| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHHợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán | Mã tài liệu | QT-LP-08 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm hợp đồng vừa ký được bàn giao sang triển khai và kế toán với đầy đủ cam kết, kể cả điều đã nói miệng với khách, để dự án chạy đúng kế hoạch, mỗi mốc thanh toán được theo dõi, và hoá đơn chỉ lập khi biên bản nghiệm thu đã đủ chữ ký hai bên.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho mô hình dịch vụ từ lúc hợp đồng ký xong đến lúc hoá đơn của từng mốc được phát hành: phiếu chuyển giao, kế hoạch và bảng mốc, nghiệm thu từng mốc, hoá đơn nháp.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc đàm phán hợp đồng, theo dõi công nợ sau khi xuất hoá đơn (xem quy trình Hồ sơ trước gia hạn) và việc ký hay phát hành hoá đơn, vốn luôn do người làm.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Người có chữ ký số.
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 4.4 | Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống |
| 7.4 | Trao đổi thông tin |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.2 | Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ |
| 8.6 | Thông qua sản phẩm và dịch vụ |
- Hợp đồng đã ký và bản phạm vi kèm theo
- Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
- Mẫu biên bản nghiệm thu của công ty
- Bảng mốc thanh toán trong hợp đồng
- Luật Kế toán và quy định hiện hành về hoá đơn (tra bản đang có hiệu lực)
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Phiếu chuyển giao sáu dòng | Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển. |
| Cam kết nói miệng | Điều người bán đã hứa với khách ngoài văn bản hợp đồng; phải ghi vào phiếu để triển khai biết. |
| Mốc thanh toán | Thời điểm theo hợp đồng mà khách phải trả một phần tiền sau khi đạt kết quả đã thoả thuận. |
| Biên bản nghiệm thu | Văn bản xác nhận kết quả của một mốc, có chữ ký hai bên. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Quân · Trưởng nhóm Sales | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên kinh doanh | R · Thực hiện | Xác nhận phiếu chuyển giao đúng hợp đồng và cam kết đã nói với khách. |
| Trưởng dịch vụ (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chịu trách nhiệm kế hoạch triển khai và việc nghiệm thu đúng mốc. |
| Đại diện hai bên ký nghiệm thu | R · Thực hiện | Ký biên bản nghiệm thu từng mốc. |
| Người có chữ ký số | R · Thực hiện | Phát hành hoá đơn khi đủ điều kiện. |
| Kế toán trưởng (con người) | C · Được hỏi ý kiến | Được hỏi khi mốc thanh toán lệch hợp đồng. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Hợp đồng đã ký kèm bản phạm vi
- Cam kết đã nói miệng với khách và đầu mối phía khách
- Bảng mốc thanh toán trong hợp đồng
- Mẫu biên bản nghiệm thu
Đầu ra
- Kế hoạch triển khai và bảng mốc thanh toán
- Lịch theo dõi mốc thanh toán
- Biên bản nghiệm thu đủ chữ ký hai bên
- Hoá đơn nháp cho từng mốc, người có chữ ký số phát hành
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | Nhân viên kinh doanh | Hợp đồng đã ký, cam kết với khách và đầu mối phía khách |
| Nhận từ | QT-DV-06 Biên bản nghiệm thu và hồ sơ bàn giao | Phiếu báo mốc đã đủ chữ ký hai bên, đủ điều kiện xuất hoá đơn |
| Nhận từ | QT-LP-03 Giao dịch đã chốt sang hợp đồng | Hợp đồng đã ký |
| Giao cho | QT-DV-02 Khởi động dự án từ hợp đồng | Phiếu chuyển giao hợp đồng sang triển khai |
| Giao cho | Người có chữ ký số | Hoá đơn nháp theo biên bản đã ký |
| Giao cho | QT-KT-03 Nhắc công nợ theo tuổi nợ | Hoá đơn đã phát hành cần theo dõi công nợ |
| Giao cho | QT-KT-02 Đối soát doanh thu giữa CRM và sổ kế toán | Mốc đã xuất hoá đơn |
7. Lưu đồ
- 1Lập phiếu chuyển giaoQuân · Trưởng nhóm Sales
- 2Người bán xác nhận phiếuNhân viên kinh doanh
- 3Dựng kế hoạch và bảng mốcThy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối
- 4Ghi mốc vào lịch theo dõiPhúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn
- 5Soạn biên bản nghiệm thuTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
- 6Hai bên ký biên bảnĐại diện hai bên ký nghiệm thu
- 7Báo Kế toán khi đủ chữ kýTrâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao
- 8Lập hoá đơn nhápPhúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn
- 9Phát hành hoá đơnNgười có chữ ký số
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Lập phiếu chuyển giao | Nhân viên AI Quân · Trưởng nhóm Sales |
|
Phiếu chuyển giao nháp | Trong ngày hợp đồng ký | Cam kết nói miệng phải ghi đủ; không ghi thì coi như chưa có. |
