← Liên phòng · Danh mục quy trình

Giao dịch đã chốt sang hợp đồng

Bảo đảm điều khoản thương mại đã chốt với khách được chuyển nguyên vẹn sang Pháp chế, nhận về bản hợp đồng nháp đúng mẫu kèm danh sách mọi điểm khác chuẩn, để người có thẩm quyền quyết và ký mà không phải dò lại từng chữ.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHGiao dịch đã chốt sang hợp đồng	Mã tài liệu	QT-LP-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi giao dịch đã chốt điều khoản thương mại cần lập hợp đồng, từ lúc Kinh doanh lập phiếu chuyển giao đến lúc có bản nháp và danh sách điểm cần quyết.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đàm phán giá hay điều khoản trước khi chốt, và không bao gồm việc ký, đóng dấu hay gửi hợp đồng cho khách, vốn là việc của người có thẩm quyền.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền ký.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Bộ mẫu hợp đồng chuẩn của công ty
Danh mục xếp mức điều khoản của công ty
Bảng giá và khung chiết khấu trong Bộ não công ty
Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Điều khoản riêng	Điều khoản khách yêu cầu khác với mẫu chuẩn của công ty.
Xếp mức	Phân điều khoản riêng theo danh mục của công ty để biết ai có thẩm quyền quyết.
Bản nháp	Hợp đồng đã điền theo phiếu, chưa ký và chưa gửi ra ngoài.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên kinh doanh	R · Thực hiện	Xác nhận phiếu đúng điều khoản đã thoả thuận và gửi bản đã ký cho khách.
Trưởng nhóm kinh doanh	C · Được hỏi ý kiến	Được hỏi khi điều khoản riêng ảnh hưởng giá hoặc chiết khấu.
Người phụ trách pháp chế	R · Thực hiện	Rà bản nháp và danh sách điểm khác mẫu trước khi trình ký.
Người có thẩm quyền ký	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết các điểm khác mẫu và ký hợp đồng theo thẩm quyền.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Biên bản hoặc ghi nhận điều khoản thương mại đã chốt với khách
Báo giá được chấp nhận và bảng giá trong Bộ não công ty
Bộ mẫu hợp đồng và danh mục xếp mức điều khoản

Đầu ra

Bản hợp đồng nháp đúng mẫu, mọi chỗ khác mẫu được đánh dấu
Danh sách điểm cần người có thẩm quyền quyết, kèm mức của từng điểm

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-KD-03 Soạn báo giá nháp	Báo giá khách đã chấp nhận, điều khoản thương mại đã chốt
Giao cho	QT-PC-02 Soạn hợp đồng từ mẫu	Phiếu chuyển giao điều khoản thương mại đã chốt
Giao cho	Người có thẩm quyền ký	Bản nháp và danh sách điểm cần quyết
Giao cho	Nhân viên kinh doanh	Bản đã ký để gửi khách
Giao cho	QT-LP-08 Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán	Hợp đồng đã ký

7. Lưu đồ

1Lập phiếu chuyển giaoTrang · Trợ lý Báo giá
2Xác nhận phiếu đúng điều khoảnNhân viên kinh doanh
3Bên nhận nhắc lại và kiểm đầu vàoNga · Trợ lý Soạn thảo
4Chọn mẫu và soạn bản nhápNga · Trợ lý Soạn thảo
5Xếp mức điều khoản riêngKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
6Gom bản nháp và điểm cần quyếtÁnh · Trưởng pháp chế
7Quyết các điểm khác mẫu và kýNgười có thẩm quyền ký
8Gửi bản đã ký cho kháchNhân viên kinh doanh
9Xác nhận nhận đủ và đóng phiếuTrang · Trợ lý Báo giá

