← Pháp chế – Hợp đồng · Danh mục quy trình

Soạn hợp đồng từ mẫu

Bảo đảm hợp đồng, phụ lục và biên bản của công ty được soạn từ mẫu đã duyệt, khớp từng điểm với điều khoản thương mại đã chốt, mọi chỗ khác mẫu được đánh dấu và giấy tờ kèm theo được kiểm đủ, để người duyệt nhận bản nháp chỉ cần đọc điểm lệch.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSoạn hợp đồng từ mẫu	Mã tài liệu	QT-PC-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý được soạn từ bộ mẫu đã duyệt sau khi người phụ trách giao dịch đã chốt điều khoản thương mại với đối tác.

Không áp dụng: Không áp dụng cho hợp đồng do đối tác soạn (xem quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản), việc đàm phán điều khoản thương mại, và loại hợp đồng chưa có mẫu đã duyệt, loại này chuyển Trưởng pháp chế.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.5.6	Kiểm soát thay đổi
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ

Bộ mẫu hợp đồng đã duyệt trong Bộ não công ty
Bảng thẩm quyền ký theo loại văn bản và giá trị
Danh mục điều khoản của công ty
Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại (tra bản đang có hiệu lực)
Quy trình Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Mẫu đã duyệt	Văn bản mẫu được người có thẩm quyền phê duyệt, có số phiên bản và ngày hiệu lực.
Điểm khác mẫu	Mọi chỗ trong bản soạn khác với mẫu chuẩn ngoài các trường thông tin giao dịch.
Điều khoản đã chốt	Giá, phạm vi, thời hạn, tiến độ thanh toán mà hai bên đã đồng ý, ghi trong tin hoặc biên bản chốt.
Bản nháp	Bản soạn chưa có hiệu lực cho tới khi người có thẩm quyền duyệt và ký.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách giao dịch	R · Thực hiện	Cung cấp điều khoản đã chốt dạng văn bản và xác nhận thông tin các bên.
Trưởng pháp chế (con người)	R · Thực hiện	Xem các điểm khác mẫu và quyết định chấp nhận hay đổi.
Người có thẩm quyền	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt bản nháp, ký và đóng dấu hoặc uỷ quyền ký.
Kế toán	I · Được thông báo	Được báo khi hợp đồng có điều khoản thanh toán để theo dõi thu chi.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Điều khoản thương mại đã chốt: giá, phạm vi, thời hạn, tiến độ thanh toán, bằng chữ viết
Thông tin pháp lý của các bên: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện
Bộ mẫu hợp đồng đã duyệt trong Bộ não công ty

Đầu ra

Hợp đồng nháp hoàn chỉnh theo mẫu
Danh sách điểm khác mẫu chuẩn
Danh sách giấy tờ kèm theo còn thiếu

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách giao dịch	Điều khoản thương mại đã chốt
Nhận từ	QT-LP-03 Giao dịch đã chốt sang hợp đồng	Phiếu chuyển giao điều khoản thương mại đã chốt
Giao cho	Người có thẩm quyền	Hợp đồng nháp và danh sách điểm khác mẫu
Giao cho	QT-PC-01 Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản	Điều khoản khách yêu cầu riêng cần xếp mức
Giao cho	QT-PC-04 Sổ hạn hợp đồng và giấy phép	Hợp đồng đã ký cần ghi sổ hạn

7. Lưu đồ

1Xác nhận điều khoản đã chốtNga · Trợ lý Soạn thảo
2Chọn mẫu phù hợpNga · Trợ lý Soạn thảo
3Điền thông tin và soạn bản nhápNga · Trợ lý Soạn thảo
4Đánh dấu điểm khác mẫuNga · Trợ lý Soạn thảo
5Liệt kê giấy tờ kèm theoNga · Trợ lý Soạn thảo
6Tự kiểm và trìnhNga · Trợ lý Soạn thảo
7Duyệt bản nhápTrưởng pháp chế (con người)
8Quyết định kýNgười có thẩm quyền
9Lưu và chuyển sổ hạnNga · Trợ lý Soạn thảo

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Xác nhận điều khoản đã chốt	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Đọc tin hoặc biên bản chốt giao dịch, ghi lại giá, phạm vi, thời hạn, tiến độ thanh toán thành bảng dữ kiện. Điều khoản nào chưa có bằng chữ viết thì hỏi người phụ trách giao dịch, không tự suy diễn.	Bảng dữ kiện giao dịch	Trong 2 giờ làm việc	Chỉ soạn theo điều khoản có bằng chữ viết.
2. Chọn mẫu phù hợp	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Chọn mẫu theo loại giao dịch trong bộ mẫu đã duyệt, ghi số phiên bản mẫu đã dùng. Không có mẫu phù hợp thì dừng, báo Trưởng pháp chế và người phụ trách giao dịch, không tự ghép từ hợp đồng cũ.	Ghi chú mẫu và phiên bản	—	Mẫu hết hiệu lực hoặc chưa duyệt thì không dùng.
3. Điền thông tin và soạn bản nháp	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Điền thông tin các bên, phạm vi, giá, thời hạn, tiến độ thanh toán đúng theo bảng dữ kiện. Không thêm cam kết, điều khoản hay cam đoan ngoài mẫu và bảng dữ kiện. Đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ với hồ sơ pháp lý của hai bên.	Hợp đồng nháp	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi dữ kiện đủ	Con số trong bản nháp phải khớp từng chữ với bảng dữ kiện.
4. Đánh dấu điểm khác mẫu	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	So bản nháp với mẫu chuẩn, đánh dấu mọi chỗ khác ngoài các trường thông tin giao dịch. Với mỗi điểm khác, ghi nguồn: do khách yêu cầu, do điều khoản đã chốt, hay do mẫu chưa bao quát.	Danh sách điểm khác mẫu	—	Điểm khác mẫu không có nguồn thì xoá, trả về điều khoản mẫu.
5. Liệt kê giấy tờ kèm theo	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Liệt kê giấy tờ cần kèm: giấy uỷ quyền, phụ lục, bảng giá, bản sao đăng ký kinh doanh. Ghi rõ mục nào đã có, mục nào còn thiếu và ai phải bổ sung.	Danh sách giấy tờ kèm theo	—	Giấy tờ thiếu phải có tên người bổ sung và hạn bổ sung trước khi trình.
6. Tự kiểm và trình	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Kiểm không còn chỗ trống, mọi số khớp bảng dữ kiện, tên các bên đúng ở mọi trang. Soạn phiếu trình một màn hình gồm bản nháp, điểm khác mẫu, giấy tờ còn thiếu.	Phiếu trình duyệt	Cùng ngày soạn xong	Bản còn chỗ trống hoặc còn câu hỏi bỏ lửng không được trình.
7. Duyệt bản nháp	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Đọc điểm khác mẫu và quyết định chấp nhận, sửa hoặc trả lại. Chuyển người có thẩm quyền khi bản có điểm khác mẫu quan trọng.	Ghi chú duyệt của Trưởng pháp chế	Trong 1 ngày làm việc	—
8. Quyết định ký	Con người Người có thẩm quyền	Duyệt hoặc yêu cầu sửa bản nháp. Ký, đóng dấu, ký số và gửi bản cho đối tác do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền thực hiện.	Hợp đồng đã ký	Theo lịch của người có thẩm quyền	Nhân viên AI không ký, không đóng dấu, không ký số và không gửi bản nào cho đối tác.
9. Lưu và chuyển sổ hạn	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Lưu bản nháp, bản đã ký và danh sách điểm khác mẫu vào thư mục Pháp chế theo quy ước đặt tên. Báo trợ lý giữ sổ hạn ghi hợp đồng mới vào sổ; lần bị sửa nhiều thì ghi thành quy tắc.	Hồ sơ hợp đồng đã đóng	Trong ngày ký	Hợp đồng đã ký phải có trong sổ hạn trước khi đóng hồ sơ.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Điều khoản thương mại chưa chốt đủ	Dừng soạn, gửi người phụ trách giao dịch danh sách điểm còn thiếu; không điền giá trị tạm.
Không có mẫu phù hợp loại giao dịch	Báo Trưởng pháp chế để chọn hướng: lập mẫu mới đã duyệt hoặc nhờ luật sư; không ghép từ hợp đồng cũ.
Khách yêu cầu sửa điều khoản mẫu	Đánh dấu là điểm khác mẫu, nêu so sánh với mẫu và trình Trưởng pháp chế; không tự đồng ý.
Bên ký không phải người đại diện theo pháp luật	Yêu cầu giấy uỷ quyền còn hiệu lực kèm theo và ghi vào danh sách giấy tờ; thiếu thì không chuyển ký.
Thông tin pháp lý các bên không khớp giữa các nguồn	Hỏi người phụ trách giao dịch xác minh với đối tác; không chọn một nguồn rồi điền.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Điền sai giá hoặc thời hạn so với điều khoản đã chốt	Đối chiếu từng con số với bảng dữ kiện trước khi trình, và người duyệt xem lại điểm khác mẫu.
Thêm cam kết ngoài thoả thuận	Chỉ dùng điều khoản trong mẫu; mọi chỗ khác mẫu phải được đánh dấu và có nguồn.
Dùng mẫu cũ đã hết hiệu lực	Ghi số phiên bản mẫu và rà bộ mẫu theo quý so với văn bản mới.
Gửi nhầm bản nháp cho đối tác	Bản nháp đóng dấu nháp; việc gửi chỉ do con người sau khi duyệt.

11. Biểu mẫu

BM-PC-02-01

Bảng dữ kiện giao dịch

Số hồ sơ · Loại giao dịch · Tên và mã số thuế các bên · Người đại diện · Phạm vi · Giá · Thời hạn · Tiến độ thanh toán · Nguồn xác nhận điều khoản

BM-PC-02-02

Danh sách điểm khác mẫu

Số điều · Nội dung mẫu · Nội dung bản soạn · Nguồn của điểm khác · Quyết định của người duyệt

BM-PC-02-03

Danh sách giấy tờ kèm theo

Tên giấy tờ · Có hay thiếu · Người bổ sung · Hạn bổ sung

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Hợp đồng nháp và bảng dữ kiện	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Hợp đồng đã ký	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền), theo năm và đối tác	Theo thời hạn hợp đồng cộng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Danh sách điểm khác mẫu	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian từ chốt tới có bản nháp	Số giờ làm việc trung bình từ khi dữ kiện đủ tới khi trình	Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số lần sửa trước khi ký	Tổng số vòng sửa chia số hợp đồng đã ký	Không quá 1 vòng (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Bản nháp có điểm khác mẫu chưa đánh dấu	Số điểm khác mẫu người duyệt phát hiện thêm	Bằng 0	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449