← Hành chính – Văn thư · Danh mục quy trình

Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ

Bảo đảm mọi khoản đề nghị thanh toán, tạm ứng và hoàn ứng của nhân viên được lập đủ chứng từ hợp lệ, đối chiếu đúng định mức của công ty và tới tay người duyệt trong tình trạng chỉ cần quyết định, để tiền được chi đúng, đủ, kịp và truy lại được.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHĐề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ	Mã tài liệu	QT-HC-03
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho mọi khoản chi do nhân viên đề nghị: thanh toán khoản đã ứng tiền cá nhân, xin tạm ứng trước khi chi, hoàn ứng sau chuyến công tác hoặc sau khi mua sắm nhỏ.

Không áp dụng: Không áp dụng cho thanh toán nhà cung cấp theo đơn mua (xem quy trình Mua đến thanh toán), chi lương, và các khoản chi đầu tư cần phê duyệt riêng của ban giám đốc.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng. Ai gửi: Mọi nhân viên. Gửi gì: Một câu nêu khoản cần thanh toán, kèm ảnh hoá đơn, biên nhận.

Người cầm lái đội: Trưởng hành chính (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Trưởng bộ phận.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
9.1	Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty
Bảng định mức công tác phí
Bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
Luật Kế toán và các quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ (tra bản đang có hiệu lực)
Quy trình Mua đến thanh toán
Quy trình Đề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Đề nghị thanh toán	Yêu cầu công ty hoàn lại khoản nhân viên đã chi hộ, kèm chứng từ gốc.
Tạm ứng	Khoản tiền công ty giao trước cho nhân viên để chi cho một việc đã được duyệt.
Hoàn ứng	Việc quyết toán khoản tạm ứng bằng chứng từ thực chi, nộp lại phần thừa hoặc nhận thêm phần thiếu.
Chứng từ hợp lệ	Hoá đơn, biên nhận ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty, đúng nội dung và ngày phát sinh khoản chi.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên đề nghị	R · Thực hiện	Nộp đủ chứng từ gốc và giải trình khoản chi; bổ sung khi bị trả lại.
Trưởng bộ phận	A · Chịu trách nhiệm cuối	Xác nhận khoản chi đúng việc của bộ phận và duyệt trong hạn mức được giao.
Kế toán thanh toán	R · Thực hiện	Kiểm lần cuối, lập lệnh chi và hạch toán sau khi đề nghị được duyệt.
Giám đốc	C · Được hỏi ý kiến	Duyệt các khoản vượt hạn mức của trưởng bộ phận hoặc vượt định mức.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Chứng từ gốc do nhân viên nộp: hoá đơn, biên nhận, vé, giấy đi đường
Quyết định hoặc tin duyệt chuyến công tác, việc mua sắm
Quy chế chi tiêu, bảng định mức và bảng hạn mức duyệt trong Bộ não công ty

Đầu ra

Đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng hoàn chỉnh kèm bảng kê chứng từ, đã được duyệt
Danh sách thiếu sót trả lại nhân viên khi hồ sơ chưa đủ

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Nhân viên đề nghị	Chứng từ gốc và giải trình khoản chi
Nhận từ	QT-HC-04 Hậu cần cho cuộc họp, đón khách và chuyến công tác	Phiếu đề nghị tạm ứng theo phương án đã chọn
Giao cho	Nhân viên đề nghị	Danh sách còn thiếu, rồi tin đã trình duyệt, đã chi
Giao cho	Trưởng bộ phận	Phiếu trình duyệt một màn hình
Giao cho	QT-LP-13 Đề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát	Đề nghị đã duyệt kèm bảng kê và chứng từ

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận hồ sơToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
2Đọc và lập bảng kê chứng từToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
3Đối chiếu định mức và quy chếToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
4Trả lại hồ sơ thiếuToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
5Lập đề nghị và phiếu trình duyệtToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
6DuyệtTrưởng bộ phận
7Chuyển kế toán và chiKế toán thanh toán
8Đóng hồ sơ và lưuToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận hồ sơ	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Nhận ảnh chụp hoặc file chứng từ nhân viên gửi qua cửa Đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng (hội thoại riêng với nhân viên AI nhận đề nghị). Ghi nhận ngày nhận, người đề nghị, loại đề nghị (thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng) và việc liên quan.	Một dòng mới trong Sổ theo dõi đề nghị	Trong ngày nhận	—
2. Đọc và lập bảng kê chứng từ	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Đọc từng chứng từ: ngày, số, người bán, nội dung, số tiền trước thuế, thuế, tổng tiền. Kiểm tên, mã số thuế, địa chỉ trên hoá đơn có đúng của công ty không. Cộng lại tổng số tiền và so với số nhân viên đề nghị.	Bảng kê chứng từ	Trong 4 giờ làm việc	Chứng từ không đọc được hoặc trùng số với hồ sơ đã chi trước đây thì đánh dấu, không tự bỏ qua.
3. Đối chiếu định mức và quy chế	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	So từng khoản với bảng định mức công tác phí và quy chế chi tiêu. Tách riêng khoản vượt định mức, khoản không có trong quy chế, khoản chi tiền mặt vượt ngưỡng công ty đặt. Với hoàn ứng: tính chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số thực chi.	Cột đối chiếu trong bảng kê	—	Con số định mức chỉ lấy từ Bộ não công ty; bảng chưa có thì dừng và hỏi Trưởng hành chính.
4. Trả lại hồ sơ thiếu	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Nếu thiếu chứng từ, sai thông tin công ty trên hoá đơn hoặc thiếu giải trình: gửi nhân viên danh sách cụ thể từng mục cần bổ sung. Hồ sơ thiếu không được đưa lên người duyệt.	Phiếu trả hồ sơ	Cùng ngày phát hiện	Mỗi hồ sơ chỉ trả một lần với danh sách đầy đủ, không trả nhỏ giọt.
5. Lập đề nghị và phiếu trình duyệt	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Điền mẫu đề nghị, đính bảng kê và chứng từ. Xác định người duyệt theo bảng hạn mức: trong hạn mức thì Trưởng bộ phận, vượt hạn mức hoặc vượt định mức thì thêm Giám đốc. Soạn phiếu trình duyệt một màn hình: việc, số chính, căn cứ, điểm cần chú ý.	Đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng	Trong 1 ngày làm việc từ khi hồ sơ đủ	Tự kiểm ba điểm trước khi trình: đủ chứng từ, số cộng đúng, không còn chỗ trống.
6. Duyệt	Con người Trưởng bộ phận	Đọc phiếu trình duyệt, chọn một trong ba: duyệt, yêu cầu sửa, trả lại kèm lý do. Khoản vượt hạn mức: chuyển Giám đốc duyệt tiếp.	Chữ ký hoặc xác nhận duyệt trên đề nghị	Trong 2 ngày làm việc	Người đề nghị không được tự duyệt khoản của chính mình.
7. Chuyển kế toán và chi	Con người Kế toán thanh toán	Nhận đề nghị đã duyệt kèm chứng từ gốc, kiểm lần cuối và lập lệnh chi. Chi qua ngân hàng hoặc tiền mặt theo quy chế, hạch toán vào sổ. Khi công ty dùng cả đội Kế toán, đề nghị đã duyệt đi tiếp theo quy trình Đề nghị thanh toán đã duyệt sang chi và đối soát.	Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi	Theo lịch chi của công ty	Chỉ chi khi có đủ xác nhận duyệt đúng cấp.
8. Đóng hồ sơ và lưu	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Cập nhật trạng thái đã chi vào Sổ theo dõi đề nghị và báo nhân viên. Lưu bản điện tử của đề nghị, bảng kê, chứng từ vào đúng thư mục theo quy ước đặt tên. Lần bị sửa hoặc trả lại: ghi lý do thành quy tắc để lần sau không lặp.	Hồ sơ đề nghị đã đóng	Trong ngày chi	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Mất chứng từ gốc	Nhân viên viết bản giải trình có xác nhận của Trưởng bộ phận; nhân viên AI đánh dấu khoản này là thiếu chứng từ và trình Giám đốc quyết, không gộp chung với khoản đủ chứng từ.
Hoá đơn sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ công ty	Trả lại nhân viên để đề nghị người bán xử lý hoá đơn theo quy định hiện hành; không tự sửa và không trình duyệt khoản đó.
Khoản chi vượt định mức	Tách thành dòng riêng trong phiếu trình duyệt, nêu số vượt và lý do nhân viên giải trình; cần Giám đốc duyệt.
Tạm ứng quá hạn chưa hoàn ứng	Nhắc nhân viên một lần, sau đó đưa vào danh sách tạm ứng quá hạn hằng tuần gửi Trưởng hành chính và Kế toán thanh toán.
Người duyệt vắng mặt quá thời hạn	Nhắc một lần; hết hạn thì báo Trưởng hành chính để chuyển người được uỷ quyền theo bảng thẩm quyền. Im lặng không được coi là duyệt.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chi trùng một chứng từ hai lần	Đối chiếu số hoá đơn và người bán với các hồ sơ đã chi trước khi lập đề nghị.
Chứng từ không hợp lệ làm chi phí không được chấp nhận	Kiểm thông tin công ty trên từng hoá đơn ở bước lập bảng kê; trả lại ngay khi sai.
Duyệt vượt thẩm quyền	Người duyệt xác định theo bảng hạn mức, ghi rõ trên phiếu trình duyệt.
Lộ thông tin cá nhân trong chứng từ	Hồ sơ chỉ lưu trong thư mục phân quyền cho Hành chính và Kế toán; không chép vào kênh chat khác.

11. Biểu mẫu

BM-HC-03-01

Giấy đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng

Số đề nghị · Ngày lập · Người đề nghị và bộ phận · Loại đề nghị · Nội dung và việc liên quan · Số đã tạm ứng · Tổng số thực chi · Chênh lệch nộp lại hoặc nhận thêm · Hình thức nhận tiền · Số chứng từ kèm theo · Người duyệt và ngày duyệt

BM-HC-03-02

Bảng kê chứng từ

Số thứ tự · Ngày chứng từ · Số chứng từ · Người bán · Nội dung · Tiền trước thuế · Thuế · Tổng tiền · Trong hay vượt định mức · Ghi chú

BM-HC-03-03

Phiếu trả hồ sơ

Số đề nghị · Ngày trả · Người nhận · Danh sách mục thiếu hoặc sai · Hạn bổ sung

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ theo dõi đề nghị	Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng hành chính
Đề nghị đã duyệt kèm bảng kê	Kho tài liệu công ty, thư mục theo năm và tháng	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán thanh toán
Chứng từ gốc	Tủ hồ sơ kế toán	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Kế toán thanh toán

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Tỷ lệ duyệt ngay lần đầu	Số đề nghị được duyệt không phải sửa chia tổng số đề nghị đã trình	Từ 90% (đề xuất ban đầu, công ty đặt lại)	Hằng tháng
Thời gian từ nộp đủ tới được chi	Số ngày làm việc trung bình từ khi hồ sơ đủ tới ngày chi	Không quá 5 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tạm ứng quá hạn hoàn ứng	Số khoản tạm ứng quá hạn tại ngày cuối tháng	Bằng 0	Hằng tuần

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449