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lập phiếu chuyển giao	Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá	Điền phiếu sáu dòng với các bên, phạm vi hoặc danh mục hàng, giá, thời hạn, điều khoản thanh toán và điều khoản khách yêu cầu riêng. Lấy giá và chiết khấu nguyên văn từ báo giá được chấp nhận, không làm tròn hay sửa.	Phiếu chuyển giao nháp	Trong ngày điều khoản được chốt	Giá và chiết khấu lấy nguyên từ phiếu, không ai sửa.
2. Xác nhận phiếu đúng điều khoản	Con người Nhân viên kinh doanh	Đối chiếu phiếu với những gì đã thoả thuận với khách và xác nhận phiếu đúng. Điều khoản chưa chốt hẳn thì ghi rõ là chưa chốt, không được đưa vào phiếu như đã chốt.	Xác nhận trên phiếu	Trong ngày làm việc	Điều kiện để được chuyển: giao dịch đã chốt và phiếu đủ sáu dòng.
3. Bên nhận nhắc lại và kiểm đầu vào	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Nhắc lại yêu cầu của phiếu trong một hai câu để Kinh doanh xác nhận bên nhận hiểu đúng. Thiếu dòng nào thì trả phiếu lại ngay kèm câu hỏi cụ thể, không tự đoán.	Xác nhận nhận đủ hoặc phiếu trả lại	Trong 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Phiếu thiếu không được vào soạn thảo.
4. Chọn mẫu và soạn bản nháp	Nhân viên AI Nga · Trợ lý Soạn thảo	Chọn mẫu hợp đồng phù hợp loại giao dịch và điền đúng theo phiếu. Đánh dấu mọi chỗ khác mẫu chuẩn để người rà nhìn thấy ngay.	Bản hợp đồng nháp	Trong 1 ngày làm việc từ khi nhận đủ (đề xuất ban đầu)	Giá, chiết khấu, tên bên và số liệu chép đúng nguyên văn từ phiếu.
5. Xếp mức điều khoản riêng	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Với từng điều khoản khách yêu cầu riêng, xếp mức theo danh mục của công ty và nêu lý do. Ghi rõ điều khoản nào vượt thẩm quyền của người rà thông thường.	Bảng xếp mức điều khoản	Cùng ngày có bản nháp	Ý kiến này là sàng lọc ban đầu, không thay ý kiến của luật sư hay người có thẩm quyền.
6. Gom bản nháp và điểm cần quyết	Nhân viên AI Ánh · Trưởng pháp chế	Gom bản nháp và bảng xếp mức thành một gói, đưa các điểm khác mẫu lên đầu. Nêu rõ căn cứ của từng điểm và nhắc kiểm bản văn bản pháp luật đang có hiệu lực.	Gói trình duyệt hợp đồng	Cùng ngày	Không gửi bản nào ra ngoài công ty.
7. Quyết các điểm khác mẫu và ký	Con người Người có thẩm quyền ký	Đọc gói trình, quyết từng điểm khác mẫu: chấp nhận, sửa hoặc từ chối. Ký hợp đồng chỉ khi mọi điểm đã được quyết.	Hợp đồng đã ký	Theo hạn mức thẩm quyền của công ty	Người ký là người có thẩm quyền theo bảng uỷ quyền, không ai khác thay.
8. Gửi bản đã ký cho khách	Con người Nhân viên kinh doanh	Gửi bản hợp đồng đã ký cho khách theo đúng kênh và người nhận ghi trong phiếu. Lưu bằng chứng gửi vào hồ sơ giao dịch.	Bằng chứng gửi	Trong ngày ký	Chỉ gửi bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
9. Xác nhận nhận đủ và đóng phiếu	Nhân viên AI Trang · Trợ lý Báo giá	Xác nhận bên Pháp chế đã trả đủ bản nháp và danh sách điểm cần quyết. Cập nhật trạng thái giao dịch và đóng phiếu.	Phiếu đã đóng	Cùng ngày	Việc chỉ đóng khi bên nhận xác nhận đã nhận đủ.

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Phiếu chuyển giao thiếu thông tin	Pháp chế trả phiếu về Kinh doanh kèm danh sách mục thiếu; không soạn dở và không đoán.
Khách đổi điều khoản sau khi phiếu đã chuyển	Lập phiếu mới ghi rõ điểm thay đổi, huỷ bản nháp cũ; không sửa chồng lên phiếu cũ.
Khách yêu cầu mẫu hợp đồng của chính họ	Soát toàn bộ như điều khoản riêng, đánh dấu mọi điểm khác mẫu của công ty và trình người có thẩm quyền quyết có dùng mẫu của khách hay không.
Giá hoặc chiết khấu trong phiếu khác báo giá được chấp nhận	Dừng soạn, báo Kinh doanh đối chiếu; không ai sửa giá trong phiếu.
Người có thẩm quyền ký vắng mặt	Nhắc một lần, rồi chuyển người được uỷ quyền theo bảng thẩm quyền; im lặng không được coi là duyệt.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Hợp đồng lệch so với điều khoản đã thoả thuận	Phiếu sáu dòng do Kinh doanh xác nhận; bản nháp lấy nguyên văn từ phiếu.
Điều khoản bất lợi lọt qua vì không được đánh dấu	Mọi chỗ khác mẫu chuẩn phải được đánh dấu và xếp mức.
Văn bản rời công ty khi chưa có người ký	Nhân viên AI không gửi bản nào; chỉ người có thẩm quyền ký và Kinh doanh gửi.

11. Biểu mẫu

BM-LP-03-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-03-02

Bảng xếp mức điều khoản riêng

Số hợp đồng nháp · Điều khoản riêng · Điểm khác mẫu chuẩn · Mức theo danh mục · Rủi ro · Đề xuất của người rà · Người quyết · Kết quả quyết

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Phiếu chuyển giao đã đóng	Kho tài liệu công ty, thư mục Hợp đồng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm kinh doanh
Hợp đồng đã ký và các bản nháp	Kho tài liệu công ty, thư mục Hợp đồng, phân quyền Pháp chế	Theo thời hạn lưu hợp đồng của công ty	Người phụ trách pháp chế
Bảng xếp mức điều khoản	Kho tài liệu công ty, thư mục Hợp đồng, phân quyền Pháp chế	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người phụ trách pháp chế

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian từ phiếu đủ đến có bản nháp	Số giờ làm việc trung bình từ lúc bên nhận xác nhận đủ đến lúc có bản nháp	Không quá 8 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ phiếu không bị trả lại	Số phiếu không bị trả vì thiếu thông tin chia tổng số phiếu	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Số điểm khác mẫu bị bỏ sót	Số điểm khác mẫu phát hiện sau khi đã trình ký	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449