Nhân viên AI cho Pháp chế – Hợp đồng

Hợp đồng được soát theo một danh mục điều khoản, không hợp đồng hay giấy phép nào hết hạn mà không ai biết.

Lặp lại vừa phải

Đội 4 nhân viên AI của Phòng Pháp chế

Hợp với công ty chưa có pháp chế chuyên trách: hợp đồng do người bán tự xem, hạn gia hạn nằm trong trí nhớ. Nhân viên AI sàng lọc lần đầu và giữ sổ hạn; người có thẩm quyền và luật sư quyết định, ký và đóng dấu.

Người cầm lái đội này ở công ty bạn: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người cầm lái giao việc và dạy quy tắc cho đội; nhân viên khác gửi yêu cầu qua cửa, nếu việc có cửa.

KhánhTrợ lý Soát hợp đồng

Soát hợp đồng và thoả thuận bảo mật theo danh mục điều khoản của công ty.

Cần được cấp: Bộ não công ty

NgaTrợ lý Soạn thảo

Soạn hợp đồng, phụ lục, biên bản từ mẫu đã duyệt.

Cần được cấp: Bộ não công ty

ThiệnTrợ lý Hạn & Giấy phép

Giữ sổ hạn hợp đồng, giấy phép, chứng thư chữ ký số, giấy uỷ quyền.

Cần được cấp: CRM (đọc, ghi qua duyệt), Bộ não công ty

ÁnhTrưởng pháp chế

Điều phối, rà dữ liệu cá nhân trong quy trình, nhận mọi ca vượt danh mục.

Cần được cấp: Bộ não công ty, Tìm kiếm web

5 việc làm sẵn

Mỗi việc ghi rõ mức tự chủ, lúc kích hoạt, các bước, thứ cần có và con số để biết nó có đáng giữ không.

Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng · Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền

Khi nào: Nhận một hợp đồng do đối tác soạn, hoặc trước khi trình ký.

Đọc toàn văn, đối chiếu từng mục trong danh mục điều khoản của công ty: thanh toán, phạt, bồi thường, chấm dứt, bảo mật, luật áp dụng, giải quyết tranh chấp.
Xếp mỗi điểm vào ba mức: chấp nhận được, cần đàm phán, không chấp nhận. Trích nguyên văn điều khoản.
Nêu điều khoản thiếu so với mẫu của công ty.
Ghi rõ đây là sàng lọc ban đầu; điểm ở mức không chấp nhận phải có người có thẩm quyền xem.

Cần cóDanh mục điều khoản và mẫu hợp đồng chuẩn trong Bộ não công ty

DuyệtLàm xong, chờ duyệt: trưởng pháp chế đọc lại, người có thẩm quyền quyết định. Nhân viên AI không đưa kết luận pháp lý cuối cùng.

Kết quảBảng soát một trang: điều khoản, mức, nguyên văn, đề xuất sửa

Đo bằngThời gian soát một hợp đồng; số hợp đồng ký mà chưa qua soát

Xem quy trình đầy đủ QT-PC-01 theo ISO 9001:2015 →

Soạn hợp đồng từ mẫu

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Nga · Trợ lý Soạn thảo · Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền

Khi nào: Một giao dịch đã chốt điều khoản thương mại.

Chọn đúng mẫu theo loại giao dịch; không có mẫu phù hợp thì dừng và báo.
Điền thông tin các bên, phạm vi, giá, thời hạn đúng theo bản đã chốt; không tự thêm cam kết.
Đánh dấu mọi chỗ khác mẫu chuẩn để người duyệt thấy ngay.
Liệt kê giấy tờ kèm theo còn thiếu: giấy uỷ quyền, phụ lục, bảng giá.

Cần cóMẫu hợp đồng đã duyệt trong Bộ não công ty

DuyệtLàm xong, chờ duyệt: trưởng pháp chế duyệt bản nháp, người có thẩm quyền quyết định ký. Bản soạn chỉ là nháp cho tới lúc đó.

Kết quảHợp đồng nháp và danh sách điểm khác mẫu

Đo bằngThời gian từ chốt tới có bản nháp; số lần sửa trước khi ký

Xem quy trình đầy đủ QT-PC-02 theo ISO 9001:2015 →

Sàng lọc thoả thuận bảo mật

Làm xong, chờ duyệt

Người làm: Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng · Người duyệt theo thẩm quyền: Người được uỷ quyền ký

Khi nào: Đối tác gửi thoả thuận bảo mật cần ký nhanh.

Kiểm sáu điểm: một chiều hay hai chiều, định nghĩa thông tin mật, thời hạn, ngoại lệ, phạt, luật áp dụng.
Xếp loại: ký được theo chuẩn, cần sửa, cần luật sư.
Với loại cần sửa: đề xuất câu thay thế từ mẫu của công ty.
Nêu rõ ai là người được ký loại văn bản này.

Cần cóMẫu thoả thuận bảo mật và danh sách người được uỷ quyền ký trong Bộ não công ty

DuyệtLàm xong, chờ duyệt: trưởng pháp chế đọc lại và là người gửi đề xuất sửa cho đối tác; người được uỷ quyền ký.

Kết quảKết luận sàng lọc nửa trang và các câu đề xuất sửa

Đo bằngThời gian trả lời đối tác; tỷ lệ thoả thuận ký theo mẫu của công ty

Xem quy trình đầy đủ QT-PC-03 theo ISO 9001:2015 →

Sổ hạn hợp đồng và giấy phép

Tự làm

Người làm: Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép

Khi nào: Hằng tuần, và mỗi khi ký một hợp đồng mới.

Ghi vào sổ: tên văn bản, đối tác, ngày hết hạn, điều kiện tự gia hạn, hạn báo trước khi chấm dứt, người phụ trách.
Liệt kê mục hết hạn trong 30, 60, 90 ngày.
Với hợp đồng tự gia hạn: nêu ngày cuối cùng còn báo chấm dứt được.
Mục không có người phụ trách thì báo Trưởng pháp chế.

Cần cóSổ hạn trong Bộ não công ty, CRM (đọc hợp đồng khách hàng)

DuyệtTự làm trọn: ghi sổ hạn và nhắc theo ba mốc. Gia hạn hay chấm dứt do người phụ trách văn bản quyết.

Kết quảDanh sách đến hạn theo ba mốc, mỗi mục có người phụ trách

Đo bằngSố hợp đồng, giấy phép hết hạn mà không ai biết: mục tiêu bằng không

Xem quy trình đầy đủ QT-PC-04 theo ISO 9001:2015 →

Rà dữ liệu cá nhân trong một quy trình

Người quyết

Người làm: Ánh · Trưởng pháp chế · Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền

Khi nào: Trước khi mở một kênh thu thông tin khách hàng mới, một chiến dịch nhắn tin, hoặc một công cụ mới.

Vẽ lại đường đi của dữ liệu: thu gì, từ ai, để làm gì, lưu ở đâu, ai xem được, giữ bao lâu, có ra nước ngoài không.
Kiểm đã có sự đồng ý phù hợp với mục đích chưa, và người dùng rút lại bằng cách nào.
Nêu dữ liệu nhạy cảm: giấy tờ tuỳ thân, sức khoẻ, tài chính, lương.
Lập danh sách việc cần làm trước khi chạy, kèm căn cứ theo kỹ năng phap-ly-vn.

Cần cóMô tả quy trình do người phụ trách cung cấp, tìm kiếm web để tra văn bản hiện hành

DuyệtNgười quyết: kết luận tuân thủ do người có thẩm quyền đưa ra; nhân viên AI lập bảng rà và danh sách việc cần làm.

Kết quảBảng rà một trang và danh sách việc cần làm trước khi chạy

Đo bằngSố quy trình thu dữ liệu đã được rà; số chiến dịch gửi tin có ghi nhận đồng ý

Xem quy trình đầy đủ QT-PC-05 theo ISO 9001:2015 →

Việc chạy theo lịch

Giờ Việt Nam. Mọi lịch đều tạm dừng khi mới cài; chạy tay vài lần cho ổn rồi mới bật.

Nhịp	Việc	Người làm
Thứ Hai 9:00	Hợp đồng, giấy phép, chứng thư chữ ký số hết hạn trong 60 ngày	Thiện · Trợ lý Hạn & Giấy phép
Ngày làm việc 10:00	Hợp đồng chờ soát quá hai ngày làm việc	Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng
Ngày 1 hằng tháng 9:00	Điều khoản lệch chuẩn đã chấp nhận trong tháng	Ánh · Trưởng pháp chế
Ngày 1 đầu quý 10:00	Rà bộ mẫu hợp đồng so với văn bản mới	Nga · Trợ lý Soạn thảo

Giới hạn của phòng

Nhân viên AI không ký, không đóng dấu, không ký số và không gửi bản nào cho đối tác.
Ý kiến của nhân viên AI là sàng lọc ban đầu, không thay ý kiến của luật sư hay người có thẩm quyền.
Mọi nhận định pháp lý phải nêu tên văn bản làm căn cứ và nhắc kiểm bản đang có hiệu lực.
Hợp đồng và hồ sơ pháp lý là tài liệu mật: chỉ ở trong phòng Pháp chế và người được phân quyền.

Bắt đầu trong tuần đầu

Bắt đầu bằng sổ hạn: nhập hết hợp đồng và giấy phép đang có hiệu lực, một lần.
Viết danh mục điều khoản của công ty ra một trang: điều gì chấp nhận, điều gì không. Không có trang này thì nhân viên AI soát theo cảm tính.
Tháng đầu, mọi bảng soát đều qua người có thẩm quyền đọc lại, ghi chỗ nhân viên AI bỏ sót để bổ sung danh mục.

Phòng ban khác

ThuỷTrưởng hành chính · đội 4 nhân viên AI

Hành chính – Văn thư

Công văn có số và có người nhận, đề nghị thanh toán đủ chứng từ ngay lần đầu, hồ sơ tìm lại được trong một phút.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại5 việc · 2 tự làm

HàKế toán trưởng · đội 6 nhân viên AI

Kế toán – Tài chính

Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — nhân viên AI đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại7 việc · 3 tự làm

ThảoTrưởng phòng Nhân sự · đội 6 nhân viên AI

Nhân sự

Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — nhân viên AI chuẩn bị, con người quyết định về con người.

Rất nhiều giấy tờ lặp lại7 việc · 2 tự làm

AnTrưởng ca · đội 5 nhân viên AI

Chăm sóc khách hàng

Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — nhân viên AI phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.

Nhiều việc lặp lại6 việc · 3 tự làm

BìnhThủ kho trưởng · đội 4 nhân viên AI

Kho – Tồn kho

Biết trước mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào đang nằm chết vốn, phiếu nào chưa khớp trước khi hết ngày.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 2 tự làm

CườngTrưởng nhóm Mua hàng · đội 4 nhân viên AI

Mua hàng

Nhu cầu mua có đủ ba báo giá, đơn mua không trễ hạn giao, hoá đơn nhà cung cấp khớp với hàng đã nhận.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 3 tự làm

HùngTrưởng điều phối · đội 4 nhân viên AI

Đơn hàng – Giao vận

Đơn không nằm chờ quá một ngày, đơn giao trễ được phát hiện trước khi khách gọi, tiền thu hộ khớp từng vận đơn.

Nhiều việc lặp lại5 việc · 2 tự làm

DuyTrưởng IT · đội 4 nhân viên AI

IT nội bộ

Yêu cầu IT có người nhận trong ngày, tài khoản người nghỉ không còn sống, bản quyền và sao lưu không hết hạn trong im lặng.

Lặp lại vừa phải5 việc · 1 tự làm

QuânTrưởng nhóm Sales · đội 5 nhân viên AI

Kinh doanh

Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — nhân viên AI làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.

Lặp lại vừa phải6 việc · 2 tự làm

ViệtTrưởng dịch vụ · đội 5 nhân viên AI

Triển khai dịch vụ

Hợp đồng thành kế hoạch trong một ngày, khách nhận báo cáo tiến độ đúng hẹn, việc xong là có biên bản để xuất hoá đơn.

Lặp lại vừa phải6 việc · 0 tự làm

PhươngChánh văn phòng · đội 5 nhân viên AI

Ban giám đốc

Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — nhân viên AI tổng hợp, lãnh đạo quyết.

Ít giấy tờ, nhiều phân tích6 việc · 3 tự làm

LinhTrưởng phòng Marketing · đội 5 nhân viên AI

Marketing

Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — nhân viên AI sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.

Ít giấy tờ, nhiều phân tích6 việc · 4 tự làm

Đưa đội này vào Phòng Pháp chế của bạn

Mstar khảo sát quy trình và phần mềm bạn đang dùng, nạp hồ sơ công ty, rồi chạy song song hai tuần trước khi bàn giao.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449