Soát chứng từ, đối soát, nhắc nợ và chuẩn bị đóng sổ — nhân viên AI đọc và kiểm, kế toán hạch toán và ký.
Có trong gói: Dịch vụ · Thương mại
Rất nhiều giấy tờ lặp lại
Hợp khi kế toán mất nhiều thời gian cho việc so khớp và rà soát lặp lại. Nguyên tắc xuyên suốt: nhân viên AI chỉ đọc sổ sách; mọi bút toán, mọi khoản chi đều do người thực hiện.
Người cầm lái đội này ở công ty bạn: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người cầm lái giao việc và dạy quy tắc cho đội; nhân viên khác gửi yêu cầu qua cửa, nếu việc có cửa.
Soát hoá đơn, chứng từ đầu vào trước khi hạch toán.
Đối chiếu đơn hàng, hoá đơn, doanh thu ghi nhận.
Theo dõi tuổi nợ, soạn thư nhắc.
Lập danh sách khoản đến hạn chi, kiểm đủ chứng từ.
So số giữa CRM và sổ kế toán; đối soát khoản đã chi với đề nghị đã duyệt.
Điều phối, nhận mọi điểm bất thường.
Mỗi việc ghi rõ mức tự chủ, lúc kích hoạt, các bước, thứ cần có và con số để biết nó có đáng giữ không.
Người làm: Diệp · Trợ lý Chứng từ
Khi nào: Có hoá đơn hoặc chứng từ mới cần hạch toán.
Người làm: Nhi · Trợ lý Đối soát
Khi nào: Cuối tuần và trước khi đóng sổ tháng.
Người làm: Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu · Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán công nợ
Khi nào: Hằng tuần, hoặc khi có người hỏi khách nào quá hạn thanh toán.
Người làm: Hà · Kế toán trưởng · Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người)
Khi nào: Ba ngày làm việc cuối tháng.
Người làm: Lộc · Trợ lý Thanh toán · Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người)
Khi nào: Sáng thứ Hai.
Người làm: Hà · Kế toán trưởng
Khi nào: Lãnh đạo hoặc phòng khác hỏi nhanh một con số.
Người làm: Hà · Kế toán trưởng · Người duyệt theo thẩm quyền: Quản trị hệ thống nhân viên AI
Khi nào: Tuần đầu dùng nhân viên AI, và mỗi khi nhân viên AI trả lời sai hoặc thiếu ngữ cảnh.
Giờ Việt Nam. Mọi lịch đều tạm dừng khi mới cài; chạy tay vài lần cho ổn rồi mới bật.
| Nhịp | Việc | Người làm |
|---|---|---|
| Thứ Hai 8:00 | Dòng tiền và kế hoạch chi tuần | Lộc · Trợ lý Thanh toán |
| Thứ Ba 9:00 | Bảng tuổi nợ và thư nhắc nháp | Oanh · Trợ lý Công nợ phải thu |
| Thứ Sáu 15:00 | Đối soát doanh thu tuần | Nhi · Trợ lý Đối soát |
| Ngày cuối tháng 9:00 | Danh sách kiểm đóng sổ | Hà · Kế toán trưởng |
Công văn có số và có người nhận, đề nghị thanh toán đủ chứng từ ngay lần đầu, hồ sơ tìm lại được trong một phút.
Tuyển nhanh hơn, hồ sơ không trễ hạn, nhân viên có câu trả lời ngay — nhân viên AI chuẩn bị, con người quyết định về con người.
Tiếp nhận nhanh, trả lời đúng, không để yêu cầu nào rơi — nhân viên AI phân loại và soạn sẵn, nhân viên quyết định câu trả lời.
Biết trước mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào đang nằm chết vốn, phiếu nào chưa khớp trước khi hết ngày.
Nhu cầu mua có đủ ba báo giá, đơn mua không trễ hạn giao, hoá đơn nhà cung cấp khớp với hàng đã nhận.
Đơn không nằm chờ quá một ngày, đơn giao trễ được phát hiện trước khi khách gọi, tiền thu hộ khớp từng vận đơn.
Yêu cầu IT có người nhận trong ngày, tài khoản người nghỉ không còn sống, bản quyền và sao lưu không hết hạn trong im lặng.
Phản hồi lead nhanh hơn, pipeline sạch hơn, không bỏ sót gia hạn — nhân viên AI làm phần chuẩn bị, người bán làm phần chốt.
Hợp đồng được soát theo một danh mục điều khoản, không hợp đồng hay giấy phép nào hết hạn mà không ai biết.
Hợp đồng thành kế hoạch trong một ngày, khách nhận báo cáo tiến độ đúng hẹn, việc xong là có biên bản để xuất hoá đơn.
Bản tin mỗi sáng, họp có số liệu, quyết định có người theo — nhân viên AI tổng hợp, lãnh đạo quyết.
Từ một ý tưởng ra nội dung đa kênh và báo cáo có số — nhân viên AI sản xuất và đo lường, người duyệt thông điệp.
Mstar khảo sát quy trình và phần mềm bạn đang dùng, nạp hồ sơ công ty, rồi chạy song song hai tuần trước khi bàn giao.