| 2. Người bán xác nhận phiếu | Con người Nhân viên kinh doanh |
|
Xác nhận trên phiếu | Trong ngày làm việc | Điều kiện chuyển: hợp đồng đã ký đủ và phiếu đủ sáu dòng. |
| 3. Dựng kế hoạch và bảng mốc | Nhân viên AI Thy · Trợ lý Kế hoạch & Điều phối |
|
Kế hoạch triển khai và bảng mốc | Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Kế hoạch gửi Trưởng dịch vụ xem trước khi dùng; chỉ là bản nháp, không gửi cho khách. |
| 4. Ghi mốc vào lịch theo dõi | Nhân viên AI Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn |
|
Lịch theo dõi mốc thanh toán | Trong 1 ngày làm việc từ khi có bảng mốc | Chỉ ghi mốc có trong hợp đồng, không ghi theo lời nhắn. |
| 5. Soạn biên bản nghiệm thu | Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao |
|
Biên bản nghiệm thu nháp | Trong 2 ngày làm việc từ khi mốc xong (đề xuất ban đầu) | Nhân viên AI không ký nghiệm thu. |
| 6. Hai bên ký biên bản | Con người Đại diện hai bên ký nghiệm thu |
|
Biên bản nghiệm thu đã ký | Theo thời hạn nghiệm thu trong hợp đồng | Thiếu chữ ký một bên thì mốc chưa được tính là xong. |
| 7. Báo Kế toán khi đủ chữ ký | Nhân viên AI Trâm · Trợ lý Nghiệm thu & Bàn giao |
|
Phiếu báo xuất hoá đơn | Trong ngày đủ chữ ký | Không xuất hoá đơn theo lời nhắn, chỉ theo biên bản đã ký. |
| 8. Lập hoá đơn nháp | Nhân viên AI Phúc · Trợ lý Doanh thu & Hoá đơn |
|
Hoá đơn nháp và phiếu trình duyệt | Trong 1 ngày làm việc từ khi có phiếu báo | Số tiền khác lịch theo dõi thì dừng và báo Kế toán trưởng. |
| 9. Phát hành hoá đơn | Con người Người có chữ ký số |
|
Hoá đơn đã phát hành | Theo quy định hiện hành và lịch của công ty | Phát hành hoá đơn luôn do người có chữ ký số làm. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách không chịu ký biên bản nghiệm thu | Không báo Kế toán; Trưởng dịch vụ làm việc với khách về điểm chưa đạt, ghi nhận bằng văn bản và lập biên bản mới sau khi xử lý. |
| Cam kết nói miệng mâu thuẫn với hợp đồng | Nêu cả hai trong phiếu và chuyển người bán cùng Trưởng dịch vụ quyết cách xử lý với khách; không tự chọn. |
| Việc ngoài phạm vi phát sinh trong triển khai | Chỉ đưa vào kế hoạch khi người có thẩm quyền duyệt và khách xác nhận bằng văn bản; không tính vào mốc cũ. |
| Mốc thanh toán trong kế hoạch lệch hợp đồng | Dừng ghi lịch, báo Kế toán trưởng và người lập kế hoạch để sửa theo hợp đồng. |
| Dự án đã xong nhưng hồ sơ bàn giao chưa đủ | Chưa đóng dự án; liệt kê giấy tờ còn thiếu và giao người làm kèm hạn. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Rơi cam kết đã nói với khách | Cam kết nói miệng là dòng bắt buộc của phiếu và được người bán xác nhận. |
| Xuất hoá đơn khi chưa nghiệm thu | Chỉ báo Kế toán khi biên bản đủ chữ ký hai bên; hoá đơn do người có chữ ký số phát hành. |
| Trễ hoá đơn làm chậm thu tiền | Lịch theo dõi mốc thanh toán và nhắc hạn cho Trợ lý Doanh thu và Hoá đơn. |
| Kế hoạch lệch hợp đồng | Đối chiếu bảng mốc với hợp đồng ở bước ghi lịch theo dõi. |
11. Biểu mẫu
BM-LP-08-01
Phiếu chuyển giao sáu dòng
Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ
BM-LP-08-02
Bảng mốc triển khai và thanh toán
Số hợp đồng · Mốc · Kết quả cần đạt · Ngày dự kiến · Số tiền theo hợp đồng · Điều kiện phát hành hoá đơn · Người phụ trách · Trạng thái nghiệm thu · Số hoá đơn
BM-LP-08-03
Biên bản nghiệm thu mốc
Số hợp đồng và mốc · Kết quả đã làm · Tiêu chí và bằng chứng đạt · Điểm chưa đạt (nếu có) · Ngày nghiệm thu · Chữ ký bên công ty · Chữ ký bên khách
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Phiếu chuyển giao và kế hoạch triển khai | Kho tài liệu công ty, thư mục Dự án theo khách | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Trưởng dịch vụ |
| Biên bản nghiệm thu đã ký | Kho tài liệu công ty, thư mục Dự án theo khách | Theo thời hạn lưu hồ sơ hợp đồng của công ty | Trưởng dịch vụ |
| Lịch theo dõi mốc thanh toán và hoá đơn | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, phân quyền | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán trưởng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Thời gian từ biên bản đủ chữ ký đến hoá đơn nháp | Số ngày làm việc trung bình | Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số hoá đơn lập khi chưa đủ biên bản | Số hoá đơn phát hành mà biên bản chưa đủ chữ ký hai bên | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ mốc nghiệm thu đúng hạn | Số mốc nghiệm thu đúng kế hoạch chia tổng số mốc đến hạn | Từ 85% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |