không còn ngoặc vuông, không còn câu bỏ lửng. |
| 5. Người phụ trách xác nhận | Con người Người phụ trách công ty |
|
Xác nhận trên bản hồ sơ | Trong 3 ngày làm việc | Im lặng không được coi là xác nhận. |
| 6. Dán vào chỉ dẫn chung | Con người Quản trị |
|
Chỉ dẫn chung phiên bản mới | Trong 1 ngày làm việc sau khi xác nhận | Nhân viên AI không tự sửa chỉ dẫn chung. |
| 7. Liệt kê mục còn thiếu | Nhân viên AI Phương · Chánh văn phòng |
|
Danh sách Bộ não còn thiếu | Cùng ngày dán hồ sơ | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Người phụ trách không có thời gian trả lời hết một lượt | Dừng ở nhóm đang hỏi, ghi lại điểm dừng và hẹn buổi sau; không điền các nhóm còn lại. |
| Câu trả lời mâu thuẫn với hồ sơ cũ | Nêu cả hai nội dung và hỏi cái nào đúng; không tự chọn. |
| Người phụ trách đưa mật khẩu hoặc giấy tờ tuỳ thân vào cuộc trò chuyện | Loại khỏi bản ghi, nhắc đổi mật khẩu ngay nếu đó là mật khẩu thật, và không đưa vào hồ sơ. |
| Một nhóm thông tin thuộc phòng khác nắm | Hỏi người phụ trách ai biết rõ nhất, mời trưởng phòng đó trả lời nhóm ấy rồi ghép vào hồ sơ. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Hồ sơ bị điền bằng điều đoán, nhân viên AI trả lời sai về giá hay chính sách | Mục chưa biết luôn ghi "chưa có"; người phụ trách xác nhận trước khi dán. |
| Hồ sơ lỗi thời sau khi công ty đổi giá hoặc hạn mức | Rà lại mỗi quý và khi có thay đổi lớn; ghi ngày cập nhật trên hồ sơ. |
| Lộ thông tin nhạy cảm qua hồ sơ dùng chung | Không đưa mật khẩu, khoá, giấy tờ tuỳ thân, lương từng người vào hồ sơ. |
11. Biểu mẫu
BM-LP-01-01
Hồ sơ công ty
Sản phẩm và dịch vụ · Khách hàng mục tiêu · Bảng giá và khung chiết khấu · Hạn mức duyệt chi · Người duyệt theo loại việc · Giờ làm việc và cam kết phản hồi · Giọng thương hiệu · Nguồn số liệu chuẩn cho từng chỉ số · Phần mềm đang dùng · Mẫu biểu đang dùng · Ngày cập nhật và người xác nhận
BM-LP-01-02
Danh sách Bộ não còn thiếu
Mục còn thiếu · Nhân viên AI bị ảnh hưởng · Người nắm thông tin · Hạn bổ sung đề nghị
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ công ty đã xác nhận | Kho tài liệu công ty, thư mục Bộ não công ty | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Quản trị |
| Bản ghi phỏng vấn | Kho tài liệu công ty, thư mục Bộ não công ty | Đến khi có bản rà quý kế tiếp | Chánh văn phòng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Tỷ lệ mục hồ sơ đã có nội dung | Số mục đã điền chia tổng số mục của hồ sơ | Từ 90% sau quý đầu (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
| Số lần nhân viên AI phải hỏi lại cùng một thông tin | Số lần ghi nhận vào danh sách Bộ não còn thiếu trong kỳ | Giảm dần qua từng quý (đề xuất ban đầu) | Hằng quý |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |