← Kế toán – Tài chính · Danh mục quy trình

Kế hoạch chi và dòng tiền tuần

Bảo đảm đầu mỗi tuần công ty có bảng dòng tiền với các khoản chi tuần đó đã đủ chứng từ và phê duyệt, các khoản thu dự kiến và ngày nào có nguy cơ thiếu tiền, để người quyết chi có đủ thông tin quyết định đúng thứ tự ưu tiên.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHKế hoạch chi và dòng tiền tuần	Mã tài liệu	QT-KT-05
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc lập kế hoạch chi và dòng tiền tuần mỗi sáng thứ Hai: gom khoản phải trả đến hạn, khoản phải thu dự kiến, kiểm chứng từ và phê duyệt từng khoản chi, đề xuất danh sách chi.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc tạo lệnh chi, chuyển tiền và duyệt chi (luôn do con người), việc soát chứng từ của đề nghị thanh toán nội bộ (đã làm ở quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ; khoản đã duyệt vào kế hoạch chi theo quy trình Đề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát), và kế hoạch tài chính dài hạn.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Kế toán trưởng (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Quy chế chi tiêu và bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
Bảng tham số thuế và kế toán trong Bộ não công ty
Quy trình Mua đến thanh toán
Quy trình Nhắc công nợ theo tuổi nợ
Luật Kế toán (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Khoản đến hạn chi	Khoản phải trả mà hạn thanh toán rơi vào tuần đang lập kế hoạch.
Đủ điều kiện chi	Khoản đã khớp ba chứng từ gồm đơn mua, phiếu nhập và hoá đơn, và đã được phê duyệt đúng cấp.
Thu dự kiến	Khoản phải thu dự đoán sẽ về trong tuần dựa trên hạn thanh toán và lịch sử trả của khách.
Ngày thiếu hụt	Ngày trong tuần mà số dư dự kiến sau thu và chi xuống dưới mức tối thiểu công ty đặt.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Kế toán thanh toán	R · Thực hiện	Rà danh sách chi đề xuất, lập lệnh chi cho các khoản được duyệt và thực hiện chi.
Kế toán trưởng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt thứ tự ưu tiên chi và xử lý ngày thiếu hụt cùng Giám đốc.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt khoản chi vượt hạn mức hoặc khoản cần hoãn khi thiếu hụt.
Bộ phận mua hàng	C · Được hỏi ý kiến	Xác nhận nhận hàng, thương lượng gia hạn thanh toán với nhà cung cấp khi cần.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Sổ công nợ phải trả và phải thu từ phần mềm kế toán (chỉ đọc)
Số dư ngân hàng đầu tuần (chỉ đọc)
Đơn mua, phiếu nhập, hoá đơn và xác nhận phê duyệt của từng khoản chi

Đầu ra

Bảng dòng tiền tuần theo từng ngày kèm ngày thiếu hụt nếu có
Danh sách chi đề xuất có đủ điều kiện và danh sách khoản chưa đủ điều kiện kèm lý do

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Phần mềm kế toán và số dư ngân hàng	Khoản phải trả, phải thu và số dư đầu tuần
Nhận từ	QT-LP-04 Khoản mua đủ điều kiện thanh toán	Khoản mua đã khớp ba chứng từ, đủ điều kiện vào kế hoạch chi
Nhận từ	QT-LP-13 Đề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát	Khoản đề nghị đã duyệt, đủ điều kiện vào kế hoạch chi tuần
Giao cho	Kế toán trưởng (con người)	Bảng dòng tiền tuần và danh sách chi đề xuất
Giao cho	Kế toán thanh toán	Danh sách chi đã duyệt
Giao cho	QT-LP-10 Thống nhất danh sách đặt hàng	Tiền có thể chi trong tuần

7. Lưu đồ

1Gom khoản phải trả và phải thu của tuầnLộc · Trợ lý Thanh toán
2Kiểm đủ chứng từ và phê duyệt từng khoản chiLộc · Trợ lý Thanh toán
3Lập bảng dòng tiền tuầnLộc · Trợ lý Thanh toán
4Đề xuất danh sách chi và thứ tự ưu tiênLộc · Trợ lý Thanh toán
5Soạn phiếu trìnhLộc · Trợ lý Thanh toán
6Duyệt kế hoạch chiKế toán trưởng (con người)
7Lập lệnh chi và thực hiện chiKế toán thanh toán
8Cập nhật kết quả cuối tuầnLộc · Trợ lý Thanh toán

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Gom khoản phải trả và phải thu của tuần	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Lấy chỉ đọc các khoản phải trả có hạn trong tuần và khoản quá hạn chưa chi từ sổ công nợ phải trả. Lấy các khoản phải thu dự kiến về trong tuần từ sổ công nợ phải thu và lịch hẹn trả của khách. Ghi số dư ngân hàng đầu tuần kèm thời điểm lấy số.	Bảng khoản đến hạn của tuần	Trước 9 giờ sáng thứ Hai	Số dư ngân hàng chỉ đọc, ghi rõ ngày giờ lấy; không dùng số của tuần trước.
2. Kiểm đủ chứng từ và phê duyệt từng khoản chi	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Với từng khoản, kiểm ba chứng từ khớp nhau: đơn mua, phiếu nhập, hoá đơn; ghi chênh lệch nếu có. Kiểm thông tin công ty trên hoá đơn và phê duyệt đúng cấp theo bảng hạn mức. Kiểm hình thức thanh toán dự kiến so với ngưỡng công ty đặt; khoản tiền mặt vượt ngưỡng thì gắn cờ trước khi chi.	Cột điều kiện chi trong bảng khoản đến hạn	Trong buổi sáng thứ Hai	Tài khoản nhận tiền khác lần trước của nhà cung cấp: dừng khoản và báo Kế toán trưởng ngay.
3. Lập bảng dòng tiền tuần	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Lập bảng theo từng ngày: số dư đầu ngày, thu dự kiến, chi đề xuất và số dư cuối ngày. Chỉ ra ngày có số dư dự kiến xuống dưới mức tối thiểu công ty đặt và số tiền thiếu.	Bảng dòng tiền tuần	Trong buổi sáng thứ Hai	Thu dự kiến ghi rõ căn cứ ước tính; khoản thu chưa chắc chắn không tính vào số chi đảm bảo.
4. Đề xuất danh sách chi và thứ tự ưu tiên	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Đề xuất khoản chi đủ điều kiện theo thứ tự ưu tiên: hạn trả, điều khoản phạt, nhà cung cấp quan trọng. Khi có ngày thiếu hụt, nêu các phương án: hoãn khoản nào, thương lượng gia hạn, đẩy nhanh thu; không chọn thay người quyết. Lập danh sách riêng khoản chưa đủ điều kiện kèm việc cần làm để đủ.	Danh sách chi đề xuất và danh sách chưa đủ điều kiện	Trong buổi sáng thứ Hai	Nhân viên AI không tạo lệnh chi và không chuyển tiền.
5. Soạn phiếu trình	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Soạn phiếu một màn hình: tổng thu, tổng chi đề xuất, ngày thiếu hụt, ba điểm cần chú ý, người duyệt theo hạn mức. Gửi cho Kế toán thanh toán và Kế toán trưởng.	Phiếu trình kế hoạch chi tuần	Trước 11 giờ sáng thứ Hai (đề xuất ban đầu)	Tự kiểm: tổng bảng khớp sổ, mỗi khoản có căn cứ, không còn chỗ trống.
6. Duyệt kế hoạch chi	Con người Kế toán trưởng (con người)	Xem phiếu và danh sách chi đề xuất; duyệt, sửa thứ tự hoặc trả lại kèm lý do. Khoản vượt hạn mức hoặc tuần có thiếu hụt chuyển Giám đốc quyết.	Xác nhận duyệt kế hoạch chi	Trong ngày thứ Hai	Người đề nghị không tự duyệt khoản của chính mình; im lặng không phải duyệt.
7. Lập lệnh chi và thực hiện chi	Con người Kế toán thanh toán	Với từng khoản được duyệt, kiểm lần cuối thông tin người nhận rồi lập lệnh chi trong ngân hàng hoặc quỹ. Thực hiện chi theo lịch đã duyệt và hạch toán vào sổ.	Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi	Theo lịch chi đã duyệt	Chỉ chi khi có đủ xác nhận đúng cấp; chuyển tiền luôn do con người bấm.
8. Cập nhật kết quả cuối tuần	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	So kế hoạch với thực tế: khoản đã chi, khoản hoãn, khoản trễ hạn và độ lệch dòng tiền. Ghi lý do các khoản trễ hạn hoặc lệch để cải thiện dự báo tuần sau.	Bảng so kế hoạch và thực tế	Chiều thứ Sáu	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Khoản đến hạn nhưng thiếu chứng từ hoặc chưa khớp ba bên	Đưa vào danh sách chưa đủ điều kiện, báo bộ phận mua hàng bổ sung; không đưa vào danh sách chi cho đến khi khớp hoặc có quyết định của Kế toán trưởng.
Tuần có ngày thiếu hụt tiền	Nêu các phương án cho Kế toán trưởng và Giám đốc chọn: hoãn, thương lượng gia hạn, đẩy thu; nhân viên AI không tự quyết ưu tiên.
Nhà cung cấp đổi tài khoản nhận tiền	Dừng khoản, báo Kế toán trưởng và xác minh qua kênh liên hệ đã biết trước khi chấp nhận thay đổi; đây là dấu hiệu lừa đảo thường gặp.
Khoản chi gấp phát sinh giữa tuần	Thực hiện đúng quy trình duyệt cấp tương ứng; nhân viên AI cập nhật bảng dòng tiền ngay khi có duyệt.
Khoản thu dự kiến không về đúng hẹn	Cập nhật lại bảng, chuyển ngày thiếu hụt mới cho Kế toán trưởng và nhắc người phụ trách công nợ của khách.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chi sai người nhận hoặc chi cho tài khoản lừa đảo	Tài khoản nhận tiền đổi so với lần trước bị dừng; lệnh chi luôn do con người lập và kiểm lần cuối.
Chi khoản chưa đủ chứng từ hoặc chưa được duyệt	Chỉ khoản đủ điều kiện được đưa vào danh sách chi; phê duyệt đúng cấp là điều kiện bắt buộc.
Thiếu tiền bất ngờ do dự báo thu quá lạc quan	Thu dự kiến ghi căn cứ và mức chắc chắn; kế hoạch chi dựa trên khoản thu chắc chắn.
Khoản tiền mặt vượt ngưỡng có thể không được khấu trừ thuế đầu vào	Gắn cờ trước khi chi, theo ngưỡng công ty đặt trong Bộ não công ty, và đề xuất chuyển khoản.

11. Biểu mẫu

BM-KT-05-01

Bảng dòng tiền tuần

Tuần · Ngày · Số dư đầu ngày · Thu dự kiến · Chi đề xuất · Số dư cuối ngày · Mức tối thiểu · Ngày thiếu hụt · Căn cứ

BM-KT-05-02

Danh sách chi đề xuất

Nhà cung cấp · Số hoá đơn · Hạn thanh toán · Số tiền · Đủ ba chứng từ · Cấp phê duyệt · Hình thức thanh toán · Thứ tự ưu tiên · Cờ cảnh báo

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng dòng tiền và danh sách chi từng tuần	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán, theo năm và tuần	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Kế toán thanh toán
Xác nhận duyệt kế hoạch chi	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán trưởng
Lệnh chi và uỷ nhiệm chi	Ngân hàng điện tử và kho chứng từ kế toán	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán thanh toán

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Số khoản chi trễ hạn	Số khoản đủ điều kiện nhưng chi sau hạn thanh toán trong kỳ	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Độ lệch dự báo dòng tiền	Chênh lệch tuyệt đối giữa số dư cuối tuần dự báo và thực tế chia số dư dự báo	Không quá 10% (đề xuất ban đầu)	Hằng tuần
Tỷ lệ khoản chi được duyệt ngay lần đầu	Số khoản trong danh sách chi được duyệt không phải sửa chia tổng số khoản đề xuất	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449