| [TÊN CÔNG TY] | QUY TRÌNHĐề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát | Mã tài liệu | QT-LP-13 |
| Phiên bản | 1.0 | ||
| Ngày hiệu lực | [ngày ban hành] |
| Soạn thảo | Soát xét | Phê duyệt |
|---|---|---|
| [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] | [họ tên, chức danh] |
Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.
1. Mục đích
Bảo đảm mọi đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng đã được duyệt đúng cấp đi một mạch từ Hành chính sang Kế toán: được kiểm điều kiện chi, xếp vào kế hoạch chi tuần, được người có thẩm quyền quyết định chi, và sau khi chi được đối soát với đề nghị gốc, để không khoản nào đã duyệt mà bị quên, chi trùng hoặc chi lệch.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng: Áp dụng cho đề nghị thanh toán, tạm ứng và hoàn ứng của nhân viên đã qua quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ và đã có xác nhận duyệt đúng cấp theo bảng hạn mức.
Không áp dụng: Không áp dụng cho thanh toán nhà cung cấp theo đơn mua (xem quy trình Khoản mua đủ điều kiện thanh toán), chi lương, nộp thuế và bảo hiểm, và việc soát chứng từ trước khi duyệt (đã làm ở quy trình của phòng Hành chính).
Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.
Người duyệt theo thẩm quyền: Kế toán trưởng (con người).
3. Tài liệu viện dẫn
| Điều khoản ISO 9001:2015 | Nội dung |
|---|---|
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản |
| 8.1 | Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện |
| 8.5.2 | Nhận biết và truy xuất nguồn gốc |
| 8.6 | Thông qua sản phẩm và dịch vụ |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá |
- Quy chế chi tiêu nội bộ và bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
- Lịch chi của công ty trong Bộ não công ty
- Quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ
- Quy trình Kế hoạch chi và dòng tiền tuần
- Luật Kế toán và các quy định hiện hành về chứng từ kế toán (tra bản đang có hiệu lực)
- Khuôn phiếu chuyển giao sáu dòng giữa các phòng
4. Thuật ngữ
| Thuật ngữ | Nghĩa |
|---|---|
| Phiếu chuyển giao | Tin sáu dòng chuyển một việc từ phòng này sang phòng khác: mục tiêu, bối cảnh, đầu vào, đầu ra, xong khi, không được. |
| Điều kiện chi | Bốn điều phải đủ trước khi một khoản vào danh sách chi: duyệt đúng cấp, đủ chứng từ, chưa từng chi, thông tin nhận tiền khớp hồ sơ. |
| Kế hoạch chi tuần | Danh sách các khoản dự kiến chi trong tuần kèm ngày chi, do Kế toán trưởng duyệt. |
| Đối soát sau chi | Việc so khoản đã ghi trong sổ quỹ, sổ phụ ngân hàng với đề nghị đã duyệt để phát hiện chi thiếu, chi lệch, chi trùng. |
5. Trách nhiệm
| Vai trò | RACI | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát | R · Thực hiện | Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết. |
| Kế toán trưởng (con người) | A · Chịu trách nhiệm cuối | Duyệt kế hoạch chi tuần trong đó có các khoản đề nghị nội bộ; quyết định cách xử lý khoản lệch sau đối soát. |
| Kế toán thanh toán | R · Thực hiện | Kiểm lần cuối, lập lệnh chi, chuyển tiền hoặc chi tiền mặt và hạch toán. |
| Giám đốc | C · Được hỏi ý kiến | Quyết định chi các khoản vượt hạn mức của Kế toán trưởng theo quy chế. |
| Trưởng hành chính (con người) | C · Được hỏi ý kiến | Xử lý đề nghị bị trả lại vì thiếu điều kiện chi. |
| Người đề nghị | I · Được thông báo | Nhận tin đã chi; với khoản tạm ứng thì hoàn ứng đúng hạn. |
6. Đầu vào và đầu ra
Đầu vào
- Đề nghị thanh toán, tạm ứng hoặc hoàn ứng đã duyệt kèm bảng kê và chứng từ
- Xác nhận duyệt của trưởng bộ phận, và của Giám đốc với khoản vượt hạn mức
- Kế hoạch chi tuần hiện hành và lịch chi của công ty
- Sổ quỹ và sổ phụ ngân hàng sau khi chi (chỉ đọc)
Đầu ra
- Khoản đề nghị nằm trong kế hoạch chi tuần đã duyệt
- Bảng đối soát khoản đã chi với đề nghị đã duyệt
- Hồ sơ đề nghị đã đóng và tin báo người đề nghị
- Danh sách đề nghị bị trả lại vì thiếu điều kiện chi
Nhận từ đâu, giao cho ai
| Chiều | Nơi gửi hoặc nơi nhận | Nội dung |
|---|---|---|
| Nhận từ | QT-HC-03 Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ | Đề nghị đã duyệt kèm bảng kê và chứng từ |
| Giao cho | QT-KT-05 Kế hoạch chi và dòng tiền tuần | Khoản đề nghị đã duyệt, đủ điều kiện vào kế hoạch chi tuần |
| Giao cho | Kế toán trưởng (con người) | Tóm tắt các khoản chờ quyết định chi |
| Giao cho | Kế toán thanh toán | Danh sách khoản đã duyệt chi |
| Giao cho | Người đề nghị | Tin đã chi, và hạn hoàn ứng nếu là tạm ứng |
7. Lưu đồ
- 1Viết phiếu chuyển giaoToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
- 2Kiểm điều kiện chiLộc · Trợ lý Thanh toán
- 3Xếp vào kế hoạch chi tuầnLộc · Trợ lý Thanh toán
- 4Tóm tắt cho người quyết định chiHà · Kế toán trưởng
- 5Duyệt kế hoạch chiKế toán trưởng (con người)
- 6Lập lệnh chi và chiKế toán thanh toán
- 7Đối soát khoản đã chiNhi · Trợ lý Đối soát
- 8Xử lý khoản lệchKế toán trưởng (con người)
- 9Đóng hồ sơ và báo người đề nghịToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết
8. Nội dung quy trình
| Bước | Người làm | Nội dung | Hồ sơ | Thời hạn | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Viết phiếu chuyển giao | Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng |
|
Phiếu chuyển giao trong phòng Đề nghị đến chi | Trong ngày đề nghị được duyệt | Chỉ chuyển đề nghị đã có xác nhận duyệt; đề nghị đang chờ duyệt không vào phòng này. |
| 2. Kiểm điều kiện chi | Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán |
|
Kết quả kiểm điều kiện chi trên phiếu | Trong 4 giờ làm việc (đề xuất ban đầu) | Thông tin nhận tiền khác với lần chi trước thì đánh dấu để kế toán thanh toán xác minh với người đề nghị. |
| 3. Xếp vào kế hoạch chi tuần | Nhân viên AI Lộc · Trợ lý Thanh toán |
|
Dòng mới trong kế hoạch chi tuần | Trước kỳ chi gần nhất | Khoản tạm ứng cho chuyến đi sát ngày được đánh dấu ưu tiên; không tự đổi thứ tự chi. |
| 4. Tóm tắt cho người quyết định chi | Nhân viên AI Hà · Kế toán trưởng |
|
Phiếu trình kế hoạch chi, phần đề nghị nội bộ | Cùng ngày nhận phiếu chuyển giao | Tự kiểm: tổng tiền bằng tổng các phiếu chuyển giao; không khoản nào thiếu xác nhận duyệt. |
| 5. Duyệt kế hoạch chi | Con người Kế toán trưởng (con người) |
|
Xác nhận duyệt trên kế hoạch chi | Theo lịch chi của công ty | Im lặng không phải là duyệt; không chi khoản chưa có xác nhận này. |
| 6. Lập lệnh chi và chi | Con người Kế toán thanh toán |
|
Uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi | Trong kỳ chi đã duyệt | Lập lệnh chi và chuyển tiền luôn do con người làm; nhân viên AI không có quyền trên tài khoản ngân hàng. |
| 7. Đối soát khoản đã chi | Nhân viên AI Nhi · Trợ lý Đối soát |
|
Bảng đối soát đề nghị đã duyệt với khoản đã chi | Trong 1 ngày làm việc sau kỳ chi (đề xuất ban đầu) | Người lập danh sách chi không phải là người đối soát; không tự sửa số ở bên nào. |
| 8. Xử lý khoản lệch | Con người Kế toán trưởng (con người) |
|
Cách xử lý ghi trên bảng đối soát | Trong 2 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Khoản chi trùng hoặc chi không có đề nghị phải được ghi thành sự không phù hợp. |
| 9. Đóng hồ sơ và báo người đề nghị | Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng |
|
Hồ sơ đề nghị đã đóng | Trong ngày có kết quả đối soát | Chỉ đóng hồ sơ khi khoản đã qua đối soát. |
9. Xử lý ngoại lệ
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Thiếu xác nhận duyệt đúng cấp | Trả lại phòng Hành chính kèm tên cấp duyệt còn thiếu; không đưa vào kế hoạch chi. |
| Thông tin nhận tiền thay đổi so với lần trước | Đánh dấu trên phiếu; kế toán thanh toán xác minh trực tiếp với người đề nghị trước khi chi. |
| Quỹ không đủ trong kỳ chi | Nêu trong phiếu trình; Kế toán trưởng quyết thứ tự ưu tiên, nhân viên AI báo người đề nghị ngày chi mới. |
| Đã duyệt nhưng quá kỳ chưa chi | Nêu trong bảng đối soát và nhắc kế toán thanh toán một lần; sau đó báo Kế toán trưởng. |
| Phát hiện chi trùng hoặc chi lệch | Báo ngay Kế toán trưởng, không chờ tới bảng đối soát định kỳ; việc thu hồi do con người làm. |
10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát
| Rủi ro | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|
| Chi trùng một đề nghị | Kiểm đề nghị chưa từng chi ở bước kiểm điều kiện, và đối soát sau chi do một nhân viên AI khác thực hiện. |
| Chi khi chưa đủ thẩm quyền duyệt | Điều kiện chi đầu tiên là người duyệt đúng cấp theo bảng hạn mức; thiếu thì trả lại. |
| Chuyển tiền nhầm người nhận | So thông tin nhận tiền với hồ sơ và lần chi trước; khác thì con người xác minh. |
| Đề nghị đã duyệt bị quên | Mọi đề nghị đã duyệt đều có phiếu chuyển giao; bảng đối soát nêu khoản quá kỳ chưa chi. |
11. Biểu mẫu
BM-LP-13-01
Phiếu chuyển giao đề nghị đã duyệt
Số đề nghị · Người đề nghị và bộ phận · Loại đề nghị · Số tiền · Người duyệt và ngày duyệt · Hình thức nhận tiền · Chứng từ kèm · Hạn mong muốn
BM-LP-13-02
Bảng đối soát khoản đã chi
Số đề nghị · Số tiền đã duyệt · Số tiền đã chi · Ngày chi · Số chứng từ chi · Người nhận · Kết quả đối soát · Cách xử lý khoản lệch
12. Hồ sơ lưu
| Hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn lưu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Phiếu chuyển giao và kết quả kiểm điều kiện chi | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán theo năm và tháng | Theo bảng thời hạn lưu của công ty | Kế toán thanh toán |
| Kế hoạch chi tuần đã duyệt | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán trưởng |
| Bảng đối soát khoản đã chi | Kho tài liệu công ty, thư mục Kế toán | Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số) | Kế toán trưởng |
13. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Cách tính | Mục tiêu | Tần suất |
|---|---|---|---|
| Số ngày từ duyệt tới chi | Số ngày làm việc trung bình từ ngày đề nghị được duyệt tới ngày chi | Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu) | Hằng tháng |
| Khoản lệch sau đối soát | Số khoản chi trùng, chi lệch số hoặc chi không có đề nghị trong kỳ | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Mỗi kỳ chi |
| Đề nghị đã duyệt quá kỳ chưa chi | Số đề nghị đã duyệt còn chưa chi sau hai kỳ chi | Bằng 0 (đề xuất ban đầu) | Hằng tuần |
14. Lịch sử sửa đổi
| Phiên bản | Ngày | Nội dung sửa đổi | Người duyệt |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [ngày ban hành] | Ban hành lần đầu | [họ tên] |