← Pháp chế – Hợp đồng · Danh mục quy trình

Rà dữ liệu cá nhân trong một quy trình

Bảo đảm trước khi mở một kênh thu thông tin khách hàng, một chiến dịch nhắn tin hay một công cụ mới, đường đi của dữ liệu cá nhân được vẽ lại, đối chiếu với các điểm kiểm bắt buộc và có danh sách việc phải làm xong trước khi chạy, để người có thẩm quyền kết luận tuân thủ với đủ thông tin.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHRà dữ liệu cá nhân trong một quy trình	Mã tài liệu	QT-PC-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi quy trình, biểu mẫu, chiến dịch hoặc công cụ mới có thu thập, lưu trữ, dùng hay chuyển dữ liệu của cá nhân như khách hàng, nhân viên, ứng viên, người đăng ký nhận tin.

Không áp dụng: Không áp dụng cho dữ liệu của tổ chức không gắn với cá nhân, cho việc xử lý sự cố lộ dữ liệu đang xảy ra (chuyển Trưởng pháp chế và luật sư ngay) và cho soát hợp đồng thông thường.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Người quyết Chuẩn bị đủ hồ sơ và phương án. Quyết định là của con người.

Người cầm lái đội: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.5.3	Tài sản của khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài

Kỹ năng nhận định pháp lý ở Việt Nam trong Bộ não công ty
Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân (tra bản đang có hiệu lực)
Quy định về gửi tin nhắn quảng cáo (tra bản đang có hiệu lực)
Chính sách bảo mật và mẫu ghi nhận đồng ý của công ty
Quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Dữ liệu cá nhân	Thông tin gắn với một người cụ thể hoặc giúp nhận ra người đó.
Dữ liệu nhạy cảm	Nhóm dữ liệu cần bảo vệ chặt hơn như giấy tờ tuỳ thân, sức khoẻ, tài chính, vị trí.
Sự đồng ý	Việc cá nhân chấp thuận cho dùng dữ liệu cho đúng một mục đích, ghi nhận được và rút lại được.
Đường đi của dữ liệu	Chuỗi từ thu thập, lưu, sử dụng, chia sẻ đến xoá của một loại dữ liệu trong quy trình.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách quy trình	R · Thực hiện	Mô tả đầy đủ quy trình và thực hiện các việc phải làm trước khi chạy.
Trưởng pháp chế (con người)	R · Thực hiện	Đọc lại bảng rà, nhận mọi ca vượt danh mục, đề nghị luật sư khi cần.
Người có thẩm quyền	A · Chịu trách nhiệm cuối	Kết luận tuân thủ và quyết định cho chạy hay chưa.
Luật sư	C · Được hỏi ý kiến	Cho ý kiến với ca có dữ liệu nhạy cảm, chuyển ra nước ngoài hoặc quy mô lớn.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Mô tả quy trình hoặc chiến dịch do người phụ trách cung cấp
Danh sách trường dữ liệu dự kiến thu và công cụ sẽ dùng
Kỹ năng nhận định pháp lý và kết quả tìm kiếm văn bản hiện hành

Đầu ra

Bảng rà một trang: đường đi của dữ liệu, điểm kiểm, mức rủi ro
Danh sách việc cần làm trước khi chạy, mỗi việc có căn cứ
Phiếu trình người có thẩm quyền

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách quy trình	Mô tả kênh thu thông tin, chiến dịch hoặc công cụ mới
Giao cho	Người có thẩm quyền	Bảng rà một trang và danh sách việc cần làm trước khi chạy
Giao cho	QT-HT-01 Bối cảnh, rủi ro và cơ hội	Rủi ro về dữ liệu cá nhân của quy trình mới

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận và làm rõ mô tảÁnh · Trưởng pháp chế
2Vẽ đường đi của dữ liệuÁnh · Trưởng pháp chế
3Kiểm đồng ý và quyền của cá nhânÁnh · Trưởng pháp chế
4Nêu dữ liệu nhạy cảm và căn cứÁnh · Trưởng pháp chế
5Lập danh sách việc cần làmÁnh · Trưởng pháp chế
6Trưởng pháp chế đọc lạiTrưởng pháp chế (con người)
7Trình người có thẩm quyềnÁnh · Trưởng pháp chế
8Kết luận tuân thủNgười có thẩm quyền
9Theo dõi và lưuÁnh · Trưởng pháp chế

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận và làm rõ mô tả	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Nhận mô tả quy trình, hỏi người phụ trách các điểm còn thiếu về mục đích, đối tượng, công cụ. Ghi hồ sơ rà với tên quy trình, người phụ trách, ngày dự kiến chạy.	Hồ sơ rà mới	Trong 4 giờ làm việc	Mô tả thiếu mục đích hoặc công cụ thì chưa rà.
2. Vẽ đường đi của dữ liệu	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Lập bảng: thu gì, từ ai, để làm gì, lưu ở đâu, ai xem được, giữ bao lâu, có chuyển cho bên thứ ba hoặc ra nước ngoài không. Đánh dấu dữ liệu thu thừa so với mục đích.	Bảng đường đi của dữ liệu	Trong 1 ngày làm việc	Mục không rõ thì ghi là chưa rõ và hỏi lại, không điền theo phỏng đoán.
3. Kiểm đồng ý và quyền của cá nhân	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Kiểm đã có sự đồng ý phù hợp với đúng mục đích chưa, ghi nhận ở đâu. Kiểm cá nhân rút lại đồng ý hoặc yêu cầu xoá bằng cách nào. Với chiến dịch gửi tin: kiểm người nhận đã đồng ý trước và có cách từ chối rõ ràng.	Cột kiểm đồng ý trong bảng rà	Cùng lượt rà	Chiến dịch chưa chứng minh được sự đồng ý phải nêu là rủi ro, không cho qua.
4. Nêu dữ liệu nhạy cảm và căn cứ	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Nêu trường dữ liệu thuộc nhóm nhạy cảm: giấy tờ tuỳ thân, sức khoẻ, tài chính, lương, vị trí. Dùng tìm kiếm web để tra văn bản hiện hành; ghi tên văn bản làm căn cứ và nhắc kiểm bản đang có hiệu lực, không biết chắc điều khoản thì chỉ nêu tên văn bản.	Mục căn cứ trong bảng rà	Cùng lượt rà	Không tìm được căn cứ thì ghi là không tìm được, không dựng căn cứ.
5. Lập danh sách việc cần làm	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Liệt kê từng việc phải xong trước khi chạy, ví dụ bổ sung ghi nhận đồng ý, giảm trường dữ liệu, ghi thời hạn lưu, hạn chế quyền xem. Mỗi việc ghi người làm, căn cứ và hạn.	Danh sách việc cần làm trước khi chạy	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi có đủ mô tả	—
6. Trưởng pháp chế đọc lại	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Đọc bảng rà, bổ sung điểm nhân viên AI bỏ sót và xác nhận mức rủi ro. Quyết định có cần luật sư hay không.	Ghi chú đọc lại	Trong 2 ngày làm việc	Mọi ca có dữ liệu nhạy cảm hoặc chuyển ra nước ngoài đều chuyển luật sư xem.
7. Trình người có thẩm quyền	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Soạn phiếu trình một màn hình: quy trình, số điểm rủi ro, việc phải làm trước khi chạy, ba điểm cần chú ý. Nêu rõ đây là kết quả sàng lọc ban đầu, kết luận tuân thủ do người có thẩm quyền đưa ra.	Phiếu trình duyệt	Trong ngày Trưởng pháp chế đọc xong	—
8. Kết luận tuân thủ	Con người Người có thẩm quyền	Kết luận quy trình được chạy ngay, chạy sau khi xong các việc, hoặc chưa được chạy. Giao người phụ trách quy trình thực hiện danh sách việc cần làm.	Kết luận ghi trên phiếu trình	Trong 3 ngày làm việc	Kết luận tuân thủ chỉ do con người đưa ra; nhân viên AI không cho phép chạy.
9. Theo dõi và lưu	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Theo dõi người phụ trách hoàn thành từng việc trong danh sách và báo Trưởng pháp chế mục quá hạn. Lưu bảng rà, phiếu trình và kết luận vào thư mục Pháp chế.	Hồ sơ rà đã đóng	Hằng tuần cho tới khi xong	Quy trình chỉ được ghi là đã rà xong khi mọi việc trong danh sách đã có xác nhận hoàn thành.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Người phụ trách đã chạy trước khi rà	Báo Trưởng pháp chế ngay, đề nghị tạm dừng phần thu dữ liệu mới và rà bù theo cùng quy trình.
Dữ liệu được chuyển cho bên thứ ba hoặc ra nước ngoài	Xếp mức rủi ro cao, chuyển Trưởng pháp chế và luật sư; không đề xuất cho chạy.
Không xác định được sự đồng ý đã ghi nhận	Ghi là rủi ro, đề nghị thu lại đồng ý theo mẫu của công ty trước khi chạy.
Quy định mới thay đổi giữa lúc rà	Tra lại văn bản hiện hành, ghi ngày tra và báo người đọc lại phần thay đổi.
Công cụ do nhà cung cấp bên ngoài vận hành	Chuyển quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản để soát điều khoản dữ liệu với nhà cung cấp và ghi điểm này vào bảng rà.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Bỏ sót dữ liệu nhạy cảm hoặc đường chuyển ra bên ngoài	Bảng đường đi bắt buộc điền đủ cột chia sẻ và lưu trữ, người đọc lại xem riêng điểm này.
Nhân viên AI dựng căn cứ pháp lý sai hoặc đã cũ	Chỉ nêu tên văn bản, luôn nhắc kiểm bản hiện hành và nói rõ khi không tìm được căn cứ.
Chiến dịch chạy khi chưa có kết luận	Danh sách việc cần làm có mục kết luận tuân thủ; theo dõi hằng tuần tới khi đóng.
Lộ dữ liệu trong chính hồ sơ rà	Hồ sơ rà chỉ mô tả loại dữ liệu, không chép dữ liệu thật của cá nhân.

11. Biểu mẫu

BM-PC-05-01

Bảng rà dữ liệu cá nhân

Số hồ sơ rà · Tên quy trình · Người phụ trách · Dữ liệu thu · Mục đích · Nơi lưu · Người xem được · Thời hạn giữ · Chia sẻ bên thứ ba hoặc ra nước ngoài · Ghi nhận đồng ý · Cách rút lại đồng ý · Dữ liệu nhạy cảm · Mức rủi ro

BM-PC-05-02

Danh sách việc cần làm trước khi chạy

Việc cần làm · Căn cứ · Người làm · Hạn · Trạng thái · Xác nhận hoàn thành

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng rà dữ liệu cá nhân	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Giữ trong suốt thời gian quy trình hoạt động và theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Phiếu trình và kết luận tuân thủ	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người có thẩm quyền
Danh sách việc cần làm và xác nhận hoàn thành	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách quy trình

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số quy trình thu dữ liệu đã được rà	Số quy trình thu dữ liệu cá nhân có bảng rà chia tổng số quy trình thu dữ liệu	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng quý
Chiến dịch gửi tin có ghi nhận đồng ý	Số chiến dịch có bằng chứng đồng ý chia tổng số chiến dịch đã chạy	100% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian từ nhận mô tả tới phiếu trình	Số ngày làm việc trung bình	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449