| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHChuẩn bị đóng sổ tháng | Mã tài liệu | QT-KT-04 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm kế toán bước vào ba ngày làm việc cuối tháng với danh sách kiểm đầy đủ: việc định kỳ nào còn thiếu, biến động nào cần giải thích, ai phụ trách, để việc đóng sổ đúng hạn, ít bút toán điều chỉnh về sau.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho ba ngày làm việc cuối mỗi tháng: chạy danh sách kiểm bút toán định kỳ, so số dư từng tài khoản với tháng trước, đánh dấu biến động và phân việc còn thiếu theo người phụ trách.
Không áp dụng: Không áp dụng cho việc ghi sổ, lập bút toán điều chỉnh, khoá sổ và lập tờ khai thuế, vì các việc đó luôn do kế toán thực hiện; cũng không áp dụng cho báo cáo tài chính cuối năm.
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.
Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người).
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
| 10.2 | Sự không phù hợp và hành động khắc phục |
- Lịch đóng sổ và danh sách bút toán định kỳ của công ty
- Hệ thống tài khoản kế toán và quy ước hạch toán
- Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
- Quy trình Đối soát doanh thu
- Luật Kế toán (tra bản đang có hiệu lực)
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Đóng sổ | Việc hoàn tất ghi chép của kỳ và khoá để không thể thay đổi nếu không có điều chỉnh chính thức. |
| Bút toán định kỳ | Các bút toán lặp mỗi tháng như khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, trích trước. |
| Biến động bất thường | Số dư hoặc phát sinh lệch nhiều so với tháng trước hoặc mức thường thấy, cần giải thích bằng chứng từ. |
| Danh sách kiểm đóng sổ | Bảng liệt kê việc phải xong trước khi khoá sổ, mỗi việc có người phụ trách và trạng thái. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Kế toán tổng hợp | R · Thực hiện | Hoàn thành các bút toán định kỳ còn thiếu và giải thích biến động được giao. |
| Kế toán trưởng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Chốt danh sách kiểm, duyệt bút toán điều chỉnh, quyết định khoá sổ. |
| Kế toán viên phụ trách phần hành | R · Thực hiện | Hoàn thành việc thuộc phần hành mình như công nợ, kho, tài sản, tiền. |
| Giám đốc | I · Được thông báo | Nhận thông báo kết quả đóng sổ và biến động lớn cần quyết định. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Số dư và phát sinh các tài khoản từ phần mềm kế toán (chỉ đọc), tháng này và tháng trước
- Danh sách bút toán định kỳ và lịch đóng sổ của công ty trong Bộ não công ty
- Kết quả đối soát doanh thu và bảng tuổi nợ mới nhất
Đầu ra
- Danh sách kiểm đóng sổ kèm trạng thái và người phụ trách từng việc
- Bảng biến động cần giải thích, mỗi dòng có tài khoản, số chênh lệch và gợi ý nguyên nhân
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | QT-KT-02 Đối soát doanh thu giữa CRM và sổ kế toán | Số khoản lệch còn lại trước khi đóng sổ |
| Nhận từ | QT-KT-03 Nhắc công nợ theo tuổi nợ | Bảng tuổi nợ mới nhất |
| Giao cho | Kế toán trưởng (con người) | Danh sách kiểm đóng sổ và biến động cần giải thích |
| Giao cho | Kế toán viên phụ trách phần hành | Việc còn thiếu theo người phụ trách |
7. Lưu đồ
- 1Mở danh sách kiểm của kỳHà · Kế toán trưởng
- 2Kiểm bút toán định kỳHà · Kế toán trưởng
- 3So số dư với tháng trướcHà · Kế toán trưởng
- 4Rà việc còn thiếu và phân người phụ tráchHà · Kế toán trưởng
- 5Theo dõi và cập nhật hằng ngàyHà · Kế toán trưởng
- 6Giải thích biến độngKế toán tổng hợp
- 7Duyệt và quyết định khoá sổKế toán trưởng (con người)
- 8Báo cáo kết quả và ghi bài họcHà · Kế toán trưởng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Mở danh sách kiểm của kỳ | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Danh sách kiểm đóng sổ của tháng | Ngày đầu của ba ngày cuối tháng | Việc mới phát sinh trong tháng không có trong danh sách mẫu phải được Kế toán trưởng thêm tay. |
| 2. Kiểm bút toán định kỳ | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Cột trạng thái bút toán định kỳ | Trong ngày đầu | Số khấu hao, tỷ lệ phân bổ lấy từ bảng tham số hoặc kế hoạch tài sản của công ty, không từ trí nhớ. |
| 3. So số dư với tháng trước | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Bảng biến động cần giải thích | Trong ngày đầu | Số chưa khoá sổ ghi rõ là tạm tính; biến động chưa giải thích được ghi là chưa rõ. |
| 4. Rà việc còn thiếu và phân người phụ trách | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Danh sách việc còn thiếu theo người | Trước cuối ngày đầu | Mỗi việc có đúng một người phụ trách; việc chưa có người nhận chuyển Kế toán trưởng. |
| 5. Theo dõi và cập nhật hằng ngày | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Danh sách kiểm cập nhật hằng ngày | Trước 9 giờ mỗi ngày trong ba ngày cuối | — |
| 6. Giải thích biến động | Con người Kế toán tổng hợp |
|
Cột giải thích trong bảng biến động | Trước ngày khoá sổ dự kiến | Bút toán điều chỉnh chỉ do kế toán lập và Kế toán trưởng duyệt. |
| 7. Duyệt và quyết định khoá sổ | Con người Kế toán trưởng (con người) |
|
Xác nhận khoá sổ của Kế toán trưởng | Theo lịch đóng sổ của công ty | Chỉ Kế toán trưởng được khoá sổ; nhân viên AI không có quyền ghi trong phần mềm kế toán. |
| 8. Báo cáo kết quả và ghi bài học | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Báo cáo đóng sổ tháng | Trong 1 ngày làm việc sau khoá sổ | — |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Chứng từ của kỳ về muộn sau khi đã chạy danh sách kiểm | Thêm vào danh sách, chạy lại phần liên quan và báo người phụ trách; Kế toán trưởng quyết ghi vào kỳ này hay kỳ sau theo quy ước cắt kỳ. |
| Đối soát doanh thu hoặc đối chiếu công nợ còn lệch lớn | Đánh dấu là việc chặn khoá sổ, báo Kế toán trưởng; không coi là xong nếu chưa có giải thích bằng văn bản. |
| Người phụ trách vắng trong ba ngày cuối | Báo Kế toán trưởng để phân người thay theo bảng thẩm quyền; không để việc không người nhận. |
| Cần mở lại kỳ đã khoá để điều chỉnh | Chỉ Kế toán trưởng quyết định theo quy định hiện hành và ghi lại lý do; nhân viên AI chỉ chuẩn bị danh sách ảnh hưởng. |
| Phần mềm kế toán không truy cập được trong ba ngày cuối | Báo Kế toán trưởng và phụ trách hệ thống ngay; không dùng số cũ làm thay, hạn đóng sổ do Kế toán trưởng điều chỉnh. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Bỏ sót bút toán định kỳ làm sai kết quả tháng | Danh sách kiểm từ danh sách mẫu của công ty, chạy từ ngày đầu và Kế toán trưởng xác nhận trước khoá sổ. |
| Biến động lớn không được giải thích | Mỗi biến động vượt mức đặt phải có giải thích hoặc ghi chưa rõ; khoá sổ chỉ khi Kế toán trưởng chấp nhận. |
| Khoá sổ khi còn chứng từ chưa hạch toán | Danh sách việc còn thiếu gồm chứng từ chưa ghi; chỉ khoá khi mục này xong hoặc có phê duyệt ngoại lệ. |
| Nhân viên AI bị coi là thay kế toán trong việc ghi sổ | Quyền chỉ đọc; mọi bút toán và khoá sổ do kế toán thực hiện và ký. |
11. Biểu mẫu
BM-KT-04-01
Danh sách kiểm đóng sổ tháng
Kỳ · Hạng mục · Phần hành · Người phụ trách · Hạn xong · Trạng thái · Ghi chú · Xác nhận hoàn thành
BM-KT-04-02
Bảng biến động cần giải thích
Tài khoản · Số dư tháng trước · Số dư tháng này · Chênh lệch · Tỷ lệ chênh lệch · Gợi ý nguyên nhân · Giải thích của kế toán · Cần điều chỉnh
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Danh sách kiểm đóng sổ từng tháng | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, theo năm và tháng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Kế toán trưởng |
| Bảng biến động và giải thích | Hồ sơ đóng sổ của kỳ | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán tổng hợp |
| Xác nhận khoá sổ | Hồ sơ đóng sổ của kỳ | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán trưởng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số ngày đóng sổ | Số ngày làm việc từ ngày cuối tháng tới ngày khoá sổ | Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Số bút toán điều chỉnh sau khi đóng | Số bút toán điều chỉnh thuộc kỳ đã khoá được lập sau ngày khoá | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Tỷ lệ việc trong danh sách kiểm xong đúng hạn | Số việc xong trước ngày khoá sổ chia tổng số việc trong danh sách | Từ 95% (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |