← Hành chính – Văn thư · Danh mục quy trình

Hậu cần cho cuộc họp, đón khách và chuyến công tác

Bảo đảm mỗi cuộc họp có phòng, thiết bị và lời mời đúng hẹn, mỗi lần đón khách có phòng và người tiếp sẵn sàng, mỗi chuyến công tác được chọn từ các phương án có giá và điều kiện đổi huỷ rõ ràng trong định mức, để người đi tập trung vào công việc và công ty không chi ngoài định mức mà không biết.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHHậu cần cho cuộc họp, đón khách và chuyến công tác	Mã tài liệu	QT-HC-04
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho việc giữ phòng họp, thiết bị và lời mời họp nội bộ; việc chuẩn bị đón khách tới làm việc; việc sắp xếp xe, đi lại và chỗ ở cho chuyến công tác hoặc cuộc họp có người từ bên ngoài.

Không áp dụng: Không áp dụng cho sự kiện lớn do bộ phận marketing tổ chức, chi phí tiếp khách ngoài định mức cần Giám đốc quyết riêng, việc mua văn phòng phẩm và vật dụng (gửi qua cửa Đề nghị mua của phòng Mua hàng), và việc thanh toán sau chuyến đi (xem quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ).

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Cửa nhận yêu cầu của cả công ty: Phòng họp, đón khách, chuyến công tác. Ai gửi: Người tổ chức họp, người đón khách, người đi công tác. Gửi gì: Ai tham dự hoặc đi, ngày giờ, địa điểm, mục đích.

Người cầm lái đội: Trưởng hành chính (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người duyệt chuyến công tác.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.1.3	Cơ sở hạ tầng
7.4	Trao đổi thông tin
8.1	Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Quy chế công tác phí và bảng định mức công tác trong Bộ não công ty
Bảng hạn mức duyệt chi theo cấp
Danh sách phòng họp, thiết bị và quy tắc sử dụng
Danh sách nhà cung cấp vé, chỗ ở đã được công ty chấp thuận
Quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Định mức công tác	Mức chi tối đa của công ty cho đi lại, chỗ ở, ăn uống theo cấp và loại chuyến đi, lấy từ bảng định mức.
Bảng phương án	Bảng ba phương án đi lại và chỗ ở kèm giá, giờ giấc, điều kiện đổi huỷ để người duyệt chọn.
Giữ chỗ	Đặt tạm phòng họp hoặc chỗ trong lịch công ty, chưa phát sinh chi phí và có thể huỷ không mất phí.
Điều kiện đổi huỷ	Quy định của nhà cung cấp về phí khi đổi hoặc huỷ vé, phòng; phải ghi rõ trước khi người duyệt chọn.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người duyệt chuyến công tác	A · Chịu trách nhiệm cuối	Chọn phương án và duyệt chi phí trong hạn mức được giao; chuyển cấp trên khi vượt hạn mức hoặc vượt định mức.
Người yêu cầu	R · Thực hiện	Nêu rõ mục đích, người đi, ngày giờ, địa điểm; xác nhận lịch trình sau khi đặt.
Nhân viên hành chính đặt chỗ	R · Thực hiện	Thực hiện việc đặt vé, đặt chỗ có trả tiền sau khi phương án được duyệt và lưu xác nhận.
Trưởng hành chính (con người)	C · Được hỏi ý kiến	Giữ bảng định mức và danh sách nhà cung cấp, giải quyết ngoại lệ về chỗ và thiết bị.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Yêu cầu họp, đón khách hoặc công tác: ai, ngày giờ, địa điểm, mục đích, ngân sách
Lịch công ty, lịch xe và danh sách phòng họp, thiết bị
Bảng định mức công tác và thông tin giá, giờ giấc tìm được trên web

Đầu ra

Lịch họp đã giữ chỗ kèm lời mời nội bộ và chương trình
Lịch đón khách và lịch xe công ty đã giữ
Bảng ba phương án đi lại và chỗ ở có giá, trình duyệt
Phiếu đề nghị tạm ứng tương ứng sau khi phương án được chọn

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người yêu cầu	Yêu cầu họp, đón khách hoặc đi công tác
Giao cho	Người yêu cầu	Lịch đã giữ, hoặc hành trình sau khi được duyệt
Giao cho	Người duyệt chuyến công tác	Bảng ba phương án có giá
Giao cho	QT-HC-03 Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ	Phiếu đề nghị tạm ứng theo phương án đã chọn

7. Lưu đồ

1Lấy yêu cầuLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
2Giữ phòng họp và gửi lời mời nội bộLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
3Chuẩn bị đón khách và giữ xeLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
4Tìm phương án đi lại và chỗ ởLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
5Lập bảng phương án và trình duyệtLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
6Chọn phương án và duyệtNgười duyệt chuyến công tác
7Đặt vé và chỗ ởNhân viên hành chính đặt chỗ
8Lập đề nghị tạm ứngToàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng
9Gửi hành trình và đặt lịchLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần
10Đóng việc và đối chiếu định mứcLiên · Trợ lý Lịch & Hậu cần

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Lấy yêu cầu	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Ghi đủ: ai tham dự hoặc đi, ngày giờ, địa điểm, mục đích, ngân sách theo định mức; thiếu mục nào thì hỏi một lần bằng danh sách. Phân loại: chỉ họp, có khách tới làm việc, công tác trong ngày, công tác qua đêm; ghi rõ có cần xe hay không.	Phiếu yêu cầu hậu cần	Trong 2 giờ làm việc	—
2. Giữ phòng họp và gửi lời mời nội bộ	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Kiểm lịch phòng và thiết bị trống; giữ chỗ phù hợp số người, ưu tiên phòng đã có thiết bị cần. Gửi lời mời nội bộ kèm chương trình và tài liệu; xung đột lịch thì đề xuất hai khung giờ thay thế, không tự dời lịch của người khác.	Lịch đã giữ chỗ và lời mời nội bộ	Trong 4 giờ làm việc	Chỉ gửi lời mời cho người trong công ty; khách bên ngoài chuyển người có thẩm quyền gửi.
3. Chuẩn bị đón khách và giữ xe	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Có khách tới làm việc: giữ phòng, ghi tên khách và người tiếp vào lịch, báo lễ tân và bảo vệ, lập danh sách việc cần chuẩn bị theo mức tiếp khách của công ty. Cần xe: kiểm lịch xe công ty và giữ chỗ; hết xe hoặc phải thuê ngoài thì đưa vào bảng phương án để trình duyệt. Khoản tiếp khách có trả tiền chỉ nêu trong bảng phương án, không tự đặt.	Lịch đón khách và lịch xe đã giữ	Trong 4 giờ làm việc	Thông tin về khách chỉ gửi cho người tiếp, lễ tân và bảo vệ; mức tiếp khách lấy từ Bộ não công ty, chưa có thì hỏi Trưởng hành chính.
4. Tìm phương án đi lại và chỗ ở	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Tìm ba phương án nằm trong định mức, mỗi phương án nêu giá, giờ giấc, điều kiện đổi huỷ và nguồn tra cứu. Chỉ dùng nhà cung cấp trong danh sách đã chấp thuận; nếu ngoài danh sách thì ghi rõ lý do và đánh dấu để người duyệt thấy.	Bảng phương án nháp	Trong 1 ngày làm việc	Giá phải có nguồn và ngày tra; giá thay đổi nhanh nên ghi giờ tra cứu.
5. Lập bảng phương án và trình duyệt	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Gộp thành bảng một màn hình, đưa phương án rẻ nhất hợp lệ và phương án thuận tiện nhất lên đầu, đánh dấu điểm vượt định mức nếu có. Soạn phiếu trình duyệt theo kỹ năng trinh-duyet: việc, số chính, căn cứ định mức, người duyệt theo hạn mức.	Bảng phương án và phiếu trình duyệt	Trong 1 ngày làm việc	Phương án vượt định mức phải tách riêng và nêu lý do.
6. Chọn phương án và duyệt	Con người Người duyệt chuyến công tác	Chọn một phương án hoặc yêu cầu bổ sung phương án; ghi rõ duyệt, sửa hoặc trả lại. Vượt hạn mức hoặc vượt định mức thì chuyển Giám đốc duyệt tiếp.	Quyết định chọn phương án trên phiếu	Trong 1 ngày làm việc	Người đi không tự duyệt chuyến của chính mình.
7. Đặt vé và chỗ ở	Con người Nhân viên hành chính đặt chỗ	Đặt đúng phương án đã duyệt, thanh toán bằng phương thức công ty quy định. Lưu xác nhận đặt chỗ vào hồ sơ chuyến đi và báo Nhân viên AI trong ngày.	Xác nhận đặt vé, đặt chỗ	Ngay sau khi được duyệt	Mọi khoản đặt có trả tiền chỉ làm sau khi được duyệt.
8. Lập đề nghị tạm ứng	Nhân viên AI Toàn · Trợ lý Đề nghị & Tạm ứng	Lập phiếu đề nghị tạm ứng theo số liệu thực tế của phương án đã chọn và định mức ăn uống, đi lại tại chỗ. Trình duyệt theo quy trình Đề nghị thanh toán và tạm ứng đủ chứng từ.	Phiếu đề nghị tạm ứng	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi có xác nhận đặt chỗ	—
9. Gửi hành trình và đặt lịch	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Gửi người đi hành trình đầy đủ: giờ giấc, địa chỉ, người liên hệ, điều kiện đổi huỷ, và đặt lịch nhắc. Ghi chuyến đi vào lịch công ty để các phòng liên quan biết người vắng mặt.	Hành trình và lịch đã đặt	Trong ngày có xác nhận đặt chỗ	—
10. Đóng việc và đối chiếu định mức	Nhân viên AI Liên · Trợ lý Lịch & Hậu cần	Sau chuyến đi, ghi chi thực tế so với định mức vào hồ sơ chuyến đi để tính tỷ lệ chi trong định mức. Chuyển hồ sơ cho quy trình hoàn ứng khi người đi nộp chứng từ.	Hồ sơ chuyến đi đã đóng	Trong 3 ngày làm việc sau khi người đi trở về	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Phòng họp hoặc thiết bị đã kín	Đề xuất hai khung giờ hoặc phòng thay thế cho người yêu cầu chọn; không tự chiếm chỗ đã đặt của người khác.
Không có phương án nào trong định mức	Trình bảng phương án gần định mức nhất, tách riêng phần vượt và nêu lý do; Giám đốc quyết duyệt hay yêu cầu đổi lịch.
Chuyến đi bị đổi hoặc huỷ sau khi đã đặt	Báo ngay người duyệt kèm phí đổi huỷ theo điều kiện đã ghi; việc đổi hoặc huỷ có trả phí chờ duyệt lại.
Họp có khách bên ngoài	Lời mời gửi ra ngoài do người có thẩm quyền gửi; nhân viên AI chuẩn bị nội dung, phòng, chương trình và đón tiếp.
Yêu cầu gấp sát giờ đi	Rút gọn: tìm phương án khả dụng trong ngày, trình ngay cho người duyệt qua kênh nhanh nhất, nêu rõ giá có thể thay đổi.
Xe công ty đã kín lịch	Đề xuất khung giờ khác hoặc phương án thuê ngoài trong bảng phương án; thuê xe có trả tiền chờ người duyệt chọn.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chi vượt định mức mà không ai biết	Mọi phương án vượt định mức tách riêng, người duyệt thấy trước khi chọn; tỷ lệ chi trong định mức được báo hằng tháng.
Đặt vé, đặt chỗ khi chưa được duyệt	Bước đặt chỗ có trả tiền do người làm và chỉ sau xác nhận duyệt.
Mất tiền khi đổi huỷ do không biết điều kiện	Bắt buộc ghi điều kiện đổi huỷ trong bảng phương án trước khi người duyệt chọn.
Lộ lịch trình lãnh đạo hoặc thông tin khách	Hành trình chỉ gửi người liên quan; lịch hiển thị cho các phòng chỉ nêu người vắng và thời gian, không nêu nội dung.

11. Biểu mẫu

BM-HC-04-01

Phiếu yêu cầu họp, đón khách hoặc công tác

Người yêu cầu · Mục đích · Người tham dự hoặc người đi · Ngày giờ · Địa điểm · Ngân sách theo định mức · Có khách bên ngoài · Cần xe · Yêu cầu đặc biệt

BM-HC-04-02

Bảng phương án đi lại và chỗ ở

Phương án · Hình thức đi lại · Giờ đi và giờ đến · Chỗ ở · Giá · Điều kiện đổi huỷ · Trong hay vượt định mức · Nguồn và giờ tra giá

BM-HC-04-03

Hồ sơ chuyến đi

Người đi · Phương án đã chọn · Xác nhận đặt chỗ · Số tạm ứng · Chi thực tế · Chênh lệch so với định mức · Ngày đóng hồ sơ

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Lịch họp và lời mời nội bộ	Lịch công ty	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng hành chính
Lịch đón khách và lịch xe	Lịch công ty	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng hành chính
Hồ sơ chuyến đi kèm xác nhận đặt chỗ	Kho tài liệu công ty, thư mục Hành chính theo năm	Theo thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định (tra bảng tham số)	Trưởng hành chính

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian chuẩn bị một chuyến công tác	Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận đủ yêu cầu tới khi trình bảng phương án	Không quá 8 giờ làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Tỷ lệ chi trong định mức	Số chuyến chi thực tế trong định mức chia tổng số chuyến đã đóng hồ sơ	Từ 90% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Họp có đủ phòng và thiết bị đúng hẹn	Số cuộc họp đã giữ chỗ chia tổng số yêu cầu họp	Từ 95% (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449