← Kế toán – Tài chính · Danh mục quy trình

Đối soát doanh thu giữa CRM và sổ kế toán

Bảo đảm doanh thu đã chốt trong quản lý khách hàng và doanh thu đã ghi nhận trong sổ kế toán được so theo từng đơn, từng khách, từng kỳ, để mọi khoản lệch được nhìn thấy sớm, có người chịu trách nhiệm xử lý trước khi đóng sổ.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHĐối soát doanh thu giữa CRM và sổ kế toán	Mã tài liệu	QT-KT-02
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc đối soát hằng tuần và trước khi đóng sổ tháng giữa danh sách đơn đã chốt trong hệ thống quản lý khách hàng và doanh thu đã ghi nhận trong sổ kế toán.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc sửa số liệu ở bất kỳ bên nào, phát hành hoặc điều chỉnh hoá đơn bán ra, và việc đối chiếu công nợ với từng khách (xem quy trình Nhắc công nợ).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Tự làm Tự làm trọn, báo kết quả. Chỉ dừng khi gặp điểm bất thường.

Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
10.2	Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
Quy ước ghi nhận doanh thu và cắt kỳ của công ty
Danh mục mã đơn và mã khách hàng dùng chung giữa bán hàng và kế toán
Quy trình Chuẩn bị đóng sổ tháng
Luật Kế toán (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Đơn đã chốt	Đơn hàng hoặc hợp đồng được ghi trạng thái thắng trong hệ thống quản lý khách hàng, là nguồn cho số đang chốt.
Doanh thu đã ghi nhận	Số doanh thu có trong sổ kế toán theo kỳ, là nguồn chuẩn cho số đã ghi nhận.
Khoản lệch	Đơn hoặc số tiền có ở một bên mà không có hoặc không khớp ở bên kia, gồm ba dạng: thiếu bên, lệch tiền, lệch kỳ.
Lệch kỳ	Cùng một giao dịch nhưng thuộc kỳ khác nhau giữa hai bên.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Kế toán doanh thu	R · Thực hiện	Nhận bảng lệch, tra nguyên nhân từng khoản và điều chỉnh sổ khi có xác nhận.
Kế toán trưởng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xác nhận nguyên nhân các khoản lệch lớn và quyết định bên nào cần sửa.
Phụ trách bán hàng	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận trạng thái, giá trị và ngày chốt của đơn khi có chênh lệch.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Danh sách đơn đã chốt trong kỳ từ hệ thống quản lý khách hàng (chỉ đọc)
Doanh thu đã ghi nhận trong kỳ từ sổ kế toán (chỉ đọc)
Quy ước ghi nhận doanh thu và cắt kỳ trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng đối soát kèm danh sách khoản lệch phân theo loại
Báo cáo số khoản lệch còn lại gửi Kế toán trưởng trước khi đóng sổ

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Hệ thống quản lý khách hàng và sổ kế toán	Đơn đã chốt và doanh thu đã ghi nhận trong kỳ
Nhận từ	QT-LP-08 Hợp đồng đã ký sang triển khai và kế toán	Mốc đã xuất hoá đơn
Nhận từ	QT-LP-11 Đơn hàng từ xác nhận đến thu tiền	Đơn đã xuất và hoá đơn đã lập
Giao cho	Kế toán doanh thu	Bảng đối soát và danh sách khoản lệch
Giao cho	QT-KT-04 Chuẩn bị đóng sổ tháng	Số khoản lệch còn lại trước khi đóng sổ

7. Lưu đồ

1Chốt phạm vi kỳ đối soátNhi · Trợ lý Đối soát
2Lấy dữ liệu hai nguồnNhi · Trợ lý Đối soát
3Khớp theo mã đơn, khách hàng và số tiềnNhi · Trợ lý Đối soát
4Liệt kê và phân loại khoản lệchNhi · Trợ lý Đối soát
5Báo cáo và trình Kế toán trưởngNhi · Trợ lý Đối soát
6Tra nguyên nhân và quyết định xử lýKế toán doanh thu
7Xác nhận kết quả đối soátKế toán trưởng (con người)
8Theo dõi khoản lệch còn mởNhi · Trợ lý Đối soát

