← Liên phòng · Danh mục quy trình

Khoản mua đủ điều kiện thanh toán

Bảo đảm chỉ những khoản mua có đơn mua, phiếu nhận hàng và hoá đơn khớp nhau mới được đưa vào kế hoạch chi, để công ty không trả tiền cho hàng chưa nhận, hoá đơn sai hoặc tài khoản lạ, và mọi khoản lệch đều có người xử lý.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHKhoản mua đủ điều kiện thanh toán	Mã tài liệu	QT-LP-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi khoản mua hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, từ lúc đối chiếu ba chứng từ đến lúc khoản được đưa vào kế hoạch chi tuần và được người chuyển tiền.

Không áp dụng: Không áp dụng cho việc chọn nhà cung cấp, phát hành đơn mua (xem quy trình của Mua hàng) và thanh toán các khoản nhân viên đã chi hộ hoặc tạm ứng.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người).

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
4.4	Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
7.4	Trao đổi thông tin
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
8.6	Thông qua sản phẩm và dịch vụ
8.7	Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Khuôn đối chiếu ba bên: đơn mua, phiếu nhận hàng, hoá đơn
Khuôn chuyển giao liên phòng (phiếu chuyển giao sáu dòng)
Ngưỡng lệch cho phép và ngưỡng thanh toán tiền mặt trong Bộ não công ty
Bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
Luật Kế toán và quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ (tra bản đang có hiệu lực)

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Phiếu chuyển giao sáu dòng	Phiếu gồm mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được; thiếu dòng nào thì chưa được chuyển.
Đối chiếu ba bên	So đơn mua, phiếu nhận hàng và hoá đơn nhà cung cấp theo từng dòng.
Bảng lệch	Danh sách dòng không khớp giữa các chứng từ, ghi theo số lượng và theo tiền.
Kế hoạch chi tuần	Danh sách khoản đủ điều kiện chi trong tuần, chờ người duyệt và người chuyển tiền.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách mua hàng	R · Thực hiện	Xử lý khoản lệch: làm việc với nhà cung cấp, sửa chứng từ, xác nhận nhận hàng.
Kế toán thanh toán	R · Thực hiện	Chuyển tiền theo kế hoạch chi đã duyệt.
Kế toán trưởng (con người)	A · Chịu trách nhiệm cuối	Duyệt kế hoạch chi tuần và chịu trách nhiệm về khoản được chi.
Trưởng nhóm Mua hàng (con người)	C · Được hỏi ý kiến	Quyết cách xử lý khoản lệch vượt ngưỡng.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Đơn mua đã phát hành
Phiếu nhận hàng hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ
Hoá đơn của nhà cung cấp kèm hạn và hình thức thanh toán
Ngưỡng lệch cho phép trong Bộ não công ty

Đầu ra

Bảng đối chiếu ba bên của từng khoản
Phiếu chuyển giao cho Thanh toán cùng kế hoạch chi tuần
Danh sách khoản lệch đã dừng, có người xử lý

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	QT-MH-04 Theo dõi giao hàng và đối chiếu ba bên	Danh sách khoản đã khớp, đủ điều kiện thanh toán
Giao cho	QT-KT-05 Kế hoạch chi và dòng tiền tuần	Khoản mua đã khớp ba chứng từ, đủ điều kiện vào kế hoạch chi
Giao cho	Kế toán thanh toán	Khoản đã duyệt chi
Giao cho	Người phụ trách mua hàng	Dòng lệch cần sửa chứng từ

7. Lưu đồ

1Ghép chứng từ theo đơn muaLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
2Đối chiếu ba bênLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
3Phân loại khớp hay lệchLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
4Xử lý khoản lệchCường · Trưởng nhóm Mua hàng
5Sửa chứng từ và xác nhận nhận hàngNgười phụ trách mua hàng
6Viết phiếu chuyển giao cho Thanh toánLan · Trợ lý Theo dõi giao hàng
7Bên nhận xác nhận và lập kế hoạch chiLộc · Trợ lý Thanh toán
8Duyệt kế hoạch chiKế toán trưởng (con người)
9Chuyển tiềnKế toán thanh toán
10Báo kết quả và đóng khoảnLộc · Trợ lý Thanh toán

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Ghép chứng từ theo đơn mua	Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng	Ghép phiếu nhận hàng và hoá đơn vào đúng số đơn mua của khoản đang xét. Chứng từ không ghi số đơn mua thì ghép theo nhà cung cấp, mặt hàng và ngày, và nói rõ là ghép suy đoán.	Bộ chứng từ đã ghép	Trong ngày hoá đơn về	Hàng về không có đơn mua hoặc hoá đơn về trước phiếu nhận hàng thì dừng ngay.
2. Đối chiếu ba bên	Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng	So phiếu nhận hàng với đơn mua về mã hàng, quy cách và số lượng thực nhận. So hoá đơn với đơn mua về đơn giá, thuế và điều khoản thanh toán, và với phiếu nhận hàng về số lượng tính tiền. Kiểm tên, mã số thuế, địa chỉ công ty trên hoá đơn và ghi lệch theo số lượng và theo tiền.	Bảng đối chiếu ba bên	Trong 4 giờ làm việc từ khi đủ chứng từ	Số lượng tính tiền không được vượt số lượng đã nhận.
3. Phân loại khớp hay lệch	Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng	Lệch trong ngưỡng công ty đặt thì ghi chú và cho qua; lệch vượt ngưỡng thì dừng. Một đơn mua có hai hoá đơn cộng lại vượt giá trị đơn cũng là ca phải dừng.	Kết luận khớp hoặc lệch kèm bảng lệch	—	Khoản lệch không bao giờ được đưa vào danh sách chi.
4. Xử lý khoản lệch	Nhân viên AI Cường · Trưởng nhóm Mua hàng	Nhận bảng lệch từ Trợ lý Theo dõi giao hàng, nêu dòng lệch và phương án xử lý để người phụ trách quyết. Theo dõi cho tới khi chứng từ được sửa hoặc khoản bị loại khỏi kế hoạch chi.	Phiếu xử lý khoản lệch	Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Chuyển cho Trưởng nhóm Mua hàng, không đưa vào danh sách chi.
5. Sửa chứng từ và xác nhận nhận hàng	Con người Người phụ trách mua hàng	Làm việc với nhà cung cấp để sửa hoá đơn hoặc bổ sung chứng từ, và xác nhận số lượng nhận hàng thực tế. Báo lại kết quả để khoản được đối chiếu lại từ bước đầu.	Chứng từ đã sửa	Theo hạn thoả thuận với nhà cung cấp	Sửa chứng từ và xác nhận nhận hàng luôn do người làm.
6. Viết phiếu chuyển giao cho Thanh toán	Nhân viên AI Lan · Trợ lý Theo dõi giao hàng	Với khoản khớp, điền phiếu sáu dòng kèm số đơn mua, số hoá đơn, hạn thanh toán và hình thức thanh toán. Đăng phiếu vào phòng Mua đến thanh toán và gọi đích danh Trợ lý Thanh toán.	Phiếu chuyển giao sáu dòng	Cùng ngày khoản khớp	Điều kiện chuyển: ba chứng từ khớp và hoá đơn đúng thông tin công ty.
7. Bên nhận xác nhận và lập kế hoạch chi	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Nhắc lại yêu cầu của phiếu, thiếu đầu vào thì trả lại ngay kèm câu hỏi cụ thể. Đưa khoản đã khớp vào kế hoạch chi tuần và kiểm tài khoản nhận tiền so với lần thanh toán trước. Gắn cờ khoản thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng công ty đặt.	Kế hoạch chi tuần và xác nhận nhận đủ	Trước kỳ chi của tuần	Tài khoản nhận tiền khác lần trước thì báo ngay, đây là dấu hiệu lừa đảo thường gặp.
8. Duyệt kế hoạch chi	Con người Kế toán trưởng (con người)	Rà kế hoạch chi tuần, các khoản bị gắn cờ và đối chiếu hạn mức duyệt. Chọn duyệt, sửa hoặc trả lại từng khoản kèm lý do.	Kế hoạch chi đã duyệt	Trước kỳ chi của tuần	Im lặng không được coi là duyệt.
9. Chuyển tiền	Con người Kế toán thanh toán	Chuyển tiền theo đúng kế hoạch chi đã duyệt và số tài khoản đã được kiểm. Ghi phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi và hạch toán vào sổ.	Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi	Theo lịch chi của công ty	Chuyển tiền luôn do người làm; chỉ chi khoản có duyệt đúng cấp.
10. Báo kết quả và đóng khoản	Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán	Cập nhật trạng thái đã chi và báo lại phòng Mua đến thanh toán cùng mã chứng từ chi. Đóng phiếu chuyển giao khi mọi dòng đã được xử lý.	Phiếu đã đóng	Trong ngày chi	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Hàng về không có đơn mua	Dừng, báo Trưởng nhóm Mua hàng; không nhận vào danh sách chi cho tới khi có đơn mua hợp lệ.
Hoá đơn về trước khi có phiếu nhận hàng	Giữ hoá đơn ở trạng thái chờ hàng, nhắc người nhận hàng xác nhận đã nhận; không đưa vào kế hoạch chi.
Tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp khác lần trước	Báo ngay Kế toán trưởng và Trưởng nhóm Mua hàng, xác minh bằng kênh đã biết của nhà cung cấp trước khi chi.
Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng công ty đặt	Gắn cờ cho kế toán, nêu căn cứ ngưỡng trong Bộ não công ty để người duyệt quyết hình thức thanh toán.
Hoá đơn sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ công ty	Trả về Người phụ trách mua hàng để đề nghị nhà cung cấp xử lý hoá đơn theo quy định hiện hành; không tự sửa và không đưa vào danh sách chi.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Trả tiền cho hàng chưa nhận hoặc nhận thiếu	Khoản chỉ được chuyển sang Thanh toán khi số lượng tính tiền không vượt số lượng đã nhận.
Chi nhầm vào tài khoản lừa đảo	Kiểm tài khoản nhận tiền so với lần trước; khác thì dừng và xác minh bằng kênh đã biết.
Chi trùng một hoá đơn hai lần	Đối chiếu số hoá đơn và nhà cung cấp với các khoản đã chi trước khi vào kế hoạch chi.
Khoản lệch bị bỏ quên	Mọi khoản lệch có phiếu xử lý và hạn; Trưởng nhóm Mua hàng rà danh sách hằng tuần.

11. Biểu mẫu

BM-LP-04-01

Phiếu chuyển giao sáu dòng

Số phiếu · Ngày chuyển · Người chuyển · Người nhận · Mục tiêu · Bối cảnh (mã khách, mã đơn, mã phiếu) · Đầu vào · Đầu ra · Xong khi · Không được · Xác nhận đã nhận đủ

BM-LP-04-02

Bảng đối chiếu ba bên

Số đơn mua · Nhà cung cấp · Mã hàng · Số lượng đặt · Số lượng nhận · Số lượng tính tiền · Đơn giá trên hoá đơn · Chênh lệch số lượng · Chênh lệch tiền · Trong hay vượt ngưỡng · Ghi chú

BM-LP-04-03

Kế hoạch chi tuần

Tuần chi · Nhà cung cấp · Số hoá đơn · Số đơn mua · Số tiền · Hạn thanh toán · Hình thức thanh toán · Cờ cảnh báo · Kết quả duyệt

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Bảng đối chiếu ba bên	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua hàng theo năm và tháng	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Trưởng nhóm Mua hàng
Kế hoạch chi tuần đã duyệt	Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán thanh toán	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán trưởng
Phiếu chuyển giao đã đóng	Kho tài liệu công ty, thư mục Mua đến thanh toán	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng nhóm Mua hàng

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ khoản khớp ngay lần đầu	Số khoản khớp không phải xử lý lệch chia tổng số khoản đối chiếu	Từ 85% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Thời gian từ hoá đơn về đến vào kế hoạch chi	Số ngày làm việc trung bình từ lúc hoá đơn về đến lúc khoản vào kế hoạch chi	Không quá 3 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Khoản chi sai hoặc chi trùng	Số khoản đã chi mà sau đó phát hiện sai hoặc trùng	Bằng 0 (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449