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Chốt phạm vi kỳ đối soát	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Xác định kỳ đối soát: tuần vừa qua hoặc tháng chuẩn bị đóng sổ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ghi trạng thái số liệu từng nguồn: đã khoá sổ hay tạm tính.	Dòng phạm vi và trạng thái đầu bảng đối soát	Đầu buổi chạy đối soát	Kỳ đã khoá sổ thì chỉ báo lệch, không đề xuất sửa vào kỳ đó.
2. Lấy dữ liệu hai nguồn	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Lấy danh sách đơn đã chốt trong kỳ từ hệ thống quản lý khách hàng và doanh thu đã ghi nhận trong kỳ từ sổ kế toán, cả hai ở chế độ chỉ đọc. Chuẩn hoá mã đơn, mã khách và định dạng số tiền để so khớp được.	Hai bảng dữ liệu nguồn đã chuẩn hoá	Trong 1 giờ làm việc	Không cộng dồn hai nguồn khi cùng mô tả một giao dịch; nguồn nào lấy không đủ thì dừng và báo.
3. Khớp theo mã đơn, khách hàng và số tiền	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Ghép từng đơn giữa hai bên theo mã đơn; không có mã thì ghép theo khách, số tiền, ngày và ghi rõ là ghép suy đoán. So số tiền trước thuế, thuế và tổng; đánh dấu dòng khớp hoàn toàn.	Cột kết quả khớp trong bảng đối soát	—	Mỗi đơn chỉ được ghép một lần; đơn bị ghép nhiều lần đưa vào nhóm cần xem.
4. Liệt kê và phân loại khoản lệch	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Phân khoản lệch thành ba nhóm: có bên này không có bên kia, lệch số tiền, lệch kỳ. Với mỗi khoản nêu chênh lệch, nguồn từng bên và nguyên nhân có thể (chưa phát hành hoá đơn, nhập sai, chốt khác ngày). Xếp khoản lệch lớn hoặc kéo dài nhiều kỳ lên đầu danh sách.	Danh sách khoản lệch	Cùng buổi chạy đối soát	Hai nguồn lệch thì lập bảng lệch theo từng chứng từ, không tự chọn bên đúng và không sửa bên nào.
5. Báo cáo và trình Kế toán trưởng	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Soạn phiếu trình một màn hình: tổng hai bên, tổng chênh lệch, số khoản lệch theo nhóm, ba điểm cần chú ý nhất. Gửi bảng đối soát cho Kế toán trưởng và Kế toán doanh thu.	Phiếu trình và bảng đối soát đã gửi	Trong ngày đối soát	Mọi con số ghi kèm nguồn, kỳ và trạng thái đã khoá sổ hay tạm tính.
6. Tra nguyên nhân và quyết định xử lý	Con người Kế toán doanh thu	Tra từng khoản lệch với phụ trách bán hàng và xác nhận bên nào cần sửa. Lập đề xuất bút toán hoặc đề nghị sửa dữ liệu bán hàng trong phần mềm tương ứng, rồi trình Kế toán trưởng.	Cột nguyên nhân và hướng xử lý trong danh sách lệch	Trong 2 ngày làm việc từ khi nhận bảng (đề xuất ban đầu)	Bút toán điều chỉnh chỉ do kế toán lập và ghi sổ sau khi Kế toán trưởng duyệt.
7. Xác nhận kết quả đối soát	Con người Kế toán trưởng (con người)	Xem các khoản lệch lớn và các khoản chưa có nguyên nhân, chốt khoản nào chuyển kỳ sau và khoản nào phải xử lý trước đóng sổ. Ký xác nhận bảng đối soát cuối kỳ.	Xác nhận của Kế toán trưởng trên bảng đối soát	Trước hạn đóng sổ do công ty đặt	Khoản lệch còn lại khi đóng sổ phải có giải thích bằng văn bản.
8. Theo dõi khoản lệch còn mở	Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát	Chạy lại đối soát ở lần kế tiếp, đánh dấu khoản đã khớp, khoản vẫn lệch và số kỳ đã lệch. Khoản lệch quá một kỳ thì nhắc Kế toán doanh thu một lần rồi báo Kế toán trưởng.	Danh sách khoản lệch còn mở cập nhật	Mỗi chu kỳ đối soát	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đơn đã chốt nhưng chưa có doanh thu trong sổ	Kiểm đơn đã giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ chưa và hoá đơn đã phát hành chưa; nếu chưa đủ điều kiện ghi nhận thì ghi nhận là chờ, không coi là lỗi.
Có doanh thu trong sổ nhưng không thấy đơn chốt	Chuyển Kế toán doanh thu tra chứng từ gốc; nghi ghi nhầm kỳ hoặc nhầm khách thì báo Kế toán trưởng ngay.
Lệch số tiền do chiết khấu, đổi trả hoặc điều chỉnh sau khi chốt	Ghi rõ chứng từ điều chỉnh làm căn cứ và để Kế toán doanh thu xác nhận; nhân viên AI không tự bù trừ hai bên.
Một đơn xuất nhiều đợt hoặc nhiều hoá đơn	Ghép một đơn với nhiều dòng sổ, so tổng và liệt kê từng đợt; không tách thành các khoản lệch giả.
Hệ thống một bên không truy cập được	Báo Kế toán trưởng, ghi rõ nguồn nào thiếu, không dùng số cũ làm thay; đối soát lại khi nguồn trở lại.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Doanh thu bị tính hai lần khi cộng cả hai nguồn	Quy ước nguồn chuẩn: sổ cho số đã ghi nhận, bán hàng cho số đang chốt; không bao giờ cộng hai nguồn của cùng một giao dịch.
Nhân viên AI sửa nhầm dữ liệu của một bên	Cả hai hệ thống đều cấp quyền chỉ đọc; mọi điều chỉnh do con người thực hiện sau duyệt.
Khoản lệch bị bỏ sót đến lúc đóng sổ	Chạy đối soát hằng tuần, theo dõi danh sách còn mở và báo Kế toán trưởng khi lệch quá một kỳ.
Dùng số tạm tính như số đã khoá	Mọi bảng đối soát ghi trạng thái của từng nguồn ở đầu bảng.

11. Biểu mẫu

BM-KT-02-01

Bảng đối soát doanh thu

Kỳ đối soát · Mã đơn · Khách hàng · Số tiền bên bán hàng · Số tiền bên sổ kế toán · Chênh lệch · Loại lệch · Nguyên nhân · Người xử lý · Trạng thái

BM-KT-02-02

Phiếu trình kết quả đối soát

Kỳ · Tổng bên bán hàng · Tổng bên sổ · Tổng chênh lệch · Số khoản lệch theo nhóm · Điểm cần chú ý · Người duyệt · Hướng xử lý sau duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng đối soát doanh thu từng kỳ	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, theo năm và tháng	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán doanh thu
Danh sách khoản lệch còn mở	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán	Đến khi khoản lệch được xử lý và thêm một kỳ	Kế toán doanh thu
Xác nhận bảng đối soát cuối kỳ	Hồ sơ đóng sổ của kỳ	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán trưởng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số khoản lệch còn lại khi đóng sổ	Số khoản lệch chưa có giải thích tại ngày đóng sổ	Bằng 0 khoản chưa giải thích (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian đối soát	Số giờ làm việc từ lúc lấy dữ liệu tới lúc gửi bảng đối soát	Không quá 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Thời gian xử lý khoản lệch	Số ngày làm việc trung bình từ lúc phát hiện tới lúc có hướng xử lý	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449